Файл: Методические рекомендации по применению гост р 972016 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационнораспорядительная документация..pdf

02.06.20222
Система ГАРАНТ
21/47
Зам. директора по финансовым вопросам
Зам. директора по административным вопросам
Подпись
А.П. Петров
Подпись
Е.А. Мармеладов
В документах, составленных комиссией, в подписи указывается статус лица в составе комиссии:
Председатель комиссии
Подпись
П.П. Петров
Члены комиссии:
Подпись
М.М. Мишина
Подпись
А.Е. Полторацкая
Документ может быть подписан только тем лицом, должность и фамилия которого указана на документе.
Подписание документа другим лицом с проставлением косой черты или надписи "за" недопустимо.
При подписании документа лицом, имеющим право подписи в случае временного отсутствия руководителя, исправления в наименование должности и расшифровку фамилии уже подготовленного и согласованного проекта документа вносятся от руки или с использованием соответствующих штампов. Если работник организации приказом назначен исполняющим обязанности руководителя, подпись оформляется следующим образом:
И.о. генерального директора
Подпись
С.Н. Арбузов или
Исполняющий обязанности генерального директора
Подпись
С.Н. Арбузов
При оформлении подписи наименование должности начинается от левого поля, а последняя буква фамилии оказывается на границе правого поля.
При наличии нескольких подписей по границе правого поля располагается самая длинная фамилия, а остальные выравниваются по инициалам.
Допускается центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки.
При наименовании должности, занимающем несколько строк, расшифровка подписи печатается на уровне нижней строки.
4.23. Отметка об электронной подписи*(24)
Отметка об электронной подписи используется при визуализации электронного документа, подписанного электронной подписью.
Отметка об электронной подписи включает: фразу "Документ подписан электронной подписью"; номер сертификата ключа электронной подписи; фамилию, имя, отчество владельца сертификата; срок действия сертификата ключа электронной подписи.
Отметка об электронной подписи может включать изображение эмблемы, товарного знака

02.06.20222
Система ГАРАНТ
22/47
(знака обслуживания) организации в соответствии с действующим законодательством.
Эмблема организации
ДОКУМЕНТ ПОДПИСАН
ЭЛЕКТРОННОЙ ПОДПИСЬЮ
Директор
Сертификат 1а111ааа000000000011
П.П. Петров
Владелец Петров Петр Петрович
Действителен с 01.01.2017 по 31.12.2018
Отметка об электронной подписи, как правило, оформляется для документов, подписанных усиленной электронной подписью.
При внутреннем обмене документами и при обмене с организациями партнерами, если это предусмотрено соглашением между сторонами, организации могут использовать усиленные неквалифицированные и простые электронные подписи.
Отметка об электронной подписи располагается на традиционном месте собственноручной подписи: между наименованием должности подписывающего лица и расшифровкой подписи. Если электронный документ оформляется на бланке должностного лица, указания на наименование должности лица, подписывающего документ, не требуется.
4.24. Печать
Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подписи печатью в соответствии с законодательством
Российской Федерации.
Документы заверяют печатью организации. Печать проставляется, не захватывая собственноручной подписи лица, подписавшего документ, или в месте, обозначенном "МП"
("Место печати").
Например:
Зам. генерального директора
Подпись
А.Р. Горячев
Главный бухгалтер
Подпись
А.В. Моргунова

02.06.20222
Система ГАРАНТ
23/47
Примерный перечень документов, на которые ставится печать организации, приведен в приложении N 3.
4.25. Отметка об исполнителе
Отметка об исполнителе оформляется на нижнем поле лицевой стороны последнего листа документа от границы левого поля или, при отсутствии места, - на оборотной стороне внизу слева.
Отметка об исполнителе включает фамилию, имя и отчество исполнителя, номер его телефона.
Например:
Абрикосов Альберт Петрович
7 (495) 924-45-67
Отметка об исполнителе может дополняться наименованием должности, структурного подразделения и электронным адресом исполнителя.
Например:

