Файл: Проектирование реализации операций бизнес-процесса «Планирование закупок и размещение заказов поставщикам»..pdf

множество иных возможностей.

Главным преимуществом программы учета заказов и заявок от БухСофт является то, что заказы учитываются непосредственно в бухгалтерской программе. То есть все данные, справочники и т.д. не придется вводить дважды или переносить из программы в программу. Вся оперативная и бухгалтерская информация находится в одной программе. Впрочем, при необходимости можно вести только учет заказов не используя бухгалтерские возможности программы.

Программа учета заказов и заявок БухСофт может быть установлена не только на рабочих местах менеджеров, работающих непосредственно с заказами, но и на рабочем месте предпринимателя (директора), владеющего магазином или компанией, принимающей заказы, что позволит ему владеть полной информацией о количестве и качестве заказов, а также об их состоянии.

По мере накопления данных можно формировать и распечатывать различные отчеты за любой период:

отчеты о состоянии заказов;

отчеты по клиентам;

отчеты по товарам и услугам и т.д.

Программа учета заказов - Продакшн Менеджер 4.0

Программа оптимизирует учет заказов при удаленной работе через интернет. Считает деньги - свои и чужие. Программа интуитивно понятна и не требует от пользователя специальной экономической подготовки. Удобна при работе с программами "Банк-Клиент". При "упрощенке 6%" заменяет бухгалтера (см. Рисунок 1.4).

Рисунок 1.4 ИС "Продакшн Менеджер 4.0"

Функции программы:

ведет учет заказов и заявок;

следит за оплатой и предупреждает о превышении заданного вами срока задолженности;

при добавлении заказа автоматически формирует и отправляет на e-mail заказчика пакет документов (счет, договор, акт выполненных работ для юридического лица или квитанцию для физического лица);

формирует и выводит на печать отдельные документы или пакеты документов для дальнейшей отправки по федеральной почте заказчикам - юридическим лицам;

отправляет на e-mail заказчиков суммарные счета с перечнем выполненных работ;

одним нажатием кнопки рассылает всем должникам, превысившим заданный срок или сумму задолженности, просьбу оплатить и суммарные счета;

предупреждает о регистрации потенциальных неплатильщиков из "черного списка";

позволяет работать по сети нескольким пользователям одновременно.

Формирует стандартные Акты сверки;

ведет подробную статистику.

Программа 1С Торговля и Склад 7.7 предназначена для учета любых видов торговых операций. Программа способна выполнять все функции учета - от ведения справочников и ввода первичных документов до получения различных ведомостей и аналитических отчетов.

Программа 1С Торговля и Склад позволяет:

автоматизировать учет в оптовой и розничной торговле;

вести учет складских операций;

отслеживать состояние взаиморасчетов с контрагентами;

вести учет денежных средств, товарных кредитов и товаров на реализации;

вести взаиморасчеты с иностранными поставщиками, учитывать таможенные пошлины и сборы;

получать разнообразную отчетную и аналитическую информацию о движении товаров и денег;

формировать все необходимые первичные документы, в т. ч. счета-фактуры, книги продаж и покупок, вести учет импортных товаров в разрезе ГТД;

вести взаимосвязанный учет заявок покупателей и заказов поставщикам с возможностью резервирования на момент планируемой отгрузки с учетом ожидаемых поступлений.

Благодаря гибкости и настраиваемости, программа может адаптироваться к особенностям торгового и складского учета конкретной организации.

Все рассмотренные системы позволяют вести учет продаж, поставок, генерировать отчеты и т.п. с автоматизированного рабочего места сотрудника, но практически все они не являются многопользовательскими, что существенно усложняет их эксплуатацию в целях рассматриваемой компании. Существенно, что при всей функциональности данных систем, их применение не отменяет заполнение бумажных документов в ранее рассмотренных формах. К тому же внедрение каждой из систем требует финансовых вложений.

Стоимость готового решения для учета заказов на сегодняшний день высока поэтому было принято решение о создании собственной системы управления заказами продукции и складским учетом на базе СУБД MS Access. Затратив незначительные средства, компания получит в свое распоряжение уникальное средство, спроектированное и реализованное исключительно под нужды компании и её персонала.

