Файл: Методические рекомендации по применению гост р 972016 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационнораспорядительная документация..pdf

02.06.20222
Система ГАРАНТ
29/47 изданный организацией; формулировка целей и задач, стоящих перед организацией, описание фактов или событий, послуживших причиной издания приказа.
Например:
В целях совершенствования документационного обеспечения управления организации
ПРИКАЗЫВАЮ
В соответствии с приказом ВНИИДАД от 25 сентября 2018 г. N 125 "О повышении исполнительской дисциплины"
ПРИКАЗЫВАЮ:
Констатирующей части может не быть, если предписываемые действия не нуждаются в обосновании.
Распорядительная словесная формула: "приказываю" печатается прописными буквами
(ПРИКАЗЫВАЮ) без разрядки с новой строки от абзаца или строчными буквами вразрядку (п р и к а з ы в а ю) в продолжение преамбулы, с выделением полужирным шрифтом или без выделения, с проставлением двоеточия.
Слово "постановляет" пишется в продолжение преамбулы вразрядку.
Текст распоряжения распорядительной словесной формулы не имеет.
Распорядительная часть состоит из пунктов, в которых излагаются управленческие решения.
Если решение является организационным ("утвердить", "создать"), в пункте распорядительной части приказа формулируется само решение без указания исполнителей и сроков исполнения. Организационные решения вступают в силу с даты подписания и регистрации приказа.
Если пункт формулирует поручение, в нем указывается:
- поручение;
- исполнитель (исполнители);
- срок исполнения поручения.
Если проект распорядительного документа отменяет полностью или частично ранее изданные документы, то в предпоследнем пункте проекта распорядительного документа необходимо их указать.
Например:
3. Признать утратившим силу распоряжение от 25 сентября 2014 г. "Об утверждении Правил внутреннего трудового распорядка".
В последнем пункте распорядительного документа указывается наименование должности лица, ответственного за его исполнение, с указанием фамилии и инициалов.
Например:
4. Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя генерального директора Иванова
А.А.
Пример оформления распорядительных документов дан в приложениях N 4 и N 5.
5.6. К организационным документам относятся локальные нормативные акты организации, устанавливающие права, обязанности, порядок функционирования структурных подразделений или последовательность осуществления каких-либо действий (операций).
В локальных нормативных актах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция, регламент) текст формулируется от третьего лица единственного или множественного числа ("отдел осуществляет функции_", "в состав

02.06.20222
Система ГАРАНТ
30/47 управления входят_").
Текст организационных документов всегда делится на пункты (подпункты) в соответствии с объектом регламентации.
В положении о структурном подразделении:
- общие положения;
- структура (если подразделение имеет структуру);
- задачи;
- функции;
- права;
- ответственность;
- взаимоотношения.
В должностной инструкции:
- общие положения;
- функции;
- должностные обязанности;
- права;
- ответственность;
- взаимоотношения.
Разделы всегда имеют заголовки, напечатанные с прописной буквы.
В тексте документов, регламентирующих какой-либо процесс, должны четко прослеживаться причинно-следственные связи между нормами, правилами, требованиями.
В тексте таких документов преобладают определенные типы модальных значений, передаваемые определенными выражениями:
- дозволение ("разрешается", "может", "имеет право", "вправе", "рекомендуется" и др.);
- обязывание ("должны", "обязаны", "необходимо", "следует");
- запрет ("запрещается", "не разрешается", "не допускается", "не следует").
Образец оформления Положения о структурном подразделении представлен в приложении
N 6.
5.7. Протоколы оформляются на специальном бланке протокола или на стандартном листе бумаги.
В практике управления организациями приняты полные и краткие протоколы.
Полный протокол содержит повестку дня, указание присутствующих, запись всех выступлений на заседании, вопросы, выступления лиц, принявших участие в обсуждении, и принятые решения.
Краткий протокол включает тему выступления, фамилии выступивших (может быть краткая запись выступления), принятые решения.
Решение о форме протокола принимает руководитель (возможно предварительное обсуждение этого вопроса с партнерами).
Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.
Во вводной части указываются: фамилии председателя (председательствующего) и секретаря заседания; должности и фамилии участников и приглашенных лиц; повестка дня.
Если участников заседания более 15 человек, в протоколе указывается общее число участников, а список присутствующих с указанием должностей и фамилий является приложением к протоколу. В этом случае включается следующая формулировка:
Присутствовали: члены комиссии и приглашенные в количестве 30 чел. (список прилагается).
Лица, которых пригласили на заседание в качестве экспертов или заинтересованных лиц, перечисляются после слова "Приглашенные:" с указанием их должностей и места работы, если они являются представителями других организаций.

