Файл: Роль и значение классификации документной информации Архивного фонда Российской Федерации для организации ее поиска.docx
ВУЗ: Не указан
Категория: Не указан
Дисциплина: Не указана
Добавлен: 08.11.2023
Просмотров: 530
Скачиваний: 14
ВНИМАНИЕ! Если данный файл нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам.
- архивные фонды и архивные документы организаций смешанных форм собственности, в уставном капитале которых имеется преобладающая доля государственной или муниципальной собственности;
- архивные документы отечественных государственных организаций, воинских частей, находившихся и/или находящихся за границей;
- архивные фонды и архивные документы органов и организаций бывших КПСС и ВЛКСМ;
- архивные фонды и архивные документы общественных объединений, образовавшиеся в их деятельности до момента регистрации в соответствии с законодательством РФ об общественных объединениях и принятые в учреждения архивной службы России;
- архивные фонды и архивные документы юридических и физических лиц, поступившие на законных основаниях в собственность государства или муниципального образования, в том числе из-за рубежа;
- копии архивных документов на правах подлинников, а также копии архивных документов, на законных основаниях поступившие в собственность государства или муниципального образования.
К частной собственности относятся архивные документы негосударственных организаций, а также созданные гражданами или законно приобретенные ими. Собственники могут передавать имеющиеся у них документы Архивного фонда РФ в государственные и муниципальные архивы на постоянное или временное, в том числе депозитарное, хранение или создавать свои архивы. При этом законодательство определяет обязанности собственника документов Архивного фонда РФ по обеспечению их сохранности, учету и использованию.
2) Классификация документов по видам носителей, способам и технике закрепления информации.
В соответствии с этим признаком документы на бумажных носителях хранятся в общих архивах, а электронные, аудиовизуальные и научно-технические документы хранятся в специализированных архивах или специализированных отделах общих архивов. Этот признак организации документов Архивного фонда РФ предполагает создание архивов научно-технических, кино- ,фото-, фоно- и видеодокументов (Российский государственный архив кинофотодокументов, Российский государственный архив научно-технической документации, Российский государственный архив фонодокументов и др.). Создание подобных архивов вызвано необходимостью особого режима хранения и использования документов.
3) Классификация документов по историческим эпохам.
В российских архивах исторически сложилось деление всех документов Архивного фонда РФ на документы до 1917 г. и после 1917 г., то есть до Октябрьской революции и после. При организации документов учреждений-фондообразователей, которые существовали до и после революции (заводы, фабрики, банки и др.), разграничительной датой при делении по эпохам принята дата их национализации, муниципализации или реорганизации. Документы личного происхождения относятся к той или иной эпохе в зависимости от их конкретного содержания и хронологических рамок.
В соответствии классификацией документов по историческим эпохам сеть государственных архивов подразделяется на архивы, хранящие документы до 1917 г. (Российский государственный архив древних актов, Российский государственный исторический архив и др.); архивы, хранящие материалы советской и постсоветской эпохи (Российский государственный архив экономики, Российский государственный архив новейшей истории); архивы, хранящие материалы разных эпох (с обособленным учетом и хранением документов по эпохам внутри каждого архива).
4) Классификация документов по срокам хранения.
Постоянное хранение архивных документов, как правило, осуществляют федеральные, государственные архивы, библиотеки, музеи. Временное хранение документов Архивного фонда РФ до передачи их на постоянное хранение в учреждения архивной службы России осуществляют ведомственные архивы. Муниципальные архивы могут хранить документы и постоянно, и временно, до передачи в соответствующий государственный архив (в последнем случае они являются архивами с переменным составом документов).
Депозитарное хранение документов Архивного фонда РФ осуществляют отраслевые архивные фонды, некоторые ведомственные архивы.
5) Классификация документов по их принадлежности к определенным отраслям деятельности.
Этот признак применяется для организации крупных комплексов документов, обособляемых в виде самостоятельных архивов. В нашей стране существует ряд архивов, хранящих документы определенной отрасли или сферы общественной деятельности: Российский государственный архив литературы и искусства, Российский государственный архив Военно-Морского флота и др.
2.2. Классификация документов в архиве
Внутри архива документы группируются: по архивным фондам и коллекциям; по степени ценности; по категориям доступа.
1) Классификация документов по архивным фондам и коллекциям
Группировка документов по архивным фондам и коллекциям – основа классификации документов в пределах архива. Практическое осуществление классификации документов по архивным фондам и коллекциям называется фондированием.
Весь комплекс документов, образующихся в деятельности организации (учреждения, предприятия, фирмы, воинской части, корабля военного или торгового флота, общественного объединения и т.д.) или в жизнедеятельности физического лица (семьи, рода) составляет документальный фонд. Организация или лицо, образующее документальный фонд, называется фондообразователем.
Часть документального фонда, имеющая историческое, социально-культурное, научное, политическое или экономическое значение, составляет архивный фонд и подлежит хранению. Архивный фонд – самое главное понятие отечественного архивоведения, одна из основных классификационных единиц архивных документов. В российских архивах принята пофондовая организация документов.
