Файл: Памятка по поиску генеалогической и биографической информации по фондам Государственного архива Мурманской области.docx
ВУЗ: Не указан
Категория: Не указан
Дисциплина: Не указана
Добавлен: 07.11.2023
Просмотров: 94
Скачиваний: 2
ВНИМАНИЕ! Если данный файл нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам.
ОТВЕТ:
Памятка читателю
УЧРЕЖДЕНИЕ
ГОСУДАРСТВЕННЫЙ АРХИВ
«Порядок работы пользователей в читальном зале Государственного архива».
Уважаемые дамы и господа!
Для тех, кто работает с историческими документами в читальном зале нашего архива, существует определенный порядок. Его необходимо знать, а все правила неукоснительно соблюдать, это поможет Вам оперативное получить необходимую информацию, рациональнее использовать свое время и не занимать чужое, а главное – обеспечить сохранность архивных документов. Они нужны не только Вам, но еще многим другим людям и не только сегодня, а и все последующие годы. Каждый лист архивного дела, который Вы сейчас держите в руках – это документальная память народа, это наша история. Помните об этом, пожалуйста.
Для того, чтобы приступить к работе с архивными документами, необходимо прежде всего иметь при себе письмо от командирующей Вас организации, или личное заявление на имя директора ГА, паспорт или другой документ, удостоверяющий личность.
С письмом или заявлениям Вы должны обратиться непосредственно к директору ГА, а в случае его отсутствия – к одному из заместителей. С письмом или заявлением, завизированным директором (заместителем), а также с паспортом Вы должны обратиться в сектор документационного обеспечения, где Вам выпишут пропуск на выход в здание. Пропуск Вы будете предъявлять при входе, а с письмом (заявлением) подниметесь в читальный зал.
В читальном зале письмо (заявление) передается научному сотруднику отдела публикации и использования документов (зав. читальным залом). Теперь Вы уже стали пользователем.
Прежде чем начать работу с документами, ознакомьтесь с правилами работы пользователей в читальном зале нашего архива и отметьте это своей росписью в специальной анкете, которую Вам предложит зав. читальным залом, или прямо на своем письме (заявлении).
Важно: начиная со своего первого посещения читального зала, всякий раз обязательно расписываться в книге посещений. Зав. читальным залом окажет Вам помощь в поиске необходимой информации и предоставит нужный научно-справочный аппарат (описи, указатели, перечни и др.)
Важно: описи выдаются пользователю в тот же день, когда они затребованы, но не более 5 описей на заказ. После того, как пользователь выбрал нужные ему дела по описи, он должен заполнить специальный бланк «требование», по которому и будут выданы документы.
Важно: заказанные дела выдаются в тот же день только иногородним пользователям. Одному пользователю выдается не более 10 дел советского периода (после 1917 г.) и не более 4 дел досоветского периода (до 1917 г.). Следующий заказ Вы можете получить только после сдачи предыдущего.
Важно: дела выдаются в специальном помещении только сотрудником читального зала. Те, кто приехал наш архив в командировку на ограниченное время могут получить до 15 дел советского периода и до 10 дел досоветского периода в тот же день. Вопрос об увеличении количества заказанных дел Вы можете решить в рабочем порядке только непосредственно через зав. читальным залом.
Важно: дела, отнесенные к категории особо - ценных (ОЦД) выдаются только с разрешения директора и в ограниченном количестве.
Пользователи, представляющие организацию-фонд образователь могут получить до 15 дел в тот же день.
Уважаемые пользователи, если Вы заказали дела, но не смогли прийти и получить их, документы будут ждать Вас в течении 5 рабочих дней, после чего вернуться в хранилище.
В нашем архиве установлено также: пользователь может работать с одним заказом дел в читальном зале не более 1 месяца. Все это время дела будут находиться в шкафах читального зала.
Важно: по истечении 1 месяца дела без предупреждения возвращаются обратно в хранилище.
Если Вам необходимо работать с делами более 1 месяца, предупредите об этом зав. читальным залом. Срок пользования делами может быть для Вас увеличен, но не более, чем на 2 недели, с тем, однако, что при первой же необходимости в этих документах, возникшей у сотрудников архива или другого пользователя, дела будут взяты из читального зала без предупреждения.
Дела, относящиеся к категории особо ценных (ОЦД) в таком случае, если пользователь не работает с ними изымаются и возвращаются в хранилище через 2 недели.
Помните: Вы и только Вы несете ответственность за сохранность взятых Вами архивных документов.
При получении дел проверьте их количество, сохранность, если обнаружите недостачу листов, сорванные печати, марки и т.п., а также ошибки неточности в описях, перечнях и др., обязательно сообщите об этом зав. читальным залом. При получении дел Вы обязаны расписаться в требовании.
В целях обеспечения сохранности исторических документов для использования в читальном зал не могут быть выданы дела, находящиеся в реставрации, документы в плохом физическом состоянии.
