Файл: Ккл по Дисциплине уодб Тема Задачи и принципы бухгалтерского учета в кредитных организациях.docx
ВУЗ: Не указан
Категория: Не указан
Дисциплина: Не указана
Добавлен: 29.10.2023
Просмотров: 288
Скачиваний: 2
ВНИМАНИЕ! Если данный файл нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам.
Тема 3. Документация и документооборот в кредитных организациях. Правила архивного хранения документов.
| |
| 3.1. Понятие и сущность документации в банке 3.2. Организация документооборота в банке. 3.3. Внутрибанковский контроль. 3.4.Хранение документов. 3.1. Понятие и сущность документации в банке Все операции, проводимые банком по обслуживанию клиентов, операции внутри банка находят свое отражение в документации банка. Как правило, документацию подразделяют на следующие виды. 1.Кассовая. Сюда относятся приходные и расходные ордера, квитанции на прием денег, объявления на взнос наличными, препроводительная ведомость к сумке с инкассируемой денежной выручкой, чек на получение денег. 2. Мемориальные. В основном это расчетные документы: платежное поручение, требование - поручение, заявление на открытие аккредитива, мемориальный ордер. 3. Внебалансовая. Это документация отражающая движение ценностей, хранящихся в бухгалтерии и кассе, учет которых осуществляется за балансом, например внебалансовые ордера. Все перечисленные документы строго определенной формы, утвержденные ЦБ РФ. |
| 3.2. Организация документооборота в банке |
| Организация работы бухгалтерского аппарата строится по принципу создания одного бухгалтерского подразделения (департамента, управления), образования специализированных отделов, объединения в отделах работников в операционные бригады, предоставления работникам прав ответственных исполнителей, которым поручается единолично оформлять и подписывать документы по выполняемому кругу операций за исключением документов по операциям, подлежащим дополнительному контролю. Конкретные обязанности бухгалтерских работников и распределение обслуживаемых ими счетов определяет главный бухгалтер кредитной организации или (по его поручению) начальники отделов. Главный бухгалтер утверждает положения об отделах. Кредитная организация самостоятельно определяет продолжительность операционного дня (времени), представляющего собой часть рабочего дня (календарные дни, кроме установленных федеральными законами выходных и праздничных дней, а также выходных дней, перенесенных на рабочие дни решением Правительства Российской Федерации). В течение операционного дня производится обслуживание клиентов, прием документов для отражения в учете (кроме консультационной работы, которая может проводиться в течение всего рабочего времени). Конкретное время начала, конца операционного дня (времени) определяется кредитной организацией и доводится до сведения обслуживаемой клиентуры. Организация рабочего дня бухгалтерских работников устанавливается с таким расчетом, чтобы обеспечить своевременное оформление документов и отражение их в бухгалтерском учете по балансовым и внебалансовым счетам с составлением ежедневного баланса. При разработке правил документооборота должно обеспечиваться следующее: - Все документы, поступающие в операционное время в бухгалтерские службы, в том числе из филиалов, подлежат оформлению и отражению по счетам кредитной организации в этот же день. Бухгалтерскими проводками также оформляются операции по счетам аналитического учета внутри одного счета второго порядка. - Документы, поступившие во внеоперационное время, отражаются по счетам на следующий рабочий день. Порядок приема документов после операционного времени определяется кредитной организацией и оговаривается в договорах по обслуживанию клиентов. - Оплата расчетных и кассовых документов производится в пределах наличия средств на счете плательщика на начало дня и по возможности с учетом поступления средств текущим днем или в пределах суммы “овердрафта”, определенной договором. Утром следующего рабочего дня документы передаются работнику, на которого возложено составление сводных платежных поручений для оплаты с корреспондентских счетов, и в этот же день эти расчетные документы с описью передаются в РКЦ Банка России или другую кредитную организацию для оплаты с корреспондентских счетов. Реестры помещаются в документы текущего дня. - Выписки из корреспондентских счетов кредитные организации должны получать из РКЦ Банка России, других кредитных организаций не позднее чем на следующий день до начала рабочего дня кредитной организации. Полученные выписки разрабатываются, и операции, отраженные в них, включаются в баланс кредитной организации днем их проводки по корреспондентскому счету. Зачисление (списание) денежных средств по счетам клиентов производится на основании расчетных документов, послуживших основанием для совершения этих операций (если иное не предусмотрено в договоре с клиентом). В тех случаях, когда поступившие суммы не могут быть проведены по счетам клиентов, они отражаются на счетах по учету средств клиентов по незавершенным расчетным