Отечественная теория фондирования имеет свою историю. К концу XVIII – началу XIX в. в западноевропейском архивоведении сложились два подхода к группировке документов в пределах архива. Один из них называется логическим (принцип принадлежности – пертиненцпринцип) и предполагает группировку материалов по тематическим рубрикам в зависимости от содержания документов и запросов исследователей. В России логический принцип применялся еще в XVIII в. в Московском архиве Коллегии иностранных дел для группировки документов Посольского приказа по тематическим разделам и подразделам дела по сношению России: с германскими государствами; с итальянскими государствами с государствами Востока и т.д.
Представители другого направления считали основой организации
документов их происхождение (провениенцпринцип).
Документы надо было организовывать по фондам, то есть по исторически сложившимся в деятельности учреждений комплексам. В России пофондовое хранение документов было введено Генеральным регламентом Петра I в 1720 г. Попытки дать научное определение понятию «фонд» предпринимались на Всероссийских археологических съездах (1869-1911), на которых известные архивисты России впервые поставили важнейшие теоретические и методические вопросы новой самостоятельной дисциплины – архивоведения.
В 1922 г. Центрархив РСФСР установил требование выявления, хранения и учета документов в архивах по архивным фондам. Понятие «фонд», сформулированное историком-архивистом Г.А. Князевым, обсуждал 1-ый съезд архивных деятелей РСФСР в 1925 г. Большой вклад в теорию фондирования внес В.Н. Автократов (1922-1992), определивший ее как научную установку на организацию документов и показавший не только важность правильного фондирования для теории информационного поиска в такой сложной системе, как Архивный фонд страны, но и роль фондирования в упорядочении архивной информационной среды, организации учета документов, создании поисковых средств.
Основные положения теории фондирования отражались в учебных пособиях МГИАИ, правилах работы госархивов (1962, 1984 гг.), правилах фондирования (1938, 1958 гг.). С их помощью государственные архивы успешно провели организацию архивных фондов, относящихся к досоветскому и советскому периодам.
Создание фонда – естественный и неизбежный результат работы организации, потому что он представляет собой комплекс документов, естественным образом отложившийся в процессе повседневной деятельности организации. Также обстоит дело и с фондом конкретного лица. Не случайно мы говорим о принципе происхождения.
Видами архивного фонда являются: архивный фонд организации,
архивный фонд личного происхождения, объединенный архивный фонд. К архивному фонду приравнивается архивная коллекция. Все эти понятия, кроме одного, нам уже знакомы.
Объединенный архивный фонд – это архивный фонд, состоящий из документов, образовавшихся в процессе деятельности двух и более юридических и/или физических лиц, имевших между собой исторические и/или логически обусловленные связи. Объединенный архивный фонд создается, как правило, уже в архиве на основе нескольких фондов. Объединенные архивные фонды могут быть сформированы из документов:
- однородных по целевому назначению и функциям одноименных организаций, действовавших на определенной территории (например, машинно-тракторные станции);
- руководящего органа и подчиненных ему организаций, действовавших на определенной территории (Управление строительства Волжской ГЭС и подчиненные ему организации);
- организаций, связанных между собой объектом деятельности (Управление Приволжской железной дороги и его конторы);
- органов государственной власти и местного самоуправления и состоящих при них учреждений (райисполком и его отделы);
- последовательно сменявших друг друга организаций, если функции предшественника полностью или частично передавались его преемнику (Сталинградское губернское архивное бюро и Сталинградское краевое архивное управление);
- двух или нескольких фондов личного происхождения, если фондообразователи связаны между собой близкими родственными, профессиональными, творческими отношениями (И.А. Ильф и Е.П. Петров);
- одноименных ведомств РСФСР в составе СССР и Российской Федерации как независимого государства (Министерство юстиции РСФСР и Министерство юстиции РФ).
Важнейшую роль при организации документов играет принцип
недробимости архивных фондов. В соответствии с этим принципом пополнение архивов документами должно осуществляться таким образом, чтобы документы одного фонда полностью концентрировались в одном архиве. Единство происхождения, тесные исторические и логические связи, существующие между документами одного фонда, требуют соблюдения их целостности.
Исторические связи существуют не только между документами внутри архивного фонда, но и между архивными фондами и группами фондов, образующих комплексы, дробление и распыление которых по различным архивам нарушает правильную организацию документов. Концентрация в одном архиве комплексов документов, имеющих органические связи, облегчает всестороннее использование документов.
Фондирование заключается в определении (уточнении) фондовой принадлежности документов, хронологических границ фондов и формировании фондов.
Определить фондовую принадлежность документов означает определить состав документов, подлежащих включению в этот фонд. Эта работа проводится на основе изучения документов и определения их принадлежности к составу документации того или иного фондообразователя. Все документы по месту их составления подразделяются на три группы: входящие, исходящие, внутренние.
Входящие документы относятся к фонду той организации, которой они получены. Их фондовая принадлежность определяется по адресу, оттиску регистрационного штампа, содержанию документа, отражающему функции и вопросы деятельности организации, по резолюциям и пометам об отправлении документов.
Копии исходящих документов (отпуски) относятся к фонду той организации, которая является автором документов; их фондовая принадлежность определяется по подписям, делопроизводственным пометам и содержанию документов.