Файл: Роль и значение классификации документной информации Архивного фонда Российской Федерации для организации ее поиска.docx
ВУЗ: Не указан
Категория: Не указан
Дисциплина: Не указана
Добавлен: 08.11.2023
Просмотров: 527
Скачиваний: 14
ВНИМАНИЕ! Если данный файл нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам.
Внутренние документы относятся к фонду организации, которая является их автором; их фондовая принадлежность определяется по названию организации, указанному в документе, подписи автора.
Дела, которые последовательно велись в двух организациях, включаются в состав фонда той организации, в которой они были закончены делопроизводством.
При определении фондовой принадлежности документов личного происхождения изучается текст, обращения в письмах, подписи, упоминания разных лиц, почерк и т.п.
Каждому архивному фонду присваивается официальное название соответствующего фондообразователя со всеми его переименованиями в хронологической последовательности.
Сформированные архивные фонды нельзя перефондировать. Если среди документов одного фонда будут обнаружены ошибочно включенные в него документы других фондов, необходимо отразить это в научно-справочном аппарате к фонду. Лишь в исключительных случаях, когда ошибки фондирования велики и затрудняют поиск документов, может быть принято решение о перефондировании.
Хронологическими границами архивного фонда организации являются даты ее образования и ликвидации; архивного фонда личного происхождения – даты рождения и смерти отдельного лица, членов семьи или рода; объединенного архивного фонда – даты образования и ликвидации наиболее ранней и наиболее поздней по времени деятельности организаций, документы которых вошли в объединенный фонд; архивной коллекции – даты самого раннего и самого позднего документа.
Крайние даты документов фонда – это даты самого раннего и самого позднего из документов, входящих в состав архивного фонда. Они могут не совпадать с хронологическими границами фонда, если по каким либо причинам отсутствуют документы начального или завершающего этапа деятельности организации, либо включением в состав фонда документов организации-предшественника, переданные для завершения делопроизводством в организацию, из документов которой сформирован фонд. Крайние даты документов фонда личного происхождения могут быть расширены за счет документов, связанных с откликами на смерть фондообразователя, с посмертным изданием его произведений, проведением юбилейных мероприятий.
Пофондовая организация документов в пределах архива прочно вошла в практику работы отечественных архивистов. Однако преобразования 1991-1993 гг. и последующих лет поставили перед архивистами задачи, которые уже не могли решаться с помощью прежних подходов. Вопрос касался новых организаций, появившихся в постсоветской России: принимать ли их документы в состав уже сформированных фондов или формировать новый фонд? В 2006 г. специалисты ВНИИДАД подготовили методические рекомендации по фондированию документов, основные положения которых вошли в новые правила работы для государственных и муниципальных архивов (2007 г.). В этих нормативно-методических документах был учтен практический опыт фондирования новых организаций, накопленный архивистами страны за последние годы.
Для таких организаций установлен следующий порядок: в зависимости от факторов, определяющих создание, статус, организацию и порядок деятельности фондообразователя, его документы могут быть приняты в архив в качестве нового фонда. К таким факторам относятся:
1) Изменение конституционных основ государства.
Документы законодательных (представительных) органов, новых органов исполнительной власти и местного самоуправления составляют новые архивные фонды. Например, документы Волгоградского исполкома областного Совета и Администрации Волгоградской области составляют отдельные фонды.
2) Изменение административно-территориального деления.
Документы органов государственной власти и местного самоуправления, образованных в связи с введением нового административно-территориального деления субъектов РФ, составляют новые архивные фонды. Если меняется граница территориальных образований внутри субъектов РФ, при этом сохраняются органы государственной власти и местного самоуправления, то новые архивные фонды не образуются.
Переименование или преобразование административно-территориальной единицы без существенного изменения ее внутреннего деления не является основанием для создания новых фондов органов государственной власти и местного самоуправления.
Документы организаций-фондообразователей, в том числе общественных объединений, до и после изменения административно-территориального деления составляют единые архивные фонды.
3) Изменение формы собственности организации-фондообразователя.
Документы организаций, перешедших из государственной или муниципальной собственности в частную, составляют новый архивный фонд с момента акционирования или приватизации. Смена собственника организации без смены формы собственности не влечет за собой создание нового фонда.
Возможно создание из документов акционированных (приватизированных) организаций родственного характера деятельности объединенных архивных фондов. Так, например, в некоторых государственных архивах были созданы объединенные архивные фонды коммерческих банков, существовавших в 1990-е гг., а потом ликвидированных. Как правило, у них был небольшой объем документов постоянного хранения.
4) Реорганизация фондообразователя.
Новый архивный фонд создается, если в результате реорганизации коренным образом меняются функции, компетенция организации и ее первоначальное назначение. Упразднение организации означает прекращение деятельности одной организации с передачей ее функций другой организации. Документы вновь созданной организации (организаций) составляют новые архивные фонды.
