Файл: Управление стоимостью проекта на протяжении проектного цикла (Различные варианты расчета оценки по завершению).pdf

Таблица 3. Стоимость проекта

• 1. Создание бюджета проекта

Основным документом, с помощью которого осуществляется управление стоимостью проекта, является бюджет. Бюджетом называется директивный документ, представляющий собой реестр планируемых расходов и доходов с распределением по статьям на соответствующий период времени. Бюджет является документом, определяющим ресурсные ограничения проекта, поэтому при управлении стоимостью на первый план выходит затратная его составляющая, которую принято называть сметой проекта.[4]

Разработка бюджета проекта

Одним из способов, позволяющих управлять затратами проекта, является использование структуры счетов затрат (планов счетов). Для выполнения проекта требуются ресурсы, которые могут выражаться как в труде персонала, материалах, оборудовании, так и в виде денежных затрат, когда нет необходимости или возможности знать, какие конкретно ресурсы их составляют. На стадии формирования бюджета все ресурсы, привлекаемые для ее выполнения, списываются на различные статьи затрат.

Структура стоимости проекта в разрезе статей затрат обычно базируется на структуре плана счетов проекта, представляющего собой декомпозицию затрат от самого верхнего уровня стоимости всего проекта до нижнего уровня стоимости одной единицы ресурсов. Путем агрегирования информации со счетов нижних уровней структуры можно получить данные о затратах на требуемом уровне детализации, вплоть до верхнего, характеризующего бюджет проекта. Для конкретного проекта выбирается свой план счетов или семейство таковых. В качестве базовых вариантов могут использоваться российские бухгалтерские планы счетов, международные бухгалтерские планы счетов, планы счетов управленческого учета. [5] При выполнении работ проекта фактическая информация о затратах также учитывается на соответствующих счетах затрат, что позволяет на соответствующих уровнях детализации проводить сравнение запланированных затрат (бюджетных) с фактическими.

Для построения бюджета проекта необходимо собрать следующую информацию:

1. Оценка стоимости операций
2. Основа для оценок
3. Базовый план по содержанию
4. Расписание проекта
5. Ресурсные календари
6. Контракты
7. Активы процессов организации
8. Утвержденный план счетов проекта

В процессе работы над бюджетом используются следующие инструменты и методы:

1. Суммирование стоимости – оценки стоимости суммируются по пакетам работ в соответствии с ИРС.
2. Анализ резервов – резервы на возможные потери и управленческие резервы.
3. Экспертная оценка – оценки, основанные на опыте в прикладной области, области знаний, сфере деятельности, отрасли и т.д., в соответствии с выполняемой операцией.
4. Исторические взаимосвязи – любые исторические взаимосвязи, дающие в результате параметрические оценки или оценки по аналогам, предусматривают использование характеристик проекта для разработки математических моделей, чтобы прогнозировать общую стоимость проекта.
5. Согласование финансовых ограничений. Расходование денежных средств должно быть согласовано с любыми финансовыми ограничениями по выделению средств под проект. Расхождение между финансовыми ограничениями и плановыми показателями иногда приводит к пересмотру расписания работ для согласования норм расходов.

Итоговый результат работы над бюджетом собирается в трех документах:

1. Базовый план выполнения стоимости – данный план включает в себя все разрешенные бюджеты по проекту, за исключением управленческих резервов. Это санкционированный распределенный по времени бюджет по завершении, по которому производится сверка, мониторинг и контроль общего выполнения стоимости проекта.
2. Требования к финансированию проекта, общие и периодические (например, ежеквартальные, ежегодные), выводятся на основании базового плана стоимости. Общее количество требуемых средств – это сумма средств, указанных в базовом плане стоимости и управленческих резервов, если такие имеются.
3. Обновление документации проекта – реестр рисков, оценку стоимости, расписание проекта.

В нашем примере мы ограничимся составлением финансового бюджета расхода денежных средств компании.

Таблица 4. Бюджет проекта (часть 1)

Таблица 4. Бюджет проекта (часть 2)

• 1. Контрольные замеры проекта для контроля расходования ДС и выполнения плановых объемов

Таблица5. Контрольные замеры проекта и выводы (часть 1)

(Продолжение таблицы 5.)

Таблица5. Контрольные замеры проекта и выводы (часть 2)

(Продолжение таблицы 5.)

Таблица5. Контрольные замеры проекта и выводы (часть 3)

Таким образом мы видим, что фактическая стоимость проекта была увеличена на 10% от базового бюджета для того, чтобы проект был завершен в срок. При этом пришлось увеличить штат разработчиков на 2 человека от запланированных. В целом в марте было обнаружено расхождение между фактическими и плановыми показателями и было принято решение о увеличении объема работа и бюджета.

Заключение

Управление стоимостью — одна из важнейших функциональных областей в управлении проектами. В ходе управления стоимостью проекта его менеджер организует последовательные процессы стоимостной оценки, разработки смет и бюджета проекта.

Существуют различные методы и инструменты стоимостной оценки. Они различаются точностью и условиями применения.

Оценка стоимости — итеративный процесс получения примерных данных о стоимости работ и ресурсов. Оценки могут уточняться по ходу проекта. На основании оценок создается смета проекта.

Проецируя смету на ось времени, т. е. добавляя в документ информацию о сроках, когда будут израсходованы планируемые средства, команда проекта получает бюджет проекта. Бюджет — важнейший финансовый документ проекта. Разработать точный, полный и реальный бюджет с первой попытки практически невозможно. Бюджет уточняется и корректируется по ходу проекта. Разработка бюджета проекта завершается фиксацией его эталонного варианта — базового бюджета проекта. Именно он и должен быть утвержден заказчиком.

Контроль бюджета может осуществляться различными способами. Один из популярнейших методов контроля стоимости, применяемых при управлении проектом, — метод освоенного объема. В отличие от традиционных методов контроля стоимости метод освоенного объема позволяет учитывать при анализе не только стоимостные, но и объемные показатели выполнения работ.

Метод освоенного объема позволяет менеджеру проекта прогнозировать основные стоимостные показатели проекта к моменту его завершения.

Список литературы

1. Управление проектами: фундаментальный курс [Текст] : учебник / А. В. Алешин, В. М. Аньшин, К. А. Багратиони и др. ; под ред. В. М. Аньшина, О. Н. Ильиной ; Нац. исслед. ун-т «Высшая школа экономики». — М. : Изд. дом Высшей школы экономики, 2013. — 620, [4] с. — (Учебники Высшей школы экономики). — 2000 экз. — ISBN 978-5-7598-0868-8 (в пер.).
2. Управление проектами : учеб. пособие для студентов, обучающихся по специальности «Менеджмент организации» / И. И. Мазур [и др.] ; под общ. ред. И. И. Мазура и В. Д. Шапиро. — 6-е изд., стер. — М. : Издательство «Омега-Л», 2010. — 960 с. : ил., табл. — (Современное бизнес образование).
3. Основы управления проектами : [учеб. пособие] / Л. Н. Боронина, З. В. Сенук ; М-во образования и науки Рос. Федерации, Урал. федер. ун-т. – Екатеринбург : Изд-во Урал. ун-та, 2015. — 112 с. ISBN 978-5-7996-1416-4
4. Управление проектами: Учебное пособие / Н.В.Абрамов, Н.В.Мотовилов, Н.Д.Наумов. Нижневартовск, 2008. 197с. 2008 Project Management Institute, Руководство к Своду знаний по управлению проектами (Руководство PMBOK®) – Четвертое издание, 463 с.
5. Практические аспекты управления стоимостью и финансированием проекта https://science-education.ru/ru/article/view?id=14129