Содержание

1. Функциональные особенности информационных систем бухгалтерского учета

В узком смысле информационной системой (далее по тексту ИС) называют только подмножество компонентов ИС в широком смысле, включающее базы данных, СУБД и специализированные прикладные программы. ИС в широком смысле рассматривают как программно-аппаратную систему, предназначенную для автоматизации целенаправленной деятельности конечных пользователей, обеспечивающую, в соответствии с заложенной в нее логикой обработки, возможность получения, модификации и хранения информации.

В любом случае основной задачей ИС является удовлетворение конкретных информационных потребностей в рамках конкретной предметной области. Современные ИС де-факто немыслимы без использования баз данных и СУБД, поэтому термин «информационная система» на практике сливается по смыслу с термином «система баз данных».

В идеале в рамках организации должна функционировать единая корпоративная информационная система, удовлетворяющая все существующие информационные потребности всех сотрудников, служб и подразделений. Однако на практике создание такой всеобъемлющей ИС слишком затруднено или даже невозможно, вследствие чего на предприятии обычно функционируют несколько различных ИС, решающих отдельные группы задач: управление производством, финансово-хозяйственная деятельность и т.д. Часть задач бывает «покрыта» одновременно несколькими ИС, часть задач – вовсе не автоматизирована. Такая ситуация получила название «лоскутной автоматизации» и является довольно типичной для многих организаций.

По степени автоматизации ИС делятся на:

- автоматизированные: информационные системы, в которых автоматизация может быть неполной (то есть требуется постоянное вмешательство персонала);

- автоматические: информационные системы, в которых автоматизация является полной, то есть вмешательство персонала не требуется или требуется только эпизодически.

«Ручные ИС» («без компьютера») существовать не могут, поскольку существующие определения предписывают обязательное наличие в составе ИС аппаратно-программных средств. Вследствие этого понятия «автоматизированная информационная система», «компьютерная информационная система» и просто «информационная система» являются синонимами.

По характеру обработки данных ИС делятся на:

- информационно-справочные, или информационно-поисковые ИС, в которых нет сложных алгоритмов обработки данных, а целью системы является поиск и выдача информации в удобном виде;

- ИС обработки данных, или решающие ИС, в которых данные подвергаются обработке по сложным алгоритмам. К таким системам в первую очередь относят автоматизированные системы управления и системы поддержки принятия решений.

Классификация по охвату задач (масштабности):

- Персональная ИС предназначена для решения некоторого круга задач одного человека.

- Групповая ИС ориентирована на коллективное использование информации членами рабочей группы или подразделения.

- Корпоративная ИС в идеале охватывает все информационные процессы целого предприятия, достигая их полной согласованности, безизбыточности и прозрачности. Такие системы иногда называют системами комплексной автоматизации предприятия.

Бухгалтерские информационные системы (БИС) отражают отраслевые особенности деятельности предприятий. Такие системы используются для целей управления на уровне отдельного предприятия или отраслевом уровне. Для автоматизированного решения задач требуется наличие ряда компонентов, являющихся базовыми для любой компьютерной ИС:

- информационной базы объекта управления;

- программного обеспечения;

- вычислительной системы;

- пользователей.

Основу БИС составляет информация - совокупность количественных данных, необходимых для выполнения функций планирования, контроля, анализа и являющихся основой для принятия управленческих решений.

Задачи БИС:

- обеспечение автоматизированного решения всего комплекса задач бухгалтерского учета, планирования, анализа финансово-хозяйственной деятельности, внутреннего аудита;

- получение достоверной оперативной информации о текущем состоянии дел на предприятии для принятия на ее основе необходимых управленческих решений;

- интеграция оперативного, бухгалтерского, статистического учета на основе единой первичной информации;

- получение достоверной информации для обратной связи, используемой при принятии управленческих решений;

- автоматизация обработки на всех стадиях техпроцесса, начиная со стадии первичного учета.

Тесты для самопроверки

1. Можно ли считать на данный момент времени понятия «автоматизированная информационная система», «компьютерная информационная система» и просто «информационная система» синонимами?

а) да;

б) нет.

2. Какое определение более точно и полно отражает понятие «информационная система»?

а) это программно-аппаратная система, предназначенная для автоматизации целенаправленной деятельности конечных пользователей, обеспечивающую, в соответствии с заложенной в нее логикой обработки, возможность получения, модификации и хранения информации

б) только подмножество компонентов ИС в широком смысле, включающее базы данных, СУБД и специализированные прикладные программы.