операциям при осуществлении расчетов через подразделения Банка России с последующим отнесением на счета клиентов либо на счета до выяснения. - Средства, зачисленные на корреспондентские счета без оправдательных документов, кредитная организация отражает или по счету учета сумм, поступивших на корреспондентские счета до выяснения, или на счета получателей средств. Порядок использования получателями средств, зачисленных без соответствующих подтверждающих документов, определяет кредитная организация по согласованию с клиентом. - Во взаимоотношениях с банками-нерезидентами документооборот регулируется договорами, заключаемыми с ними. Чтобы обеспечить выполнение требований, кредитная организация должна предусмотреть в договорах банковского счета об установлении корреспондентских отношений обязанности и ответственность каждой стороны. - Прием расчетных документов на бумажных носителях, подписанных собственноручными подписями уполномоченных лиц и заверенных оттиском печати клиента, осуществляется бухгалтерским работником, которым на всех экземплярах документа проставляются подпись и штамп, содержащий текст “Принято “___” __________ _____ г.”. Последний экземпляр расчетного документа возвращается клиенту. - При подписании документов фамилия подписавшего работника кредитной организации должна быть обозначена разборчиво с указанием фамилии и инициалов. Даты и подписи могут оформляться комбинированными штампами. - В целях улучшения обслуживания клиентов и равномерного распределения нагрузки в кредитной организации может разрабатываться по согласованию с клиентами график их обслуживания. Физические лица – вкладчики – обслуживаются в течение всего операционного дня, при возможности – и позже. - Оплата документов, со счетов клиентов при недостаточности средств на счете, для удовлетворения всех предъявленных к нему требований производится с соблюдением установленной законодательством Российской Федерации очередности. - Поручения клиентов на перечисление средств с их счетов могут представляться в кредитные организации в виде расчетных документов на бумажных носителях, подписанных собственноручными подписями уполномоченных лиц и заверенных оттиском печати клиента, а также в виде электронных платежных документов, передаваемых по каналам связи или иным образом (на магнитных, оптических носителях). Кредитная организация в договоре банковского счета определяет порядок приема электронных документов клиентов, их защиты, оформления и подтверждения в соответствии с нормативным актом Банка России о порядке приема к исполнению поручений владельцев счетов, подписанных аналогами собственноручной подписи, при проведении безналичных расчетов кредитными организациями. Порядок отражения в учете и помещения подтверждающих документов в документы дня определяется в правилах документооборота кредитной организации. - Документы по операциям, связанным с перечислением средств через учреждения Банка России, оформляются в соответствии с нормативными актами Банка России. - Расчетные операции через другие кредитные организации (их филиалы) осуществляются на основании договора о корреспондентских отношениях. Документы на получение (выдачу) наличных денежных средств должны быть составлены в соответствии с нормативным актом Банка России о порядке ведения кассовых операций в кредитных организациях на территории Российской Федерации. - Клиент обязан указывать в тексте расчетных документов, а также на обороте денежных чеков назначение сумм платежа. Организации, которые в установленных случаях по условиям своей деятельности не расшифровывают свои расходы, представляют в кредитные организации платежные поручения и денежные чеки без указания назначения сумм платежа. Сведения о назначении платежа на обороте денежных чеков заверяются подписями чекодателя. - Чеки и платежные поручения принимаются кредитной организацией в течение 10 дней со дня их выписки, не считая дня выписки. В объявлениях на взнос наличных денег должна быть указана дата фактического представления их в кредитную организацию. - Документы должны содержать четкое изложение сущности операции. - Каждый документ, предъявляемый в кредитную организацию на бумажном носителе, и каждый отдельный лист сводного документа, оформленного на бумажном носителе, например сводного платежного поручения, должен иметь подписи уполномоченных должностных лиц клиента и оттиск его печати и соответствовать заявленным образцам. Подписи на всех документах должны быть сделаны чернилами или пастой шариковой ручки. Объявления о взносе наличных денег подписываются вносителем. В сводном документе незаполненные части должны быть прочеркнуты. - Внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается. - При приеме распоряжений владельцев счетов в виде электронных платежных документов, а также при осуществлении межбанковских расчетов внесение каких-либо исправлений в поступившие документы не допускается. - При приеме расчетных и кассовых документов на бумажных носителях ответственный исполнитель (бухгалтер, контролер) обязан