Файл: ТЕХНОЛОГИЯ РАБОТЫ БАНКЕТНОЙ СЛУЖБЫ).pdf

Введение

Актуальность исследования. Прогресс XXI века движется большими шагами, что в свою очередь подразумевает проведение конференций, форумов, по завершении которых проводятся банкеты и фуршеты.

Не стоит забывать про различные повседневные мероприятия такие как: дни рождения, свадьбы, юбилеи и др. значимые даты.

Все эти мероприятия проходят в банкетных залах о различных отелях. Для того чтобы организовать такое мероприятие, сотрудникам необходимо приложить максимум своих усилий.

Проведение банкетных мероприятий в деятельности ресторана занимает одну из основополагающих статей дохода. Иногда рестораторы называют банкетами застолья для компаний до десяти человек, что вряд ли правильно.

Банкетная служба – понятие для нас новое. За рубежом уже давно прижилась такая должность как распорядитель торжеств. По определению, это человек, который берет на себя все организационные вопросы. Специалисты готовы откликнуться на ваш звонок.

В некоторых случаях возможен прозвон потенциальных клиентов и предложение услуг по поиску подходящего места и оформлению заказа.

Целью работы является анализ технологии работы банкетной службы.

Задачами исследования является:

– рассмотреть понятие банкетной службы;

– проанализировать особенности организации работы банкетной службы;

– дать общую характеристику гостиницы;

– рассмотреть организационную структуру банкетной службы гостиницы;

– проанализировать технология работы банкетной службы гостиницы.

Объектом исследования является технология организации банкетной службы.

Предмет исследования – технология работа банкетной службы.

Методы исследования. Теоретическую и методическую базу исследования составили публикации научных и практических работников, изучающие предприятия питания и гостиничного сервиса.

Информационная база – данные отеля «Марриотт Москва Тверская».

Структура работы обусловлена ее целью. Курсовая работа состоит из двух глав, заключения, списка используемой литературы и приложений.

Глава 1. Теоретическая организация работы банкетной службы

1.1. Понятие банкетной службы

Банкетом называют сегодня ресторанную форму обслуживания мероприятий с большим количеством людей. Выездное обслуживание с развитием корпоративной формы деятельности приобрело широкое распространение. Без банкета не обходится сегодня ни одно пафосное мероприятие.

Обычно солидные мероприятия типа конференций, корпоративных праздников, юбилеев и презентаций заканчиваются банкетом. Для организации такого корпоративного застолья обычно используется банкетная служба. Чтобы правильно сделать заказ нужно правильно учесть все параметры организации такого застолья.

Банкет – особенное торжественное мероприятие, которое организованно в связи с каким-то событием. Если организовывается корпоративный банкет, то обязательно должна быть продумана официальная часть и интересная развлекательная программа.

Кроме этого, должно быть хорошо продумано застолье. Чтобы праздник прошел на высшем уровне, нужно подумать над ассортиментом изысканных блюд, сервировкой, соответствующей теме торжества^[1].

В перечень банкетных услуг могут входить:

• заказчику предлагается аренда зала;
• вместе происходит обсуждение меню и всего, что касается еды;
• украшение помещения;
• если клиент желает, ему может быть предоставлено музыкальное сопровождение на вечер;
• высокий уровень обслуживания;
• дополнительные возможности: печать пригласительных, карточек с данными гостей и т.д.

Клиент должен понимать, что повара не могут приготовить еду на каждого отдельно.

Поэтому при обсуждении меню необходимо руководствоваться так называемым средним вкусом гостей.

Важно отметить (если таковые люди есть) наличие аллергий или непереносимости отдельных продуктов. В таком случае должна быть возможность заказать индивидуальное меню для таких гостей.

Сотрудничество с банкетной службой в обязательном порядке должно подтверждаться договором. В нем прописывают права и обязанности сторон, оговариваются стоимость услуг, меню, цена, количество гостей и т.д. Зачастую компании работают по предоплате. Залог в среднем составляет от тридцати до пятидесяти процентов от стоимости заказа.

