Файл: Я. Е. Богатова подпись инициалы и фамилия.docx

Второй проект: оптимизация схемы принятия управленческих решений.

Рассмотрим состав команды проекта: Управляющий – директор, Руководитель проекта – директор, команда проекта – начальник отдела кадров, бухгалтер.

Распределение обязанностей между участниками проекта представлено в таблице 24.

Таблица 24 – Распределение обязанностей участников проекта при оптимизации схемы принятия управленческих решений

Этап	Директор организации	Начальник отдела кадров	Бухгалтер
Инициация и запуск проекта	Выполнение работ
Формирование команды проекта	Принятие решений, выполнение работ
Разработка оптимальной схемы принятия управленческих решений	Консультации	Выполнение работ	Выполнение работ
Тестирование предложенной схемы	Консультации	Выполнение работ	Выполнение работ
Внесение корректировок в схему	Принятие решений, контроль	Выполнение работ	Выполнение работ
Утверждение оптимизированной схемы принятия решений	Выполнение работ
Оценка эффективности	Выполнение работ

Рисунок 14 - Описание видов работ

На следующем этапе планирования реализации проекта нужно оценку сроков и ресурсов проекта. На этом этапе определяются затраты времени и ресурсов на реализацию всех этапов проекта.
Таблица 25 – Трудозатраты на выполнение работ по проекту

Номер п/п	Работа	Трудозатраты, ч
Инициация и запуск проекта	A	1
Формирование команды проекта	B	2
Анализ альтернативных вариантов ведения документооборота	C	10
Выбор оптимального варианта	D	5
Приобретение ПО	E	3
Пуско-наладочные работы	F	5
Обучение работников использованию электронного документооборота	G	20
Инициация и запуск проекта	H	1
Формирование команды проекта	I	2
Разработка оптимальной схемы принятия управленческих решений	J	15
Тестирование предложенной схемы	K	5
Внесение корректировок в схему	L	2
Утверждение оптимизированной схемы принятия решений	M	4
Оценка эффективности	N	2

---

В таблице 25 представлены работы, которые необходимо выполнить для реализации проекта, однако стоит отметить, что некоторые работы выполняются параллельно, а некоторые последовательно. На следующем этапе необходимо произвести разбиение работ с учетом отношений упорядочения.

Таблица 26 – Отношения упорядочения

Номер п/п	Работа	Предшественник	Трудозатраты, ч
Инициация и запуск проекта	A		1
Формирование команды проекта	B	A	2
Анализ альтернативных вариантов ведения документооборота	C	B	10
Выбор оптимального варианта	D	C	5
Приобретение ПО	E	D	3
Пуско-наладочные работы	F	E	5
Обучение работников использованию электронного документооборота	G	F	20
Инициация и запуск проекта	H	-	1
Формирование команды проекта	I	H	2
Разработка оптимальной схемы принятия управленческих решений	J	I	15
Тестирование предложенной схемы	K	J	5
Внесение корректировок в схему	L	K	2
Утверждение оптимизированной схемы принятия решений	M	L	4
Оценка эффективности	N	M	2

На основе данных, приведенных в таблице 26 составляем сетевой график (рисунок 15). Сетевой график — это динамическая модель производственного процесса, отражающая технологическую зависимость и последовательность выполнения комплекса работ, увязывающая их свершение во времени с учётом затрат ре­сурсов и стоимости работ с выделением при этом

---

 узких (критических) мест. Сетевой график представляет собой сетевую модель, отражающую графически взаимосвязь между процессами, выполнение которых необходимо для достижения одной или нескольких поставленных задач.

Рисунок 15 - Сетевая модель



Рисунок 16 - Диаграмма Ганта

Ключевые точки проекта

Электронный документооборот запущен в работу – 17.07.2023.

Оптимизированная схема принятия управленческих решений принята в работу – 13.07.2023.

Для проекта высоким приоритетом пользуется содержание проекта, средний приоритет у графика реализации проекта, бюджет проекта имеет низкий приоритет.

Таблица 27 – Документы проекта

Приказ о запуске проекта	Готовит руководитель проекта, утверждает –директор
План проекта	Составляет команда проекта, Согласовывает – Руководитель проекта, Утверждают – директор
Техническое задание	Составляет команда проекта, Согласовывает – Руководитель проекта, Утверждают – директор
Технический проект	Составляет команда проекта, Согласовывает – Руководитель проекта, Утверждают – директор
Итоговый отчет по проекту	Готовит Руководитель проекта, утверждает директор

Данный проект является внутренним, его результаты целиком и полностью будут использоваться только внутри организации. Непосредственное влияние проект окажет на всех работников: через информационное воздействие.