проверить, соответствует ли документ установленной форме бланка, заполнены ли все предусмотренные бланком реквизиты, правильность указания банковских реквизитов, соответствуют ли печать и подписи распорядителя счетом заявленным кредитной организации образцам. Расчетные документы, принятые кредитной организацией к исполнению, должны оформляться подписью бухгалтерского работника, осуществившего их прием и проверку, с указанием даты приема. - Кассовые расходные операции, выполняемые бухгалтерскими работниками, контролируются контролером, рабочее место которого размещается в непосредственной близости от кассы. Контролер ведет кассовый журнал по расходу. Контроль расходных операций должен исключить возможность: а) оплаты неправильно оформленных документов, оплаты чеков с подписями и оттиском печати, не соответствующими заявленным образцам, и чеков, выписанных из книжки, не принадлежащей данному клиенту; б) поступления в кассу чеков и других кассовых расходных документов, минуя соответствующих бухгалтерских работников и контролера кредитной организации; в) внесения необоснованных исправлений и дописок в кассовые документы и журналы. - Документооборот по приходным кассовым операциям должен быть организован так, чтобы выдача квитанций клиентам и зачисление сумм на их счета производились только после фактического поступления денег в кассу, за исключением взносов во вклады граждан, которые могут записываться в лицевые счета вкладчиков до приема денег. При этом документы, подтверждающие внесение денежных средств во вклад, выдаются вкладчику только после фактического поступления денег в кассу. Прием денежной наличности производится по объявлению на взнос наличными, представляющему собой комплект документов, состоящий из объявления на взнос наличными, квитанции и ордера. Объявление на взнос наличными принимается бухгалтерским работником, который подписывает его, отражает в кассовом журнале сумму и необходимые реквизиты, предусмотренные кассовым журналом, и внутренним порядком передает в кассу. Объявление на взнос наличными помещается в кассовые документы дня, квитанция выдается вносителю денег после приема их в кассу. Получив обратно из кассы ордер с подписью кассира, свидетельствующей о приеме кассиром денег, бухгалтерский работник проверяет подлинность подписи кассира на ордере с образцами подписей, делает условную отметку в кассовом журнале о возврате ордера из кассы, передает кассовый журнал для отражения операций в бухгалтерском учете, после чего прилагает ордер к выписке соответствующего лицевого счета клиента. При приеме денежной наличности от работника кредитной организации для зачисления на внутрибанковские счета выписывается приходный кассовый ордер под копирку в трех экземплярах, из которых первый помещается в кассовые документы дня, второй выдается вносителю после приема денег в кассу, а третий помещается в мемориальные документы дня после документов по дебетуемым балансовым счетам и в ленту подсчета не включается. При этом, получив обратно из кассы третий экземпляр приходного кассового ордера с подписью кассира, свидетельствующей о приеме кассиром денег, бухгалтерский работник проверяет подлинность подписи кассира на этом документе путем сверки с образцами подписей, делает условную отметку в кассовом журнале о возврате документа из кассы, после чего передает кассовый журнал для отражения операций в бухгалтерском учете. Кассовый журнал по приходу кассы может вестись централизованно. Суммы государственных доходов и платежей по обязательному страхованию, поступающие наличными деньгами, могут записываться в кассовый журнал на основании сводного приходного кассового ордера (ленты подсчета документов), составляемого в конце дня бухгалтерским работником (ответственным исполнителем), ведущим эти операции на основании оставленных им у себя уведомлений первичных кассовых документов. Бланки, разные документы и ценности выдаются из кассы на основании переданных внутренним порядком в кассу мемориальных ордеров. На ордерах делается расписка получателя бланков, ценностей и документов. Каждый из документов, на основании которых совершаются бухгалтерские записи, должен содержать следующие реквизиты: - обозначение номеров счетов по дебету и кредиту, по которым должна быть проведена эта запись; в необходимых случаях и другие реквизиты; - дату проводки; - подпись бухгалтерского работника, оформившего документ, а по операциям, подлежащим дополнительному контролю, – подписи бухгалтерского и контролирующего работников, и по операциям кредитной организации, связанным с перечислением средств клиентам, другим организациям, – подписи руководителя кредитной организации и главного бухгалтера или уполномоченных ими лиц. Если основанием для совершения бухгалтерской записи послужило распоряжение, подписанное руководителем кредитной организации и главным бухгалтером, то в этом случае выписанный расчетный документ подписывается бухгалтерским и контролирующим работниками, если иное не предусмотрено законодательством Российской Федерации о бухгалтерском учете. |