Работа с клиентом начинается непосредственно после его обращения с запросом в банкетную службу.

На стадии работы с клиентом в задачи службы входит определение следующих понятий: финансовой возможности заказчика и соотнесение их с его намерениями; цель проведения банкета; количество и типы гостей; подробное обсуждение и формирование меню мероприятия; выбор типа декорирования зала; выбор анимации; калькуляция заказа; расчеты с заказчиком и т.д.

Типовая структура банкетной службы представлена на рисунке 1.

Рисунок 1. Типовая структура банкетной службы.

В задачи банкетной службы входит, с одной стороны, наиболее выгодная реализация имеющихся в наличии площадей и возможностей кухни (ресторан-предприятие коммерческое!), а с другой -создание максимально благоприятных условий для заказчика и его гостей. Вторая задача представляется наиболее важной, ведь для многих, кто приходит на банкет, это может быть первым знакомством с рестораном -и это способ заинтересовать новых клиентов, привлечь их внимание не только качеством кухни, но и высоким уровнем обслуживания. Стоит учитывать и тот факт, что классическая схема «сарафанного радио» более чем распространена именно при проведении банкетов. В любом случае следует помнить, что хороший банкет-это прекрасная реклама ресторана, за которую не приходится платить и которая весьма эффективна.

Каждое мероприятие нужно рассматривать индивидуально. Многое зависит от приоритетных критериев заказчика. Комфортное или эксклюзивное место проведения, наличие деликатесных продуктов, сервировка, текстиль, уровень обслуживающего персонала — все это может влиять на стоимость услуги.

Непосредственно во время проведения банкета отслеживается четкая реализация запланированного сценария, оперативно решаются неизбежно возникающие вопросы и т.д. По завершении мероприятия необходимо провести детальный анализ процесса обслуживания, особенно если были выявлены его недостатки. Так у персонала формируется необходимый опыт грамотного проведения масштабных банкетных мероприятий.

1.2. Особенности организации работы банкетной службы

Во многих отелях клиентам предлагают предельно большое предпочтение помещениям для проведения мероприятий различного масштаба – от скромных помещений, где проходят переговоры, вместимостью 15-20 персон, до великолепных, с вместимостью более 100 гостей.

Рассмотрим теоретические основы работы банкетной службы.

При оформлении заказа с заказчиком согласовывается дата обслуживания торжества, количество участников, вид обслуживания, повод для устройства банкета, место проведения (наименование или номер зала), время начала и окончания обслуживания, примерное меню и предварительная стоимость заказа с наценками на продукцию, установленными для данного предприятия.

При приеме заказа устроителю предлагается познакомиться с помещением для банкета, согласовывают с ним план расстановки столов, места почетных гостей (если это банкет за столом, то план размещения гостей за каждым столом в отдельности, исходя из нормы 60-80 см на одного человека), примерное оформление банкетного зала.

В заказе указываются номер телефона, адрес ответственного заказчика, его фамилия, дата и время начала банкета, количество участников, способ расчета. При выездных приемах-банкетах следует предусмотреть оплату расходов, связанных с выездом, боем и утратой посуды, сверхурочной работой обслуживающего персонала. Заказ на банкет может быть принят за много дней до времени его проведения. Однако меню блюд, которые должны быть поданы, и прейскурант вин обычно согласовывают с заказчиком за 2-4 дня до назначенной даты банкета, исходя из наличия продуктов в ресторане и предполагаемого их поступления.

На официальных банкетах-приемах дополнительно уточняются следующие вопросы:

- как должен быть украшен банкетный зал ресторана: нужны ли государственные флаги и другие атрибуты государственной символики;

- какая музыкальная программа должна звучать во время банкета;

- будут ли произноситься официальные речи и тосты: сколько их будет и когда они будут произнесены. Уточняется время подачи блюд и напитков;

- будут ли гости курить за столом;

- количество гостей, которых будет обслуживать один официант;

- форма одежды обслуживающего персонала ресторана на банкете.

