Файл: Программное обеспечение для учёта услуг по прокату оборудования.pdf

23
• доставка, монтаж/демонтаж.
Комплект «Оптимальный»
Отличие данного комплекта заключается в идеальных пропорциях один к одному сателлиты 1 кВт и сабвуферы 1 кВт, звучание, можно услышать в клубах, кинотеатрах, на концерт.
Комплект хорошо подходит для дискотек, выступления групп, танце- вальных коллективов и т.д. комплект рассчитан на 60-100 человек.
Цена проката данного оборудования составляет 6000 рублей/сутки.
В комплект входит:
• две активных акустических системы, общей мощностью 1 кВт;
• две стойки под акустические системы;
• один или дваактивных сабвуфера, мощностью не менее 1 кВт;
• микшерный пульт;
• два радиомикрофона;
• коммутация (провода, удлинители, фильтра);
• четыре световых прибора в подарок;
• доставка, монтаж/демонтаж.
2.1.3
Характеристика деятельности администратора компании
Администратор компании проката — это первый человек, с которым встречаются посетители, поэтому на нем лежит большая ответственность за создание положительного впечатления. Администратор информирует клиен- тов и отвечает на любые интересующие их вопросы[10].
Администратор выполняет следующие обязанности:
1.
Регистрирует клиентов.
2.
Ведёт базу данных клиентов.
3.
Ведёт базу данных оборудования.
4.
Регистрирует поступление, выдачу и возврат оборудования.
5.
Принимает претензии от клиентов.

24 6.
Принимает телефонные звонки, обрабатывает обращение клиентов.
7.
Информирует посетителей по вопросам представления оборудова- ния.
8.
Формирует статистику.
9.
Ведёт отчетность.
Диаграмма детализации процесса формирования заказа на прокат обо- рудования представлена на рисунке 5.
Рисунок 5 — Диаграмма детализации процесса формирования заказа
2.2
Анализ текущего состояния информационной системы
2.2.1
Описание технологии обработки информации
На момент разработки программного продукта в компании по прокату не было программного обеспечения для учёта клиентов, оборудования, со- ставления документации, вывода отчётов и статистики. Запись клиентов осуществлялась ручным способом в журнале. А для учёта и составления от-

25 чётов использовался пакет программ MicrosoftOffice и MicrosoftExcel.При большом потоке клиентов, увеличилось время на их выполнение.
Выявлены следующие недостатки обслуживания клиента.
1.
Большие временные затраты на регистрацию клиентов.
2.
Неполное консультирование клиентов из-за длительного поиска или невозможностью доступа к необходимой информации.
3.
Небезопасная технология хранения документации.
4.
Большие временные затраты на поиск необходимой информации об оборудовании.
5.
Проблемы с формированием отчётов о деятельности компании.
Проведя анализ текущей информационной системы, было принято ав- томатизировать рабочие процессы компании (ведение базы клиентов, базы оборудования, регистрация клиентов, формирование отчётов и т.д.).
2.2.2
5М-анализ
В модели пяти конкурентных сил описывается три параметра, которые должны учитываться при анализе конкуренции на рынке[14]:
• уровень угрозы со стороны товаров-заменителей;
• уровень внутри отраслевой конкуренции;
• угроза появления новых игроков, способных запустить передел рынка.
Работа с данной методикой подразумевает причины её возникновения одной из так называемых «5М». Ошибки и недостатки существующей систе- мы обработки данных представлены в таблице 2.
Таблица 2— 5М анализ для компании проката
Фактор
Описание проблемы
Человек-причины Ошибки при заполнении ручным способом.
Потеря информации. Ошибки при выполнении сложных расчетов, связанных с определением стоимости проката, сумм залога и т.п.

26
Продолжение таблицы 2
Машины и обо- рудование
Нет наглядного представления результатов деятельности компании.
Нет возможности получения аналитических отчетов, необходимых для принятия эффективных управленческих решений.
Материалы- причины
Ведение учёта на бумажных носителях и в MSExcel
Методы-причины Низкая скорость выполнения операций: прием заказа, оформление заказа, выдача и прием оборудования, решение нескольких задач од- новременно.
Измерения- причины
Правильность рассчитанной стоимости услуг по прокату оборудова- ния
Проанализировав несовершенство существующего процессаучета про- ката оборудования, можно сделать вывод о том, что необходимо создать про- граммное обеспечение, использовании которого позволит избежать вышепе- речисленных проблем.
2.2.3 SWOT-
анализ существующей информационной системы
SWOT- анализ — это анализ, который показывает сильные и слабые стороны, возможности и угрозы.
Состояние компании проката зависит отуспешногореагирования на различные воздействия извне.
При анализе внешней ситуации, необходимо учитывать существенные факторы на данный временной период. Рассмотрение этих факторов с воз- можностями компании позволяет решать возникающие проблемы[29].
SWOT- анализ — это необходимый элемент исследований, обязатель- ный предварительный этап при составлении любого уровня стратегических и маркетинговых планов.

