Файл: «Роль кадровой службы в формировании и реализации кадровой стратегии» ..pdf
Добавлен: 24.05.2023
Просмотров: 51
Скачиваний: 2
СОДЕРЖАНИЕ
1.1. Кадровая служба предприятия: назначение, принципы построения, цели
1.2. Задачи кадровой службы в формировании и реализации кадровой стратегии на предприятии
Глава 2. Оценка кадровой работы в ООО «Завод приводной техники»
2.1. Краткая характеристика предприятия
2.2. Оценка эффективности работы кадровой службы предприятия
Продолжение таблицы 9
|
1 |
2 |
|
2.3. Функциональная загрузка сотрудников кадровой службы. |
Текущая численность отдела кадров в настоящий момент превышает действующие нормативы. Кроме того, из-за отсутствия формализованной системы внутренних коммуникаций между кадровой службой и другими структурными подразделениями завода, предоставления руководителями структурных подразделений необходимой информации и визирования проектов кадровых документов с опозданием деятельность сотрудников кадровой службы носит авральный характер, что регулярно приводит к их перегрузкам. |
|
2.4. Взаимоотношения с другими подразделениями завода |
Система внутренних коммуникаций с сотрудниками других подразделений не отлажена. Значительное количество времени затрачивается сотрудниками кадровой службы на передачу документации в другие подразделения, ее согласование и получение необходимой информации из других подразделений. Возможности корпоративной информационной системы используются не в полном объеме. Представители подразделений завода в целом регулярно обращаются в кадровую службу с требованием предоставить сведения о сотрудниках, а также представить документы, подготовка которых не входит в обязанности сотрудников кадровой службы. Подготовка данных документов отвлекает сотрудников службы от выполнения прямых текущих обязанностей по оформлению документов, регулирующих трудовые отношения с работниками, сведений для ОМС, ФСС, УФМС и др. государственных организаций. Юридическая служба практически не принимает участия в подготовке проектов кадровых документов, ограничиваясь визированием приказов, связанных с увольнением работников по инициативе работодателя. Принимаемые изменения в трудовом законодательстве вносятся в практику работы кадровой службы с большим опозданием, в результате чего часть издаваемых документов не соответствует требованиям закона. Внутренний контроль со стороны руководства предприятия за документами, оформляемыми в кадровой службе, осуществляется стихийно. |
|
2.5. Программное обеспечение, используемое для оформления кадровой документации. |
Оформление кадровой документации ведется в электронной системе кадрового документооборота ООО «Завод приводной техники». Обучение сотрудников работе в программе происходит стихийно и в основном самостоятельно. Недостаточные знания и отсутствие устойчивых навыков работы со специализированным программным обеспечением у сотрудников кадровой службы приводят к выполнению части кадровых работ в ручном режиме с ведением параллельной документации в письменной форме. |
Выводы
По результатам анализа информации, полученной в ходе интервью с сотрудниками кадровой служб, наблюдения за их работой и анализа документации, регламентирующей работу кадровой службы, можно выделить ряд проблем, решение которых позволит существенно повысить эффективность работы кадровой службы.
Основными проблемными зонами, выявленными в процессе диагностики, являются:
1. Отсутствие четкой регламентации и системы распределения обязанностей по ведению кадрового документооборота среди сотрудников кадровой службы, зон их персональной ответственности.
2. Недостаточное знание сотрудниками кадровой службы трудового законодательства и законодательства в области документационного обеспечения кадровой деятельности; недостаточный уровень владения специализированным программным обеспечением.
3. Неотлаженная система внутренних коммуникаций кадровой службы и других структурных подразделений ООО «Завод приводной техники».
Общий вывод: работа кадровой службы предприятия должным образом не оптимизирована. Текущий профессиональный уровень сотрудников кадровой службы не всегда достаточен для выполнения поставленных задач.
Глава 3. Разработка рекомендаций, направленных на повышение эффективности труда работников кадровой службы предприятия
Для устранения выявленных проблемных зон в кадровой работе рекомендуется провести следующие мероприятия:
1. Разработать и ввести в действие новые должностные инструкции, отражающие реальное и рациональное распределение обязанностей между сотрудниками кадровой службы.
2. Формализовать взаимоотношения между кадровой службой и основными структурными подразделениями предприятия в части запроса и предоставления информации. Составить и утвердить перечень сведений и документов, которые подразделения имеют право запрашивать у сотрудников кадровой службы, установить сроки для подачи запроса и ответа на запрос.
3. Формализовать сроки, отведенные руководителям структурных подразделений для визирования приказов. Обязать руководителей структурных подразделений осуществлять предоставление информации, необходимой для оформления кадровой документации (по отпускам, увольнениям, переводам, работе в выходные и праздничные дни, сверхурочной работе) заблаговременно. Привлекать юридическую службу предприятия к разработке проектов кадровых документов.
4. Организовать дополнительное обучение сотрудников кадровой службы работе в программе кадрового документооборота. Организовать для сотрудников кадровой службы оперативную техническую поддержку по работе в программе кадрового документооборота в режиме реального времени.
5. Организовать обучение сотрудников кадровой службы последним изменениям в трудовом законодательстве и нормативной базе, регламентирующей кадровый документооборот. В дальнейшем проводить такое обучение регулярно.
