Одновременно Система «ПАРУС-Предприятие 7» поставляется как готовое решение с учетом специфики каждого сегмента рынка. В базовую поставку включены все необходимые настройки и набор первичных и отчетных форм. Основные возможности по автоматизации бухгалтерской деятельности (модуль «Бухгалтерия») представлены в таблицах далее.

Таблица 5.1 Учет в рублях (или другой национальной валюте) и в иностранных валютах

Таблица 5.2 Основные возможности по автоматизации торговой и складской деятельности (модуль «Реализация и склад»)

Таблица 5.3 Основные возможности модуля «Комплекс»

Таблица 5.4 Основные возможности расчета заработной платы и ведения кадровой деятельности (модули «Зарплата» и «Кадры»)

В основу политики ПАРУСа заложена идеология предоставления пользователям готовых решений. Это означает, что ПАРУС постоянно ведет работы по созданию специализированных отраслевых решений, которые должны упростить настройку и ввод системы в эксплуатацию. При этом не исключаются возможности индивидуальной адаптации системы в каждой организации с помощью средств гибкой настройки.

Тесты для самопроверки

1. Для каких организаций рассчитана система Парус?

а) для малых и средних;

б) для крупных.

2. Пользователями системы Парус могут быть?

а) главные бухгалтеры и бухгалтеры по разделам учета;

б) менеджеры по сбыту и складские работники;

в) специалисты финансово-экономических отделов;

г) все перечисленные ответы являются верными.

3. Что означает «система Парус построена по модульному принципу»?

а) система представляет собой набор модулей, каждый из которых предназначен для автоматизации разных видов деятельности организации и может работать только совместно с другими модулями комплекса, образуя единое информационно-управленческое пространство масштаба организации;

б) система представляет собой набор модулей, каждый из которых предназначен для автоматизации одного из основных видов деятельности организации и может работать как в автономном режиме, так и совместно с другими модулями комплекса, образуя единое информационно-управленческое пространство масштаба организации.

4. Верно ли данное утверждение для системы Парус «Каждый модуль может работать как самостоятельное приложение, но в полной мере достоинства модулей реализуются при использовании их в качестве единого программного комплекса с общей базой данных»:

а) да;

б) нет.

5. Что объединяет в себя модуль «Комплекс» системы Парус?

а) возможности бухгалтерской и налоговой частей программы;

б) возможности бухгалтерской и товарно-складской частей программы.

6. Какие принципы положены в основу системы?

а) комплексность;

б) модульность;

в) оба варианта правильные.

7. Какой может быть единая база данных системы Парус?

а) однопользовательской;

б) многопользовательской;

в) оба варианта правильные.

8. На какой технологии построена система Парус?

а) технологии «файл-сервер»;

б) технологии «файл-клиент».

9. Интегрирована ли система Парус с MS Excel?

а) да;

б) нет.

10. Является ли система Парус открытой системой?

а) да;

б) нет.

6. Автоматизация расчетов в бухгалтерском учете с помощью MS Excel

Рассмотрение примера автоматизации расчетов в бухгалтерском учете с помощью MS Excel организации технологии обработки учетных данных с использованием электронных таблиц, конечно же, не претендует на полноту охвата задач бухгалтерского учета. В особенности если проводить сравнение с возможностями, реализованными в специализированных бухгалтерских программах. Однако использование электронных таблиц имеет и свои преимущества. Это наглядность представления данных, оперативность пересчетов, полная управляемость процессом вычислений, причем достигаемая простыми средствами. Главное же то, что используется стандартный и привычный инструмент вычислений – электронные таблицы, которые широко используются во всех офисах мира.

В этой главе показано, как бухгалтер может автоматизировать с помощью Excel учет основных средств, учет материальных ценностей и других направлений бухгалтерского учета. (Более подробно о возможностях использования MS Excel в бухгалтерском учете можно посмотреть в пособии Шуремов Е.Л. Решение задач бухгалтерского учета средствами Microsoft Excel. М.:ФА, 1999. 46 с.)

Автоматизация расчетов по учету основных средств

Технология учета основных средств с использованием MS Excel предполагает выполнение следующих действий.

