Файл: Роль и значение классификации документной информации Архивного фонда Российской Федерации для организации ее поиска.docx

Скачать файл
Заказать решение

ВУЗ: Не указан

Категория: Не указан

Дисциплина: Не указана

Добавлен: 08.11.2023

Просмотров: 1311

Скачиваний: 17

ВНИМАНИЕ! Если данный файл нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам.

СОДЕРЖАНИЕ

Глава 2. Роль и значение классификации документов в поиске информации в Архивном фонде РФ

Особенности классификации объединенных архивных фондов и коллекций

Нефондовая организация аудиовизуальных и электронных документов.

Заключение

Если фондообразователь прекратил свою деятельность, а его структура отличалась стабильностью, употребляется структурно-хронологическая схема: дела группируются по структурным подразделения организации, а в пределах каждой структурной группы – по годам.Эти две схемы наиболее распространены в архивной практике, они выбираются в качестве основы построения многих фондов организаций.Порядок расположения групп дел в пределах фондаГруппы следует располагать от общего к частному, от высшего к низшему. Самые крупные группы дел чаще всего располагаются в порядке значимости структурных подразделений фондообразователя (этот порядок отражен в номенклатуре дел организации), отраслей его деятельности, его функций, видов документов или же в порядке последовательности хронологических периодов – в зависимости от выбранной схемы систематизации.Каждая группа материалов структурного подразделения (отрасли деятельности, определенной функции или года) подразделяется на следующие группы, вплоть до самых мелких, в последовательности, определяемой конкретикой документации наиболее рационально. Таким образом, каждое дело в архивном фонде занимает свое место.При распределении дел по схеме систематизации необходимо иметь в виду следующее:- дела относятся к тому году, в котором они начаты производством или в котором поступили в данную организацию (структурное подразделение) из другой организации (структурного подразделения) для завершения делопроизводством;- планы, отчеты, сметы и материалы к ним относятся к тому году, на который или за который они составлены, независимо от времени составления;- дела, начатые делопроизводством в одном структурном подразделении организации и переданные для продолжения в другое, относятся к тому подразделению, в котором они были закончены делопроизводством;- в пределах года или хронологического периода дела располагаются по значимости структурных частей фонда.Дела в пределах нижних ступеней систематизации располагаются по их значимости и хронологии. При расположении дел по хронологии необходимо вначале помещать дела, датированные числом, месяцем и годом, затем дела, датированные месяцем и годом, и наконец, дела, датированные только годом. Если окажется несколько дел, имеющих одну и ту же начальную дату, первыми следует помещать те дела, которые имеют более ранние конечные даты.
Особенности классификации личных фондовВ личных фондах содержатся разнообразные по составу и содержанию документы, характеризующие жизнь и деятельность фондообразователя: личные документы, рукописи, письма, документы общественной, профессиональной или иной деятельности, изобразительные материалы и др. Поэтому к документам личных фондов не может быть применена единая схема построения фонда, а также общие признаки группировки дел, которые распространялись бы на весь состав материалов фонда в целом, как это имеет место при организации фондов учреждений. Управленческие документы уже в процессе своего создания регламентируются и организуются деятельностью фондообразователя и системой делопроизводства. Документы личных фондов, как правило, не имеют следов какой-либо организации. Поэтому материалы личных фондов при создании наиболее крупных групп могут объединяться по нескольким признакам одновременно, чаще всего по тематическому, номинальному и авторскому.В практической деятельности архивов сложилась следующая типовая схема систематизации документов личных фондов:

  1. Личные документы и другие материалы к биографии фондообразователя (биографические материалы).

  2. Материалы служебной и общественной деятельности.

  3. Творческие материалы.

  4. Материалы, собранные фондообразователем для работы.

  5. Переписка.

  6. Имущественно-хозяйственные документы.

  7. Материалы о фондообразователе.

  8. Изобразительные материалы.

  9. Документы родственников фондообразователя.

