В отчетах об исполнении представляется в упорядоченном и суммированном виде собранная информация и анализ по результатам сравнения с базовым планом исполнения.

В отчетах должна содержаться информация о состоянии и прогрессе проекта со степенью детализации, требуемой для данного участника проекта, согласно плану управления коммуникациями. Обычно отчеты об исполнении предоставляются в форматах столбиковых диаграмм, S-кривых, гистограмм или таблиц.

В отчетность по исполнению часто включаются результаты анализа освоенного объема.

Прогнозы подлежат исправлению и повторному опубликованию по мере исполнения проекта на основании информации о выполнении работ. Эта информация относится к ходу выполнения работ по проекту в прошлом и может повлиять на данные о выполнении проекта в будущем, например, на прогноз по завершении и на прогноз до завершения.

 

Вопрос 4. Управление участниками проекта.

 

В процессе управления определяются информация и взаимодействия, необходимые участникам проекта. Например, каким лицам, какая информация нужна, когда она им понадобится, кто и каким образом должен им эту информацию предоставить.

Управление участниками проекта включает:

     контроль за деятельностью членов команды проекта;

     обеспечение обратной связи;

     решение проблем;

     координацию изменений, направленных на повышение эффективности исполнения проекта.

 

Команда управления проектом:

     наблюдает за деятельностью команды;

     улаживает конфликты;

     решает проблемы;

     дает оценку работе членов команды.

 

Результатами управления командой проекта являются:

     обновление плана управления обеспечением проекта персоналом;

     представление на рассмотрение запросов на изменения;

     решение проблем;

     представление информации для оценок эффективности организации;

     добавление накопленных знаний в базу данных организации.

 

В рамках осуществления руководства и управления исполнением проекта команда управления проектом должна постоянно следить за ходом выполнения работ участниками проекта, следует уделять особое внимание таким вопросам, как участие членов команды на собраниях, предоставление отчетов о выполненных операциях и доходчивость передаваемой информации.

---

 

Вопросы для самопроверки:

1.      Что должна обеспечивать информационная модель проекта?

2.      Что собой представляет Информационная система управления проектами (ИСУП)?

3.      Назовите основные преимущества использования ИСУП.

4.      Чем отличается сеть Intranet от Internet?

5.      На основе какой архитектуры строится распределенная интегрированная система управления проектами?

6.      Какие элементы включают в себя процессы управления коммуникациями проекта?

7.      Какие формы могут принимать коммуникации в проекте?

8.      Что предусматривает отчетность по проекту?

9.      Почему возникает необходимость управления участниками проекта?

10.  Какие задачи должна выполнять интегрированная система управления проектами?

 

Литература по теме:

1.  Богданов, В. Управление проектами. Корпоративная система – шаг за шагом / В. Богданов. – М.: Манн, Иванов и Фербер, 2016 г. – 248 с. – С. 19–64.

2.  Вылегжанина А.О. Информационно-технологическое и программное обеспечение управления проектом: учеб. пособие / А.О. Вылегжанина. – М.: Берлин: Директ-Медиа, 2015. – 429 с. – [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://biblioclub.ru/. – Глава 1.

3.  Вылегжанина А.О. Организационный инструментарий управления проектом: учеб. пособие / А.О. Вылегжанина. – М.: Берлин: Директ-Медиа, 2015. – 312 с. – [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://biblioclub.ru/ – Глава 3.

4.  Ильин В.В. Проектный менеджмент: практ. пособие / В.В. Ильин. – М.: Интермедиатор, 2015. – 266 с. – [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://biblioclub.ru/ – Главы 1–2.

 

---

Тема 2. Среда управления проектами

 

Цель: сформировать представление о среде управления проектами компании.

 

Задачи:

1.  Изучить требования к программному обеспечению управления проектами на разных уровнях управления.

2.  Рассмотреть состав и функции основных субъектов среды управления проектами.

3.  Познакомиться с классификацией проектных офисов.

4.  Изучить задачи проектного офиса.

 

Вопросы темы:

1.  Среда управления проектами.

2.  Категории пользователей автоматизированной системой управления проектами.

3.  Проектный Офис.

4.  Основные задачи Проектного офиса.

5.  Проектный офис в организационной структуре.

6.  Требования к организации проектного офиса.

 

Основные понятия:

     Среда управления.

     Уровни управления.

     Менеджер проекта.

     Инженер проекта.

     Администратор проекта.

     Администратор контрактов.

     Менеджер по закупкам и поставкам.

     Менеджер по персоналу.

     Менеджер по качеству.

     Менеджер по коммуникациям.

     Менеджер по финансам.

     Менеджер-координатор.

     Проектный офис.

 

Вопрос 1. Среда управления проектами.

 

В любой организации можно выделить три группы сотрудников, участвующих в процессе управления ее деятельностью.

1.  Высшее руководство, т.е. специалисты, отвечающие за постановку целей и задач, укрупненное планирование деятельности организации и оценку выполнения этих планов.

