Файл: Процессы принятия решений в организации (Анализ процесса принятия управленческих решений).pdf

2.2 Анализ процесса принятия управленческих решений в Управлении государственной службы и организационной работы Администрации Тамбовской области

Принятие решений - составная часть любой управленческой функции. Лицом, принимающим решения в Управлении государственной службы и организационной работы Администрации Тамбовской области является начальник управления.

Начальник управления, как основное руководящее лицо, несет персональную ответственность за невыполнение задач, возложенных на Управление государственной службы и организационной работы, состояние антикоррупционной работы в управлении.

К обязанностям Начальника Управления государственной службы и организационной работы относится :

• руководство деятельностью Управления;
• разработка и внесение главе администрации области на утверждение Положение об Управлении;
• определение оперативных задач Управления, его структурных подразделений;
• внесение предложений по структуре и штатам, кадровому обеспечению Управления, поощрению работников и наложению на них взысканий;
• утверждение положения об отделах и согласование должностных регламентов, должностных инструкций, распределение обязанностей между работниками;
• представление интересов Управления в отношениях с другими структурными подразделениями администрации области, исполнительными органами государственной власти области, органами местного самоуправления, предприятиями, учреждениями, организациями;
• подписание служебной документации в пределах компетенции Управления;
• направление в установленном порядке работников Управления в командировки и утверждение отчетов о них;
• в установленном порядке участие в работе коллегии администрации области, совещаний и семинаров, проводимых главой администрации области, заместителями главы администрации области^[74].

В рамках возложенных на него обязанностей, начальник управления государственной службы и организационной работы ежедневно принимает различные управленческие решения по широкому кругу вопросов, которые находятся в ведении управления государственной службы и организационной работы. Таким образом, принятие управленческих решений сопровождает всю деятельность руководителя данного управления.

Среди сотрудников управления государственной службы и организационной работы Администрации Тамбовской области нами было проведено тестирование "Ваш стиль управления". Тест размещен в приложении 2. Тест был предложен начальнику Управления, двум его заместителям, а также остальным сотрудникам Управления.

Тест определения стиля управления руководителя позволяет определить стили руководства не экспертным способом, а с помощью самооценки, а также позволяет выявить не только ведущий стиль руководства, но и степень выраженности каждого из трех классических стилей руководства:

• авторитарного;
• либерального;
• демократического.

В результате проведенного тестирования были получены следующие результаты.

Начальник управления и его первый заместитель дали одинаковое количество баллов по всем стилям управления, так, например, видно, что преобладающий стиль управления - демократический. Результаты тестирования представлены на рисунке 3.

Рисунок 3 - Результаты тестирования сотрудников Управления государственной службы и организационной работы

Итак, сложившийся стиль руководства в Управлении государственной службы и организационной работы - демократический. Начальник управления и его заместители раскрывают устойчивое стремление жить интересами коллектива, проявляют заботу о подчиненных, оказывают доверие заместителям и поощряют их инициативу, реагируют на критику и опираются на актив, им свойственно умение убеждать и разъяснять приказы, сочетать поощрение и принуждение, они используют просьбы и прислушиваться к предложениям подчинённых, развивают коллективное мнение. Данный стиль руководства является оптимальным для Управления государственной службы и организационной работы. Указанный стиль руководства создает наиболее благоприятный психологический климат.

Рассмотрим методы подготовки управленческих решений в Управлении государственной службы и организационной работы Администрации Тамбовской области.

Методы принятия решений, используемые в Управлении, можно условно разделить на 4 группы:

• неформальные (эвристические);
• коллективные;
• экспертные;
• количественные.

Чаще всего в государственных органах используется неформальный метод принятия решений, при котором управленческие решения, принимаются в соответствии с директивой высших органов власти и программных документов. Решения принятые таким методом не являются собственными решениями Управления.

В Управлении государственной службы и организационной работы Администрации Тамбовской области довольно часто используется коллективный метод, при котором альтернативы решений обсуждаются на общем собрании сотрудников отделов либо всего Управлении. При разработке и принятии решений коллективным методом обычно назначается либо избирается группа ответственных за принятие решения сотрудников, которые занимаются данным проектом, хорошо знакомы с условиями и заинтересованы в принятии единственного верного решения.

Управлении государственной службы и организационной работы используется также экспертный метод, когда начальник Управления советуется со своими заместителями.

Количественные методы приятия решений в Управлении государственной службы и организационной работы применяются в ситуациях, когда необходимо оценить затраты или одобрить бюджет, в этом случае большое внимание уделяется количественным ограничениям (например, бюджет проекта, смета и т.д.).

Процесс принятия и реализации управленческого решения в Управлении государственной службы и организационной работы состоит из следующих этапов:

• Этап аналитической проработки.
• Этап организационной подготовки.
• Этап реализации решения.
• Этап оценки полученных результатов.

Рассмотрим алгоритм принятия управленческих решений в Управлении государственной службы и организационной работы.

Для этапа аналитической проработки в Управлении государственной службы и организационной работы характерны следующие моменты.

