Файл: Роль и значение классификации документной информации Архивного фонда Российской Федерации для организации ее поиска.docx

Роль и значение классификации документной информации Архивного фонда Российской Федерации для организации ее поиска

Введение

Один из важнейших резервуаров памяти человечества - архивы. Архивы являются самой ценной частью социальной памяти, так как они долговечны, специально создаются для хранения документов и концентрируют информацию о наиболее глубинных сторонах жизни именно данного общества. Иначе говоря, архивы реализуют важнейшую социальную функцию - обеспечивают долговременную память общества. Одной из отличительных черт общественного сознания и научной культуры нашего времени, связанных с попытками осмыслить прошлое, создать объективную картину исторического развития и использовать опыт прошлого в практической деятельности, является интерес к архивам и ретроспективной документной информации.

Архивы призваны осуществлять следующие основные функции. Первая функция - сохранить документы, то есть сохранить национальную историю, национальную память. Вторая функция - обновлять эту память, то есть свежие документы о текущих событиях должны своевременно поступать в архивы. Эти три или два процента от общего объема документов должны быть репрезентативны, отражать все основные события, которые происходят в стране, чтобы потом можно было судить о главных событиях, которые происходят сейчас. Третья функция - документы должны быть объединены в справочно-поисковые системы, чтобы можно было быстро найти интересующую информацию. Наконец, четвертая функция, самая близкая всем гражданам нашей страны, - это иметь доступ к ним и использовать при необходимости.

Документы, поступающие на вечное хранение в архивы, это документы Архивного фонда РФ. Основной учетной единицей Архивного фонда РФ является дело, или единица хранения. Дело - это папка, в которой может быть от пяти до 300 и более листов. Они могут быть разными по объему. По данным последней паспортизации государственных и муниципальных государственных архивов, в них содержится 213 млн. дел. Помимо этого еще более 100 млн. дел содержится в ведомственных архивах, то есть в архивах министерств, ведомств и организаций, которые потом могут сдавать эти документы.

Целью работы является изучение классификации документов Архивного фонда РФ.

Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

- рассмотреть состав Архивного фонда РФ

- определить классификацию документов Архивного фонда РФ

---

- определить классификацию документов в пределах Архивного фонда РФ

- определить классификацию документов в пределах архива

- определить классификацию документов в пределах архивного фонда .

Объектом исследования данной диссертационной работы являются требования к описанию архивных документов. Предметом исследования являются подходы к описанию архивных документов в Российской Федерации

Актуальность исследования. Происходящие в России процессы, связанные с развитием информационного общества, повышением интереса к истории науки, ставят задачу организации высокоэффективной информационной системы поиска документной информации. Архивы представляют собой особую информационную систему и выступают в качестве субъектов информационных процессов. Наряду с комплектованием, учетом и обеспечением сохранности документов, архивы создают и совершенствуют научно-справочный аппарат к документальным комплексам, обеспечивающий общественные потребности в ретроспективной документной информации.

Архивный фонд Российской Федерации - это исторически сложившаяся и постоянно пополняющаяся совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь общества, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое, культурное значение, являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации, относящихся к информационным ресурсам, подлежащих постоянному хранению в соответствии с российским законодательством.

Обеспечивая вечное хранение и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, архивы способствуют укреплению федерализма, формированию гражданского общества, становлению правового государства, формированию демократических взглядов, воспитанию россиян в духе гражданственности, патриотизма, толерантности.

Глава 1. Архивный фонд РФ
1.1. Организация документов Архивного фонда Российской Федерации
Архивный фонд Российской Федерации - исторически сложившаяся и постоянно пополняющаяся совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь общества, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации, относящихся к информационным ресурсам и подлежащих постоянному хранению.

---

В состав Архивного фонда Российской Федерации входят находящиеся на ее территории архивные фонды и архивные документы независимо от источника их образования, времени создания, вида носителя, места хранения и формы собственности, в том числе поступившие на законном основании из-за рубежа, а также архивные фонды и архивные документы государственных организаций Российской Федерации, находящихся за границей. Они подлежат постоянному (вечному) хранению на территории Российской Федерации. Отнесение документов к составу Архивного фонда Российской Федерации производится на основании экспертизы их ценности в установленном порядке.

Под организацией документов понимается совокупность административно-правовых и научно-методических решений и технических операций, применяемых к этим документам с учетом их принадлежности к различным формам собственности, разным историческим периодам, видам носителей информации и других особенностей, в целях их упорядочения и рационального архивного хранения по обособленным совокупностям архивных фондов.

Организация документов и дел Архивного фонда проводится по трем уровням:

- классификация документов Архивного фонда РФ в целом, определяющая организацию сети государственных архивов,

- классификация документов в пределах архивов, определяющая организацию материалов по архивным фондам и др. комплексам;

- классификация документов в пределах архивного фонда или др. комплекса, определяющая конкретные группы материалов.

