Файл: Программа Microsoft (MS) Access 2007 является преемником.pdf

65
В области Свойства поля выбрать вкладку Подстановка (рис. 3.20) и установить значения свойств, приведенные в табл. 3.4.
Рис. 3.20. Окно создания поля со списком
Аналогичные действия необходимо выполнить и для поля
№ зачетной книжки, используя в качестве строк соответственно таблицу Студенты.
Таблица 3.4
Значения свойств для поля подстановок
Свойства Значение
Тип элемента управления Поле со списком
Тип источника строк
Таблица или запрос
Источник строк
• щелкнуть по кнопке
;
• добавить таблицу Дисциплина;
• закрыть окно Добавление таблицы;
• перетащить с помощью мыши поле Наименова-
ние дисциплины в область бланка запроса;
• в поле Вывод на экран установить

66
Для заполнения поля Оценка таблицы Экзамен создадим поле Список (рис. 3.21).
Рис. 3.21. Окно создания поля Список
Для используемого списка значений изменим свойства полей так, как показано на рис. 3.21. В свойстве Источник строк эле- менты списка должны отделяться друг от друга точкой с запятой.
3.9. Практическая работа № 6
Работа с таблицами.
Поиск информации в базе данных
Цель работы: изучить основные средства и способы работы с таблицами; научиться производить поиск и замену, сортировку и фильтрацию данных.
Формирование таблиц и заполнение их данными – это основ- ной этап в создании БД. Хотя этот процесс необходим и достаточен с точки зрения хранения данных, он отнюдь не достаточен с точки зрения доступа и использования информации. А ведь информация

67 для того и хранится в БД, чтобы ее можно было быстро извлечь и при необходимости обработать соответствующим образом. В боль- ших по размеру таблицах, а для современных БД это совершенно естественно, простым просмотром нелегко отыскать какие-то кон- кретные данные. А это бывает нужно, например, для их замены или исправления.
В Access 2007 имеется целый ряд интерактивных средств работы с таблицами: диалоговое окно поиска и замены, разно- образные фильтры, средства сортировки записей. Все эти опера- ции можно выполнить как в режиме Таблицы, так и в режиме
Формы.
3.9.1. Поиск и замена данных
С помощью диалогового окна Поиск и Замена (рис. 3.22) можно найти конкретные записи или определенные значения в полях, а также произвести их замену на другие значения.
Рис. 3.22. Окно Поиск и Замена
Доступ к окну Поиск и замена можно получить из контекст- ного меню поля таблицы, открытой в режиме Таблицы (команда
Найти), или из группы Найти (рис. 3.23) вкладки Главная (ко- манды Найти и Заменить).
Диалоговое окно Поиск и замена имеет две вкладки: Поиск и Замена. Внешне они почти не отличаются. На вкладке Замена есть дополнительное поле Заменить на, в котором указываются данные, заменяющие искомые, и еще две кнопки Заменить и Заменить все.
Поэтому вкладку Поиск используют, например,
Рис. 3.23. Группа
Найти

68 когда нужно заменить данные в одном или нескольких полях (ошибки или опечатки), при этом сами исправления делаются вручную.
Вкладка Замена автоматизирует весь процесс: с помощью кнопки
Заменить исправляется конкретное найденное значение, а с по- мощью кнопки
Заменить
все
–
сразу все значения в
поле или таблице.
При поиске нужной информации команда Найти может быть использована как для таблицы, открытой в режиме Таблицы, так и для работы с формой, созданной для этой таблицы.
Существует, между тем, одно «но» – выполняя поиск, ко- манда отображает только первое значение, отвечающее условиям поиска. При наличии в таблице множества таких значений поиск придется производить несколько раз. Для нахождения и отобра- жения группы записей, в которых содержатся искомые данные, целесообразнее использовать фильтры.
3.9.2. Сортировка и фильтрация данных
Сортировка позволяет изменить порядок следования записей в таблице и отображать их с учетом значений некоторого опреде- ленного поля, т. е. выстроить все записи таблицы в порядке сле- дования значений в этом поле. Упорядоченные записи легче про- сматривать и обрабатывать. Действительно, вряд ли кто станет отрицать, что со списком фамилий (студентов) гораздо удобнее работать, если он составлен в алфавитном порядке. Аналогично численные значение легче воспринимаются, если они перечислены по порядку. В программе Access есть широкие возможности авто- матической сортировки данных различных типов.
Сортировка может быть простой или более сложной, когда записи упорядочиваются не по одному, а по нескольким полям, например,
сначала по полю
Фамилия,
а затем
–
Дата
рождения.
Для сортировки и фильтрации используется группа инстру- ментов Сортировка и фильтр (рис. 3.24), расположенная на вкладке Главная.
Рис. 3.24. Группа
Сортировка и фильтр

