Файл: УЧЕТНАЯ ПОЛИТИКА ОРГАНИЗАЦИИ: ЦЕЛЬ, ЗАДАЧИ, ФОРМИРОВАНИЕ, ПРИМЕНЕНИЕ (ФОРМИРОВАНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКОГО УЧЁТА).pdf

- назначение технического задания (чему посвящен этот документ);

- основание для его подготовки (указывается наименование проекта, в рамках которого задание формируется);

- исполнители (кто авторы технического задания и какова роль каждого из них); используемые определения (трактовка используемых в документе терминов.

Такие пояснения необходимы для будущих пользователей технического задания, чтобы не возникло недопонимания. Как вариант, этот пункт может быть оформлен отдельно как приложение).

Поскольку техническое задание посвящено реорганизации (постановке) системы управленческого учета, то в качестве описания его предмета приводятся ответы на следующие вопросы:

- что подразумевается под системой управленческого учета, какие подсистемы включены в ее состав;

- что подразумевается под ее реорганизацией (постановкой).

Раздел «Задачи и требования» технического задания можно условно разбить на два блока, каждый из которых отвечает на определенный вопрос:

- какие задачи ставятся перед управленческим учетом (для чего он нужен компании, см. Пример формулировки задач управленческого учета);

- каким требованиям он должен соответствовать, чтобы выполнить поставленные перед ним задачи.

Описание задачи. Управленческий учет призван обеспечить эффективность бизнеса сегодня и достижение стратегических целей завтра – это задача первого уровня. Но есть еще и задачи второго уровня, помогающие выполнить предыдущую. Для подготовки качественного технического задания следует выйти именно на них. Сделать это несложно, если воспользоваться двумя рекомендациями:

- формулировать задачи в отношении не всей системы управленческого учета в целом, а ее отдельных подсистем (инструментов);

- рассматривать задачи второго уровня как некие факторы, за счет которых каждая подсистема управленческого учета позволяет выполнить задачу первого уровня.

Рассмотрим подсистему оперативного планирования (бюджетирования). За счет чего эта подсистема поможет компании быть успешной в текущий момент и в будущем? Ответы могут быть такими:

- поможет компании быть ликвидной (отсюда вытекает задача – обеспечение ликвидности деятельности);

- поможет быть безубыточной (обеспечение рентабельности);

- обеспечит компанию необходимыми ресурсами в достаточном, но не избыточном количестве (обеспечение возможности планирования обоснованной потребности в ресурсах, необходимых для осуществления деятельности);

- обеспечит координацию операционной деятельности подразделений компании (обеспечение деятельности структурных единиц);

- мотивирует руководителей и сотрудников компании (обеспечение мотивации руководителей и сотрудников) и т. д. [11, с.64]

Если рассуждать аналогично в отношении подсистемы учета затрат и результатов, то к ее задачам можно отнести обеспечение контроля деятельности отдельных структурных единиц, возможности сопоставления потраченных ресурсов и полученных результатов, мотивации руководителей и сотрудников и т. д.

Среди озвученных задач у обеих подсистем есть общая – обеспечение мотивации руководителей и сотрудников. В этом нет никакой ошибки. На выполнение одной и той же задачи могут работать две и более подсистемы управленческого учета [12, с.81].

Не стоит забывать, что управленческий учет – это совокупность взаимосвязанных подсистем. И потому среди его задач будут и вспомогательные, лишь косвенно связанные с решением главной. В частности, применительно к подсистеме учета затрат и результатов вспомогательной задачей будет обеспечение информацией о фактическом исполнении планов и бюджетов; она поможет полноценно работать подсистеме планирования (бюджетирования). В связи с этим следует упомянуть подсистему нормирования. Все реализуемые ею задачи носят вспомогательный характер.

Формулирование задач управленческого учета – сфера ответственности авторов технического задания, но принять в нем участие следует практически всем менеджерам высшего и среднего звена. Их нужно опросить с помощью анкетирования [14. С.72].

Описание требований. Чтобы решать поставленные перед ним задачи, управленческий учет должен соответствовать определенным требованиям. Формулировать их будет легче, если по каждой из задач подсистем управленческого учета задать простой вопрос: «Как, за счет чего эта подсистема обеспечит решение данной задачи?»

Одна из задач подсистемы оперативного планирования (бюджетирования) – обеспечение рентабельности деятельности. За счет чего она может быть реализована? За счет того, что среди используемых в подсистеме планов будет бюджет доходов и расходов. Отсюда требование – наличие бюджета доходов и расходов.

Еще одна задача той же подсистемы – обеспечение возможности планирования потребности в ресурсах, необходимых для осуществления деятельности. Как можно решить ее?

Благодаря тому, что среди используемых в подсистеме планов (бюджетов) будут те, что отражают потребность в необходимых ресурсах. В такой формулировке требование пока формально. Ведь наличие планов – необходимое, но не достаточное условие для решения рассматриваемой задачи. Не менее важно и то, что внутри них, как они были получены и т. д. [15, с.93]

Допустим, в компании есть план потребности в основных материалах, но в нем всего одна строчка – «общая потребность на следующий месяц составляет __ млн руб.». Причем планируемая сумма получена путем «простого переноса» стоимости всех основных материалов, закупленных в прошлом месяце. Позволит ли такой план решить рассматриваемую задачу? Гарантированно нет:

Во-первых, потребность в основных материалах нужно видеть в разрезе каждой номенклатурной единицы, и не только в стоимостном, а и в натуральном выражении. Во-вторых, она должна определяться нуждами будущей операционной деятельности, а не прошлыми закупками. Потребность в основных материалах будет следствием плана производства.