2.  Менеджеры ответственны за:

     разработку детальных планов достижения целей, поставленных высшим руководством;

     распределение работ по конкретным исполнителям;

     планирование использования ресурсов;

     контроль по выполнению планов;

     подготовку укрупненных отчетов для высшего руководства.

 

3.  Специалисты на местах отвечают за выполнение определенных работ в соответствии с графиком, предоставление отчетов о состоянии выполняемых работ, их качестве, доступности, загрузке ресурсов и т. д.

Существенные отличия в выполняемых задачах определяют различия в требованиях, которые предъявляют эти группы пользователей к ПО, призванному повысить эффективность их деятельности.

---

 

В свое время компания Welcom Software Technologies провела исследование, позволившее определить различия в требованиях, предъявляемых к ПО на разных уровнях управления проектом (таблица 1). В результате были выделены три уровня управления:

1)      высшего руководства (англ. Executive level –административный уровень);

2)      стратегический (англ. Strategic level – стратегический уровень);

3)      уровень операций (англ. Desktop level – уровень рабочего стола).

 

Таблица 1.

 

Требования к ПО на разных уровнях управления

 

Уровень высшего руководства	Стратегический уровень	Уровень операций
     Легкость в применении.      Возможность получать демонстрационные отчеты.      Мощные возможности обобщения сведений.      Средства для интеграции с данными из других программных приложений.      Процедуры для планирования сверху вниз.	     Мощность временного, ресурсного, стоимостного планирования, анализа рисков.      Возможность интеграции с другими приложениями.      Средства для свертывания (roll-up) данных по проекту (предоставление отчетов руководству) и углублению (drill-down) для планирования на более детальном уровне.      Средства для контроля за реализацией проекта.      Гибкость при настройке выходных форм отчетности.	     Простота использования.      Легкость изучения.      «Прозрачность» процедур ввода данных.      Наглядность.

 

Причем к последнему в данном случае отнесли и исполнителей работ, и руководителей на местах, которые используют ПО для управления проектами не более нескольких часов в месяц.

Можно заметить, что требования, выдвигаемые на уровнях высшего руководства и операций, применимы абсолютно к любой автоматизированной системе для управления предприятием. А требования специалистов, занимающихся детальным планированием (в данном случае – стратегический уровень), зависят от предметной области, в которой они работают. Из таблицы видно, какие функции важны для руководителя проекта.

---

 

Уровень высшего руководства.

Для данного уровня самым главным требованием является простота использования. Руководство, если у него появилась потребность работать с ПО по управлению проектами, будет делать это не очень часто, и не захочет тратить на изучение системы больше 2–3 дней.

Другой важной особенностью является презентационных характер форм предоставления информации по проектам, т.к. руководитель может использовать программное обеспечение для подготовки презентаций для клиентов. Средство для предоставления информации в самом общем виде на одном листе в форме диаграммы Гантта или кривой затрат – самое стандартное требование.

Руководство не будет тратить время на ввод данных, поэтому должна быть альтернатива для получения данных из других источников, в том числе с других уровней управления проектами. В то же время может понадобиться средство для планирования сверху вниз, если возникнет необходимость детализировать построенный руководством план на другом уровне управления.

 

Стратегический уровень.

Базовым требованием на этом уровне является мощность средств временного анализа, ресурсного планирования, стоимостного анализа и анализа рисков. Ведь предполагается, что пользователь не только знает, как вызвать процедуру системы, но и понимает заложенный в нее алгоритм.

Кроме того, очень часто требуется интегрировать данные о проектах с данными из других приложений, например, из бухгалтерских программ и т.д. Обязательно должно быть предусмотрено средство объединения нескольких проектов для обобщенного анализа, управления, контроля.

Важна возможность ввода реальных данных и сравнения предварительных планов с фактическим выполнением для внесения корректирующих операций. Гибкая отчетность нужна, поскольку менеджерам-профессионалам приходится настраивать отчеты не только для себя, но и для сотрудников, работающих с проектом на других уровнях управления.

 

Уровень операций.

Для этого уровня работа с ПО по управлению проектами вторична. Это ответственные за проекты на местах, менеджеры проектов, руководители групп. На уровне операций, конечно же, требуется инструмент по управлению и контролю за проектом, но не на постоянной основе. Сотрудники не могут выделять слишком много времени для поддержания данных по проекту в актуальном состоянии. Например, менеджер проекта может уделить этому лишь несколько часов в месяц. Наиболее часто менеджеры проектов жалуются на то, что масса времени у них уходит на ввод данных по проекту. Однако возможность предоставления отчетов в графическом виде важна для координации действий исполнителей в проекте, что входит в непосредственные обязанности менеджера проекта.

---

Смотрите также файлы

• Бизнеспланирование Тема Необходимость оценки внешней среды в бизнес.pdf

• Доходы и блогосостояние населения Различные концепции принципов социальной справедливости в распределении.pptx

• Опорный конспект тема Приемы и правила стрельбы из стрелкового оружия днем и ночью. Гранатометание Вопросы.doc

• Отчет по ознакомительной практике обучающийся гр. Мтм22.docx

• Конструкции 14 Водопроводные полиэтиленовые.docx