27
В результате SWOT-анализа получились данные, которые необходимы при разработке стратегических целей и задач. В таблице 3 представлен
SWOT- анализ для компании проката.
Таблица 3—SWOT-анализ компании проката
Потенциальные внутренние сильные стороны (S)
Потенциальные внутренние слабости (W)
1.
Применяется простая форма для форми- рования заявок, привычная для сотрудников
(журнал, MSExcel)
2.
Нет необходимости частого использова- ния ПК.
3.
Возможность привлечение клиентов ак- циями.
1.
Использование бумажных носителей инфор- мации.
2.
Большие затраты ручного труда.
3.
Долговременное и сложное формирование от- четности
Потенциальные внешние благоприятные возможности (О)
Потенциальные внешние угрозы (Т)
1.
Скидки от поставщиков.
2.
Возможность внедрения нового про- граммного обеспечения.
1.
Возможность потери информации на бумаж- ных носителях
2.
Слабая система обеспечения безопасность ин- формации
3.
Отсутствие актуальной информации
Сильные и слабые стороны являются факторами внутренней среды, ко- торые сами влияют на состояние компании. Возможности и угрозы, внешние факторы, которые влияют на компанию извне и при этом не контролируются компанией.
Преимущества SWOT-анализа заключаются в том, что он достаточно просто позволяет рассмотреть положение компании, услуги в отрасли, и по- этому он является популярным инструментом в управлении рисками и при- нятии управленческих решений на предприятии.

28
2.3
Мероприятия и рекомендации для совершенствования
информационной системы
Основной целью для автоматизирования варианта решения задачи яв- ляется создание программного обеспечения для учёта услуг по прокату обо- рудования [18].
Для реализации проекта автоматизации должны обеспечиваться следу- ющие возможности:
1.
Регистрация клиентов, оборудования и их отслеживание.
2.
Выполнение расчётов и выдача различных отчётов и статистик.
3.
Получение средств мониторинга заявок и заказов на расходное обо- рудование и их наличие.
Преимущества автоматизированного процесса выражаются в:
• сокращении времени на процедуру приема, регистрации клиентов;
• сокращении времени на процесс формирования различных отчётов, процесс инвентаризации оборудования;
• оптимизации работы сотрудников, в целях быстрого и надежного способа ведения, поиска, обработки, безопасного хранения информации о ре- зультатах деятельности и текущем состоянии компании.

29
Рисунок 6 — Дерево функций
Функционал программного обеспечения для
администратора:
1.
Регистрация клиентов.
2.
Формирование отчётности.
3.
Ведение базы оборудования и клиентов.
4.
Фиксирование поступления, выдачи и возврата оборудования.
5.
Проверка наличия оборудования.
6.
Печать квитанций об оплате.
Функционал программного обеспечения
специалиста по монтажу:
1.
Выявление неисправностей оборудования.
2.
Установка оборудования.
Функционал программного обеспечения для
директора:
1.
Формирование отчётов.
2.
Формирование статистики.
3.
Формирование графика работы персонала.
2.4.2
Характеристика организации решения проекта
Разработанное программное обеспечение предполагается использовать в компании проката для работы администратора, специалиста по монтажу

30 оборудования с целью совершенствования процесса приёма, возврата и обра- ботки информации при заявках клиента, а также выбор подходящего обору- дования или комплекта для них.
Преимуществом данной автоматизированной системы является просто- та интерфейса. При этом в программе реализуется весь необходимый для ра- боты функционал. Также программа обеспечивает удобство хранения и обра- ботки информации, реализует быстрое получение информации о наличии оборудования и состоянии заявки клиента. Администратор может получать различные виды отчётов и статистику.
2.5
Обоснование проектных решений
2.5.1
Обоснование выбора технического обеспечения
Важным фактором, который необходимо учесть при разработке про- граммного обеспечения, является потребность в ресурсах, которые имеются на предприятии.
Требования, предъявляемы к рабочему месту:
1.
ПроцессорPentiumIV/Xeon2.4Ггц.
2.
Оперативнаяпамять:1024 Мби выше.
3.
Свободноедисковоепространствонеменее 120Мб.
4.
Сетевая карта.
5.
Мышь.
6.
Клавиатура.
7.
Монитор.
Из описания видно, что к техническому обеспечению программы тре- бования не высоки.