При подготовке к проведению банкета необходимо определить число официантов и других работников, требующееся для его обслуживания. Потребное число официантов определяется в зависимости от сложности меню, частоты смены приборов; удаленности банкетного стола от раздачи, сервизной, посудомоечной, буфетов; расположения подсобных столов; обеспеченности посудой, приборами и т.д.

Для проведения банкетов необходимо иметь два смежных зала: один - для приема и сбора гостей, другой - для банкета.

Банкетные мероприятия требуют тщательно подготовки к ним. Организация любого банкета включает в себя три основных этапа. К ним относятся: прием и оформление заказа, подготовка залов к проведению банкета и обслуживание в ходе торжественного мероприятия.

Один из составных элементов гостиничного бизнеса - конгрессный и выставочный. Гостиницы предлагают площади для проведения широкомасштабных деловых мероприятий и выставок.

Крупные конгресс-центры имеют в своем составе несколько структурных подразделений, которыми руководят исполнительные директора по коммерции и маркетингу, обслуживанию мероприятий.

При организации выставки работа идет по следующим направлениям: предоставление необходимых площадей, размещение демонстрационных стендов, оказание технических услуг, принятие мер безопасности, монтаж и демонтаж стендов.

Посредников между клиентами и другими структурными подразделениями называют координаторами. Они принимают необходимые меры, чтобы все пожелания клиентов были исполнены. Координаторы подчинены исполнительному менеджеру по обслуживанию мероприятий в конгресс-центре.

Непосредственно во время проведения банкета отслеживается четкая реализация запланированного сценария, оперативно решаются неизбежно возникающие вопросы и т.д. По завершении мероприятия необходимо провести детальный анализ процесса обслуживания, особенно если были выявлены его недостатки. Так у персонала формируется необходимый опыт грамотного проведения масштабных банкетных мероприятий.

Проанализируем далее, как же все происходит в отелях разного класса. В отеле «Метрополь» к удобству посетителей предлагают обширный выбор залов различного дизайна и различной вместимостью. Все это предоставляет возможность фактически ежедневно проводить различные мероприятия, учесть все пожелания клиента, выбрать помещение в соответствии с желанием и возможностями заказчика. Стоит заметить, что в отелях с малым количеством помещений, мероприятия можно проводить не меньше чем в более раскрученных отелях.

Яркий представитель – отель «SheratonPalace», к выбору гостей представлено 4 банкетных зала^[2]. Сотрудники отеля «Sheraton Palace» нашли отличное решение данной проблемы – они разделяют банкетный зал при помощи звукоизолирующих перегородок, образуются раздельные комнаты. А модные декорации, живые цветы, а также разноцветные шары, меняют помещение, в котором пройдет мероприятие до неузнаваемости. В отеле обязана действовать банкетная служба с профессионалами своего дела, с отчетливым планом работ.

В отеле «SheratonPalace» за торговлю услуг и организацию торжества следит координатор, а банкетный менеджер следит за его проведением.

Немного по-иному выстроена организация мероприятий в отеле «Марриотт Грандъ». Там в узком кругу контактируют друг с другом кейтеринговая и банкетная службы. Первая служба общается с гостями и заключает контракты, а другая отвечает за техническую организацию мероприятий^[3].

Умение принимать заказы – немаловажная стадия в организации любого торжества. В основном нужно выяснить, каким бюджетом располагает клиент. Далее следует получить от заказчика преимущественно больше информации о грядущем празднике – когда оно планируется, каким он его зрит, сколько будет приглашенных, чем следует забавлять гостей.… И уже лишь после менеджер находит решение, что можно предложить заказчику, показывает банкетные залы и даёт изучить заказчику варианты меню. В ассортимент блюд всегда вносят поправки с учетом пожелания и предпочтения клиента. Зачастую заказчик рассчитывает увидеть на праздничном столе нечто совершенно необычное, и тогда уже точно не обойтись без помощи шеф-повара.