ВУЗ: Не указан
Категория: Не указан
Дисциплина: Не указана
Добавлен: 08.11.2023
Просмотров: 419
Скачиваний: 3
ВНИМАНИЕ! Если данный файл нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам.
Это всего лишь заниженный подсчёт экономии средств, но даже он даёт в результате весьма значительную сумму для предприятия на 2 000 сотрудников. Действительно, если средняя стоимость закупки и внедрения СУД в пересчёте на одного пользователя составит $2000 (включая затраты на персонал, аппаратное и программное обеспечение, компьютерную сеть, обучение, конвертацию, консультации и техническое обслуживание), отдача от нововведения принесёт выгоду в среднем $4,25 миллиона (среднее арифметическое между $3,2 миллиона и $5,3 миллиона). Если разделить затраты в размере $4 миллионов (2000 сотрудников умножить на $2000) на расчётную сумму выгоды $4,25 миллиона, то прогноз окупаемости системы составит 0,94 года (то есть, примерно год после окончательного перехода на СУД). Такая отдача стоит вложений независимо от дополнительных качественных преимуществ.
Представленные здесь возможности сбережения средств указывают на возможность более эффективного распределения ресурсов при условии обеспечения всего персонала организации полным набором действенных средств. Достижение такого рода экономии не требует затрат больших усилий, но результат очень ощутим. Если должным образом упростить и видоизменить процесс ведения дел, а также перераспределить рабочие функции, по меньшей мере 25 процентов приведённых выше цифр можно рассматривать как освободившиеся ресурсы человеко-лет, открывающие возможность для увеличения трудовой нагрузки.
В приведённых здесь расчётах выгоды не учтены накладные расходы. Если их учитывать в статьях расходов, то они должны быть включены и в подсчёт прибыли. Большинство предприятий используют в расчётах затрат и выгод, связанных с СУД, только непосредственные затраты, так как оценка накладных расходов в данном случае слишком сложна.
Неисчисляемые выгоды
Неисчисляемые выгоды служат дополнением выгодам осязаемым. Их невозможно измерить, но многие знают об их существовании и отдают должное их значимости. Связанная с переходом на СУД рационализация и модернизация процессов затрагивает три ключевые области - скорость предоставления услуг, себестоимость предоставления услуг и качество услуг.
-
Скорость предоставления услуг имеет отношение к своевременности и оперативности реагирования конечных пользователей и ответственного за управление записями персонала. С внедрением СУД конечным и вторичным пользователям приходится быстрее действовать и принимать решения во всех случаях, когда ситуация зависит от информации в документе. Кроме того, система снижает количество последовательных действий, необходимых для получения справочной информации из документа или его просмотра, обеспечивает ускоренное автоматизированное возвращение документа на рассмотрение и увеличивает пропускную способность и возможность распространения новых материалов на предприятии. Благодаря тому, что для авторов упрощается задача быстрой загрузки документов в СУД, совершенствуется эффективность и точность работы. -
Себестоимость предоставления услуг связана со временем, которое пользователи и специалисты по управлению записями затрачивают на поиск, обработку, пересылку и хранение документов. СУД снижает количество задержек и время ожидания, связанное с поиском документов по запросу, препятствует накоплению запросов на документ или файл, а также уменьшает затраты на восстановление порядка в тех случаях, когда документы размещаются неправильно, или кто-либо их позаимствовал, или представляется невозможным установить их местоположение. Общие затраты снижаются также благодаря сокращению объёма ручного труда по обработке записей и уменьшению расходов на доставку документов географически отдалённым пользователям. Более активное использование электронных средств для хранения неактивных и архивных записей в конечном итоге снижает потребности организации в дополнительном пространстве для хранения бумажных документов. -
Понятие качества услуг связано с объёмом, качеством и распространённостью документов. С внедрением СУД возрастает процент востребованности документов, поскольку более широкая их область становится доступной пользователям, особенно в части управления записями. Кроме того, СУД увеличивает точность поиска благодаря использованию контролируемого словаря, возможностям текстового поиска и выборки документов на основе определённых атрибутов системных описаний. Более высокая точность при доступе к влияющим на принятие решений данным может привести к улучшению производственных факторов в организации. Подразумевающаяся необходимость соблюдения стандартов ввода данных в системные описания документов помогает снизить процент ошибок и повысить качества ввода информации пользователями. Проблемы, связанные с внесением данных и с согласованностью системных описаний, удается выявить прежде, чем они послужат причиной слишком серьёзных затрат.
Преимущества программного обеспечения новой СУД, как и сами документы, распространяются без учёта внутриорганизационных границ. Новая система и мощная компьютерная сеть может усилить потоки информации и устранить множество ограничений, связанных как с использованием бумаги, так и с географической удалённостью людей.