69
Три кнопки, расположенные в левой части группы, обеспе- чивают стандартные условия сортировки: по возрастанию, по убы- ванию и отмена сортировки.
Сортировка может применяться к разным столбцам. Признак сортировки – стрелочка, которая расположена справа от назва- ния поля.
Можно сказать, что фильтры временно «удаляют» некоторый набор записей, удовлетворяющих определенному условию на зна- чения полей. Их можно применять перед проведением поиска, чтобы «уменьшить» количество просматриваемых записей и та- ким образом ускорить работу. Более того, правильно подобран- ные фильтры могут полностью решить задачу поиска конкретных данных.
Фильтр используется как инструмент работы с данными, их просмотра, проверки и редактирования. Фильтр – это фактически набор условий для отбора подмножества данных (или для сорти- ровки данных). Фильтр иногда образно называют «одноразовым» или «мимолетным» запросом, т. к. его можно наложить на таблицу (запрос) и удалить нажатием всего лишь одной кнопки.
Разные фильтры можно «наслаивать» друг на друга, постепенно приближаясь к желаемому результату. У фильтра нет имени
(но в программе Access созданный фильтр можно сохранить в виде запроса).
В Access можно применять фильтры различных типов.
•
Простой фильтр (фильтр по значению поля) применяется непосредственно из заголовка поля в режиме

70
•
Обычный фильтр (фильтр по форме) может содержать сразу несколько условий по нескольким полям таблицы. Чтобы их задать, необходимо заполнить ячейки в специальном окне-форме фильтра.
Поэтому этот тип фильтра еще называют «фильтром по форме».
Условия отбора выбираются либо из списка всех возможных значе- ний полей,
либо вводятся в
виде логических выражений
(рис. 3.25).
Рис. 3.25. Окно формы обычного фильтра
Чтобы открыть окно обычного фильтра, необходимо выбрать кнопку Дополнительно в группе Сортировка и фильтр вкладки
Главная, а затем в раскрывшемся меню выбрать команду Изме-
нить фильтр.
Окно обычного фильтра позволяет объединять условия отбора с помощью логических операторов And (И) или Оr (ИЛИ). Сама форма фильтра содержит несколько вкладок, ярлыки которых рас- положены внизу (рис. 3.25).
Если на одной вкладке фильтра значения (или выражения) заданы в разных ячейках, но в одной записи, то это аналогично оператору And (И). Это означает, что будут возвращены только записи, отвечающие условиям отбора, указанным во всех ячейках.
Если выражения находятся в разных вкладках, это аналогично оператору Оr (ИЛИ), т. е. означает, что будут возвращены записи, отвечающие условиям отбора, заданным на любой из вкладок.
Чтобы закрыть форму фильтра и применить его к таблице, необходимо выбрать кнопку Применить фильтр в группе Сорти-
ровка и фильтр или воспользоваться контекстным меню формы фильтра, где есть одноименная команда. Результат применения фильтра, описанного выше, показан на рис. 3.26. Обратите внима-

71 ние на то, что в заголовках двух полей появились значки фильтров, которые обозначают поля, по которым проведен отбор записей.
Рис. 3.26. Результат применения фильтра по форме
•
Расширенный фильтр имеет окно, очень похожее на окно запроса (рис. 3.27). И открывается оно на собственной вкладке в рабочей области программы.
Рис. 3.27. Окно расширенного фильтра
Чтобы открыть окно расширенного фильтра, необходимо выбрать кнопку Дополнительно в группе Сортировка и фильтр, а затем в открывшемся меню выполнить команду Расширенный
фильтр (при этом таблица должна быть открыта в режиме Таб-
лицы и активна).
В верхней части окна расширенного фильтра (рис. 3.27) нахо- дится макет таблицы (со списком полей), для которой он строится
(в отличие от запроса, в это окно нельзя добавлять другие табли- цы или запросы). В нижней части расположены столбцы условий фильтрации, которые строятся на основе полей таблицы. Любое

