Файл: Отчет о прохождении практики практика по получению профессиональных умений и опыта профессиональной деятельности (Производственная практика). направления 38. 03. 02 Менеджмент Дудина Арина Валерьевна.doc

Типы и формы мероприятий организуемых агентством:

- Деловые:

- Дилерские форумы

- Конференции, форумы, конгрессы

- Деловые завтраки, обеды, ужины

- Мероприятия по связям с инвесторами

Учебные и образовательные:

• 
  Семинары
  
• 
  Тренинги
  

Для прессы:

• 
  Пресс – конференции
  
• 
  Пресс – туры
  
• 
  Выездные мероприятия:
  
• 
  Презентации
  
• 
  Мероприятия по стимулированию сбыта
  

Развлекательные:

• 
  Корпоративные праздники
  
• 
  Внутрикорпоративные мероприятия для развития командного духа
  

Торжественные:

• 
  Банкеты, фуршеты
  
• 
  Юбилеи
  
• 
  Прием VIP - гостей
  

Благотворительные:

• 
  Благотворительные обеды, концерты
  
• 
  Акции по сбору средств
  

Массовые:

• 
  Фестивали
  
• 
  Выставки
  
• 
  Концерты
  

Спортивные:

• 
  Соревнования
  
• 
  Чемпионаты
  

---

Организационная структура организации

Внутренняя структура агентства по организации праздников ООО "Экспо-Вита" состоит из дирекции и проектной команды, которая формируется к организации мероприятия.

Штат сотрудников начисляет 4 сотрудника:

- директор,

- режиссер,

- менеджер по продажам,

- проектный менеджер.

Каждый из сотрудников в зависимости от организуемого мероприятия может работать по совместительству проектным менеджером, аккаунт менеджером, копирайтером, креатором.

Должностная инструкция ивент – менеджера.

Название должности: ведущий специалист по организации массовых мероприятий и спонсорства.

Роль: выполнение задач компании с целью организации внешних мероприятий в соответствии с ее маркетинговой стратегией; организация PR–мероприятий и спонсорских проектов, направленных на позиционирование компании среди клиентов и партеров.

Основные задачи:

• 
  Планирование, согласование, осуществление и контроль мероприятий (PR-мероприятия, конференции, пресс-конференции, благотворительные акции, нестандартные мероприятия и иные).
  
• 
  Управление взаимоотношениями с ивент- и PR-агентствами и оценка эффективности сотрудничества.
  
• 
  Разработка и реализация концепций, идей, механик и сценариев мероприятий, соответствующих поставленным целям, посредством тесного сотрудничества с эвент- и PR-агентствами.
  
• 
  Оценка эффективности мероприятий, поиск путей их совершенствования.
  
• 
  Ведение спонсорских проектов: разработка спонсорской стратегии; постановка коммуникационных целей (включая позиционирование бренда, уровень его узнаваемости); размещение промо-материалов в рамках спонсорских проектов.
  
• 
  Участие в процедурах закупки услуг, подготовка тендерной документации, тесное сотрудничество с департаментом закупок с целью достижения наилучшего соотношения «задача-бюджет-результат».
  
• 
  Построение отношений с другими департаментами компании: участие в профессиональных клубах, общих встречах, церемониях и т. д.
  
• 
  Постоянный мониторинг происходящих в эвент-индустрии изменений (ведущие эвент-агентства), отраслевых трендов и инноваций.
  

Специальные знания и компетенции:

• 
  Презентационные навыки и умения (способность эффективно и убедительно доносить информацию).
  
• 
  Навыки управления проектом (ведение бюджета и тайм-менеджмент).
  
• 
  Умение вести переговоры.
  
• 
  Юридические и финансовые знания, относящиеся ко всем видам мероприятий и спонсорских проектов.
  
• 
  Знания о работе конференц-обрудования, концертного оборудования (световые и звуковые системы).
  
• 
  Знания в сфере искусствоведения (в том числе музыки, хореографии).
  
• 
  Художественный вкус.
  
• 
  Креативное мышление.
  
• 
  Свободное владение языками (китайский, английский, русский).
  
• 
  Владение компьютером (знание программ MS Office Power Point, Excel, MS Project)
  

---

Поведенческие компетенции кандидата:

• 
  целеустремленность;
  
• 
  креативность и открытость новым идеям;
  
• 
  проактивность, быстрая реакция, стрессоустойчивость;
  
• 
  хорошая память и внимание к деталям;
  
• 
  стремление к наилучшим результатам;
  
• 
  неравнодушие к успеху команды;
  
• 
  эмпатия по отношению к клиентам.
  

Собственником имущества агентства по организации праздников является само агенство в соотвестствии с законодательством.