02.06.20222
Система ГАРАНТ
31/47
В повестке дня заседания указываются вопрос или вопросы, обсуждаемые на заседании.
Должность и фамилия докладчика могут не указываться.
Если вопросов несколько, они нумеруются арабскими цифрами и располагаются в порядке обсуждения.
Вопросы повестки дня строятся по формуле "о чем?".
Словосочетание "повестка дня" рекомендуется писать прописными буквами и располагать по центру. Вопросы повестки дня (если их несколько) следует помечать арабскими цифрами.
Например:
ПОВЕСТКА ДНЯ:
1. О формировании плана работы на 2018 г.
Докладчик - зам. директора Иванова А.А.
2. О подготовке сборника трудов института.
Докладчик - зам. директора Петухов И.П.
Текст основной части протокола состоит из отдельных разделов по числу вопросов повестки дня, каждый из которых строится по схеме:
1. СЛУШАЛИ:
ВЫСТУПИЛИ: (если оформляется полный протокол)
РЕШИЛИ: (или ПОСТАНОВИЛИ:)
После слова "СЛУШАЛИ": в именительном падеже указывается фамилия докладчика и излагается тема доклада. Если имеется текст доклада, после фамилии докладчика делается отметка:
"Текст доклада прилагается".
В разделе "ВЫСТУПИЛИ": последовательно указывают фамилии лиц, принявших участие в обсуждении доклада, и высказанные ими мнения. Фамилии выступивших и содержание их выступлений записываются в форме 3 лица единственного или множественного числа: "считает",
"предлагает" или "считают", "предлагают".
При необходимости в этом же разделе протокола фиксируются вопросы, заданные докладчику, и его ответы.
В разделе "РЕШИЛИ": ("ПОСТАНОВИЛИ") записывается принятое решение.
Принятые решения формулируются в неопределенной форме глагола: "доработать_",
"одобрить_", "проинформировать_".
По одному вопросу может быть принято несколько решений, в этом случае они нумеруются арабскими цифрами.
При необходимости наряду с решением указываются результаты голосования: количество голосов, поданных "за", "против", "воздержавшихся", а также, если голосование было тайным, - количество выданных бюллетеней.
Если один из участников заседания не согласен с решением, он может представить особое мнение по принятому решению. Оно излагается на отдельном листе и присоединяется к протоколу.
В этом случае в протоколе после записи соответствующего решения делается запись: "Особое мнение Петрова А.П. прилагается".
Пример оформления протокола дан в приложении N 7.
5.8. При составлении деловых (служебных) писем рекомендуется учитывать следующие правила:
- письмо должно быть посвящено одному вопросу. Два вопроса и более могут рассматриваться, если они отражают стороны одного общего вопроса и по ним будет приниматься одно решение;
- письмо не должно быть большим по объему (большинство писем - до одной страницы текста и лишь в исключительных случаях, требующих детального описания и анализа, письмо может содержать до пяти страниц текста).

02.06.20222
Система ГАРАНТ
32/47
В деловых письмах используются формы изложения:
- от первого лица множественного числа ("просим направить_", "представляем на рассмотрение _");
- от третьего лица единственного числа ("министерство не возражает_", "общество считает возможным_");
- от первого лица единственного числа ("считаю необходимым_", "предлагаю рассмотреть_"), если письмо оформлено на бланке должностного лица.
В деловых письмах может использоваться - вступительное обращение:
Уважаемый господин Председатель!
Уважаемый господин Губернатор!
Уважаемый господин Прохоров!
Уважаемая госпожа Захарова!
Уважаемый Николай Петрович!
Уважаемая Ольга Николаевна!
Уважаемые господа!
В обращении по должности наименование должности пишется с прописной буквы, в обращении по фамилии инициалы лица не указываются.
В письме может использоваться также заключительная этикетная фраза:
С уважением, _
Вступительное обращение располагается над текстом письма посередине и завершается восклицательным знаком. Заключительная этикетная фраза размещается от левого поля и завершается запятой.
Текст письма может состоять:
- из одной части, если основное содержание письма (просьба, сообщение напоминание и др.) не требует обоснования;
Например:
Приглашаем Вас принять участие в семинаре "Технологические и правовые аспекты защиты коммерческой информации", который состоится 13 декабря 2018 г. в центральном офисе нашего агентства (схему проезда прилагаем).
- из двух частей: обоснование и заключение, - представленных в виде одного простого предложения.
Например:
В связи с необходимостью рассмотрения ряда экономических проектов просим Вашего согласия на проведение в текущем месяце совещания в Москве с участием представителей министерств и ведомств.
- из трех частей: вступление, обоснование, заключение.
Например:
В соответствии с Планом научно-исследовательских работ нашему отделу поручена тема_.. со сроком выполнения в декабре 2017 г.
В связи с тем, что в текущем году число сотрудников нашего отдела сократилось до 10 человек и выполнение работы в срок не представляется возможным, просим произвести корректировку срока выполнения темы.