| 3.3. Внутрибанковский контроль |
| В бухгалтерии кредитной организации должны быть работники, на которых возлагается обязанность осуществления последующего контроля совершенных бухгалтерских, включая кассовые, операций. Все бухгалтерские операции, совершенные в предыдущем дне, в течение следующего рабочего дня должны быть полностью проверены на основании первичных документов, записей в лицевых счетах, в других регистрах бухгалтерского учета. Кредитная организация должна организовывать и осуществлять внутренний контроль, обеспечивающий надлежащий уровень надежности, соответствующий характеру и масштабам проводимых бухгалтерских операций. Контроль осуществляется при открытии счетов, приеме документов к исполнению, а также на всех этапах обработки учетной информации, совершения операций и отражения их в бухгалтерском учете. Контроль должен быть направлен для: - обеспечение сохранности средств и ценностей; - соблюдение клиентами положений по оформлению документов; - своевременное исполнение распоряжений клиентов на перечисление (выдачу) средств; - перечисление и зачисление средств в точном соответствии с реквизитами, указанными в расчетных документах, принимаемых к исполнению. Методы и технические средства, применяемые для осуществления внутреннего контроля, определяет сама кредитная организация исходя из конкретных условий работы, характера операций и их объема. Контроль осуществляется путем визуальной проверки документов, оформленных на бумажном носителе (бланке), с последующей сверкой счетным методом равенства оборотов по дебету и кредиту. По операциям, требующим дополнительного контроля, бухгалтерские записи совершаются бухгалтерскими работниками, ведущими соответственно дебетуемый и кредитуемый счета, только после проверки уже оформленного документа специально выделенным сотрудником (контролером). При этом оформление документа и его проверка удостоверяются собственноручными подписями бухгалтерского работника и контролера, а в необходимых случаях – подписями других должностных лиц. В установленных случаях подпись заверяется печатью (штампом). Контроль может обеспечиваться программным путем, а также применением кодов, паролей и иных средств. Применяемые аналоги собственноручной подписи должны обеспечивать однозначную идентификацию подписи бухгалтерского работника, контролера, а также других должностных лиц, оформивших документ, проверивших его и санкционировавших совершение операции и отражение ее в бухгалтерском учете. В любом случае по операциям, требующим дополнительного контроля, не допускается их единоличное совершение одним бухгалтерским работником. Организация контроля и повседневное наблюдение за его осуществлением на всех участках бухгалтерской и кассовой работы возлагаются на главного бухгалтера. Руководитель кредитной организации наряду с общим наблюдением за состоянием бухгалтерской работы обязан проверять своевременность составления баланса и отчетности, периодически осуществлять контроль над своевременностью и полнотой зачисления средств на счета клиентов, направлением расчетных и кассовых документов по назначению. Руководитель кредитной организации обязан обеспечить контроль за надлежащим хранением и использованием печатей, штампов и бланков, с тем чтобы исключить возможность их утери или использования в целях злоупотреблений. Учет печатей и угловых штампов кредитной организации ведется в специальной книге, где указываются фамилии, должности лиц, у которых они находятся, и выдаются им под роспись. Книга должна храниться в несгораемом шкафу у руководителя кредитной организации или (по его усмотрению) у главного бухгалтера. Под штампом понимается прямоугольная или иной формы печать, в которой в зависимости от назначения указываются наименование кредитной организации, ее адрес, телефоны или название структурного подразделения кредитной организации, номер БИК, а при необходимости – текстовое изображение совершаемой операции (принято, проведено и др.). В штамп можно включить фамилию и инициалы работника кредитной организации, подписывающего документы, и календарную дату. Надежно должны храниться фирменные бланки с названием кредитной организации. Рабочие места сотрудников кредитной организации должны быть расположены так, чтобы клиенты и другие посторонние лица не имели доступа к печати, штампам, документам и бланкам кредитной организации, к экранам ЭВМ. При применении технических средств руководителем кредитной организации должно быть обеспечено: - ограничение доступа к совершению операций; - конфиденциальность применяемых кодов и паролей; - невозможность использования аналога собственноручной подписи другим лицом; - применение программного обеспечения, позволяющего своевременно устранять попытки несанкционированного доступа. Обязательной и неотъемлемой частью внутреннего контроля является постоянный последующий контроль. Главные бухгалтеры кредитных организаций, их заместители, начальники отделов и работники последующего контроля обязаны по должности