Файл: Роль и значение классификации документной информации Архивного фонда Российской Федерации для организации ее поиска.docx

Роль и значение классификации документной информации Архивного фонда Российской Федерации для организации ее поиска Введение Один из важнейших резервуаров памяти человечества - архивы. Архивы являются самой ценной частью социальной памяти, так как они долговечны, специально создаются для хранения документов и концентрируют информацию о наиболее глубинных сторонах жизни именно данного общества. Иначе говоря, архивы реализуют важнейшую социальную функцию - обеспечивают долговременную память общества. Одной из отличительных черт общественного сознания и научной культуры нашего времени, связанных с попытками осмыслить прошлое, создать объективную картину исторического развития и использовать опыт прошлого в практической деятельности, является интерес к архивам и ретроспективной документной информации. Архивы призваны осуществлять следующие основные функции. Первая функция - сохранить документы, то есть сохранить национальную историю, национальную память. Вторая функция - обновлять эту память, то есть свежие документы о текущих событиях должны своевременно поступать в архивы. Эти три или два процента от общего объема документов должны быть репрезентативны, отражать все основные события, которые происходят в стране, чтобы потом можно было судить о главных событиях, которые происходят сейчас. Третья функция - документы должны быть объединены в справочно-поисковые системы, чтобы можно было быстро найти интересующую информацию. Наконец, четвертая функция, самая близкая всем гражданам нашей страны, - это иметь доступ к ним и использовать при необходимости. Документы, поступающие на вечное хранение в архивы, это документы Архивного фонда РФ. Основной учетной единицей Архивного фонда РФ является дело, или единица хранения. Дело - это папка, в которой может быть от пяти до 300 и более листов. Они могут быть разными по объему. По данным последней паспортизации государственных и муниципальных государственных архивов, в них содержится 213 млн. дел. Помимо этого еще более 100 млн. дел содержится в ведомственных архивах, то есть в архивах министерств, ведомств и организаций, которые потом могут сдавать эти документы. Целью работы является изучение классификации документов Архивного фонда РФ. Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи: - рассмотреть состав Архивного фонда РФ - определить классификацию документов Архивного фонда РФ

---

- определить классификацию документов в пределах Архивного фонда РФ - определить классификацию документов в пределах архива - определить классификацию документов в пределах архивного фонда .Объектом исследования данной диссертационной работы являются требования к описанию архивных документов. Предметом исследования являются подходы к описанию архивных документов в Российской ФедерацииАктуальность исследования. Происходящие в России процессы, связанные с развитием информационного общества, повышением интереса к истории науки, ставят задачу организации высокоэффективной информационной системы поиска документной информации. Архивы представляют собой особую информационную систему и выступают в качестве субъектов информационных процессов. Наряду с комплектованием, учетом и обеспечением сохранности документов, архивы создают и совершенствуют научно-справочный аппарат к документальным комплексам, обеспечивающий общественные потребности в ретроспективной документной информации.Архивный фонд Российской Федерации - это исторически сложившаяся и постоянно пополняющаяся совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь общества, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое, культурное значение, являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации, относящихся к информационным ресурсам, подлежащих постоянному хранению в соответствии с российским законодательством. Обеспечивая вечное хранение и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, архивы способствуют укреплению федерализма, формированию гражданского общества, становлению правового государства, формированию демократических взглядов, воспитанию россиян в духе гражданственности, патриотизма, толерантности.Глава 1. Архивный фонд РФ1.1. Организация документов Архивного фонда Российской Федерации Архивный фонд Российской Федерации - исторически сложившаяся и постоянно пополняющаяся совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь общества, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации, относящихся к информационным ресурсам и подлежащих постоянному хранению.

---

В состав Архивного фонда Российской Федерации входят находящиеся на ее территории архивные фонды и архивные документы независимо от источника их образования, времени создания, вида носителя, места хранения и формы собственности, в том числе поступившие на законном основании из-за рубежа, а также архивные фонды и архивные документы государственных организаций Российской Федерации, находящихся за границей. Они подлежат постоянному (вечному) хранению на территории Российской Федерации. Отнесение документов к составу Архивного фонда Российской Федерации производится на основании экспертизы их ценности в установленном порядке.Под организацией документов понимается совокупность административно-правовых и научно-методических решений и технических операций, применяемых к этим документам с учетом их принадлежности к различным формам собственности, разным историческим периодам, видам носителей информации и других особенностей, в целях их упорядочения и рационального архивного хранения по обособленным совокупностям архивных фондов.Организация документов и дел Архивного фонда проводится по трем уровням:- классификация документов Архивного фонда РФ в целом, определяющая организацию сети государственных архивов,- классификация документов в пределах архивов, определяющая организацию материалов по архивным фондам и др. комплексам;- классификация документов в пределах архивного фонда или др. комплекса, определяющая конкретные группы материалов.Классификация по историческим эпохамНаиболее общим признаком является признак группировки документов по историческим эпохам, который определяет деление: на материалы досоветского периода и материалы советского (или после 1917 г.) В соответствии с классификацией документов по историческим эпохам сеть государственных архивов подразделяется на архивы, хранящие:· документы Советской эпохи – РГАЭ, РГВА,· документы эпохи капитализма - РГВИА,· документы эпохи феодализма – РГАДА.Классификация по принадлежностиВажным классификационным признаком документов в пределах АФ является их принадлежность к учреждениям общероссийского, республиканского и местного подчинения.Сеть федеральных архивов:1. Государственный архив Российской Федерации (ГАРФ)2. Российский государственный архив древних актов (РГАДА) г. Москва3. Российский государственный исторический архив (РГИА) г. Санкт-Петербург

