ВУЗ: Не указан
Категория: Не указан
Дисциплина: Не указана
Добавлен: 08.11.2023
Просмотров: 348
Скачиваний: 3
ВНИМАНИЕ! Если данный файл нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам.
Основную проблему представители ИТ-компаний видят в том, что заказчики и поставщики по-разному трактуют сущность электронного документооборота.
Такое непонимание может привести к “слишком большому урезанию функций системы (экономически нецелесообразно внедрять такую урезанную систему) или, наоборот, к завышению функциональных требований (что приводит к увеличению сроков на внедрение системы и повышению рисков от проекта внедрения СЭД)”.
Непонимание важности внедрения СЭД, недооценка их для повышения управляемости и прозрачности компаний хорошо иллюстрируется таким мнением: СЭД не относится к программным продуктам первой необходимости, поэтому спрос на них будет устойчивым лишь тогда, когда на рынке спокойно и можно заниматься “тюнингом бизнеса”.
Подобные оценки высказывают и другие представители этой отрасли. Особо они подчеркивают, что собственно документооборот является на данный момент не только автоматизацией делопроизводства, но и инструментом принятия бизнес - и управленческих решений.
Иногда наблюдается и обратный процесс: сами интеграторы и компании-производители СЭД усложняют задачи для внедрения, что также отталкивает заказчиков, впрочем, это проблема характерна для рынка ИТ в целом.
Для решения подобных вопросов целесообразнее всего создавать совместные группы из представителей заказчика и поставщика, которые могут выработать устроившую всех стратегию внедрения.
2.3.7 Государственное регулирование
Проблемы государственного регулирования подробно изложены в главе “Государственное регулирование”.
Следует только отметить, что государственное регулирование отрасли практически все участники рынка отметили как один из самых важных факторов.
Еще одной сложностью для государственного регулирования является то, что часто решения по поставкам принимаются по политическим мотивам и по тем же мотивам могут быть отменены. Такая нестабильность в принятии решений не может способствовать полноценному развитию СЭД в органах государственной и муниципальной власти.
Таким образом, развитию СЭД мешают препятствия, в целом характерные для всего ИТ-сектора, но которые вполне преодолимы. Особенно активно электронный документооборот будет развиваться в случае продолжения роста российской экономики, что позволит тратить больше средств на ИТ-решения.
2.4 Эффективность управления и применение систем автоматизации делопроизводства и электронного документооборота
О том, что системы электронного документооборота повышают эффективность работы с документами знают многие, а вот том, что они выгодны экономически и позволяют окупить затраты на внедрение знают далеко не все.
Внедрение САДЭД - это здравое решение в области бизнеса, а не технологий. Принятие руководством организации решения о вложении средств в улучшенную систему управления документацией даст практический результат - более качественный и оперативный сервис, более эффективное рабочее пространство и, что особенно важно, преимущество перед конкурентами.
Анализ соотношения цена/польза - это логическая процедура оценки соотношения плюсов (пользы) и минусов (цен) каждого из альтернативных вариантов. Плюсы и минусы можно определять с точки зрения подающихся или неподдающихся численной оценке - или осязаемых и неосязаемых - факторов.
Консервативный стиль обращения с документами в бумажном виде на фоне экспоненциально растущего общего объёма в мире лишь увеличивает расходы на бумагу и расходные материалы, офисные площади вынужденно нерационально тратятся на хранение архивных дел, подшивок печатных изданий, распечатанной электронной корреспонденции.
-
На поиск, согласование и утверждение документов приходится 30 % рабочего времени сотрудников. Это примерно 1 месяц в год; -
На ожидание поступления документов - 20 %; -
На передачу документов между подразделениями - 10 %; -
На подготовку стандартных отчётов о движении документов - 10 %; -
На создание новых документов тратится примерно 30 % рабочего времени; -
20 - 30 % поставленных задач вообще не решаются; -
6 - 15 % бумажных документов безвозвратно теряется; -
В среднем создается 19 копий каждого документа.
САДЭД не только поможет решить эти проблемы, но и принесет экономическую выгоду.
-
Увеличение скорости и точности поиска позволяет сэкономить от 2х до 5ти часов в неделю на одного сотрудника и составляет от 5-15 %; -
Применение систем электронного документооборота увеличивает производительность труда сотрудников на 20-50 %, а время обработки одного документа уменьшается более чем, на 75, а уменьшение затраты на хранение на 80 %; -
Наличие прототипов и шаблонов документов позволяет экономить от 20-30 % времени от трудозатрат на создание новых документов, а это около 7,5 % от полного рабочего времени сотрудников. -
Утверждение и согласование документа на одного сотрудника составит 10-30 %; -
И наконец, по оценкам специалистов внедривших СЭД, их использование может способствовать увеличению прибыли предприятия на 5-15 %.