В таблице 11 представлен план-график мероприятий по устранению проблемных зон, выявленных в ходе диагностики работы кадровой службы ООО «Завод приводной техники».
Таблица 11
План-график мероприятий по устранению проблемных зон, выявленных в ходе диагностики работы кадровой службы[29]
|
Мероприятие |
Сроки |
Результат |
|
Разработка новых должностных инструкций сотрудников кадровой службы |
До 1 марта 2019 г. |
Закрепление зон персональной ответственности за сотрудниками кадровой службы |
|
Обучение сотрудников кадровой службы последним изменениям в трудовом законодательстве и нормативной базе, регламентирующей кадровый документооборот |
До 15 марта 2019 г. |
Исключение ошибок в документах и отчетности, составляемых сотрудниками кадровой службы |
|
Составление графика регулярного повышения квалификации сотрудников кадровой службы на 2019 г. |
До 1 июня 2019 г. |
Регулярное повышение профессионального уровня сотрудников кадровой службы |
|
Дополнительное обучение сотрудников работе с программным обеспечением |
До 25 июня 2019 г. |
Сокращение времени, затрачиваемого сотрудниками отдела кадров на оформление текущей кадровой документации |
|
Формализация взаимоотношений между структурными подразделениями завода в части запроса и предоставления информации, подписания и визирования кадровой документации |
До 1 июня 2019 г. |
Перевод сотрудников кадровой службы из аврального режима в плановый. Ускорение сроков оформления кадровой документации и передачи ее в другие подразделения. Освобождение работников кадровой службы от работы, не относящейся к ее компетенции |
Реализация представленных мероприятий позволит повысить эффективность работы сотрудников кадровой службы за счет исключения ошибок в документах, снижения затрат времени, ускорения сроков оформления кадровой документации, освобождения работников кадровой службы от работы, не относящейся к их компетенции.
Для того, чтобы рассчитать экономический эффект от внедрения предложенных рекомендаций, необходимо определить возможное сокращение затрат рабочего времени. В таблице 12 представлены плановые и фактические затраты времени сотрудника отдела кадров. Типовой классификатор затрат рабочего времени представлен в Приложении 1.
Таблица 12
Фактические и плановые затраты рабочего времени сотрудника кадровой службы предприятия (за рабочую неделю) [30]
|
Наименование работ (перечень элементов затрат) |
Индекс (шифр затрат) |
Продолжительность работ, всего |
В том числе |
||||
|
Сократить нельзя |
Можно сократить или исключить |
||||||
|
мин |
% к итого |
мин |
% к продолжительности данной работы |
мин |
% к продолжительности данной работы |
||
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
|
Изучение текущих (нормативных, директивных и др.) документов |
01 |
60 |
2 |
30 |
50 |
30 |
50 |
|
Поиск и работа с правовой и экономической информацией |
02 |
30 |
1,02 |
21 |
63 |
9 |
37 |
|
Работа с документацией |
03 |
105 |
3,6 |
87,51 |
83 |
17,49 |
17 |
|
Подготовка отчетов, докладов и справок |
04 |
180 |
6,1 |
147,5 |
82 |
32,5 |
18 |
|
Осуществление переписки |
05 |
90 |
3,06 |
88 |
98 |
12 |
2 |
|
Телефонные разговоры |
06 |
210 |
7,14 |
147 |
70 |
63 |
30 |
|
Прием посетителей и представителей других подразделений |
07 |
105 |
3,57 |
105 |
100 |
- |
- |
|
Участие в производственных совещаниях |
08 |
- |
- |
- |
- |
||
Продолжение таблицы 12
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
|
Участие в собраниях общественных организаций |
09 |
30 |
1,02 |
29,4 |
97 |
0,6 |
3 |
|
Подготовка собраний, совещаний |
10 |
120 |
4,08 |
120 |
100 |
- |
- |
|
Служебные разъезды |
11 |
525 |
17,85 |
294 |
56 |
231 |
44 |
|
Повышение квалификации |
12 |
- |
- |
- |
- |
- |
- |
|
Общественная работа |
13 |
75 |
2,55 |
75 |
100 |
- |
- |
|
Проведение собраний, совещаний |
14 |
195 |
6,63 |
164 |
84 |
31 |
16 |
|
Беседы с подчиненными |
15 |
240 |
8,16 |
235 |
98 |
5 |
2 |
|
Решение оперативных вопросов |
16 |
90 |
3,06 |
70 |
77 |
20 |
23 |
|
Решение перспективных вопросов |
17 |
75 |
2,55 |
59 |
79 |
16 |
21 |
|
Обход рабочих мест |
18 |
30 |
1,02 |
30 |
100 |
- |
- |
|
Прием по личным вопросам |
19 |
105 |
3,57 |
105 |
100 |
- |
- |
|
Личные дела |
20 |
195 |
6,63 |
118 |
60 |
77 |
40 |
|
Потери рабочего времени (нерегламентированные перерывы) |
21 |
200 |
6,12 |
130 |
65 |
63 |
35 |
|
Прочие затраты времени |
22 |
||||||
|
Итого |
607,59 |
||||||