Уважаемые пользователи, соблюдайте правила работы с документами:
-не делайте пометок и подчеркиваний в делах, описях, перечнях и т.п.;
-не пишите свою рукопись, положив лист поверх документа;
-не копируйте карты и платы сразу на кальку, предварительно положите оргстекло;
-не перелистывайте документы в делах, смочив пальцы слюной или водой, Вам поможет кусочек обыкновенного ластика;
-не проносите в читальный зал большие сумки, портфели, кейсы их нужно оставлять в камере хранения;
-не пополняйте свои коллекции раритетов (марок, печатей, автографов и т.п.) за счет госархива, это, преследуется по закону, архив имеет право привлечь Вас к уголовной ответственности;
-не обсуждайте информацию, почерпнутую в документах, со своими соседями по столу или коллегами прямо в читальном зале, соблюдайте тишину;
-не разворачивайте бутерброды прямо на исторических документах, не пейте в читальном зале соки и кофе; в здании архива нет столовой, поэтому о своем завтраке Вам придется позаботиться вне стен УГА.
При работе с документами в читальном зале нашего архива необходимо заполнять листы использования, имеющиеся в делах.
Пользователь может на основании выявленных им при работе в читальном зале документов получить необходимую справку. Оформить ее помогут в отделе справочной работы.
Может быть изготовлены копия необходимых исследователю документов (микро-, фото-, ксеро-). Разрешение на копирование дает директор архива либо один из заместителей.
При использовании в научных публикациях, статьях, монографиях и т.п. архивных документов ссылка на место их хранения с указанием архива, номера фонда, описи, дела, листов – обязательна.
Пользователь, подготовивший издание с использованием архивных документов, обязан предоставить в архив его экземпляр или библиографическую справку.
Уважаемые пользователи, все вопросы, связанные с получением и использованием документов архива, решаются только с зав. читальным залом!
Доступ посторонним в служебные кабинеты архива воспрещен!
Задание 5.
Ответ на запрос следственных органов
В муниципальный архив, сотрудником которого вы являетесь, обратились представители следственных органов, которым необходима информация о финансовых операциях ООО «Семерочка», ликвидированного в прошлом году. Документы, в том числе, временного срока хранения, были переданы в ваш архив.
Составьте ответ на обращение представители следственных органов, в котором представлена информация о составе документов ООО «Семерочка», возможные варианты предоставления информации заинтересованной стороне. Учтите, что необходимо использовать бланк учреждения и привести ссылки на соответствующие нормативно-правовые акты.
ОТВЕТ:
Тематический запрос государственного органа или органа местного самоуправления, связанный с исполнением ими своих функций, архив рассматривает в первоочередном порядке в установленные законодательством либо в согласованные с ними сроки на безвозмездной основе. Исполнение тематического запроса организации или гражданина организуется на основании договоров возмездного оказания услуг. Исполнение запросов руководителей организации и структурных подразделений осуществляется в форме:
- информационного письма,
- справки о наличии соответствующих документов,
- перечня заголовков дел или документов по определенной тематике/ по видам документов,
- тематической подборки копий документов.
- прилагается титульный лист, историческая справка и пр.;
- копии располагаются в логической последовательности.
Исполнение запросов работников организации осуществляется на основании внутреннего запроса или служебной записки.
Информационное письмо оформляется на бланке архива и содержит ответ:
- о наличии (отсутствии) в архиве архивных документов по теме запроса или сведения об их местонахождении,
- о пересылке запроса по принадлежности в соответствующую организацию,
- по вопросам оказания возмездных услуг,
- о рассекречивании архивных документов, являющихся носителями сведений, составляющих государственную тайну.
Акт о выдаче дел во временное пользование – документ, применяющийся в случае необходимости выдать некоторые документы, находящиеся на конкретном предприятии во временное пользование для конкретных целей.
В документе должно быть зафиксированное основание выдачи акта, а также цели, для которых данный акт подлежит выдаче из фонда предприятия. Каждый документ, выданный уполномоченному лицу, согласно акту, должен быть полностью охарактеризован, а именно: номер описи, а также номер единицы хранения, его заголовок, крайние даты и количество листов. В случае, если выдаче подлежит документ, отображенный не на бумажном носителе, зафиксировать следует иные параметры, такие как время звучания, метраж, Мбайт.
Дела должны быть выданы в упорядоченном состоянии, в обложках, содержать нумерацию и подписи всех ответственных лиц. Так же следует иметь в виду, что получатель дает обязательство не предоставлять документы, полученные во временное пользование, с целью выдачи по ним копий посторонним лицам, организациям, не имеющим к документам никакого отношения. Так же получатель обязуется возвратить документу в архив предприятия в указанный в акте срок.
Приложение 18 к п. 4.5.3
ГБУ Центральный государственный архив
трудовых отношений города Москвы
АКТ
| | № | |
| | ||
о выдаче дел во временное пользование
(ГУ МВД РОСИИ)
Основание:
Обращение представителей следственных органов ГУ МВД РОССИИ, с целью получения информации о финансовых операциях ООО «Семерочка», ликвидированна в 2021 году. Документы, в том числе, временного срока хранения, были переданы в ГБУ Центральный государственный архив трудовых отношений города Москвы.
| № п/п | Опись № | Ед. хр. № | Заголовок ед. хр. | Крайние даты | Количество листов (время звучания, метраж) | Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
| 1 | 11 | 1 | Реестр | 15.15-21.12.2021 | 16 | |
| | | | | | | |
| | | | | | | |
| | | | | | | |
| | | | | | | |