Файл: MS_Word_2008.doc

Для вставки в текст документа символів, які неможливо ввести з клавіатури, необхідно виконати команду Вставка/Символ…, у вікні Символ вибрати в таблиці необхідний символ та натиснути кнопку Вставить. Крім того, у вікні Символ є кнопки Автозамена… та Сочетание клавиш…. Натискання кнопки Автозамена… викликає появу вікна Автозамена, де можна призначити послідовність звичайних символів, які при введенні будуть замінені на спеціальний. Кнопка Сочетание клавиш… дозволяє призначити «гарячу» комбінацію клавіш для швидкого введення даного символу.

Створення та використання автотексту

При створенні документа користувачу часто доводиться вводити слова (словосполучення, речення), які часто повторюються. Для полегшення введення таких фрагментів і збільшення продуктивності роботи є спеціальна функція Автотекст, яка дозволяє вводити не весь фрагмент тексту, а лише одну або декілька літер. Тоді після натискання функціональної клавіші F3 автоматично з’являється весь фрагмент.

Елементом автотексту може бути не лише текстовий фрагмент, а й будь-який інший об’єкт (малюнок, таблиця, формула тощо).

Для створення елементу автотексту потрібно:

Ввести текст, що повинен вводитись автоматично, і виділити його, або виділити потрібний об’єкт.
Виконати команду Вставка/Автотекст/Создать…, або натиснути комбінацію клавіш Alt+F3.
У діалоговому вікні Создание элемента автотекста у полі Имя элемента автотекста слід ввести ім’я нового елемента – набір символів в кількості не менше чотирьох, які при введенні будуть замінені на повний фрагмент тексту або вибраний об’єкт

Елементи автотексту зберігаються в шаблоні документу. Тому при появі діалогового вікна, в якому буде запропоновано записати зміни в шаблоні слід вибрати кнопку Да.

Пошук та заміна тексту

Щоб розпочати процес пошуку певної сукупності символів (літер, слів, словосполучень, речень), потрібно виконати команду Правка/Найти… або натиснути комбінацію клавіш Ctrl+F. Дане вікно має випадаючий список Найти, в якому потрібно набрати або вибрати сукупність символів, які потрібно знайти. Для задання додаткових параметрів пошуку слід натиснути кнопку Больше. При цьому вікно доповнюється такими опціями:

Направление – випадаючий список, який задає напрям пошуку сукупності символів в тексті документу: Везде – по всьому документу, Вперед – вниз від поточної позиції курсору та Назад – вгору від поточної позиції курсора.
Учитывать регистр – дозволяє під час пошуку відрізняти великі і малі літери, тобто перевіряється не тільки співпадання символів, але й їхній регістр.
Только слово целиком – здійснює пошук окремих слів, а не просто сукупності символів. Наприклад, якщо даний режим не ввімкнено і користувач шукає слово «текст», то будуть знайдені також і слова «тексти», «текстиль» тощо.
Подстановочные знаки – дозволяє замість символів використовувати шаблони «?» та «*», які мають стандартне тлумачення, що використовується в Windows.
Произносится как – дозволяє здійснювати пошук слів, що звучать як введене, але, можливо, пишуться по-іншому.
Все словоформы – забезпечує пошук не тільки даного слова, але і його відмінків для іменника та часів для дієслова.

Інколи потрібно уточнити параметри пошуку певного текстового фрагменту, вказавши його формат, наприклад, назву шрифта чи його колір. Для цього у вікні пошуку потрібно натиснути кнопку Формат, вибрати рівень форматування і задати відповідний формат потрібного текстового фрагменту.

Трапляються випадки, коли потрібно здійснювати пошук не текстових фрагментів, а спеціальних символів, наприклад, символу табуляції. Тоді потрібно натиснути кнопку Специальный і у списку, що відкриється, вибрати назву спецсимволу.

Після того, як всі необхідні параметри вказані, можна розпочати пошук, натиснувши кнопку Найти далее. Якщо вказана сукупність символів знайдена, то курсор автоматично переміщається до їхнього першого місцезнаходження і ця сукупність символів виділяється. Щоб знайти наступний екземпляр вказаної сукупності символів, також слід натиснути на кнопку Найти далее.

