ВУЗ: Пермский государственный технический университет
Категория: Учебное пособие
Дисциплина: Информатика
Добавлен: 20.10.2018
Просмотров: 6702
Скачиваний: 7
1041.png)
41
4. Работа в MS EXCEL
1.1. Построение таблицы в MS Excel 2007
1.1.1.
Общие сведения
Программный продукт MS Office Excel 2007 необходим тем, кто по специфике своей работы имеет
дело с цифрами. Практически во всех случаях, когда информация может быть представлена в табличной
форме – удобно использовать данную программу.
С помощью Excel можно создавать, редактировать, распечатывать таблицы, быстро выполнять опера-
ции над цифрами, создавать диаграммы, строить графики.
Выполнение многих основных действий в программе точно такое же, как в Word, например, сохране-
ние документа, открытие, закрытие, поэтому дополнительно описываться не будут.
Элементы окна MS Excel
Запустите электронные таблицы Пуск... Все программы... Microsoft Office… Microsoft Excel.
Рисунок 21. Элементы окна MS Excel
Документ, созданный в программе MS Excel, называется книгой и состоит из рабочих листов. В но-
вой книге листов три, однако, в дальнейшем, их можно добавлять, удалять и переименовывать.
Как и в Word верхнее поле программы – лента инструментов содержит вкладки с командами. От-
личием от Word является присутствие специфических для Excel команд и строки формул, которая предна-
значена для ввода и редактирования формул.
Рабочее поле программы состоит из ячеек, каждая из которых имеет свое индивидуальное имя, со-
стоящее из номера столбца и номера строки, на пересечении которых она находится.
42
Ячейка, выделенная жирной рамкой, называется активная ячейка, именно в нее будет вводиться
текст. Для активизации ячейки следует "щелкнуть" на ней мышью или стрелками передвижения курсора на
клавиатуре передвинуться в активизируемую ячейку.
Перемещение по листу осуществляется с помощью двух полос прокрутки.
1.1.2.
Ввод и редактирование данных
Типы данных в ячейке
В ячейке листа Excel может содержаться текст (любые текстовые символы), числа (цифры и запятые
как десятичный разделитель), даты (цифры и точки – как разделитель дня, месяца, года), формулы (для ав-
томатического расчета значения ячейки).
Для ввода данных в ячейку необходимо:
Активизировать ячейку, в которую нужно ввести текст;
Ввести текст с клавиатуры;
Нажать клавишу Enter для подтверждения ввода;
Активная ячейка должна переместиться вниз. Именно поэтому таблицы удобно набирать
сверху вниз, а не справа налево.
Изменение содержимого ячейки
Для того чтобы изменить содержимое ячейки активизируйте ячейку, ее содержимое отобразиться в
строке формул, щелкните мышью в строке формул и редактируйте ее содержимое, после чего нажмите
Enter.
Добавление/удаление/переименование листов книги Excel
По умолчанию в книге Excel содержится 3 листа. Чтобы добавить лист щелкните на кнопке Вставить
лист (на рис. цифра 1). В книге появится Лист 4.
Рисунок 22. Работа с листами книги Excel
Для удаления листа необходимо щелкнуть правой клавише мыши на ярлыке листа (на рис. цифра 2) и
в контекстном меню выберите команду Удалить.
Задание 42. Работа с листами книги Excel
Удалите Лист 3.
Для переименования листа необходимо щелкнуть правой клавишей мыши на ярлыке листа и выбрать
команду Переименовать. Название листа должно выделиться цветом – вводите новое название.
Задание 43. Работа с листами книги Excel
Переименуйте Лист 4 в Лист 3.
Задание 44. Работа с листами книги Excel
Создайте таблицу статистики объемов реализации продуктового магазина, для этого:
Присвоим Листу 1, на котором будет размещаться таблица имя – «Выручка»;
Щелкните правой клавишей мыши на ярлыке листа (на его названии – «Лист 1»). В открывшемся
контекстном меню выберите команду Переименовать. Название листа должно выделиться цветом – вводи-
те новое название – «Выручка».
43
Активизируйте ячейку А1 щелчком мыши и вводите название первого столбца таблицы, после чего
нажмите Enter. Слово «Наименование» не вошло в ячейку – необходимо увеличить ширину столбца А.
Рисунок 23. Пример таблицы
Увеличение/уменьшение ширины столбца
Наведите указатель мыши между названиями столбцов листа (в примере между название столбца А и
В). Указатель мыши должен принять вид двухсторонней стрелки. Удерживая левую клавишу мыши протя-
ните в нужном направлении.
Рисунок 24. Изменение ширины столбца
Данная таблица располагается в интервале ячеек с А1 по D4. В Excel этот интервал обозначается
А1:D4.
Редактирование и удаление данных в ячейке
Если Вы допустили ошибку в ячейке и подтвердили ввод, ее содержимое можно редактировать. Ак-
тивизируйте ячейку с ошибкой, в строке формул отобразиться ее содержимое. Поставьте курсор в строку
формул и исправляйте ее содержимое, затем нажмите Enter.
Если Вы допустили ошибку в неподтвержденной ячейке – используйте клавиши Backspace или Delite
для редактирования текста.
Если Вы хотите заменить содержимое ячейки - активизируйте ее и вводите текст прямо поверх пре-
дыдущего, по окончании ввода нажмите Enter.
Задание 45. Ввод и редактирование данных
Измените заголовки столбцов на Апрель, Май и Июнь, а названия строк напишите с маленькой бук-
вы.
Рисунок 25. Пример редактирования ячеек
1.1.3.