систематически производить последующие проверки бухгалтерской и кассовой работы. При проверках контролируется правильность учета и оформления надлежащими документами совершенных операций. В процессе последующих проверок должны вскрываться причины выявленных нарушений правил совершения операций и ведения бухгалтерского учета и приниматься меры к устранению недостатков. Последующие проверки проводятся с таким расчетом, чтобы работа каждого бухгалтерского работника проверялась в сроки, установленные руководителем, но не реже одного раза в год. Состав работников, привлекаемых к проведению последующих проверок, помимо специальных работников по контролю, заместителей главного бухгалтера и начальников отделов, определяется главным бухгалтером исходя из объема выполняемых кредитной организацией операций. Результаты последующих проверок оформляются справками; руководящие работники (руководитель или его заместители) кредитной организации обязаны в пятидневный срок после получения справки о недостатках, выявленных при последующий проверке, лично рассмотреть справку в присутствии сотрудников бухгалтерского аппарата и принять необходимые меры для устранения причин, вызвавших отмеченные недостатки. Главный бухгалтер обязан установить наблюдение за устранением недостатков, выявленных последующими периодическими проверками, и в необходимых случаях организовать повторную проверку. Исправление ошибочных записей в зависимости от времени их выявления и бухгалтерских регистров производится в следующем порядке. Ошибки в записях, выявленные бухгалтерскими работниками и контролерами при текущей, до заключения баланса, проверке лицевых счетов, исправляются путем зачеркивания неправильно записанных сумм и написания над ними правильных сумм. Эти записи заверяются подписью бухгалтерского работника. Если запись подлежит аннулированию как ошибочная, то бухгалтерский работник вычеркивает тонкой чертой всю запись и рядом с зачеркнутой суммой делается надпись «Не считать», заверяя эту надпись своей подписью. Одновременно вносятся исправления во все взаимосвязанные регистры бухгалтерского учета. Если по условиям обработки таким способом исправления внести нельзя, то ошибочные записи исправляются путем сторнирования (обратным сторно) ошибочной записи и проводки новой, правильной записи. Сторнированная запись в регистрах помечается отличительным знаком. Для провода составляются текущим днем два ордера – сторнированный и правильный. Ордера подписываются, кроме бухгалтерского работника, контролирующим работником. Ошибочные записи, выявленные после составления баланса, должны исправляться обратными записями по счетам, по которым сделаны неправильные записи (обратное сторно). Исправление производится в день выявления. Если для исправления ошибочных записей требуется списание средств со счетов клиентов, то необходимо получить их письменное согласие, если иное не предусмотрено договором счета. Списание средств со счета клиента производится с соблюдением очередности платежей. При отсутствии средств на счете клиента списание производится со счета учета прочих дебиторов и кредитная организация принимает меры к восстановлению этих средств. Исправление оформляется мемориальным исправительным ордером за подписью бухгалтерского работника, контролирующего работника, главного бухгалтера или (по его поручению) заместителем главного бухгалтера. Исправительные ордера составляются в четырех экземплярах, из которых первый экземпляр служит ордером, второй и третий экземпляры являются уведомлениями для клиентов по дебетовой и кредитовой записям, а четвертый экземпляр остается в ордерной книжке. Книжка эта должна храниться у главного бухгалтера или его заместителя. Ордера нумеруются отдельными от других документов порядковыми номерами. В тексте исправительного ордера должно быть указано, когда и по какому документу была допущена неправильная запись, а если она вызвана заявлением клиента, то делается ссылка на это заявление. При этом на обороте четвертого экземпляра ордера отмечается, по чьей вине допущена ошибочная запись, указываются должность и фамилия исполнителя, а также лица, проконтролировавшего неправильную запись. Заявления, послужившие основанием для составления исправительных ордеров, должны храниться в документах дня при этих ордерах. В лицевом счете против ошибочной записи, сумма которой была впоследствии сторнирована, делается отметка «Сторнировано» с указанием даты исправительной записи и номера исправительного ордера. Отметка эта заверяется подписью главного бухгалтера или его заместителя, подписавшего исправительный ордер. Пользуясь копиями исправительных ордеров, оставшимися в книжке, главный бухгалтер ведет учет ошибок в работе сотрудников, изучает причины ошибок и принимает меры к улучшению работы. В случае, когда требуется перенести учет каких-либо операций с одного счета на другой счет либо в другую кредитную организацию, бухгалтерскими проводками перечисляется только остаток счета. В целях обеспечения составления годового отчета в целом по