02.06.20222
Система ГАРАНТ
24/47
Абрикосов Альберт Петрович, Контрольное управление, ведущий специалист, +7 (495) 924-45-67, Abrikosov@gov.ru
Отметка об исполнителе может оформляться как нижний колонтитул и печататься шрифтом меньшего размера.
4.26. Отметка о заверении копии
Отметка о заверении копии оформляется для подтверждения соответствия копии документа
(выписки из документа) подлиннику документа. Отметка о заверении копии проставляется под реквизитом "подпись" (отметка об электронной подписи) и включает: слово "Верно"; наименование должности лица, заверившего, его собственноручную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения копии (выписки из документа).
Например -
Верно
Инспектор службы кадров
07.09.2018
Подпись
М.М. Машкина
Если копия выдается для представления в другую организацию, отметка о заверении копии заверяется печатью организации (при ее наличии), а также (при необходимости) дополняется надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия ("Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле N ___ за ___ год").
Для проставления отметки о заверении копии может использоваться штамп.
Копии электронных документов, созданные на бумажном носителе, заверяются в установленном порядке.
Электронные копии документов на бумажном носителе заверяются электронной подписью, в порядке, установленном нормативными правовыми актами Российской Федерации.
4.27. Отметка о поступлении документа
Отметка о поступлении документа служит для подтверждения факта поступления документа в организацию и включает дату поступления и входящий регистрационный номер документа. При необходимости отметка о поступлении может дополняться указанием времени поступления и способа доставки документа.
Отметка о поступлении документа может проставляться с помощью штампа.
При отсутствии места для проставления отметки о поступлении на лицевой стороне поступившего документа отметка ставится на оборотной стороне листа.
4.28. Резолюция
Резолюция содержит указания по исполнению документа. Резолюция оформляется на свободном месте рабочего поля документа, на бланке резолюции или вносится непосредственно в систему электронного документооборота.
Резолюция включает: фамилию, инициалы исполнителя (исполнителей), поручение по документу, срок исполнения, подпись лица, вынесшего резолюцию, дату резолюции.

02.06.20222
Система ГАРАНТ
25/47
Например:
Иванову А.А.
Прошу подготовить предложения к
10.11.2018.
Подпись
07.10.2018
Срок исполнения поручения не указывается, если он назван в тексте поступившего документа и руководитель не считает необходимым изменить его.
При указании нескольких исполнителей фамилия ответственного исполнителя указывается первой, или подчеркивается.
Например:
Иванову А.А.
Петрову В.Н., Сидорову Г.Р.
Прошу представить предложения
10.11.2018.
Подпись
07.10.2018
Если указания по исполнению содержатся в тексте документа, то резолюция содержит указание на исполнителя, подпись лица, вынесшего резолюцию и дату резолюции.
Для резолюции может быть предусмотрен специальный бланк формата А5 или А6.
В резолюцию, оформленную на отдельном бланке, также могут включаться сведения о должности ее автора.
Резолюция прикрепляется к документу и вместе с ним подшивается в дело.
Оформление резолюции в СЭД должно соответствовать указанным требованиям.
Резолюция, оформленная в СЭД для документа на бумажном носителе, со сроком хранения временным (более 10 лет) или постоянным, при направлении документа в дело распечатывается и помещается в дело вместе с документом.
4.29. Отметка о контроле
Отметка о контроле свидетельствует о постановке документа на контроль, проставляется штампом "Контроль" на верхнем поле документа.
При постановке на контроль документа в СЭД в регистрационно-учетную форму заносятся сведения об этом.
Настройка СЭД производится таким образом, чтобы сотрудник, осуществляющий контроль, и исполнитель могли получать автоматические уведомления о приближении контрольных сроков.
4.30. Отметка о направлении документа в дело
Отметка о направлении документа в дело определяет место хранения документа после завершения работы с ним. Отметка также свидетельствует об исполнении документа и снятии его с контроля.
Отметка включает: слова "В дело", индекс дела по номенклатуре дел, в которое помещается документ на хранение, с указанием года, должность лица, оформившего отметку, подпись, дату.