Классификация по историческим эпохам

Наиболее общим признаком является признак группировки документов по историческим эпохам, который определяет деление: на материалы досоветского периода и материалы советского (или после 1917 г.) В соответствии с классификацией документов по историческим эпохам сеть государственных архивов подразделяется на архивы, хранящие:

· документы Советской эпохи – РГАЭ, РГВА,

· документы эпохи капитализма - РГВИА,

· документы эпохи феодализма – РГАДА.

Классификация по принадлежности

Важным классификационным признаком документов в пределах АФ является их принадлежность к учреждениям общероссийского, республиканского и местного подчинения.

Сеть федеральных архивов:

1. Государственный архив Российской Федерации (ГАРФ)

2. Российский государственный архив древних актов (РГАДА) г. Москва

3. Российский государственный исторический архив (РГИА) г. Санкт-Петербург

---

4. Российский государственный военно-исторический архив (РГВИА) г. Москва

5. Российский государственный архив Военно-Морского Флота (РГАВМФ) г. Санкт-Петербург

6. Российский государственный архив экономики (РГАЭ) г. Москва

7. Российский государственный архив литературы и искусства (РГАЛИ) г. Москва

8. Российский государственный военный архив (РГВА) г. Москва

9. Российский государственный исторический архив Дальнего Востока (РГИАДВ) г. Владивосток

10. Российский государственный научно-технический архив (РГНТА) в г. Москве с филиалом в г. Самаре

11. Российский государственный архив фонодокументов (РГАФД) г. Москва

12. Центр хранения документов страхового фонда (ЦХСФ) г.Ялуторовск Тюменской обл.

13. Российский государственный архив кинофотодокументов (РГАКФД) г. Красногорск Московской обл.

14. Российский государственный архив социально-политической истории (РГАСПИ) г. Москва

15. Российский государственный архив новейшей истории (РГАНИ) г. Москва

К документам местного значения относятся документы губернских, уездных, волостных, областных, краевых, окружных, районных и городских, сельских и других государственных учреждений и общественных организаций, а также предприятий местного подчинения, представителей науки, культуры, литературы и искусства. Эти документы хранятся в краевых, областных архивах и их филиалах. На основе взаимодействия этих признаков проводится распределение документов между субъектами РФ, а в их пределах между другими территориально - административными единицами. Это означает, что каждому городу, району, муниципальному образованию необходимо иметь свой архив, так как в каждой административно-территориальной единице есть учреждения и организации, в деятельности которых создаются документы по истории этой территории.

Как же быть архивистам в такой ситуации, когда почти ежегодно создается либо область, либо район, либо республика, а вместе с ними соответствующий архив?

В настоящее время архивисты склоняются к тому, что дробление и перемещение территориальных комплексов нежелательно. Поэтому при создании нового архивановой административно-территориальной единицы в него должны поступать только фонды новых органов власти и управления.

Прочие классификации

Принадлежность документов к определенным отраслям государственной и общественной деятельности

---

 - этот признак реализуется при создании архивов литературы и искусства, народного хозяйства, военно-исторических. Этот признак был определяющим в построении Государственного архивного фонда в период 1918-29 гг., когда все архивные документы разбивались по их содержанию на тематические комплексы (секции). В настоящее время тематический или отраслевой принцип создания архивов обусловлен тем, что работа с документами определенной тематики требует специальной подготовки архивистов.

Практически отраслевой принцип реализуется в создании архивов литературы и искусства, военно-исторических и народного хозяйства. Российский государственный архив экономики (ЦГАНХ СССР), а также многочисленные архивы общественных движений (бывшие центральные и местные партийные архивы) тоже соответствуют отраслевому признаку классификации. Но эти архивы сложились скорее исторически, нежели были созданы специально в соответствии с данным признаком.

В составе архивного фонда России имеется большое количество научно- технической документации, кинофотодокументов, звукозаписи. Их хранение требует особого режима, а изучение невозможно без специальной аппаратуры для просмотра и прослушивания содержания. Все это привело к необходимости классифицировать документы по способу и технике их создания. Классификация по этому способу позволяет отделить данную документацию от управленческих документов и организовать их обособленное хранение. С этой целью в нашей стране были созданы:

- государственный архив научно-технической документации,

- государственный архив кинофотодокументов,

- архив звукозаписей и ряд архивов НТД и кинофотодокументов в ряде областей.

Появляются уже центры электронной документации.

Изменения, произошедшие в стране в начале 90-х годов 20 в., появление различных форм собственности повлияли и на архивную сферу. Изменилась и организация документов и дел Архивного фонда РФ, теперь она осуществляется по следующим признакам:

1) по формам собственности:

1. архивные фонды и документы государственной части Архивного фонда РФ:

• архивные фонды и документы федеральной собственности

• архивные фонды и документы собственности субъекта РФ

• архивные фонды и документы, находящиеся в ведении муниципальных образований

2. архивные фонды и документы негосударственной части Архивного фонда.

Негосударственную часть Архивного Фонда РФ составляют архивные фонды и архивные документы, находящиеся в собственности:

---