кредитной организации, получения полной и достоверной информации о работе кредитной организации часть операций за истекший год проводится заключительными оборотами в соответствии с указаниями по составлению годового бухгалтерского отчета. Заключительными оборотами являются обороты по отдельным счетам и операциям, проводимые в новом году, но подлежащие учету как обороты истекшего года. Предельный срок совершения заключительных оборотов устанавливается Банком России. Главный бухгалтер кредитной организации имеет право устанавливать срок совершения заключительных оборотов только по внутрибанковским счетам, не включая счета клиентов, с таким расчетом, чтобы не задержать перечисление остатков централизованных счетов и высылку годового отчета в установленный срок с учетом указаний Банка России по этому вопросу. Выписки из лицевых счетов по заключительным оборотам прикладываются к выпискам текущего года в качестве расшифровки итогов оборотов, относящихся к прошлому году. По внутрибанковским счетам заключительные обороты могут записываться в лицевые счета истекшего года без отражения в лицевых счетах нового года. В таком же порядке в лицевых счетах истекшего года могут производиться записи заключительных оборотов по закрытию остатков транзитных счетов. На документах по заключительным оборотам ставится штамп или делается надпись «По заключительным оборотам». Документы по заключительным оборотам подбираются в отдельную пачку, но брошюруются вместе с документами данного дня по операциям нового года. Сверка аналитического учета с синтетическим по оборотам производится раздельно по заключительным оборотам прошлого года и по оборотам текущего года, а остатки сверяются в обычном порядке. До перечисления вышестоящему банку остатки по транзитным счетам сверяются с соответствующими организациями, которым выдаются выписки из этих счетов. В период проведения заключительных оборотов, установленный Банком России (с 1 января по день окончания заключительных оборотов), в ежедневной оборотной ведомости по каждому счету второго порядка, по которому были проведены операции с заключительными оборотами, а также по итоговым строкам (по балансовым счетам первого порядка, разделам, по активу и пассиву и по строке «ВСЕГО ОБОРОТОВ») обороты показываются по двум отдельным строкам, по первой строке – обороты нового года, по второй – заключительные обороты. В этом случае в графе 3 «Наименование разделов и счетов баланса» ежедневной оборотной ведомости по первой строке указывается наименование счета второго порядка, а по второй строке – «ЗО» (заключительные обороты). По окончании заключительных оборотов составляются оборотная ведомость по всем заключительным оборотам, а также оборотная ведомость за год и баланс на 1 января с включением заключительных оборотов. 3.4.Хранение документов. Кредитные организации обязаны обеспечить сохранность бухгалтерских документов. Кредитные организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет. Ответственность за правильную организацию и соблюдение установленного порядка хранения бухгалтерских документов возлагается на руководителей и главных бухгалтеров кредитной организации. Руководитель и главный бухгалтер должны проинструктировать сотрудников кредитной организации и вневедомственной охраны по этим вопросам, распределить и закрепить за сотрудниками определенные места для хранения документов в шкафах и других хранилищах, установить на случай необходимости порядок и очередность выноса документов в безопасные места. Сформированные в установленном порядке и сброшюрованные бухгалтерские документы за рабочий день, после составления ежедневного баланса и проведения сплошной проверки, передаются на хранение в архив с ограничением к ним доступа. В архиве документы текущего года и года предшествующего хранятся отдельно в металлических шкафах (сейфах). После сдачи годового отчета, документы года, предшествующего отчетному году, перемещаются в архиве для хранения на общих основаниях Кассовые документы хранятся в порядке, предусмотренном нормативными актами Банка России. Порядок хранения документов постоянного пользования (юридические и кредитные дела, договоры, контракты, срочные обязательства и тому подобное) определяется руководителем кредитной организации и главным бухгалтером, имея в виду обеспечение их сохранности. Бухгалтерские документы хранятся подшитыми за каждый рабочий день в возрастающем порядке номеров дебетованных балансовых счетов. Подборка документов осуществляется работником, на которого возложено формирование документов дня. Допускается формирование мемориальных документов по пачкам, формируемым для передачи информации на обработку. При этом документы помещаются в папку вместе с лентами их подсчета. Документы, затрагивающие по дебету более одного счета, помещаются в конце папки, впереди документов по внебалансовым счетам. В отдельные сшивы (папки) помещаются кассовые документы, документы по вкладам граждан, по кредитам индивидуальным заемщикам, по операциям с драгоценными металлами, иностранной