02.06.20222
Система ГАРАНТ
33/47
Во вступлении формулируется тема письма, объясняющая причины его написания.
Вступление может содержать: ссылку на документ или его отдельные пункты, послужившие юридическим основанием или поводом для письма; констатацию факта, события, сложившейся ситуации.
Основное содержание письма составляют описание события или ситуации, их анализ и приводимые доказательства.
Заключение представляет собой выводы в виде предложений, мнений, требований, просьб, отказов, напоминаний.
При составлении деловых писем рекомендуется использовать клише (слова и формулировки, часто употребляемые для выражения определенного смысла).
Например, некоторые клише - обоснования:
В связи с производственной необходимостью_
В соответствии с решением Совета директоров (протокол от ___ N __);
Во исполнение распоряжения Мэра Москвы от ___ N ____;
В порядке оказания технической помощи_
В целях усиления охраны_;
В подтверждение нашей договоренности_;
В соответствии с планом обучения_;
По содержанию и назначению письма могут подразделяться на: письма-просьбы, письма-запросы, письма-ответы, письма-извещения, гарантийные, информационные, рекламные, коммерческие, письма-приглашения и др.
Каждый вид письма имеет определенную формулировку основной мысли:
- письмо-просьба (запрос) - просим, прошу (на должностном бланке);
- письмо-сообщение - сообщаем (сообщаю);
- сопроводительное письмо - направляем, представляем, высылаем;
- письмо-предложение - предлагаем;
- письмо-приглашение - приглашаем;
- письмо-напоминание - напоминаем;
- претензия - выражаем, предъявляем, заявляем претензию;
- письмо-требование - требуем, просим (в деловой переписке слово "просим", обращенное к лицу, нарушившему условия договора, по обязательности выполнения равно слову "требуем").
Текст письма должен быть написан деловым стилем, который обладает совокупностью признаков, характеризующих его с точки зрения отбора лексических средств языка, построения словосочетаний, предложений и текстов в целом.
К основным стилевым чертам деловой речи относятся: нейтральный тон изложения; точность и ясность изложения; лаконичность и краткость текста.
5.9. Текст акта, подтверждающего действие или событие (например, передачу от одного лица другому материальных ценностей), составляется людьми, осуществляющими этот процесс.
Если созданию акта предшествовала, например, проверка, то он составляется несколькими лицами (комиссией).
Текст акта может состоять из двух частей: вводной и основной (констатирующей).
Во вводной части акта указывается распорядительный документ, на основании которого акт создается, его номер и дата. Если такого документа не было, первая часть опускается. Во вводной части называются составители акта (если акт составлялся комиссией - председатель и члены комиссии).
При перечислении лиц, участвовавших в составлении акта, указываются наименования

02.06.20222
Система ГАРАНТ
34/47 должностей, фамилии и инициалы. Первым указывается председатель комиссии. В необходимых случаях допускается указывать наименование организации (места работы), сведения о документах, удостоверяющих личность, полномочия лиц, участвовавших в составлении акта, и их адреса.
Фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке. Слова "Основание",
"Председатель", "Члены комиссии", "Присутствовали" пишутся с прописной буквы от абзаца.
В основной части акта излагаются установленные факты, а также выводы и заключения.
Текст акта заканчивается сведениями о количестве экземпляров акта и месте их нахождения.
Количество экземпляров акта определяется количеством заинтересованных сторон или нормативными документами, регламентирующими составление акта.
Например:
Составлен в 2-х экземплярах:
1-й экземпляр - бухгалтерия,
2-й экземпляр - коммерческий отдел.
Пример составления акта представлен в приложении N 8.
5.10. Для подготовки документов, составленных по однотипным, повторяющимся ситуациям
(приказы по личному составу, договоры о передаче документов на государственное хранение, акты об уничтожении документов), рекомендуется разрабатывать шаблоны с трафаретным текстом.
6. Бланки документов
Для изготовления бланков документов используется бумага форматов A4 (210x297 мм), A5
(148x210 мм); для изготовления бланков резолюций используется бумага форматов A5 (148x210 мм), A6 (105x148).
Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов. Фон электронных шаблонов документов должен быть белого цвета.
Каждый лист документа, оформленный на бланке или без него, должен иметь поля не менее:
20 мм - левое;
10 мм - правое;
20 мм - верхнее;
20 мм - нижнее.
6.1. Документы длительных (свыше 10 лет) сроков хранения и документы с отметкой ЭПК должны иметь левое поле не менее 30 мм. Все листы одного документа должны иметь одинаковые размеры полей.
Указание размеры полей документов и размеры полей для каждого отдельного вида документа устанавливаются локальным нормативным правовым актом организации (инструкцией по делопроизводству).
Организации используют бланки документов, изготовленные на бумажном носителе (бланки документов федеральных органов государственной власти с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации изготавливаются полиграфическими*(36)) и/или электронные шаблоны бланков.
Бланки на бумажном носителе и электронные шаблоны бланков должны быть идентичны по составу реквизитов (за исключением использования Государственного герба Российской
Федерации), порядку их расположения, гарнитурам шрифта.
6.2. Бланки документов на бумажном носителе и электронные шаблоны бланков изготавливаются на основании макетов бланков, утверждаемых руководителем организации.
Электронные шаблоны бланков документов должны быть защищены от несанкционированных изменений.
Бланки документов оформляются в соответствии с Приложением Б к Стандарту.
Ориентировочные границы зон расположения реквизитов обозначены пунктиром, указанные