Форматирование ячеек
Выделение ячеек
Для того, чтобы совершить какую-либо операцию с ячейкой/диапазоном ячеек – их необходимо вы-
делить.
Для выделения одной ячейки необходимо выполнить на ней щелчок мыши. Выделите ячейку
C2;
44
Для выделения диапазона ячеек необходимо щелкнуть на левой верхней ячейке диапазона и
удерживая левую клавишу мыши протянуть выделение до правой нижней ячейки. Выделите диапазон
A1:D5.
Для снятия выделения с диапазона ячеек необходимо щелкнуть мышью по любой другой ячейке
листа.
Для выделения группы несвязанных ячеек необходимо выделить первую ячейку или первый
диапазон интервала, нажать и удерживать клавишу Ctrl и вместе с ней выделять остальные ячей-
ки/диапазоны интервала. Выделите одновременно ячейки А2 и C4.
Для выделения столбца необходимо навести указатель мыши на имя столбца. Указатель мыши
должен принять вид черной стрелки и выполнить один щелчок левой клавишей мыши.
Для выделения строки необходимо навести указатель мыши на номер строки и выполнить один
щелчок левой клавишей мыши.
Задание 46. Форматирование данных
Приведите формат таблицы к следующему виду, используя вкладку Главная
Рисунок 26. Форматирование ячеек
Шрифт, начертание, заливка
Выделите диапазон ячеек A1:D1. На вкладке Главная группы Шрифт выберите размер шрифта 14,
начертание – жирный, цвет заливки – желтый, в группе Выравнивание настройте выравнивание текста
внутри ячеек – по центру. Настройте шрифты и выравнивание для остальной части таблицы.
Границы
Листы в Excel разбиты на ячейки, однако, при печати границы
ячеек отображаться не будут.
Чтобы нарисовать границы ячеек таблицы необходимо:
Выделить нужный диапазон – A1:D5
На вкладке Главная в группе Шрифт открыть выпадающий список кнопки Границы и выбрать гра-
ницы, которые требуется прорисовать. Кроме того, перед выбором границ можно выбрать Вид линии и
Цвет линии в этом же списке команд.
Удаление заливки и границ
Если содержимое ячейки можно удалить, нажав клавишу Delite, то границы и заливка удаляются
только отменой этих команд.
Для удаления заливки выделите диапазон ячеек A1:D1. В группе Шрифт разверните свиток Цвет
заливки, выберите команду Нет заливки.
Для удаления границ таблицы необходимо выделить ячейки A1:D5. В группе Шрифт разверните вы-
падающий свиток Границы, выберите команду Нет границы.
Для удаления содержимого и форматов ячейки можно воспользоваться кнопкой Очистить на вкладке
Главная в группе Редактирование.
Задание 47. Форматирование данных
Для диапазона ячеек А1:D1 примените цвет заливки – зеленый, прорисуйте толстую внешнюю грани-
цу, тонкую внутреннюю границу.
45
1.1.4.
Основные операции с ячейками: копирование, вырезание,
перемещение
Вырезание и перемещение ячеек
С помощью команд Вырезание и Перемещение ячеек возможно перемещать их целиком или их со-
держимое. А также можно использовать определенную часть содержимого или их свойства.
Например,
можно скопировать вычисленное по формуле значение, не копируя саму формулу, или скопировать только
формулу.
Задание 48. Вырезание и редактирование ячеек
Необходимо добавить заголовок для таблицы «Выручка от реализации товаров магазина «ХХХ». Эту
операцию можно выполнить несколькими способами:
1 способ:
Выделите диапазон ячеек А1:D5;
На вкладке Главная в группе Буфер обмена выберите команду Вырезать;
Активизируйте ячейку, в которой должен находиться левый верхний угол таблицы. В примере это
ячейка А2;
На вкладке Главная в группе Буфер обмена выберите команду Вставить;
Отмените последнее действие, нажав кнопку
на Панели быстрого доступа.
2 способ:
Выделите диапазон ячеек А1:D5;
Наведите указатель мыши на границу выделенного диапазона – указатель мыши должен принять
вид креста из стрелок
;
Нажмите, удерживайте левую клавишу мыши и перетащите диапазон в нужное место, ориентиру-
ясь на серую обводку.
В ячейку А1 введите название таблицы.
Объединение ячеек
В нашем примере заголовок таблицы располагается в ячейке А1, а по отношению к таблице - слева.
Выделите ячейку А1 и настройте выравнивание – по центру. Обратите внимание, что текст выравнивается
по центру относительно ячейки А1, а не всей таблицы. Для выравнивания заголовка относительно таблицы
выполним объединение ячеек.
Выделите диапазон ячеек А1:D1;
На вкладке Главная в группе Выравнивание нажмите кнопку Объединить и поместить в центре.
Все ячейки диапазона объединятся в одну, а содержимое выровняется по центру.
1.1.5.
Сохранение книги MS Excel
Операция сохранения книги MS Excel схожа с той же операцией в MS Word. Сохраните текущую
книгу в Вашу папку под именем «Продуктовый магазин».
При сохранении следует помнить, что в одном файле программы (т.е. под одним имененм и в одном
месте) сохраняются все листы книги.
1.2. Расчеты в MS Excel 2007
1.2.1.
Ввод формул
Программный продукт MS Excel предназначен для выполнения различного рода расчетов. Если циф-
ра в ячейке должна рассчитаться по формуле, которую задал пользователь, необходимо:
Активизировать ячейку, в которой должен быть получен результат;
Ввести с клавиатуры знак равно (=);
Ввести формулу.