3. Классификация по охвату задач (масштабности) выделяет следующие типы ИС:

а) персональная;

б) информационно-справочная;

в) корпоративная;

г) ручная.

4. Основной задачей ИС является:

а) выявление требований в информации, расширение их;

б) удовлетворение конкретных информационных потребностей в рамках конкретной предметной области;

в) сужение конкретных информационных потребностей для постановки задачи.

5. В качестве задач БИС можно выделить:

а) обеспечение автоматического решения всего комплекса задач бухгалтерского учета, планирования, анализа финансово-хозяйственной деятельности, внутреннего аудита;

б) получение достоверной оперативной информации о стратегическом состоянии дел на предприятии для принятия на ее основе необходимых деловых решений;

в) интеграция оперативного, бухгалтерского, статистического учета на основе единой первичной информации.

6. Требуется ли постоянное вмешательство персонала в автоматизированных информационных системах?

а) да;

б) нет.

7. Почему «Ручные ИС» не могут существовать «без компьютера»?

а) поскольку существующие определения рекомендуют наличие в составе ИС аппаратно-программных средств, хотя их может и не быть;

б) поскольку существующие определения предписывают обязательное наличие в составе ИС аппаратно-программных средств.

8. В каких ИС автоматизация является полной?

а) автоматизированной;

б) автоматической.

в) ручной.

9. «Бухгалтерские информационные системы (БИС) отражают отраслевые особенности деятельности предприятий», верно ли это утверждение?

а) да;

б) нет.

10. «Бухгалтерские информационные системы не используются для целей управления на уровне отдельного предприятия или отраслевом уровне», верно ли это утверждение?

а) да;

б) нет.

2. Основные требования, предъявляемые к информационным системам бухгалтерского учета.

Главными признаками, определяющими автоматизированную форму учета, являются: использование персональных компьютеров и других технических средств для организации комплексной системы обработки информации по всем разделам и счетам бухгалтерского учета; применение системы классификаторов; использование универсальной документации и машиночитаемых носителей информации; сохранение принципа двойной записи; автоматизация логических операций по ведению учета; применение системы регистров, определенной последовательности их изготовления и способов записи и хранения информации, а также возможность использования запросного режима; хранение первичной информации и регистров. В свою очередь технологический и информационный аспекты приводят к созданию автоматизированных рабочих мест (АРМ) бухгалтеров.

Использование персональных компьютеров и других технических средств для организации комплексной автоматизированной системы обработки информации по всем разделам и счетам бухгалтерского учета. Современная вычислительная техника обеспечивает автоматизацию полного комплекса учетных задач. В этих условиях появляется возможность автоматизации процессов сбора, регистрации первичной информации и передачи ее по каналам связи (или другими способами) в ПК. Подлежат полной автоматизации такие операции, как вычислительная обработка, сортировка информации, печать регистров. Вычислительная техника позволяет не только выполнять работы, ранее производимые вручную, но и сокращает (благодаря хранению нормативно-справочной информации в памяти ПК) трудоемкость заполнения первичной документации и снижает затраты на подготовку бумажных носителей информации.

Следовательно, при автоматизированной форме учета обработку данных выполняют ПК, т.е. создается комплексная взаимосвязанная система обработки информации. При использовании ПК возрастает значение периферийной техники и выводных терминальных устройств, значительно повышаются требования к проектированию процессов сбора исходной информации и технологии ее обработки, к математическому и программному обеспечению.

Для автоматизации сбора и регистрации информации целесообразно использовать сканеры и другие устройства, установленные в пунктах оформления первичных документов, если сбор и регистрация информации производятся непосредственно в цехах, на складах, в отделах организации. В результате повышается загрузка этих средств, унифицируются процессы сбора и передачи информации для обработки на ПК бухгалтерии.

Применение системы классификаторов. Для качественного функционирования автоматизированной формы учета большое значение имеет разработка системы классификаторов экономической информации. К ним относятся классификаторы цехов и отделов организации, клиентов, поставщиков, покупателей, бухгалтерских записей (корреспонденции счетов), бухгалтерских счетов и др. Использование классификаторов позволяет расширить содержание отчетных регистров. Значение имеет классификатор корреспонденции счетов, необходимый для проверки корректности (правильности) записей. Он представляет собой справочник, в котором по каждому синтетическому счету указаны корреспондирующие счета. Справочник используется для логического контроля котировок по синтетическим счетам.