валютой, по операциям, совершаемым с использованием платежных карт, по хозяйственным и другим операциям кредитной организации, с различными сроками хранения. Сброшюрованные документы подсчитываются и сумма их сверяется с итогом оборотов по оборотной ведомости. Если общие итоги и итоги по пачкам не совпадают, то производится выверка документов и оборотов по отдельным балансовым счетам. Мемориальные ордера и другие документы по внебалансовым счетам (кроме документов, учитываемых в книгах хранилища ценностей) подбираются в возрастающем порядке номеров сначала дебетуемых внебалансовых счетов, кроме счетов NN 99998 и 99999, затем кредитуемых внебалансовых счетов, кроме счетов NN 99998 и 99999, помещаются в документы дня после мемориальных документов по балансовым счетам и брошюруются вместе с ними. Документы по внебалансовым счетам также подсчитываются, и суммы их сверяются с оборотной ведомостью. Работники, на которых возложено формирование документов, должны тщательно проверять наличие в мемориальных ордерах, имеющих приложения, ссылки на количество приложенных листов и наличие самих приложений. Документы за истекший день после проведения контроля должны быть оформлены в указанном выше порядке и не позднее чем на следующий день переданы в архив. До утра следующего дня несброшюрованные документы должны храниться в несгораемом шкафу. На лицевой стороне обложки папки сброшюрованных документов помещается следующий текст: Срок хранения _________________________ Архивный индекс_______________________ ____________________________________ (наименование кредитной организации (филиала) Бухгалтерские документы за "___" _______________г. по балансовым счетам по внебалансовым счетам Бухгалтерские документы на сумму _____ руб. __ коп. _______ руб. ____ коп. Из них находится в отдельных папках: кассовые документы ___________ руб. __ коп. _______ руб. ____ коп. по операциям с иностранной валютой: бухгалтерские документы __________ руб. __ коп. _______ руб. ____ коп. срок хранения _________________________ кассовые документы ___________ руб. __ коп. _______ руб. ____ коп. срок хранения _________________________ по операциям с драгоценными металлами: бухгалтерские документы __________ руб. __ коп. _______ руб. ____ коп. срок хранения _________________________ кассовые документы ___________ руб. __ коп. _______ руб. ____ коп. срок хранения _________________________ и т.д. по документам с разными сроками хранения. В каждой папке должна быть лента подсчета по балансовым и внебалансовым счетам, о чем делается надпись: документы сброшюрованы и подшиты ____________________ (подпись) На обложке основной папки делается надпись: "с данными бухгалтерского учета сверено", и ставится подпись главного бухгалтера или его заместителя, или начальника отдела. Кредитная организация вправе организовать хранение бухгалтерских документов в виде электронных баз данных (файлов, каталогов), сформированных с использованием средств вычислительной техники. При этом должна обеспечиваться возможность распечатывания бумажных копий бухгалтерских документов по формам, установленным нормативными актами Банка России. Структура баз данных бухгалтерских документов должна позволять группировать документы в соответствии с требованиями, установленными пунктами 4.2 - 4.7 настоящего раздела. Изъятие бухгалтерских документов может производиться судом, органами прокуратуры, предварительного следствия и дознания, в предусмотренных законом случаях, а также иными органами, наделенными законодательством Российской Федерации соответствующими полномочиями. При изъятии подлинного документа составляется в 2-х экземплярах акт или протокол изъятия в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, за подписями руководителя кредитной организации или его заместителя, главного бухгалтера и представителя органа, проводящего изъятие документа. В акте или протоколе должно быть указано, по чьему требованию и разрешению производится изъятие и какой документ изымается. Главный бухгалтер или, по его поручению, другое уполномоченное лицо вправе с разрешения и в присутствии представителей органов, проводящих изъятие документов, снять копии с изымаемых документов с указанием на них основания и даты изъятия. На место изъятого подлинного документа помещается заверенная главным бухгалтером копия документа, первый экземпляр акта или протокола и требование на изъятие документа с распиской представителя органа, проводящего изъятие, о получении подлинного документа. Главный бухгалтер на обложке папки с документами делает за своей подписью надпись об изъятии документов. Второй экземпляр акта или протокола вручается представителю органа, проводившего изъятие. |
Контрольные вопросы к лекции 3.
1. Что входит в первичную документацию банка?
2. Что понимают под документооборотом банка ?
3. Каковы интервалы документооборота и их характеристика?
4.Какие основные требования к организации рабочего дня и документообороту в банках?
5. Какой в банке определен порядок хранения документации?