Но и это еще не все. Наличие только плана потребности не гарантирует, что необходимые основные материалы в назначенный срок и в нужном количестве окажутся на складе. Поэтому на его основании нужно составить план закупок, приняв во внимание складские остатки, а также время, необходимое для приобретения основных материалов.

Отсюда в общие требования, связанные с задачей «обеспечение возможности планирования потребности в ресурсах, необходимых для осуществления деятельности», войдут:

- наличие планов, отражающих потребность во всех наиболее значимых для компании ресурсах;

- достаточная степень детализации указанных планов для планирования отдельных видов (номенклатурных единиц) ресурсов;

- обоснованность определяемой в планах потребности в ресурсах, которая должна вытекать из запланированных параметров операционной деятельности;

- наличие планов закупок, которые будут проводиться в плановом периоде;

- учет ранее заготовленных, но еще не использованных ресурсов, а также возможных ограничений, сопровождающих процесс закупок.

Формирование требований – прерогатива авторов технического задания – специалистов, которые должны хорошо разбираться в сущности, содержании, особенностях каждой подсистемы, каждого инструмента управленческого учета.

Сформулированные задачи и требования удобно зафиксировать в виде таблицы (см. таблицу № 3. Задачи подсистемы оперативного планирования и требования к ней), которую нужно сформировать отдельно для каждой подсистемы (или инструмента) управленческого учета.

Таблица 3. Задачи подсистемы оперативного планирования (бюджетирования) и требования к ней (фрагмент)

Решения – это любые изменения, которые нужно внести в систему управленческого учета, чтобы обеспечить ее соответствие установленным требованиям (см. примеры разработки и описания решений в техническом задании). В техническом задании их удобнее раскрывать по группам:

- методологические;

- организационные;

- технические и регламентирующие.

Подход к формированию решений может быть следующим. Сначала проводится обследование системы управленческого учета, в процессе которого выявляются несоответствия между ее характеристиками и предъявляемыми к ней требованиями.

При описании решений в применяемых формулировках следует использовать не будущее время, а прошедшее. (Не «разработать», а «разработано». Не «определить», а «определены» и т. д.) [24, с.46]

Таким образом более четко фиксируется конечная точка проекта, то есть реорганизованный управленческий учет. Иными словами, на подсознательном уровне происходит переориентировка с «процесса» (проект по реорганизации) на «результат» (будущий «правильный» управленческий учет).

Среди задач подсистемы учета затрат и результатов выделена такая: «Сопоставление (возможность сопоставления) потраченных ресурсов и полученных результатов» [21, с.73].

Ей соответствуют требования:

- наличие норм, обоснованно определяющих количество (и/или стоимость) ресурсов, необходимых для получения единицы результата;

- предоставление ресурсов исполнителям ограничено и обосновано теми операционными заданиями, выполнение которых поручено исполнителям;

- для каждого исполнителя определена и закреплена ответственность за ресурсы, используемые им для выполнения своих должностных обязанностей;

- первичные и накопительные документы учета должны содержать информацию об использованных ресурсах, о полученных в ходе этого использования результатах и об отклонениях между фактическим и обоснованным потреблением ресурсов.

- В ходе обследования подсистемы учета затрат и результатов в отношении перечисленных требований были обнаружены следующие несоответствия:

- в отношении материальных и энергетических ресурсов общепроизводственного и общехозяйственного характера не установлены нормы потребления, поэтому в документах учета отсутствует информация об отклонениях между фактическим и обоснованным потреблением этих ресурсов;

- в основном производстве выдача материальных ресурсов исполнителям ведется обоснованно, вытекает из порученных операционных заданий, а во вспомогательном производстве ведется «по потребности» [22, с.57];

- в основном производстве определена и закреплена (в трудовых договорах и регламентирующих документах) ответственность руководителей только за использование основных материалов, ответственность в отношении прочих производственных ресурсов не определена. Во вспомогательном производстве и общезаводских службах ответственность руководителей не определена в отношении всех ресурсов.

Необходимые решения напрямую следуют из выявленных несоответствий:

«…Методологические решения:

- определены методические подходы к формированию норм использования материальных и энергетических ресурсов общепроизводственного и общехозяйственного характера, внесены дополнения в используемые формы учетных документов для отражения информации об отклонениях между фактическим и обоснованным потреблением данных ресурсов;

- определены методические подходы к формированию норм использования материальных ресурсов во вспомогательном производстве, внесены дополнения в используемые формы учетных документов для отражения информации об отклонениях между фактическим и обоснованным потреблением данных ресурсов;

- сформулированы принципы и критерии, с использованием которых для каждого руководителя определяется ответственность за используемые ресурсы.

Организационные решения:

- внедрена процедура регулярного выборочного контроля над соблюдением норм использования материальных и энергетических ресурсов общепроизводственного и общехозяйственного характера;

- внедрена процедура лимитирования выдачи материальных ресурсов исполнителям во вспомогательном производстве.

Технические решения:

- база данных норм основных производственных ресурсов дополнена блоками «Вспомогательное производство» и «Общепроизводственные и общехозяйственные ресурсы».

- разработана «Инструкция о порядке учета и контроля ресурсов общепроизводственного и общехозяйственного характера» [23, с.81];

- разработана «Инструкция о порядке учета использования материалов во вспомогательном производстве»;

- положение об ответственности руководителей за использование ресурсов внесено в трудовые договоры и должностные инструкции…».

Чтобы сформировать обоснованные и исчерпывающие решения, недостаточно изучить существующую систему управленческого учета. Необходимо обратить внимание еще на два источника информации:

Первый – стратегические планы компании. Формулируя задачи управленческого учета и соответствующие им требования, в компаниях обычно ограничиваются текущими потребностями бизнеса.