Таким, образом, средний процент экономии времени при использовании СЭД составляет более 60 %.
Внедрение СЭД обеспечивает:
- 1 2 3 4 5 6 7 8 9 ... 14
Скорость предоставление услуг;
Себестоимость предоставления услуг;
Экономия времени на поиск, обработку, пересылку и хранение документов.
-
Качество услуг; -
Увеличение скорости и точности поиска. Поиск и выборка документов происходит по различным атрибутам.
На поиск документа тратятся не часы, а секунды или минуты;
-
Времени на передачу документов между подразделениями и ожидания документов не требуется, документы одновременно доступны всем имеющим к ним право доступа сотрудникам, обеспечивается коллективная работа над документами. -
Ускорение бизнес-процессов за счёт их автоматизации, формализации, протоколирования действий пользователя и контроля исполнительской дисциплины при внедрении автоматизированной системы ДОУ документы передаются на следующую инстанцию сразу же после исполнения. -
Совершенствование и повышение эффективности управления предприятием; -
Улучшение контроля над исполнением документов; -
Повышение безопасности документов; -
Повышение сохранности и удобства хранения документов; -
Процесс согласование и утверждения документов становится прозрачен и происходит в режиме реального времени; -
Подготовка стандартных отчётов о движении документов и объёме документооборота занимает несколько секунд; -
Отсутствие ключевых сотрудников в офисе в связи с командировками не останавливает работу с документами. СЭД обеспечивает возможность удаленной работы с документами как через web-браузер, так и по электронной почте; -
Повышение корпоративной культуры предприятия и рост авторитета и доверия со стороны партнеров и клиентов. -
Но, пожалуй, главное, чего в итоге удается достичь в результате внедрения системы электронного документооборота - это повышения оперативности и качества принятия управленческих решений за счёт более адекватного отражения реальной ситуации в управленческой модели
2.4.1 Оценка экономии и выгод
Полученная благодаря СУД экономия и выгода может быть поддающейся и не поддающейся количественным подсчетам. Выбирая систему, Вы должны оценить все аспекты, чтобы удостовериться в том, что выгоды от перехода к СУД превышают затраты. Кроме того, при анализе соотношения цена/выгода необходимо учесть и факторы риска.
Исчисляемые выгоды
Подсчёт исчисляемых выгод от перехода на СУД - или, если уж на то пошло, на любую автоматизированную систему - может оказаться непростой задачей. В традиционном понимании исчисляемые выгоды - это экономия средств благодаря снижению стоимости работы программ при уменьшении числа пользователей. Продемонстрировать такую экономию при работе с СУД не всегда просто, но возможно. Если раньше какие-либо процессы выполнялись полностью вручную или были автоматизированы только на самом базовом уровне, то с внедрением СУД необходимость в определённых разновидностях ресурсов для осуществления этих процессов исчезает.
Увеличение скорости и точности поиска также относится исчисляемым выгодам. Есть все основания предполагать, что пользователи получат возможность сэкономить от двух до пяти часов в неделю. Такой подсчёт базируется на ряде факторов более оперативный доступ к нужным документам; расширенный контроль местоположения последних версий документов I доступа к ним со стороны конечных пользователей; возросшая уверенность в том, что все документы контролируются компанией; исключение всех причин для создания дубликатов документов и их копирования для личного пользования.
Можно подсчитать сумму ежегодной экономии - это количество освободившихся часов в год на человека, умноженном на количество сотрудников, которых коснётся это изменение, умноженное на среднюю зарплату в пересчёте на одного сотрудника (то есть, количество часов в год на человека Х количество сотрудников Х средняя зарплата сотрудников). Например, если человеку удаётся сэкономить от 3 до 5 часов в неделю, за год это составит от 150 до 250 часов (3 часа в неделю умножить на 50 недель или 5 часов в неделю умножить на 50 недель). На предприятии, где трудится 2 000 человек, общая экономия составит от 300 000 до 500 000 часов в год. Исходя из того, что каждый сотрудник в среднем отрабатывает 1875 часов в год (37,5 часов в неделю умножить на 50 недель), грубый подсчёт экономии даст в результате от 160 до 265 человеко-лет (300000 часов разделить на 1875 и 500000 часов разделить на 1875).
Разумеется, вся эта экономия рабочего времени сотрудников не переводится напрямую в экономию человеко-лет. Однако опыт осуществления проектов показывает, что, благодаря модернизации и реорганизации, можно исключить затраты от 25 до 50 процентов человеко-лет или признать их излишними. В предыдущем примере при средней годовой зарплате сотрудника (не считая накладных расходов) $40 000 прогноз экономии при условии сокращения рабочей силы на 50 % составляет от $3,2 миллиона до $5,3 миллиона (160 человеко-лет разделить на 2 и умножить на $40 000 в год и 265 человеко-лет разделить на 2 и умножить на $40 000 в год).