1.6 Обоснование проектных решений по видам обеспечения

1.6.1 Обоснование проектных решений по техническому обеспечению

Техническое обеспечение - комплекс технических средств, предназначенных для работы информационной системы, а также соответствующая документация на эти средства и технологические процессы.

Комплекс технических средств составляют:

· компьютеры;

· устройства сбора, накопления, обработки, передачи и вывода информации - жесткие диски, устройства хранения данных, сканеры, принтеры, факсимильные аппараты;

· устройства передачи данных и линий связи - модемы;

· эксплуатационные материалы - бумага, CD (DVD) - диски и т.п.

В нашем случае основными элементами технического обеспечения будут автоматизированные рабочие места персонала организации.

В качестве АРМ предполагается использовать персональные компьютеры со следующей конфигурацией:

· Процессор AMD Athlon 64 X2 5000+ (ADA5000*/ADO5000*) Socket AM2 BOX

· Материнская плата Asus M2N-SLI Deluxe, S AM2, NVIDIA nForce 570 SLI.

· Оперативная память DDR2 2048Mb PC2-6400 (800Mhz) Patriot (PEP22G6400EL)

· Жесткий диск 200,0 Gb HDD Western Digital (WD5000AACS) CaviarGP.

· Видеокарта 256Mb PCI-E ATI Radeon 3650 DDR3, HDMI, DVI, HIS IceQ Turbo.

· Привод DVD±RW ASUS DRW-2014L1T, SATA.

· Картридер внутренний.

· Корпус Cooler Master Elite 334, 460W (RC-334-KKR4)

· Монитор 17" Dell TFT E178FP

· ИБП APC Back-CS500VA

Данная конфигурация позволяет осуществлять работу в разрабатываемой системе с высокой степенью надежности. Процессор АМD выбран из-за своей низкой стоимости (по сравнению с аналогичными устройствами Intel), размер оперативной памяти и жесткого диска - стандартны в настоящее время. Кроме указанных элементов еще необходима сетевая карта для возможности подключения к локальной сети предприятия (в случае необходимости). Такие элементы, как картридер и привод DVD±RW, не являются обязательными. Их отсутствие даже положительно влияет на сохранность конфиденциальной информации. ИБП - в условиях постоянных перерывов в энергоснабжении - обязательный элемент.

Программа должна функционировать на персональных компьютерах со следующей конфигурацией:

Процессор AMD Athlon 64 X2 5000+ (ADA5000*/ADO5000*) Socket AM2 BOX

с объемом ОЗУ не менее 2048 мегабайт;

Объем необходимого дискового пространства - не менее 200 гигабайт

Для обеспечения защиты от несанкционированного доступа к информации, связанной с поставками на предприятие будет предусмотрена система паролей при загрузке программы в оперативную память. Для обеспечения защиты данных при сбое в сети питания ПК либо аварийном завершении работы программы будет предусмотрен режим автосохранения.

1.6.2 Обоснование проектных решений по информационному обеспечению (ИО)

Информационное обеспечение состоит из внутримашинного, которое включает массивы данных (входные, промежуточные, выходные), программы для решения задач, и внемашинного, которое включает системы

Структура информационного обеспечения представлена на рисунке 1.5.

Рисунок 1.5 Структура информационного обеспечения.

В состав информационного обеспечения должны входить:

потоки входной информации, к которым относятся сведения о поступившем товаре, его количестве, наименованиях, дате отгрузки и поступления на склад и т.д.

потоки выходной информации, к которым можно отнести сведения о количестве товара, находящегося на складе, дате его выдачи, наименование получателя, объемы выданного товара и наименование позиций, результаты проводимых ревизий и так далее.

В состав классификаторов входят следующие:

. Справочник "Товары"

2. Справочник "Поставщики"

. Справочник "Клиенты"

В список первичных документов входят:

) Договор

) Счет-фактура

В результате должны формироваться следующие документы:

1) Ведомость заключения договора;

) Подписанный договор с клиентом;

) Накладная.

Для ввода и вывода информации используются экранные формы, которые проектируются и создаются до начала внедрения системы данное решение актуально, так как состав информации используемой информационной системой постоянен и не будет изменяться во время её эксплуатации.

