Файл: Роль кадровой службы в формировании и реализации кадровой стратегии( Понятие и функции кадровой службы).pdf

Управление поддержанием (социальным обеспечением) персонала включает в себя разработку, заключение и контроль исполнения Коллективного договора; негосударственное пенсионное обеспечение персонала; жилищное (ипотечное) кредитование; работу с пенсионерами и ветеранами; организацию медицинского обслуживания; социальное обеспечение персонала по линии ФСС; информационное обеспечение персонала; оказание материальной помощи сотрудникам.

Управление развитием персонала содержит выработку и реализацию кадровой политики; профессиональный рост и обучение персонала; управление карьерой персонала; управление качественным составом персонала; управление расширенным воспроизводством персонала.

Поддержание Системы управления персоналом включает в себя бюджетирование персонала и реализацию бюджета (функция выполняется совместно с финансовыми, плановыми и экономическими структурными подразделениями); правовое, программное, документационное, психологическое обеспечение управления персоналом.

Развитие Системы управления персоналом содержит унификацию технологии управления персоналом в структурных подразделениях; управление изменениями Системы управления персоналом; постановку управления персоналом в новых областях деятельности РГГУ.

Внутрирегиональное взаимодействие Систем управления персоналом филиалов и других компаний включает в себя:

создание и организацию работы Совета по развитию персонала; управление «Золотым Фондом персонала» РГГУ; управление «Обменным фондом персонала» РГГУ;

выработку и реализацию внутрирегиональных принципов стимулирования персонала; управление внешним резервом персонала;

работу Экспертно-консультативного совета по управлению персоналом.

Взаимодействие Системы управления персоналом филиалов с Системой управления персоналом учреждения включает в себя:

обеспечение требований Компании по вопросам разработки, внедрения и эксплуатации Единой Интегрированной Системы «Персонал»;

формирование и представление Годового отчета дочернего РГГУ по управлению персоналом;

взаимодействие с учреждением по вопросам разработки, внедрения и эксплуатации Единой Интегрированной Информационной Системы «Персонал»; программное обеспечение персоналом высшей квалификации.

2.2. Оценка качественных параметров системы принятия управленческих решений кадровой службы организации

Под качеством управленческого решения понимается совокупность параметров решения, удовлетворяющих конкретного потребителя (конкретных потребителей) и обеспечивающих реальность его реализации.

К параметрам качества управленческого решения относятся: показатель энтропии, т.е. количественной неопределенности проблемы.

Если проблема формулируется только качественно, без количественных показателей, то показатель энтропии приближается к нулю. Если все показатели проблемы выражены количественно, показатель энтропии приближается к единице;

• степень риска вложения средств;
• вероятность реализации решения по показателям качества, затрат и сроков;
• степень адекватности (или степень точности прогноза) теоретической модели фактическим данным, на основании которых она была разработана.

После предварительной регламентации параметров качества управленческого решения и его эффективности (устанавливается предел, минимально допустимая эффективность, ради которой стоит приниматься за решение проблемы) анализируются факторы внешней среды, оказывающие влияние на качество и эффективность решения. Затем анализируются параметры проблемы («вход системы»), принимаются меры по их улучшению и повышению качества входящей информации.

После уточнения требований к принимаемому управленческому решению в кадровой службе вуза («выхода»), уточнения факторов «внешней среды», влияющих на качество и эффективность решения, отработки параметров проблемы («входа системы») следует этап моделирования технологии принятия решения, анализ параметров процесса, принятие мер по их улучшению, после чего необходимо приступить непосредственно к разработке решения. Если качество исходной информации для решения проблемы («входа») оценивается на «удовлетворительно», то при любом уровне качества «процесса принятия решения» в системе качество принятого решения («выхода») будет «удовлетворительным».

По утверждению автора, к основным условиям обеспечения высокого качества и эффективности управленческого решения в кадровой службе вуза относятся:

• автоматизация процесса сбора и обработки информации, процесса разработки и реализации управленческих решений;
• разработка и функционирование системы ответственности и мотивации качественного и эффективного решения;
• наличие механизма реализации решения.

Выполнить перечисленные условия повышения качества и эффективности управленческих решений в кадровой службе довольно трудно и дорого. Вместе с тем конкуренция объективно вынуждает каждого руководителя повышать качество и эффективность управленческих решений. Поэтому в настоящее время наблюдается тенденция увеличения количества учитываемых условий повышения качества и эффективности решений на основе автоматизации системы управления.

Одним из важных факторов, влияющих на качество управленческих решений, является многоступенчатость в управлении вузом, увеличение числа которых ведёт к искажению информации при подготовке решения, искажению распоряжений, идущих от руководителя вуза до низшего звена управления, увеличивает «неповоротливость» в процессе принятия управленческого решения. Этот же фактор способствует запаздыванию информации, которую получает непосредственный исполнитель. Это и обуславливает постоянное стремление сократить число ярусов (уровней) управления вуза.

Серьёзной проблемой, связанной с эффективностью управленческих решений, является также проблема выполнения этих решений. До трети всех управленческих решений не достигают своих целей по причине невысокой исполнительской культуры.