Рекомендуемая литература к лекции № 3
1. Правила ведение бухгалтерского учета в кредитных организациях и учреждениях 302-п от 25 декабря 2008г с изменениями и дополнениями по состоянию на 01.01.2011г.
2. Банковская система России. Настольная книга банкира. Центральный банк России. – М., 2008г.
3. Банковское дело. Учебник под редакцией О.И. Лаврушина. – М., 2007г.
4. Журнал «Банковские технологии»
5. Правовые системы
- Гарант
-Консультант +
Тема 4. Правила выполнения и учет кассовых операций
1. Общие вопросы организация кассовой работы банка
2. Учет кассовых операций
3.Вечерние кассы и инкассирование выручки
4.1. Общие вопросы организация кассовой работы банка
Организация кассовой работы в кредитной организации осуществляется на основании Положения «О порядке ведения кассовых операций в кредитных организациях на территории Российской Федерации» № 199–П от 9 октября 2002 г. Положение разработано на основе Федеральных законов Российской Федерации «О Центральном банке Российской Федерации (Банке России)», «О банках и банковской деятельности» и устанавливает порядок совершения кассовых операций, а также инкассации денежных средств и других ценностей для кредитных организаций и их филиалов, действующих на территории Российской Федерации.
Для проведения кассовых операций и кассового обслуживания клиентов коммерческие банки создают в своих учреждениях кассовые узлы.
Для совершения кассовых операций коммерческий банк обязан оборудовать кассовый узел и получить от Центрального банка лимит операционной кассы. Прежде всего, представитель Центрального банка обследует кассовый узел коммерческого банка. Затем он выносит заключение о возможности и готовности представленного кассового помещения к совершению кассовых операций.
Основные критерии для такого заключения являются следующие:
обеспечение сохранности ценностей коммерческого банка, находящихся в кассе, в том числе и во внерабочее время;
создание нормальных условий работы кассиров;
наличие подготовленного и обученного персонала кассы;
наличие охраны помещений банка.
После получения разрешения Банка России на ведение кассовых операций определяется лимит операционной кассы.
Лимит остатка денег в операционной кассе устанавливается соответствующим учреждением Центрального банка, в котором коммерческий банк открывает корреспондентский счет. Суммой лимита является минимально допустимое количество наличных денег в кассе, необходимое для своевременного и полного удовлетворения потребности клиентов в денежной наличности. В течение операционного дня, а также в дни массовых выплат учреждение коммерческого банка может иметь остаток кассы выше установленного лимита. Уровень лимита операционной кассы определяется с учетом наличного денежного оборота кассы банка и условий хранения ценностей.
Для обеспечения своевременной выдачи наличных денег со счетов организаций, предприятий, учреждений независимо от их организационно-правовой формы и физических лиц, осуществляющих свою деятельность без образования юридического лица, а также со счетов по вкладам граждан кредитным организациям устанавливается сумма минимально допустимого остатка наличных денег в операционной кассе на конец дня. Фактический остаток денег в кассе не должен быть ниже установленного.
Минимальный остаток наличных денег в операционной кассе устанавливается учреждением Банка России исходя из объема оборота наличных денег, проходящих через кассу, графика поступления денежной наличности от клиентов, порядка ее обработки и других особенностей организации налично-денежного оборота и кассовой работы.
Для комплексного кассового обслуживания физических и юридических лиц и обработки денежной наличности банк создает кассовое подразделение, состоящее из приходных, расходных, приходно-расходных, вечерних касс, касс пересчета и других.
Кассовое подразделение возглавляется заведующим кассой, который осуществляет руководство и контроль за работой кассовых работников.
Заведующий кассой вместе с руководителем и главным бухгалтером является материально ответственным лицом, несет ответственность за правильность организации кассовой работы, четкое кассовое обслуживание клиентов, своевременное оприходование денег, поступивших в кассу банка, надлежащее хранение и полную сохранность всех ценностей, находящихся в кассе банка.
Непосредственное выполнение операций с наличными деньгами осуществляют кассовые и инкассаторские работники кредитной организации.
Прием на работу кассовых работников производится в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации по представлению заведующего кассой (начальника отдела кассовых операций) на основании приказа начальника банка.
С каждым кассовым и инкассаторским работником заключается договор о полной материальной ответственности.
Допуск неподготовленных работников к совершению операций с ценностями категорически запрещается.
Кассовым работникам запрещается:
передоверять выполнение порученной работы с ценностями другим лицам, а также выполнять работу, не входящую в круг их обязанностей, установленных Положением и закрепленных приказом руководителя кредитной организации;