Якщо потрібно повторити останню операцію пошуку ще раз, можна скористатися комбінацією клавіш Shift+F4.

Продовженням можливостей пошуку сукупності символів є операція заміни, тобто заміна знайденої сукупності символів на іншу. Щоб здійснити заміну, потрібно виконати команду Правка/Заменить…. Всі додаткові налаштування такі ж самі, як і для операції пошуку.

Створення та використання закладок

Часто при роботі з документом великого обсягу виникає необхідність перейти до тієї чи іншої частини документу, яку важко знайти. Тому текстовий процесор Word має можливість створення закладок. Для створення закладки потрібно перемістити курсор в потрібну частину документа та виконати команду Вставка/Закладка…. У вікні закладка потрібно вказати ім’я закладки та натиснути кнопку Добавить.

Примітка. Ім’я закладки повинно обов’язково починатись з букви та не мати пробілів. Пробіл при бажанні можна замінити символом «_» (нижнє підкреслювання, вводиться натисканням комбінації клавіш Shift+”-“.

Для швидкого переходу до закладки потрібно виконати команду Правка/Перейти…, або натиснути клавішу F5, або комбінацію клавіш Ctrl+G. При цьому відкриється вікно Найти и заменить, вкладинка Перейти, де у списку Объект перехода потрібно вибрати пункт Закладка та у випадаючому списку в правій частині діалогового вікна вибрати ім’я потрібної закладки.

Створення приміток в тексті документу

Приміткою називається коротка замітка до певної частини документу, яка зберігається як частина документу. Текст, до якого встановлено примітку, відмічений червоним фоном, а вміст примітки вводиться, коригується та відображається на правому полі документу.

Для створення примітки слід виділити потрібний текст і виконати команду Вставка/Примечание та у відповідній області на червоному фоні на правому полі документа ввести текст примітки.

Для видалення примітки потрібно викликати контекстне меню на тексті, для якого встановлено примітку, та вибрати пункт Удалить примечание.

Перевірка орфографічних та граматичних помилок

Для перевірки орфографічних та граматичних помилок Word має вбудовані тематичні словники на багатьох основних мовах світу. Крім цього він дозволяє створювати власні словники користувача і працювати одночасно з кількома словниками. Словник користувача за замовчуванням є додатковим словником і знаходиться у файлі custom.dic.

Однією зі складових частин процесу перевірки граматики є перевірка виділеного фрагменту або цілого документу на граматичні помилки. Якщо Word знаходить таку помилку, відповідне слово підкреслюється червоною хвилястою лінією (яка на принтері не друкується). При викликанні контекстного меню на цьому слові пропонується вибрати один з декількох варіантів правильної конструкції слова. Якщо в словниках Word схожих слів немає, то в контекстному меню виводиться повідомлення нет вариантов.

Перевірка орфографії та граматики може здійснюватись в автоматичному та ручному режимах. Щоб встановити або вимкнути автоматичний режим, потрібно виконати команду Сервис/Параметры… та у вікні Параметры на вкладинці Правописание встановити або зняти прапорець автоматически проверять орфографію. Для запуску процесу перевірки в ручному режимі потрібно виконати команду Сервис/Правописание…, або натиснути кнопку на стандартній панелі інструментів, або функціональну клавішу F7, або подвійне клацання на піктограмі на панелі статусу.

Перед початком перевірки варто переконатись, чи встановлено потрібну для перевірки мову, для цього потрібно виконати команду Сервис/Язык/Выбрать язык….

Перевірка граматики та орфографії виконується для виділеного фрагменту тексту або, якщо жодного фрагменту не виділено, перевіряється весь текст документу. Якщо виявлено підозріле слово, перевірка орфографії припиняється та виводиться діалогове вікно Правописание: украинский.

В нижній частині вікна знаходиться список Варианты:, де можна вибрати правильний варіант слова і натиснути кнопку Заменить. Кнопка Заменить все дозволяє замінити вибране слово по всьому тексту документа. Щоб відмінити останню операцію заміни, слід натиснути кнопку Вернуть.