Формируется таблица, строки которой содержат основные сведения об имеющихся основных средствах, необходимые для выполнения расчетов по начислению износа. Принцип заполнения картотеки таков: одна строка на один объект учета. Таблица содержит формулы, позволяющие по данным о балансовой стоимости и норме амортизации рассчитать износ за текущий период (месяц или квартал) и, с учетом износа на начало периода, рассчитать износ на конец периода. По соответствующим колонкам (балансовая стоимость, износ за период, износ на начало и конец периода) автоматически подводятся итоги, необходимые для отражения информации по основным средствам в главной книге. При необходимости отнесения износа по разным объектам на разные счета затрат таблица может быть дополнена колонкой, в которой проставляются соответствующие счета, на другом листе рабочей книги должны быть определены шаблоны проводок, включающие эти счета и формулы подсчета их сумм, в результате чего проводки формируются автоматически и также автоматически изменяются при внесении изменений в данные картотеки.

При завершении периода файл рабочей книги копируется, ему присваивается новое имя (например, соответствующее названию нового периода), выполняется перенос остатков из колонки, соответствующей износу на конец предыдущего периода в колонку данных износа на начало периода. Далее выполняется необходимая корректировка исходных данных, а данные на текущий период рассчитываются автоматически.

Данная схема весьма напоминает те процедуры, которые выполняются при ведении ручного учета. Отличия состоят в следующем.

При ведении ручного учета никому не придет в голову каждый раз переписывать картотеку при переходе на следующий период. Здесь же нет никаких проблем – копирование выполняет компьютер. В результате мы сохраняем в актуальном виде информацию за каждый отчетный период.

Перенос данных из одной колонки Excel в другую (износ на конец периода в колонку износа на начало периода) также не составляет никаких проблем.

Один раз введенные формулы работают всегда. После переноса данных конца прошлого периода на начало текущего они срабатывают автоматически, в результате чего сразу получаются результаты на конец данного периода. Также автоматически формулы срабатывают и при внесении изменений в картотеку.

Естественно, рассматриваемая технология имеет определенные ограничения. Однако она достаточно проста, вполне работоспособна и может использоваться во многих относительно небольших организациях.

Основная расчетная таблица

Для создания основной расчетной таблицы выполните следующие действия.

Создайте новую рабочую книгу Excel.

В ячейку A1 введите текст «Инвентарный номер».

В ячейку B1 - «Наименование основного средства».

В ячейку C1 - «Стоимость».

В ячейку D1 - «Износ на начало текущего периода».

В ячейку E1 - «Норма амортизации (% в год)».

В ячейку F1 - «Износ за период».

В ячейку G1 - «Износ на конец периода».

В ячейку H1 - «Износ по норме».

Пояснения по содержанию колонок будут даны позже, а их названия могут быть выбраны по вашему усмотрению.

Выделите ячейки A1:H1, отформатируйте их по своему вкусу и установите удобную для просмотра информации ширину колонок. В нашем примере мы выбрали режим форматирования со следующими параметрами выравнивания (Формат ® Ячейки, вкладка «Выравнивание»): горизонтальное – по центру, вертикальное – по центру, а также установили флажок «Переносить по словам» (рис. 6.1).

Рисунок 6.1 – Установка параметров выравнивания текста в заголовке расчетной таблицы

Далее, в ячейку A2 введите текст «Итоги».

В ячейку C2 - формулу =СУММ(C3:C1000)

В ячейку D2 - формулу =СУММ(D3:D1000)

В ячейку F2 - формулу =СУММ(F3:F1000)

В ячейку G2 - формулу =СУММ(G3:G1000)

Поскольку формулы однотипные, то можно ввести формулу только в ячейку C2, а в другие просто скопировать ее – Excel автоматически подставит идентификаторы нужных колонок. В указанных ячейках будут суммироваться значения по стоимости, износу на начало периода, износу за период и износу на конец периода по всем учитываемым объектам. Диапазон суммирования в нашем примере ограничивается строкой 1000. Если в организации более 1000 объектов основных средств, то следует установить большее значение, если меньше – то меньшее. Однако мы настоятельно советуем указывать диапазон с «запасом», чтобы впоследствии, при пополнении таблицы строками уже не думать, попадают ли нужные показатели в итоги.