  10. Коллекции, собранные фондообразователем.
Конкретное наименование разделов схемы и последовательность их расположения зависит от характера деятельности фондообразователя, особенностей состава, содержания и объема документов личного фонда. В составе фондов деятелей науки и культуры наиболее ценной частью являются творческие материалы, которые помещаются перед всеми остальными документами. В фондах государственных и общественных деятелей наибольшую ценность представляют материалы их служебной и общественной деятельности, поэтому при организации данных фондов именно они выносятся на первое место. Документы архивного фонда семьи, рода систематизируются вначале по отдельным гражданам, затем документы каждого гражданина – по схеме систематизации. В архивном фонде рода документы располагаются в генеалогической последовательности, причем документы, относящиеся ко всему роду, помещаются в начале (генеалогические таблицы, имущественно-хозяйственные документы и др.).

Особенности классификации объединенных архивных фондов и коллекций

Архивные фонды, входящие в состав объединенного фонда, не подлежат дроблению и остаются самыми крупными группами документов в пределах объединенного архивного фонда. Они могут располагаться по значимости фондообразователя, хронологии их создания, алфавиту названий и т.д. В пределах каждого фонда, вошедшего в объединенный архивный фонд, применяются различные схемы систематизации, выбор которых определяется характером деятельности конкретных фондообразователей, составом и объемом их документов. Для фондов однородных организаций используют одинаковые схемы систематизации. Систематизация документов коллекций определяется их тематикой и составом документов. Материалы коллекций, состоящих из документов одного вида (например, из воспоминаний или писем), обычно группируются по авторскому признаку, а созданные группы располагаются по алфавиту фамилий или названий организаций. В коллекциях, созданных по тематическому признаку, могут быть образованы группы документов по более узким темам или вопросам, расположенные в порядке их значимости или по хронологии.

Нефондовая организация аудиовизуальных и электронных документов.

Аудиовизуальные и электронные документы организуются не по фондам, а по их видам и внешним признакам. Кинодокументы и видеодокументы систематизируются по видам – фильмы, спецвыпуски, киножурналы, отдельные кино- и видеосюжеты, по цветности – цветные или черно-белые. На кинодокументы и видеодокументы одного вида составляется одна опись. Внутри описи кино- и видеодокументы могут систематизироваться по времени изготовления, производственным номерам, формату и материалу носителя и другим признакам. Фотодокументы систематизируются по видам – негативы различной цветности и размера; слайды (диапозитивы) различной цветности; позитивы, фотоотпечатки; фотоальбомы; диафильмы. На фотодокументы одного вида составляется отдельная опись. Внутри описи фотодокументы могут систематизироваться по авторам, объекту, месту съемки и другим признакам. Фонодокументы систематизируются по видам записи звуковой информации – фонографическая, граммофонная, оптическая, магнитная, лазерная. На каждый вид составляется отдельная опись. Внутри описи фонодокументы могут систематизироваться по принадлежности к выпускающим организациям, производственным номерам, содержанию, формату носителя записи и другим признакам. Электронные документы систематизируются по видам носителей информации – магнитные ленты, лазерные и жесткие диски, компакт-диски, дискеты и др.; внутри видов – по форматам представления информации и по характеру зафиксированной информации.



























Заключение


Цель работы достигнута путём реализации поставленных задач.В результате проведённого исследования по теме «Классификация документов Архивного фонда РФ» можно сделать ряд выводов:Архивный фонд Российской Федерации - исторически сложившаяся и постоянно пополняющаяся совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации, относящихся к информационным ресурсам и подлежащих постоянному хранению.Под классификацией документов Архивного фонда РФ понимается их научная группировка по наиболее существенным признакам (формам собственности, историческим периодам, видам носителей информации, срокам хранения и др).Классификация документов Архивного фонда РФ предполагает их научную группировку с целью правильного распределения по государственным архивамВнутри архива документы группируются (по архивным фондам и архивным коллекциям, степени ценности, категориям доступа к документам)Группировка документов по архивным фондам и коллекциям - основа классификации документов в пределах архиваПод классификацией документов в пределах архивного фонда понимается их группировка и расположение в фондеЗа единицу классификации документов и учетную единицу в пределах архивного фонда принимается единица хранения (дело).Распределение дел внутри фонда по всем делениям схемы систематизации проводится с учетом классификационных признаков (структурного, хронологического, функционального, отраслевого, тематического, предметно-вопросного, номинального, корреспондентского, географического, авторского).

Смотрите также файлы