31
2.5.2
Обоснование выбора программного обеспечения
Для разработки программного обеспечения было выбрано решение по реализации программного продукта на платформе «1С:Предприятие 8.3».
Программа 1С давно стала незаменимым бизнес-инструментом для многих предприятий. Компании выбирают «1С:Предприятие», так как у них есть стратегические потребности в подобной системе[20].
Платформа «1С:Предприятие»— это программа решений для предпри- ятий, которые соответствуют способу ведения бизнеса, защищая конкурент- ные преимущества компании на рынке. По сравнению с другими системами отчетности, «1С:Предприятие» позволяет легко и экономически эффективно внедрять и модернизировать систему на фоне богатого набора стандартных функциональных возможностей[2].
Причины, по которым компании выбирают «1С:Предприятие»:
1.
Вы можете легко добавлять поля, создавать формы, строить рабо- чий процесс, писать алгоритмы, а также разрабатывать отчеты.
2.
Система легко интегрируется с любой другой системой, которая уже поддерживает свою дифференцированную бизнес-модель.
3.
Система с легкостью оперирует численными базами данных по не- скольким бизнес-сайтам.
При выборе системы автоматизации, руководителю важно определить какие задачи ему необходимо решить средствами «1С:Предприятия».
Особенностью системы программ «1С:Предприятие» является возмож- ность изменения конфигурации пользователем или организациями. Такая возможность позволяет обеспечить соответствие автоматизированной систе- мы особенностям учёта на определенном предприятии.

32
3
ОПИСАНИЕ РАЗРАБОТАННОГО ПРОГРАММНОГО
ОБЕСПЕЧЕНИЯ
3.1
Описание информационного обеспечения
3.1.1
Описание информационной модели
Несмотря на простоту программного продукта, его внутренняя струк- тура считается итогом непростой скоординированной работы на каждой ста- дии от проектирования, до самой разработки[10].
Информационная система всегда должна быть легко управляемой и со- провождаемой. Создание такой информационной системы представляет со- бой многофункциональный процесс, который включает фазу информацион- ного моделирования.
Информационное обеспечение— это та информация, которая необхо- дима для управления экономическими процессами.
Для того чтобы спроектировать информационное обеспечение исполь- зуются CASE-средства, которые позволяют обеспечить прямое и обратное проектирование, а также сгенерировать базу данных на необходимую плат- форму[8].
Визуальное представление решаемой задачи позволяет создать ER-win, который является представителем этой группы средств. Такое представление используется для детального анализа, уточнения и распространения доку- ментации, которая необходима в разработке[15].
На рисунке 7представлена ER-диаграмма, отражающая структура базы данных, которая необходима для реализации требуемого функционала.

33
Рисунок 7 — Модель данных
3.1.2
Характеристика
нормативно-справочной
оперативной
информации
Справочники — это прикладные объекты конфигурации. Они позволя- ют хранить в информационной базе данные, которые имеют одинаковую структуру и списочный характер.
Справочники являются оперативной нормативно-справочной информа- цией, заполняющиеся на этапе внедрения продукта[3].
Первичные входящие данные — это данные о сотрудниках, клиентах, оборудовании, типах оборудования, подразделениях оборудования.
Описание справочников:
1.
Тип оборудования: код типа, наименование. В данном справочнике хранится информация о наименовании типа, которая необходима для запол- нения справочника «Оборудование».
2.
Подразделение: код, наименование подразделения. Наименование подразделения указывается для каждого типа оборудования в справочнике
«Оборудование».

34 3.
Оборудование: код, наименование, тип оборудования, подразделе- ние и описание. Позволяет дать наименование каждому виду оборудования, а также указать его тип и к какому подразделению относится данное оборудо- вание. Для удобного и быстрого поиска оборудования используется иерархи- ческая форма справочника.
4.
Сотрудники: код, наименование, ФИО, должность, контакты.
Наименование формируется автоматически. Каждому сотруднику присваива- ется роль. Также справочник имеет вид иерархии.
5.
Клиенты: код, ФИО, пол, контактная информация. Служит для ав- томатического выбора клиента при заполнении документа «Прокат», кото- рый уже неоднократно пользовался услугами проката оборудования. Кон- тактная информация о клиенте представлена в табличной части справочника [23].
6.
Пол: код, наименование.
7.
Тип контакта: код, наименование.
8.
Должность: код, наименование.
9.
Дни недели: код, наименование.
10.
Статус оборудования: код, наименование.
11.
Статус заказа: код, наименование.
Форма справочника «Тип оборудования» представлена на рисунке 8.
Рисунок 8 — Справочник «Тип оборудования»
Форма справочника «Подразделение» представлена на рисунке 9.