Для решения поставленных задач предлагается использовать базу данных Microsoft Access 2003 для Windows XP.Access - это не только мощная, гибкая и простая в использовании реляционная СУБД (Система управления базами данных), но и система разработки приложений баз данных. С помощью Access можно создать приложение, работающее в среде Windows и полностью соответствующее потребностям в обработке и управлении данными. Используя запросы, можно отбирать нужные данные и вычислять итоги, а также создавать формы для ввода, просмотра и обновления данных и составлять сложные отчеты. Формы и отчеты "наследуют" свойства базовой таблицы или запроса, так что в большинстве случаев достаточно задать форматы, условия на значения и некоторые другие характеристики данных только один раз.

К числу наиболее эффективных средств Access относятся мастера, которые используются для создания таблиц, запросов, различных типов форм и отчетов. В Access также включены мастера, помогающие анализировать структуру базы данных, импортировать электронные таблицы и текстовые данные, повысить быстродействие приложения, создать и настроить любое из двадцати типов приложений, используя встроенные шаблоны.

Таблица - объект, который используется для хранения информации. Таблица содержит поля (поле - столбец таблицы; поле содержит определенное свойство объекта; каждое поля имеет имя; внутри имени поля нельзя использовать пробелы; для связки между словами можно ставить знак подчеркивания; тип поля определяет множество значений, которые может принимать данное поле в различных записях; в реляционных базах данных используется четыре основных типа полей: числовой, символьный, дата, логический; логический тип соответствует полю, которое может принимать всего два значения: "да" - "нет" или "истина" - "ложь"), в которых хранятся различного рода данные, например, фамилия и адрес, и записи (запись - строка таблицы; одна запись содержит информацию об отдельном объекте, описываемом в БД).

Запрос - объект, который позволяет пользователю получить нужные данные из одной или нескольких таблиц. Для создания запроса можно использовать QBE (запрос по образцу) или инструкции SQL. Можно создавать запросы на выборку, удаление или добавление данных, можно создавать новые таблицы, используя данные одной или нескольких таблиц, которые уже существуют.

Форма - объект, предназначенный в основном для ввода данных, отображения их на экране или управления работой приложения.

Отчет - объект, предназначенный для создания документа, который впоследствии может быть распечатан или включен в документ другого приложения.

Макрос - объект, представляющий собой структурированное описание одного или нескольких действий, которые, по мнению разработчика, должен выполнить Access в ответ на определенное событие.

Модуль - объект, содержащий программы на Microsoft Access Basic, которые позволяют разбить процесс на более мелкие действия и обнаружить ошибки, которые невозможно обнаружить с помощью макросов. Модули могут быть независимыми объектами, содержащими функции, которые вызываются из любого места приложения, также модули могут быть "привязаны" к отдельным формам или отчетам для реакции на происходящие в них изменения.

В Access также включены мастера, помогающие анализировать структуру базы данных, импортировать электронные таблицы и текстовые данные, повысить быстродействие приложения, создать и настроить любое из двадцати типов приложений, используя встроенные шаблоны.

СУБД обеспечивает полный контроль над процессом определения данных, их обработкой и совместным использованием. СУБД также существенно облегчает структуризацию и обработку больших объемов информации, хранящейся в многочисленных таблицах. Разнообразие средства СУБД обеспечивают выполнение трех основных функций: определение данных, обработка данных и управление данными.

1.6.3 Обоснование проектных решений по программному обеспечению (ПО)

Программное обеспечение для работы с базами данных используется на персональных компьютерах довольно давно. К сожалению, эти программы либо оказывались элементарными диспетчерами хранения данных и не имели средств разработки приложений, либо были настолько сложны, что даже хорошо разбирающиеся в компьютерах люди избегали работать с ними до тех пор, пока не получали полных, ориентированных на пользователя приложений. Что до легкости использования, то с появлением Microsoft Access здесь произошел настоящий переворот, и многие люди для создания своих собственных баз данных и приложений обращаются именно к этой программе. База данных Microsoft Access очень удобна в использовании и не требует больших затрат времени.