72 поле таблицы из верхней части окна можно просто перетащить указателем мыши в свободный столбец фильтра (если перетащить из списка знак звездочки (*), то в фильтр будут перемещены все поля таблицы). В каждом столбце условий указываются:
• поле таблицы;
• сортировка (выбирается из списка: по возрастанию, по убы- ванию, отсутствует);
• условия отбора;
• дополнительные условия отбора (при необходимости), связан- ные с
первой строкой условий отбора логическим оператором ИЛИ.
Новое, еще не рассмотренное, свойство, присущее только этому типу фильтров – сортировка. Выражения для условий отбора данного фильтра могут быть созданы также с помощью Построи-
теля выражений (см. пп. 3.10.2), окно которого открывается с по- мощью команды Построить контекстного меню ячейки условий.
Сохранить расширенный фильтр в виде запроса можно с по- мощью команды контекстного меню или меню кнопки Дополни-
тельно (рис. 3.24). В этом меню есть также команда Загрузить
из запроса, с помощью которой можно вернуться к сохраненному в виде запроса расширенному фильтру.
Запустить расширенный фильтр можно или из контекстного меню верхней части окна фильтра или кнопкой Применить фильтр
(она расположена ниже кнопки Дополнительно) в группе инстру- ментов Сортировка и фильтр (рис. 3.24).
3.10. Практическая работа № 7
Создание запросов в СУБД Access 2007
Цель работы: изучить назначение и виды запросов; научиться создавать различные виды запросов в режиме Мастер запросов
и в режиме Конструктор запросов; научиться создавать условия отбора для различных типов данных; изучить возможности По-
строителя выражений.
Запросы обеспечивают быстрый и эффективный доступ к хра- нящимся в таблицах данным. Они также используются для обра- ботки информации, хранящейся в таблицах: сортировки данных, проведения вычислений с ними, создания таблиц с выборочными данными, подведения итоговых результатов и т. п.

73
Access позволяет выполнять следующие виды запросов:
• запрос на выборку данных;
• запрос с условием;
• запрос с вычисляемыми полями;
• итоговый запрос;
• параметрический запрос;
• перекрестный запрос;
• запрос на изменение записей.
Запросы можно создавать в режиме Мастер запросов и в ре- жиме Конструктор запросов. При этом в режиме Конструктор
запросов запрос создается полностью самим пользователем на основе специальной таблицы QBE (Query by Example – запрос по образцу). С помощью Мастера запросов можносоздать запрос путем выбора предлагаемого готового варианта и по наводящим подсказкам.
3.10.1. Создание запроса с помощью Мастера
Запрос на выборку данных. Данный запрос выбирает для про- смотра только необходимые поля таблицы. Его можно создавать как в режиме Конструктор запросов, так и с помощью Мастера
запросов.
Рассмотрим создание этого запроса на примере. У нас имеется таблица Студенты (рис. 3.28).
Рис. 3.28. Таблица Студенты

74
Деканату необходимо получить следующие данные: фамилию студента и его мобильный телефон. Для этого выберем на вкладке
Создание в группе Другие кнопку Мастер запросов (рис. 3.29).
Рис. 3.29. Группа Другие
В диалоговом окне Новый запрос выберем Простой запрос
и нажмем кнопку «ОК».
В группе Таблицы и запросы (рис. 3.30) выберем таблицу, содержащую нужные данные (в нашем случае – Студенты).
В группе Доступные поля выберем поля Фамилия и Мобиль-
ный телефон. При этом они добавятся в список Выбранные поля.
После добавления полей нажмем кнопку «Далее».
Присвоим запросу имя Телефоны студентов, а затем нажмем кнопку «Готово».
Рис. 3.30.Окно Создание простых запросов

75
В результате мы получим таблицу с двумя полями, указанными в запросе (рис. 3.31).
Рис. 3.31. Результат простого запроса
С помощью Мастера запросов можно создавать и другие виды запросов: перекрестный, повторяющиеся записи, записи без подчиненных.
3.10.2. Создание запроса в режиме Конструктора
Запрос на выборку данных. Рассмотрим создание запроса на выборку на примере. Деканату необходимо получить следующие данные: № группы и количество студентов в группе.
Для этого на вкладке Создание в группе Другие необходимо выбрать Конструктор запросов (рис. 3.29). Затем с помощью окна
Добавление таблицы (рис. 3.32) выбрать таблицу, на основе кото- рой будет создаваться запрос (в нашем случае таблицу Группа).
На экране появится диалоговое окно запроса, состоящее из двух частей: верхней, где представлены таблицы, на основе кото- рых строится запрос, и нижней, где выбираются поля из таблиц и где, собственно говоря, непосредственно формируется запрос
(рис. 3.33).