1. Определяется эффект, который необходимо получить. С максимально возможной степенью определенности необходимо сформулировать то, что необходимо получить в случае реализации решения.

2. Определяется результат, который позволит получить желаемый эффект. Представление об этом результате и станет целью всей работы.

3. Определяются пути и методы достижения результата.

4. Определяются ресурсы, которые необходимы для достижения цели. К ресурсам относятся и технические средства, и персонал, и деньги и все остальное, что требуется для реализации.

5. Сопоставляются имеющиеся ресурсы с теми, что необходимы.

6. Принимается управленческое решение.

Результатом этапа аналитической проработки управленческого решения должно стать понимание того, что необходимо получить (цель деятельности), для чего это нужно (функция или ожидаемый эффект), как именно это сделать (технология деятельности) сколько это будет стоить (предварительная смета).

Для этапа организационной подготовки в Управлении государственной службы и организационной работы характерны следующие действия:

1. Составляется план достижения запланированного результата. Для этого необходимо четко описать:

• какие шаги необходимо сделать для достижения результата;
• каковы результаты каждого шага (что должно быть на выходе);
• каковы критерии оценки результата;
• к какому времени это необходимо сделать;
• кто ответственный за выполнение.

2. Готовятся необходимые ресурсы для включения их в реализацию плана.

Это означает уверенность в том, что все необходимое окажется в нужном месте в нужное время. После того как все требуемое для начала подготовлено.

Результатом этого этапа должна стать полная готовность к реализации решения. Это значит, что каждый исполнитель должен четко себе представлять: кто, что, сколько, когда, где делает и кто, что, сколько, когда, где, кому передает.

III. Для этапа реализации решения в Управлении государственной службы и организационной работы характерно следующее:

1. Осуществляется запуск процесса реализации решения.

2. Осуществляется контроль за ходом выполнения плана.

3 Осуществляются необходимые коррекции.

Результатом этого этапа должно стать реализованное, воплощенное решение.

На этапе оценки полученных результатов начальнику Управления государственной службы и организационной работы необходимо сделать следующее:

1. Оценивается, дал ли (дает ли) полученный продукт ожидаемый эффект.

2. Проводится анализ причин выявленных отклонений. (Если значимых ошибок не было, то анализируется то, что можно было бы сделать лучше, чем планировалось) .

Результатом этого этапа выступает усовершенствованный алгоритм принятия и реализации правильного управленческого решения.

Рассмотрим основные этапы принятия управленческих решений в Управлении государственной службы и организационной работы Тамбовской области (рисунок 4).

Пересмотр целей

Постановка управленческой задачи

Поиск альтернатив

Сравнение и оценка

Сопровождение и контроль

Внедрение решения

Выбор

Выбор правильного плана действий

Обновление поиска

Рисунок 4 - Основные этапы принятия управленческих решений в Управлении государственной службы и организационной работы Тамбовской области

Данная схема представляет идеальную модель принятия решений, однако довольно часто в силу различных обстоятельств, таких как нехватка времени или ресурсов, разработка управленческого решения не проходит все необходимые этапы либо решение принимается и контролируется начальником Управления государственной службы и организационной работы единолично без учета мнения непосредственных исполнителей. Именно в этом заключается основной недостаток процесса принятия управленческих решений в Управлении государственной службы и организационной работы Администрации Тамбовской области.

Таким образом, можно сделать вывод, что в Управлении государственной службы и организационной работы Администрации Тамбовской области практически не используются достижения науки в области разработки и принятия управленческих решений.

Принятые в Управлении государственной службы и организационной работы Тамбовской области управленческие решения фиксируются в стандартных распорядительных документах, основное назначение которых состоит в реализации целей и задач, регулировании деятельности объекта управления, обеспечении его финансовыми, трудовыми, материальными и информационными ресурсами. В Управлении используются следующие формы разработки управленческих решений: приказ, распоряжение, указание, протокол, инструкция, договор, план, положение.

Таким образом, проведенный анализ позволил сделать вывод, что в Управлении государственной службы и организационной работы сложился демократических стиль управления. При принятии решений используются неформальный (эвристический), коллективный, экспертный и количественные методы. Принятые в Управлении государственной службы и организационной работы Тамбовской области управленческие решения фиксируются в стандартных распорядительных документах.

Вывод по главе 2:

Управление государственной службы и организационной работы является структурным подразделение Администрации Тамбовской области. Управление участвует в обеспечении реализации на территории области государственной политики в сфере государственной гражданской службы, кадрового обеспечения, наградной деятельности, административной реформы, реализации мероприятий по снижению административных барьеров, повышению качества и доступности государственных услуг.

Лицом, принимающим решения в Управлении государственной службы и организационной работы Администрации Тамбовской области является начальник управления.

Проведенный анализ процесса принятия управленческих решений в Управлении государственной службы и организационной работы Администрации Тамбовской области позволил выявить, что в Управлении сложился демократический стиль управления. Рассмотрены методы, используемые при принятии решений, этапы процесса принятия решений, а также формы закрепления принятых управленческих решений в рассматриваемом управлении.