Проведем оценку рисков проекта в таблице 28.
Таблица 28 - Виды рисков и мероприятия по снижению

Факторы риска		Угрозы		Мероприятия по снижению
Внутренние риски
Изменение требований Руководителя		Увеличение сроков работы над проектом, потребность внесения изменений в программу		Определение необходимого уровня детализации планирования
Ошибки проектирования, упущения и непонимания		Срывы сроков проекта		Планирование и использование резервов.
Недостаточно квалифицированный персонал		Срывы сроков выполнения, может возникнуть необходимость переделки работ		Постоянный контроль со стороны руководителя проекта
Недостаточность финансовых ресурсов		Остановка проекта		Тщательное планирование бюджета
Внешние риски
Изменение ситуации на рынке (падение спроса)	Остановка проекта		Анализ рынка, постоянный мониторинг ситуации ,переквалификация деятельности
Повышение активности конкурентов	Снижение ожидаемых показателей проекта		Анализ рынка, постоянный мониторинг ситуации

---

Оценка рисков производится директором предприятия. В процессе оценке используются три показателя:

1. 
   Вероятность возникновения риска - это вероятность того, что в результате реализации проекта произойдут потери для предпринимательской фирмы, т.е. вероятность нежелательного исхода (шкала: 0-1).
   
2. 
   Степень влияния риска – сила возможных потерь для предпринимательской фирмы в результате наступления рискового события (шкала: 1-10).
   
3. 
   Ранг риска – значимость данного риска для деятельности предпринимательской фирмы (шкала: 1-5).
   

Оценка рисков представлена в таблице 29.

Таблица 29 - Оценка рисков, связанных с реализацией проекта

Группа риска	Вероятность возникновения риска	Степень влияния	Ранг риска
Внутренние риски
Изменение требований	0,1	8	2
Ошибки проектирования, упущения и непонимания	0,2	6	2
Недостаточно квалифицированный персонал	0,2	10	5
Снижение заинтересованности участников проекта в его реализации	0,4	9	4
Недостаточность финансовых ресурсов	0,2	6	3
Внешние риски
Изменение ситуации на рынке (падение спроса)	0,4	10	5
Повышение активности конкурентов	0,8	8	4

Из таблицы видно, что самым значимым для организации является риск повышения активности конкурентов.

В этом параграфе была разработана концепция проекта, выделены цели, задачи, поставлены ограничения на ресурсы. Декомпозированы работы по проекту, выявлены их отношения и зависимости. Представлен сетевой график проекта, определен его критический путь.

---

3.3 Оценка эффективности предложенных мероприятий

Первым мероприятием, которое рекомендуется к внедрению является внедрение электронного документооборота. Электронный документооборот планируется реализовать посредствам системы «1С: Документооборот».

Стоимость внедрения программного обеспечения составляет 79 тыс. руб. Также ежегодное обслуживание составляет 15 тыс. руб.

Вторым мероприятием выступает оптимизация схемы принятия управленческих решений. Реализация данного мероприятия не требует финансовых вложений.

В результате реализации данных мероприятий ожидается получение относительного и абсолютного экономических эффектов.

Относительный экономический эффект учитывается при расчете срока окупаемости и выражается в денежном выражении экономии времени работников при работе с электронными документами, а также в сокращении непроизводственных потерь времени (поиск документа, распечатка документа, сбор подписей и т.д.).

Абсолютный экономический эффект выражается в сокращении затрат на канцелярию.

Проведем расчет относительного экономического эффекта.

Эффект от сокращения трудоемкости обработки информации:


Т – трудоемкость обработки информации до внедрения ПО, чел.час.;

Зм – среднемесячная заработная плата управленческого работника, руб.;

Кд – количество рабочих дней в месяце, д.

Ч – количество рабочих часов в день, ч.

Тк – трудоемкость обработки информации после внедрения ПО, чел.час.

Внедрение электронного документооборота позволит сократить затраты времени управленческих работников на обработку информации.

= 823,2 руб./мес. или 9878,3 руб. в год. на 1 управленческого работника

На предприятии работает 6 управленческих работников, таким образом эффект от сокращения трудоемкости обработки информации составит 59,27тыс. руб. в год.

Эффект от сокращения потерь рабочего времени

Э = (∆В*Ч*Ф)*З

∆В – сокращение потерь и непроизводительных затрат времени работников в течении рабочего дня, ч.

---