Представители отечественной социологии и зарубежных стран, принадлежащие к самым разным школам, пристальное внимание уделяют совершенствованию исполнительской дисциплины, включению рядовых сотрудников в разработку решения, мотивации такой деятельности, воспитанию «фирменного патриотизма», стимулированию самоуправления, делегированию руководителями своих полномочий подчиненным сотрудникам.

В настоящее время совершенствование управления - это огромный и недостаточно востребованный резерв повышения эффективности управленческой деятельности.

При анализе опыта в сфере работы с управленческими документами выявлено, что к числу основных проблем, с которыми сталкиваются кадровые органы вузов для обеспечения своевременных и точных управленческих решений, относятся:

1. отсутствие модельного инструментария подготовки вариантов управленческих решений, их сравнения и оценки эффективности;
2. отсутствие полной, достоверной и своевременной информации для принятия управленческих решений;
3. отсутствие стройной системы обработки и представления информации для ее анализа.

Проведенное в рамках работы исследование причин исправления уже исполненных управленческих решений выявило основные из них:

• не своевременный сбор информации по определенной проблеме;
• не своевременные дополнения и распоряжения руководства;
• собственные ошибки сотрудников подразделений управления в исполнении решений. Результаты исследования приведены на рис. 2.2.

Отметим также, что в управлении бывают такие же устаревшие технологии, как и в технике. Руководители подразделений управления должны отличать старые и современные технологии управления, отдавать себе отчет в том, что они теряют, доверяясь старым проверенным, но не эффективным методам управления.

Рис. 2.2. Причины исправления уже исполненных управленческих решений подразделениях управления

Конечно, во многом та или иная модель, управленческий подход будут приниматься в зависимости от того, насколько успешно они будут способствовать решению социальных и экономических проблем.

Чтобы обеспечить эффективность процесса разработки и принятия решений, предлагаются следующие рекомендации:

• рядовые сотрудники предпочитают не брать на себя ответственность
  добровольно, и этого ждать от них не следует;
• нельзя пускать на самотек процессы согласования управленческого решения на всех этапах, включая совещания и заседания;
• нельзя во всем полагаться на память, многое рекомендуется фиксировать в записной книжке или на иных материальных носителях;
• необходимо осваивать и пополнять знания по теории разработки управленческих решений.

На эффективность управленческих решений значительное влияние оказывает информационное обеспечение, которое должно быть комплексным и охватывать весь процесс принятия решений.

Важная роль также принадлежит системе планирования. Распространение данного процесса на все уровни управления гарантирует прозрачность деятельности подразделений, позволяет установить характеристики результативности работы. Планы должны лечь в основу оперативных совещаний, оценки деятельности подразделений и их руководителей, анализа объема исполняемых функций, эффективности использования бюджетных средств и т.д.

Под качеством управленческих решений следует понимать степень его соответствия характеру разрешаемых задач функционирования и развития производственных систем. Иначе говоря, в какой степени управленческое решение обеспечивает дальнейшие пути развития производственной системы в условиях формирования рыночных отношений.

Факторы, определяющие качество и эффективность управленческих решений кадровой службы вуза, могут классифицироваться по различным признакам как факторы внутренней природы (связанные с управляющей и управляемой системами), так и внешние факторы (влияние окружающей среды).

К числу этих факторов следует отнести законы объективного мира, связанные с принятием и реализацией управленческих решений, четкую формулировку цели, для чего принимается управленческое решение, какие реальные результаты могут быть достигнуты, как измерить, соотнести поставленную цель и достигнутые результаты, объём и ценность располагаемой информации для успешного принятия управленческого решения. Главным является не объём информации, а ценность, определяемая уровнем профессионализма, опыта, интуицией работников кадрового органа. Управленческое решение кадрового органа, как правило, всегда принимается в условиях дефицита времени и чрезвычайных обстоятельств (необходимости укомплектованности штата вуза как профессорско-преподавательским составом, так и учебно-вспомогательным персоналом, поступления срочных распоряжений руководства).

Таким образом, принятие решений кадровым органом в управлении вузом представляет собой сложный и систематизированный процесс, состоящий из ряда стадий и этапов, начинающийся с формулирования проблемы и заканчивающийся совершением действий, решающих эту проблему.

Как показало проведенное в рамках работы исследование, к основным условиям обеспечения высокого качества и эффективности управленческого решения в кадровой службе вуза относятся:

• автоматизация процесса сбора и обработки информации, процесса разработки и реализации решений;
• разработка и функционирование системы ответственности и мотивации качественного и эффективного решения;
• наличие механизмов реализации решения.

Использование трафаретизации и унификации документов позволяет оперативно выполнять информационно-справочную, аналитическую работу, а также качественно улучшить взаимодействие структурных подразделений и достичь более высокой оперативности в работе.

Выводы:

Очевидно, что применение автоматизированной системы принятия управленческих решений с использованием трафаретизации и унификации позволяет реализовать новые возможности управления документооборотом вуза.

Практика управленческой работы доказывает, что при четкой регламентации основных разделов документационного обеспечения управления высшим учебным заведением наводится порядок в процессе принятия управленческого решения и гарантируется его своевременность.

Данные выводы позволяют выделить приоритетные механизмы принятия управленческих решений кадровой службой вуза.