Имущество агентства по организации праздников ООО "Экспо-Вита" находится в личной собственности организации. Агентство в отношении имеющегося имущества осуществляет право владения, пользования и распоряжения в пределах, установленных собственником, в соответствии с законодательством РФ.

Источниками финансирования агентства являются:

• 
  доходы, которые получены от предпринимательской деятельности, предусмотренные уставом и законодательством РФ, от реализации мероприятия (проекта) в установленном порядке 10% (агентское вознаграждение);
  
• 
  доходы, которые получены от сдачи в аренду имущества агентства;
  
• 
  доходы, полученные вознаграждением за сотрудничество на мероприятиях других агентств, государственных структур;
  
• 
  добровольные взносы, пожертвования и передаваемые материальные ценности от юридических и физических лиц;
  
• 
  другие источники, что не запрещены законодательством РФ.
  

Все заработанные денежные средства перечисляются на расчетный счет агентства и составляют его доход, из которого в последующем идет расчет на заработную плату сотрудников, аренду и содержание офиса, склада, а также агентские вложения на развитие и закупку расходных и иных материалов.

Агентство ведет в установленном порядке делопроизводство, архив, представляет сведения, предусмотренные нормативными правовыми актами, в соответствующие органы государственного управления.

Формы и порядок ведения бухгалтерского учета устанавливаются Министерством финансов РФ, для предпринимательской деятельности. Бухгалтер нанимается агентством в соответствии с законодательством РФ для ведения бухгалтерского учета, отчетных документов.

Штат сотрудников начисляет 4 сотрудника:

- директор (осуществляет планирование и согласование проводимых мероприятий, несет ответственность за деятельность агентства, а также документацию и распоряжение финансово-экономической составляющей деятельности агентства)

---

- режиссер (осуществляет разработку концепций, брифов, сценариев проводимых мероприятий и проектов, ведет материально – технические и финансовые сметы мероприятий, под контролем и согласованием директора агентства)

- менеджер по продажам (осуществляет рекламную, маркетинговую деятельность агентства, занимается поиском Клиентов и поддержанием коммуникации с клиентами по завершению мероприятия)

- проектный менеджер (занимается ведением всех этапов мероприятия, согласовывает подрядчиков и оказываемые ими услуги с Клиентом, контролирует и курирует все этапы проводимого мероприятия).

Каждый из сотрудников в зависимости от организуемого мероприятия может работать по совместительству (выполнять функции) проектным менеджером, аккаунт менеджером, копирайтером, креатором.

Маркетинговое и рекламное обеспечение в агентстве осуществляется менеджером по продажам. Агентство по организации праздников ООО "Экспо-Вита" размещает свой рекламный баннер на информационном развлекательном портале, на первой странице поисковой системы google.

Особенностью продвижения культурных услуг агенства по организации праздников является непосредственно проводимая работа агентства по поиску Клиентов через телефонные звонки. Рассылку новостей и презентаций разработанных концепций, отчетные фото и видео в социальных сетях и собственном сайте агенства.

При поиске Клиента согласовывается встреча с проектным менеджером и режиссером агенства, на которой сотрудники агенства либо презентуют имеющиеся концепции мероприятий для Клиента, либо совместно разрабатывают с Клиентом основные положения предстоящего мероприятия, впоследствии корректируются и согласовываются подрядчики и интерактивная составляющая меропрития. На каждом проводимом мероприятии сотрудники агенства имеют на себе бейдж агенства, стилистическое оформление информационного стенда или администратора, фирменную промо-одежду.

Интерестным ходом агенства по организации праздников является “Клиентское поздравление”. На кануне значимых праздников, государственных и корпоративных, агенство готовит поздравления своим Клиентам, в виде открыток, поздравительных писем и личных подарков. Возможны отчетные годовые фотоальбомы или видео с проведенных мероприятий. Которые в интерестной форме доставляются и преподносятся Клиентам агенства.

---

Агентство по организации праздников ООО "Экспо-Вита" преимущественно работает с корпоративными клиентами, в числе клиентов такие компании.

Мероприятия для Клиентов могут быть любыми, все зависит от предпочтений и пожеланий Клиента. Агентство проводит как типовые формы мероприятий, так и эксклюзивные. К ним относятся зарубежные артисты (резиденты камеди клаб, ведущие известных и популярных телевизионных программ «Прожектор Пэрис Хилтон», «Давай поженимся» и иные, участники «Евровидения», «Новой волны»), квесты за границей, корпоративный кёрлинг, путешествие на воздушном шаре, соревнования на зорбах или водных мотоциклах, свадьба на Гоа, Мальдивах, ужин со звездой, участвие в телепроектах и иные.

Проведение корпоративных мероприятий — задача интересная и увлекательная.

---