При реорганизации акционерное общество может стать обществом с ограниченной ответственностью или производственным кооперативом, не меняя функций. Так, многие сельскохозяйственные предприятия прошли неоднократную перерегистрацию (АО, ТОО, СПК и т.д.), что не меняло их форму собственности и характер деятельности. Их документы составляют единые архивные фонды. Если эти АО, ТОО, СПК создавались на базе колхозов, то они составляют единый фонд с ранее принятыми документами колхозов.
Если функции передавались последовательно сменявшим друг друга организациям, но менялась форма собственности, то возможно создание объединенных архивных фондов из документов этих организаций.
5) Ликвидация фондообразователя.
Ликвидация юридического лица означает прекращение его деятельности без перехода прав и обязанностей в порядке правопреемства к другим юридическим лицам. Документы ликвидированных организаций составляют отдельные архивные фонды.
Что касается фондирования документов общественных объединений, то существую различия, связанные со временем образования данных организаций. Если они были образованы до принятия законодательства РФ об общественных объединениях, то они составляют единый архивный фонд с государственной организацией, при которой существовали (предприятие и профсоюзный комитет). Документы общественных объединений с момента регистрации по законодательству РФ составляют отдельные архивные фонды. Можно образовывать объединенные архивные фонды.
Из документов общественных объединений, которые существовали кратковременно и оставили незначительное количество материалов, можно формировать архивные коллекции. В аналогичные коллекции можно включать документы организаций, не прошедших государственную регистрацию, исключенных из списка источников комплектования, передавших лишь отдельные документы или дела и т.п.
Все факторы надо применять творчески, учитывая местные условия, организационные изменения, требования уставов субъектов РФ и муниципальных образований и др. В любом случае фондирование должно обеспечивать поиск документов соответствующих организаций и государственный учет документов, не усложняя их.
Классификация документов по степени ценности
Все документы, хранящиеся в государственных и муниципальных архивах, являются ценными. Среди них могут выделяться группы особо ценных и уникальных документов.
Особо ценным документом называется документ Архивного фонда РФ, который имеет непреходящую культурно-историческую и научную ценность, особую важность для общества и государства.
Уникальный документ – это особо ценный документ, не имеющий себе подобных по содержащейся в нем информации и/или его внешним признакам, невосполнимый при утрате с точки зрения его значения и/или автографичности.
Особо ценные документы хранятся в составе своих фондов, но учитываются в особом порядке. Уникальные документы должны изыматься из архивных фондов и храниться обособленно (сейфовое хранение). Принадлежность документов к категории особо ценных или уникальных определяется научно-исторической ценностью, многоаспектностью информации, значением фондообразователя, историческим периодом и другими факторами.
Классификация документов по категориям доступа к ним.
По категориям доступа документы делятся на документы открытого доступа, документы ограниченного доступа (секретные и конфиденциальные) и документы, хранящиеся на условиях особого доступа (если собственник, передавая документы в архив, оговорил особые условия их использования). Секретные документы должны храниться отдельно от других документов.
2.3. Классификация документов в пределах архивного фонда.
Под классификацией документов в пределах архивного фонда понимается их группировка и расположение в фонде. За единицу организации документов принимается единица хранения (дело).
Единица хранения (дело) – физически обособленный отдельный документ или совокупность письменных документов, заключенных в отдельную обложку.
Классификация документов (дел) в пределах архивного фонда называется их систематизацией, которая производится:
- в делопроизводстве организаций при составлении номенклатуры дел и формировании дел, при подготовке дел к последующему хранению и использованию;
- в архивах организаций при подготовке документов для передачи в государственные и муниципальные архивы;
- в государственных архивах при формировании фондов из россыпи (комплекс неупорядоченных документов).
Систематизация дел складывается из разработки схемы систематизации и распределения дел в соответствии с этой схемой.
Схема систематизации представляет собой перечень классификационных делений, расположенных в определенной последовательности. Она предназначена для распределения единиц хранения фонда по этим делениям. Это распределение может проводиться с учетом следующих классификационных признаков:
- структурного (в соответствии со структурными подразделениями
организации);
- хронологического (по периодам или датам, к которым относятся документы;
- функционального, отраслевого, предметно-вопросного, тематического (с учетом функций или отраслей деятельности организации, тем или вопросов, которых касается содержание документов);
- номинального (по делопроизводственной форме – родам дел, видам и разновидностям документов);
- корреспондентского (по организациям и лицам, в результате переписки с которыми образовались документы);
- географического (в соответствии с определенными территориями, населенными пунктами и другими географическими понятиями, с которыми связаны содержание документов, их авторы или корреспонденты);
- авторского (по названиям организаций или фамилиям лиц, которые являются авторами документов).
Признаки классификации дел внутри фонда определяются в каждом конкретном случае. Не все признаки имеют одинаковое значение. Ведущими являются структурный и хронологический признаки. Их сочетание дает два варианта систематизации: хронологически-структурный и структурно-хронологический.
Хронологически-структурная схема систематизации применяется для систематизации дел в фонде действующей организации и в фондах ликвидированных организаций с часто менявшейся структурой. При систематизации по этой схеме дела группируются в фонде прежде всего по времени их создания (по годам), а в пределах годового раздела – по структурным подразделениям организации.