---

4. Российский государственный военно-исторический архив (РГВИА) г. Москва5. Российский государственный архив Военно-Морского Флота (РГАВМФ) г. Санкт-Петербург6. Российский государственный архив экономики (РГАЭ) г. Москва7. Российский государственный архив литературы и искусства (РГАЛИ) г. Москва8. Российский государственный военный архив (РГВА) г. Москва9. Российский государственный исторический архив Дальнего Востока (РГИАДВ) г. Владивосток10. Российский государственный научно-технический архив (РГНТА) в г. Москве с филиалом в г. Самаре11. Российский государственный архив фонодокументов (РГАФД) г. Москва12. Центр хранения документов страхового фонда (ЦХСФ) г.Ялуторовск Тюменской обл.13. Российский государственный архив кинофотодокументов (РГАКФД) г. Красногорск Московской обл.14. Российский государственный архив социально-политической истории (РГАСПИ) г. Москва15. Российский государственный архив новейшей истории (РГАНИ) г. МоскваК документам местного значения относятся документы губернских, уездных, волостных, областных, краевых, окружных, районных и городских, сельских и других государственных учреждений и общественных организаций, а также предприятий местного подчинения, представителей науки, культуры, литературы и искусства. Эти документы хранятся в краевых, областных архивах и их филиалах. На основе взаимодействия этих признаков проводится распределение документов между субъектами РФ, а в их пределах между другими территориально - административными единицами. Это означает, что каждому городу, району, муниципальному образованию необходимо иметь свой архив, так как в каждой административно-территориальной единице есть учреждения и организации, в деятельности которых создаются документы по истории этой территории.Как же быть архивистам в такой ситуации, когда почти ежегодно создается либо область, либо район, либо республика, а вместе с ними соответствующий архив?В настоящее время архивисты склоняются к тому, что дробление и перемещение территориальных комплексов нежелательно. Поэтому при создании нового архивановой административно-территориальной единицы в него должны поступать только фонды новых органов власти и управления.Прочие классификацииПринадлежность документов к определенным отраслям государственной и общественной деятельности

---

 - этот признак реализуется при создании архивов литературы и искусства, народного хозяйства, военно-исторических. Этот признак был определяющим в построении Государственного архивного фонда в период 1918-29 гг., когда все архивные документы разбивались по их содержанию на тематические комплексы (секции). В настоящее время тематический или отраслевой принцип создания архивов обусловлен тем, что работа с документами определенной тематики требует специальной подготовки архивистов.

Практически отраслевой принцип реализуется в создании архивов литературы и искусства, военно-исторических и народного хозяйства. Российский государственный архив экономики (ЦГАНХ СССР), а также многочисленные архивы общественных движений (бывшие центральные и местные партийные архивы) тоже соответствуют отраслевому признаку классификации. Но эти архивы сложились скорее исторически, нежели были созданы специально в соответствии с данным признаком.

В составе архивного фонда России имеется большое количество научно- технической документации, кинофотодокументов, звукозаписи. Их хранение требует особого режима, а изучение невозможно без специальной аппаратуры для просмотра и прослушивания содержания. Все это привело к необходимости классифицировать документы по способу и технике их создания. Классификация по этому способу позволяет отделить данную документацию от управленческих документов и организовать их обособленное хранение. С этой целью в нашей стране были созданы:

- государственный архив научно-технической документации,

- государственный архив кинофотодокументов,

- архив звукозаписей и ряд архивов НТД и кинофотодокументов в ряде областей.

Появляются уже центры электронной документации.

Изменения, произошедшие в стране в начале 90-х годов 20 в., появление различных форм собственности повлияли и на архивную сферу. Изменилась и организация документов и дел Архивного фонда РФ, теперь она осуществляется по следующим признакам:

1) по формам собственности:

1. архивные фонды и документы государственной части Архивного фонда РФ:

• архивные фонды и документы федеральной собственности

• архивные фонды и документы собственности субъекта РФ

• архивные фонды и документы, находящиеся в ведении муниципальных образований

2. архивные фонды и документы негосударственной части Архивного фонда.

Негосударственную часть Архивного Фонда РФ составляют архивные фонды и архивные документы, находящиеся в собственности:

---