Поэтому внедряемая система должна быть достаточно гибкой, чтобы позволить предприятию именно с помощью такой системы и начать процесс совершенствования управления. Более того, именно предприятия с несовершенными бизнес-процессами и нуждаются в первую очередь в системе, являющейся инструментом, с помощью которого этот процесс начнется. Если на предприятии реализован электронный документооборот и сотрудники получают возможность видеть на экране компьютера все документы, задачи и поручения, с которыми они должны работать в данный момент, а руководители имеют возможность видеть в режиме реального времени ход выполнения бизнес-процессов, например, исполнение заказов клиентов, приём новых сотрудников на работу, текущее состояние исполнения договоров, взаимодействие между разными подразделениями компании и т.п., то именно наличие этих возможностей и позволит компании начать совершенствование своих бизнес-процессов.
2.4.2 Оценка эффективности СЭД
Внедрение СЭД, прежде всего, связано с тем, что данные системы позволяют более эффективно управлять компаниями.
Это становится очевидным, если обратить внимание на следующие цифры:
“Средний” сотрудник выполняет в день 10 операций по поиску различных документов. Поиск одного документа занимает в среднем 2 минуты.
В 10 % случаев сотрудник не находит нужный документ. В случае, если документ не был найден сразу, на его поиски тратится еще 2 минуты дополнительно. Если документ все-таки не найден, сотрудник переключается на иную работу.
Средняя годовая зарплата $3600 в год ($300 в месяц).
Накладные расходы на содержание сотрудника (налоги и пр.) 100 %
Ниже дан расчёт экономии:
(10 раз/день × 2 мин. + 10 раз/день × 10 % × 2 минуты) × 1/(8 час. × 60 мин.) × $7200
Итог: если внедрить электронную систему управления документами, то получается $330 экономии в год в расчёте на одного сотрудника.
Если в организации работает 100 сотрудников, и все они работают с документами
, то экономия составит $33000 в год.
Также внедрение СЭД, по мнению Gartner Group, обеспечивает:
Оценка эффективности внедрения АСДОУ
Экономическая эффективность внедрения автоматизированных систем документационного обеспечения управления - это количественная стоимостная оценка эффекта от проведения мероприятий по автоматизации информационного обеспечения организации. .
Эффект от внедрения АС ДОУ состоит из поддающейся и не поддающейся количественным подсчетам частей:
- прямой эффект от внедрения системы, связанный с экономией рабочего времени сотрудников и средств на материалы (исчисляемые выгоды);
- эффект, обусловленный теми преимуществами функционирования организации, которые дает автоматизированная система [скорость и качество предоставления услуг, сокращение времени прохождения документов, повышение качества выпускаемых документов и контроля исполнительской дисциплины и т.д.] (неисчисляемые выгоды).
Неисчисляемые выгоды затрагивают три ключевые области - скорость предоставления услуг, себестоимость предоставления услуг и качество услуг.
Выполним расчёт исчисляемых выгод, считая, что экономический эффект внедрения автоматизированной системы документационного обеспечения управления включает только стоимость сэкономленного рабочего времени сотрудников и стоимость бумаги сэкономленной при переходе на электронный документооборот".
Сложнее всего оценить стоимость сбереженного рабочего времени, которая складывается из следующих факторов:
- экономия времени за счёт повторного использования документов;
- экономия времени на поиск нужных документов за счёт систематизации в хранении документов и эффективных средств поиска информации;
- ускорение бизнес-процессов за счёт их автоматизации, формализации, протоколирования действий и контроля исполнительской дисциплины.
Расчёты выполняются исходя из максимально необходимого подключения пользователей к автоматизированной системе, так как чаще всего осуществляется полномасштабная установка системы. Необходимо подчеркнуть, что они будут носить преимущественно априорный характер усредненных оценок.
Абсолютная эффективность автоматизации определяется как разность между полученными доходами или оценкой этих доходов в будущем и затратами на автоматизацию.
Период окупаемости внедрения автоматизированной системы документационного обеспечения управления (Т) рассчитывается по следующей формуле: расчётную сумму затрат (Р) необходимо разделить на расчётную сумму экономии (Э), при этом в частном получится коэффициент в годах или десятых долях года:
Т=Р/Э
Таким образом, АС ДОУ в соответствии с полученным коэффициентом окупится или за годы, или в течение долей года.
Определим общие подходы к вычислению эффективности внедрения автоматизированной системы документационного обеспечения управления организации, предположив, что осуществляем внедрение системы на базе промышленной СУБД.