02.06.20222
Система ГАРАНТ
26/47
Например:
В дело N 01-18 за 2016 г.
Зав. отделом корпоративных проектов
Подпись
10.12.2018
Отметка о направлении документа в дело может дополняться краткими сведениями о характере исполнения документа, например: "Направлен ответ (дата), (N)", "Проведена консультация по телефону (дата)", "Учтено при разработке проекта" и др. Сведения указываются в начале отметки.
Например:
Ответ направлен 04.05.2018 N 05-06/12
В дело N 05-06 за 2018 г.
Зав. отделом корпоративных проектов
Подпись
10.06.2018
При использовании СЭД отметку допускается не ставить, при этом следует учитывать необходимость формирования в СЭД сведений о результате и времени исполнения документа, о том к какому делу относится документ, где хранится дело, кто ответственен за завершение его исполнения и помещение в дело.
5. Подготовка текстов документов
Текст документа составляется на русском языке как государственном языке Российской
Федерации.
В органах государственной власти, органах местного самоуправления, государственных учреждениях республик Российской Федерации наряду с государственным языком Российской
Федерации могут употребляться государственные языки республик. В деятельности государственных органов, организаций, предприятий и учреждений Российской Федерации используются государственный язык Российской Федерации, государственные языки республик и иные языки народов Российской Федерации*(31).
5.1. Русский язык в обязательном порядке используется:
- в переписке между государственными органами, организациями, предприятиями, учреждениями субъектов Российской Федерации с адресатами в Российской Федерации;
- в переписке с предприятиями, организациями, не находящимися в ведении данного субъекта Российской Федерации или расположенными на территории других субъектов
Российской Федерации;
- при оформлении документов, удостоверяющих личность гражданина Российской
Федерации, записей актов гражданского состояния, трудовых книжек, а также документов об образовании и др.
Русский язык и язык республики в составе Российской Федерации одновременно применяются:
- в делопроизводстве судебных и правоохранительных органов;
- в сферах промышленности, связи, транспорта и энергетики на всей территории Российской
Федерации;
- в сфере обслуживания и коммерческой деятельности*(32).

02.06.20222
Система ГАРАНТ
27/47 5.2. В тексте документа, подготовленном на основании законодательных или иных нормативных правовых актов, ранее изданных распорядительных документов, указывается наименование вида документа и заголовок к тексту, а также их реквизиты:
- наименование организации - автора документа, дата документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту;
- наименование организации или должностного лица, утвердившего документ, дата утверждения документа.
Например:
Во исполнение приказа Росархива от 23 декабря 2009 г. "Об утверждении Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти"_ или
На основании Положения о службе делопроизводства, утвержденного Приказом ВНИИДАД от
25 сентября 2018 г. N 146_
При ссылке на законодательные и иные нормативные правовые акты указывается официальный источник их опубликования (Собрание законодательства Российской Федерации,
Бюллетень ведомственных нормативных актов, информационный портал http://www.pravo.gov.ru, издания субъектов Российской Федерации и органов местного самоуправления).
Например:
Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации"
(Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст. 4169; 2006, N 50, ст. 5280;
2007, N 49, ст. 6079, N 20, ст. 4034; 2010, N 19, ст. 2291, N 31, ст. 4196; 2013, N 7, ст. 611; 2014,
N 40, ст. 5320; 2015, N 48, ст. 6723; 2016, N 10, ст. 1317, N 22, ст. 3097; 2017, N 25, ст. 3596);
5.3. Текст документа может содержать разделы, подразделы, пункты, подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Выделение более четырех уровней рубрикации текста не рекомендуется.
Разделы и подразделы могут иметь заголовки. Заголовки разделов пишутся с прописной буквы. Допускается написание заголовков разделов прописными буквами. Подзаголовки пишутся с прописной буквы строчными. Заголовки разделов допускается выделять полужирным шрифтом.
В текстах документов употребляются только общепринятые термины, а также аббревиатуры и графические сокращения.
При употреблении термина или аббревиатуры, которые могут быть непонятны читателю, они расшифровываются при первом употреблении. Если таких лексических единиц в тексте мало
(до 4-х), расшифровки можно давать в подстраничных сносках. Если их больше, рекомендуется составить раздел "Термины и определения" и "Перечень сокращений".
При употреблении в тексте фамилий и инициалов инициалы указываются после фамилии.
5.4. Текст документа может излагаться в виде таблицы, анкеты или грамматически связного текста.
Анкета - текст документа, характеризующего один объект по набору признаков и построенный в виде вопросов и ответов*(33).
Таблица - текст документа, имеющий упрощенную логико-синтаксическую структуру и пространственную организацию и позволяющий сопоставить предметы, явления, процессы по определенному набору признаков*(34).
Грамматически связный текст*(35) - текст документа, сохраняющий логико-синтаксическую структуру и пространственную организацию естественного языка.
В тексте анкеты может содержаться как словесная, так и цифровая информация. При

02.06.20222
Система ГАРАНТ
28/47 построении анкеты вопросы выражаются существительными в именительном падеже, например:
"фамилия", "имя", "отчество"; или словосочетаниями, опорным словом в которых является существительное, например: "структурное подразделение", "последнее место работы", "результат выполнения плана", "причина отсутствия".
Вопросы анкеты и ответы на них грамматически согласовываются.
Табличные тексты применяются в таких документах, как структура и штатная численность, штатное расписание, план работы, техническое задание, некоторые виды отчетов, перечни и др.
Например: