Файл: Управление рисками в проектной среде (Теоретические аспекты управления рисками в проектной среде).pdf

ВВЕДЕНИЕ

Управление рисками является одной из областей знаний в сфере управления проектами. Для проекта крайне важно понимать, какие риски могут реализоваться, и какая неопределенность скрывается за тем или иным выбором определенного курса действий. В зависимости от степени угрозы, реализация риска может привести к провалу всего проекта. Именно поэтому так важно уметь правильно оценивать и распознавать риски проекта.

В работе мы будем уделять внимание методам выбора рисков и их оценке. Поскольку в проекте присутствует большое количество разнообразного вида рисков, необходимо уметь идентифицировать и обращать внимание на риски, которые наиболее важны для корректного управления проектами. И не менее важно - уметь работать с выявленными рисками, уметь оценивать силу их воздействия и влияние на ход реализации проекта.

Целью работы является проведение анализа рисков проекта открытия кафе в Москве. Для достижения данной цели были выполнены следующие задачи:

1. Проведен анализ стандартов управления рисками

2. Разработана классификация рисков открытия кафе

3. Составлен реестр рисков

4. Проведен качественный и количественный анализ рисков

5. Разработаны методы реагирования на конкретные риски.

ГЛАВА 1 ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ УПРАВЛЕНИЯ РИСКАМИ В ПРОЕКТНОЙ СРЕДЕ

1.1 Понятие управление проектами

Чтобы перейти к теме работы, а именно к анализу рисков, необходимо понять, что мы будем понимать под рисками и связанным с ними управлением. Для этого рассмотрим определение риска.

Согласно PMBOK, одному из международных стандартов по управлению проектами: «Риск – это неопределенное событие или условие, которое, в случае наступления, влияет хотя бы на одну цель проекта». Под целями проекта в стандарте понимается качество, сроки, стоимость и содержание. Риск всегда относится к будущему и может быть вызван одной или несколькими причинами, а при реализации влиять на один или несколько аспектов. «Причиной может быть требование, допущение, ограничение или условие, которое создает вероятность отрицательных или положительных результатов. А также аспекты среды организации или проекта, способствующие увеличению риска (например, неудачный выбор методов при управлении проектом, отсутствие общих систем управления, одновременное выполнение нескольких проектов или зависимость от внешних заинтересованных сторон проекта, которые невозможно контролировать)». Причина возникновения всех рисков - неопределенность. В проекте риски делятся на известные (те, которые определены и проанализированы, на них можно спланировать ответные действия и принять определенные меры) и неизвестные (те, которые не известны команде проекта и к ним, соответственно, нельзя применить ответные действия). Риск существует с момента инициации проекта и присутствует на всех последующих этапах реализации проекта. Продвижение проекта вперед без выполнения предупреждающих действий по управлению рисками увеличивает воздействие, которое определенные риски могут оказывать на проект, что может привести к неудаче. Поэтому для каждого проекта должен быть разработан последовательный подход к рискам, а информация о рисках и управлении ими должна быть открытой и достоверной.[3]

1.2 Процесс управления рисками

PMBOK предлагает следующую схему по управлению рисками проекта, который включает в себя: планирование управления рисками, идентификацию рисков, качественный и количественный анализ рисков, планирование реагирования на риски, мониторинг и управление рисками. Для понимания функционирования данной взаимосвязанной системы, необходимо более подробно рассмотреть каждый пункт схемы.[3]

Рис. 1.1 – Управление рисками проекта

1. Планирование управления рисками.

Так как управление проектами представляет собой взаимосвязанную систему, необходимо, чтобы управление рисками было согласованно со всеми остальными элементами управления проектами. Кроме того, правильное планирование увеличивает вероятность успеха при работе с остальными элементами управления рисками. Необходимое время и ресурсы для работы так же должны быть учтены при планировании. Процесс планирования управления рисками должен начинаться на самых ранних стадиях разработки проекта, поскольку нельзя начинать реализовывать проект без учета возможных рисков и примерного плана управления ими.

Рис. 1.2 Планирование управления рисками

Как видно из схемы планирования управления рисками, с рисками связаны многие области знаний в проекте, поэтому для корректного составления плана по управлению рисками необходима вся информация по проекту, и его окружению (макро и микроуровней). После чего составляется общий план по управлению рисками, который обсуждается на совещании, где могут принимать участие «менеджер проекта, члены команды проекта, заинтересованные стороны проекта, представители организации, отвечающие за действия по планированию рисков и реагированию на них и, при необходимости, другие лица». На таких совещаниях идет пересмотр вероятностей наступления рисков, обсуждение методов реагирования и сама возможность появления рисков. Имеющиеся шаблоны по управлению рисками адаптируют для конкретного предприятия. Назначаются ответственные лица, и обсуждается включение бюджета и расписания в общий план проекта. Затем составляется общий план по управлению рисками, который включает в себя структуру и порядок осуществления управления рисками в ходе проекта. План управления рисками включает в себя:

• Методологию управления рисками (определение подходов, инструментов, терминов и понятий, которые будут использоваться в ходе реализации проекта);
• Роли и ответственности (определение руководителей и распределение ролей в команде по управлению рисками, установление зон ответственности и характера подчинения);
• Разработку бюджета (определение средств необходимых для управления рисками и работа с резервом при возможных потерях от реализации риска);
• Определение сроков (определение сроков и частоты выполнения процессов управления рисками, работа с возможными временными потерями и резервами вследствие реализации рисков и определение действий по управлению рисками);
• Категории рисков (определение возможных категорий рисков присущих данной организации). Данная структура помогает при идентификации рисков;

Рис. 1.3 Структура рисков

• Определение вероятности возникновения рисков и их воздействия (определение вероятностей реализации рисков на различные цели проекта). Точная оценка производится на этапе качественного и количественного анализа рисков.

Рис. 1.4 Определение шкал воздействия

• Матрицу вероятности и воздействия (расстановка приоритетов по уровню сил воздействия рисков на конкретные элементы проекта);
• Уточненную готовность заинтересованных сторон проекта принимать риск;
• формат отчетности (определение потоков информации относительно результатов процесса управления рисками, определение всех видов форматов отчетов по рискам)
• Отслеживание (документация всех операций по управлению рисками).[3]

Так как к процессу планирования относится утверждение принятой для проекта классификации риска, рассмотрим ее в следующей таблице. Классифицировать можно по разным признакам, в основном, классифицируют риски по сферам проявления и источникам возникновения.

Таблица 1.1 – Классификация рисков

[2]

Планирование рисков включает в себя практически весь набор операций с рисками, который будет осуществляться на протяжении всего проекта.

1. Идентификация рисков.

Процесс идентификации рисков подразумевает собой определение всего спектра рисков, которые в какой-либо степени могут повлиять на проект, и описание их характеристик. Так как новые риски могут появляться на протяжении всего проекта, необходим постоянный мониторинг ситуации, обнаружение новых рисков и добавление их в общий план системы управления рисками.

На проект может воздействовать большое число рисков, но нам необходимо определить риски для конкретного проекта, и для идентификации рисков конкретного проекта существуют определенные способы. Рассмотрим основные из них:

• Анализ документации. Включает в себя анализ документации по проекту: планы, допущения, архивы предыдущих проектов, контракты и прочее. Данный анализ позволяет учитывать риски, которые непосредственно связаны с планом выполнения проекта. Качество, согласованность плана и соответствие требованиям и допущениям проекта могут показывать наличие определенного вида рисков.
• Анализ контрольных списков. Контрольные списки разрабатываются на основе информации по прошлым проектам или другой информации, свидетельствующей о наличие возникновения рисков в какой-либо ситуации схожей с данной.
• Анализ допущений. Анализ позволяет идентифицировать риски на уровне различных допущений сделанных при разработке плана проекта. Это могут быть какие-то неточности в формулировках, планах, сроках и прочем, так же при нестабильности, неполноте и противоречивости допущений.
• Методы экспертного анализа информации. К ним относится метод мозгового штурма или любая его модификация, метод Дельфи (проведение опросов и анализ первопричины).
• Методы составления диаграмм. К данным методам относятся: причинно-следственные, системные диаграммы, диаграммы влияния.
• Анализ слабых и сильных сторон, возможностей и угроз (SWOT-анализ).[3]

После идентификации и согласования наличия рисков, их необходимо занести в специальный реестр, в соответствии с которым будет осуществляться дальнейшая работа. Чаще всего данный реестр содержит информацию не только о наличии возможных рисков, но и о степени оказываемого влияния тем или иным риском, об условии при котором, данный риск будет реализован и о последствии, если реализация все-таки произошла. Иногда в реестр также включают возможные методы реагирования на осуществившийся риск.

1. Методы оценки проектных рисков.

После того как мы идентифицировали возможные риски, нам необходимо их оценить. Существует два подхода к методам оценки рисков: количественный и качественный. Качественные методы необходимы для определения степени важности и силы воздействия рисков на цели проекта. Количественный анализ проводится после качественного и помогает оценить ущерб реализации рисков в виде численных значений (сроков, издержек). Выбор методов оценки рисков принимается в каждом конкретном случае отдельно и зависит от степени рискованности проекта, бюджета и требований проекта. Для более полного понимания разницы и особенностей использования, рассмотрим различные методы качественного и количественного подходов в оценке проектных рисков.

1. Качественный подход.

Для начала нам необходимо перечислить все возможные риски проекта оценить вероятность возникновения и силу воздействие данных рисков. Данные оценки выставляются в ходе экспертной дискуссии и в дальнейшем помогают при количественном анализе. Вероятность оценивают либо по аналогичным проектам в прошлом с определенными корректировками для данного проекта, либо на основе какой-то другой информации, заложенной в целях проекта. Для каждого отдельного риска проводится свое обсуждение, и выставляются определенные баллы или ранги. Кроме того, на данном этапе обсуждаются допустимые уровни рисков, чтобы потом можно было соотносить фактические показатели с плановыми и смотреть отклонения и осуществлять соответствующие меры по управлению рисками.

Чтобы расстановка приоритетов происходила как можно легче, заранее подготавливают специальные инструменты, с помощью которых оценивать приоритеты становится проще. Один из таких инструментов, с помощью которого можно оценивать важность каждого риска проекта – это таблицы соответствия или матрицы вероятности и воздействия. Выглядит данная матрица вот так.

Рис. 1.6 Матрица вероятности и воздействия

Как мы видим, с помощью такой матрицы мы можем проранжировать все риски проекта в соответствии с силой воздействия конкретного риска, которая указана внизу таблицы и вероятностью его наступления, указанная слева. Данная матрица может показывать силу воздействия, как на какую-то определенную цель, так и на весь проект. Она помогает руководителям проектов правильно расставлять приоритеты реагирования на риск. Если риск находится в самой темной области, то на него необходимо обратить внимание в самую первую очередь, поскольку либо он с большей долей вероятности реализуется, либо последствия от реализации будут крайне значительными, а может быть и то и другое. Далее для более удобной работы с рисками их также их группируют либо по их главным причинам, либо по источнику риска. Для этого разрабатывается иерархическая структура рисков, которая может отражать источники риска, наиболее рискованные области проекта или определенные фазы проекта.