Расчёт расходов
Общая стоимость расходов определяется по следующей формуле:
Р=∑Рi,
где i - статьи расходов на внедрение системы.
Внедрение АС ДОУ на основе промышленной СУБД содержит следующие статьи расходов:
1. Стоимость закупаемых клиентских лицензий (Рл) к СУБД (Microsoft SQL, Огас1е, Sybase и т. д.) на определенное количество рабочих мест.
2. Стоимость однопроцессорного варианта СУБД (Рб) с возможностью подключения неограниченного количества клиентских лицензий.
3. Стоимость обеспечения дополнительными программно-техническими средствами (Рп) установленного количества рабочих мест, дающих возможность осуществить поточное сканирование, внедрение ЭЦП и шифрования.
4. Стоимость работ по запуску системы (Рз) равна следующей величине:
Рз=М×W + М×W ×F(N),
где М - количество месяцев, необходимое для выполнения работ по запуску системы на N мест;
W - средняя стоимость 1 месяца работ ;
F(N) - функция характеристики размера организации, позволяющей учесть в расходах усложнение задачи за счёт величины размера организации. Поведение этой функции качественно похоже на логарифм от величины N и приблизительно равно следующим значениям: если N=100, то F(N)=0,3; если N=200, то F(N)=0,35, а если N >100, то F(N)=0,4.
5. Стоимость обучения (Ро) пользователей, администраторов системы и персонала, сопровождающего систему.
6. Стоимость годового сопровождения (Рс) компанией системы.
7. Стоимость конвертации (Рк) данных.
Таким образом, суммарные расходы по внедрению и эксплуатации АС документационного обеспечения управления за год будут равны
Рд=Рл+Рб+Рп+Рз+Ро+Рс×(12-М)/12 +Рк
Расчёт доходов
Расчёт доходной части осуществляем исходя из того, что экономический эффект состоит только из стоимости сэкономленного рабочего времени сотрудников (Эрв) и стоимости бумаги (Эсб), сэкономленной при переходе на электронный документооборот
Э=Эрв+Эсб.
Расчёт стоимости сэкономленного рабочего времени сотрудников выполняется на основе экспертных оценок.
Практически для любого документа в достаточно давно существующей организации всегда найдется прототип. Чаще всего прототип экономит от 20 до 30 % времени от трудозатрат на создание документа. Если каждый сотрудник тратит на создание новых документов (Эсд) примерно 30 % своего рабочего времени, то общая экономия времени сотрудников при наличии прототипов составит около 7,5 % от их полного рабочего времени.
Экономия времени на поиск документа (Эпд) достаточно хорошо измерена и реально находится в диапазоне 5-10 %.
Ускорение бизнес-процессов наиболее тяжело поддается априорной оценке. При бумажном документообороте процесс согласования и утверждения документа (Эуд) длителен и невозможен контроль задержки исполнения. При внедрении автоматизированной системы документационного обеспечения управления документы передаются на следующую инстанцию сразу же после исполнения. Таким образом, многостадийное утверждение и согласование может быть сокращено в несколько раз. В этом случае экспертная оценка экономии на одного сотрудника составит 10-30 % рабочего времени.
Экономия трудозатрат (Эт), по нашим предположениям, составит величину
Эт=Эсд + Эпд + Зуд.
Среднемесячные расходы в организации на одного сотрудника (S).
Тогда экономия рабочего времени (Эрв) сотрудников за год составит
Эрв = Эт ×12× N ×8 = (Эсд + Эпд + Эуд) ×12× N ×S
Мощность документопотока определяется через показатели объёма документов за единицу времени (год, месяц) [25]:
V=∑Dij ,
где V - объём документации за единицу времени;
Dij - количество документов в j-й группе по i-му структурному подразделению.
В течение года работники машбюро организации распечатали (Эм) страниц текста, а работники архива сделали (Эа) листов копий подлинников документов. Ежегодно организация осуществляет отправку принимаемых актов по полной или обязательной рассылке. За год было разослано (Эр) единиц корреспонденции (листов формата А4).
Стоимость сэкономленной бумаги (Эсб) (без учёта нанесения информации) исходя из того, что одна пачка (500 листов) стоит С, составит
Эсб = (Эм + Эа + Эр)/500×С
Общая экономия равна
Э = Эрв+Эсб =(Эсд+Эпд+Эуд) ×12× N ×S + (Эм+Эа+Эр)/500×С
Расчётный срок окупаемости автоматизированной системы документационного обеспечения управления на основе промышленной СУБД равен
Т = Рд /Э = [Рл+Рп+Рз+Ро+Рс×(12-М)/12+Рб+Рк] / [(Эсд + Эпд + Эуд) ×12× N ×8 + (Эм+Эа+Эр) /500×С]