Якщо не потрібно замінювати слово, яке програма встановила як неправильне, потрібно натиснути кнопку Пропустить. Кнопка Пропустить все дозволяє пропустити (не перевіряючи) дане слово по всьому тексту документа. Якщо є бажання добавити це слово до користувацького словника, потрібно натиснути кнопку Добавить. Щоб припинити процес перевірки орфографії, потрібно натиснути кнопку Отмена.

Для перевірки документа на граматичні помилки потрібно встановити прапорець Граматика (на жаль, перевірка української граматики неможлива, бо Word не містить українських словників).

Кнопка Параметры… відкриває діалогове вікно Правописание для налаштування параметрів процесу перевірки граматичних та орфографічних помилок.

Розділ Орфография містить такі опції:

автоматически проверять орфографию – встановити автоматичний режим перевірки орфографії;
не выделять слова с ошибками – режим, при якому слова з орфографічними помилками не підкреслюються;
всегда предлагать замену – пропонувати варіанти схожих слів для виправлення помилок;
предлагать только из основного словаря - пропонувати варіанти схожих слів лише з основного словника;
пропускать слова из прописных букв – не перевіряти слова, написані великими літерами;
пропускать слова с цифрами – не перевіряти слова, що містять цифри;
пропускать адреса Интернет и имена файлов – не перевіряти адреси Інтернет та імена файлів.

Кнопка Словари… викликає вікно встановлення та знищення додаткових словників:

Для створення власного словника потрібно натиснути кнопку Создать…. При цьому відкривається стандартне вікно для збереження файлу. Файли словників мають розширення .dic. Після цього під час перевірки орфографії можна заносити слова в цей словник. Якщо потрібний словник існує, а в списку вікна Вспомогательные словари його немає, для його встановлення потрібно натиснути кнопку Добавить. При цьому відкриється стандартне вікно, де потрібно вибрати папку із словником і його назву. Для знищення словника потрібно виділити його і натиснути кнопку Удалить.

Розділ Грамматика дозволяє налаштувати параметри перевірки граматичних помилок:

автоматически проверять грамматику - встановити автоматичний режим перевірки граматичних помилок;
не выделять слова с ошибками – не підкреслювати слова з граматичними помилками;
также проверять орфографию – разом з перевіркою граматичних помилок здійснювати перевірку орфографії;
с татистика удобочитаемости – проводити статистику зручності читання тексту. Ці дані дозволяють визначити, наскільки добре читач зможе зрозуміти зміст документу (з об’єктивних причин).

Використання словників синонімів

Щоб знайти синонім (слово, близьке за значенням до даного), необхідно виділити потрібне слово і виконати команду Сервис/Язык/Тезаурус… або натиснути комбінацію клавіш Shift+F7. При цьому в правій частині вікна програми з’явиться докер, де будуть показані знайдені синоніми. Для вставки синоніму потрібно клацнути на стрілочці праворуч від слова-синоніма та вибрати пункт Вставить.

Встановлення переносів

Встановлення переносів здійснюється за допомогою команди Сервис/Язык/Расстановка переносов…. При цьому відкривається вікно, що містить дві опції:

Автоматическая расстановка переносов – встановити режим автоматичного розставлення переносів;
Переносы в словах из прописных букв – дозволити встановлення переносу в словах, що складаються з великих літер.

В полі Ширина зоны переноса слов встановлюється ширина зони, в якій поміщається знак переносу, а в полі Макс. число последовательных переносов – максимально допустиме число рядків з переносами, що йдуть підряд.

Для встановлення напівавтоматичного режиму потрібно натиснути кнопку Принудительно…. При цьому Word знаходить слово, де потрібно встановити перенос, і виводить його у спеціальному вікні, де пропонує кілька варіантів переносу. Потрібно вибрати одну із позицій і натиснути кнопку Да. Якщо ви не бажаєте встановлювати перенос в даному слові, потрібно натиснути кнопку Нет. В будь-якому випадку відбувається перехід до наступного слова, в якому необхідно встановити перенос.

Можна також встановлювати переноси самостійно, під час набору тексту. При цьому є можливість встановлення двох видів переносу: м’який перенос та нерозривний (жорсткий) дефіс. М’який перенос встановлюється лише в кінці рядка і полягає в тому, що він може автоматично змінювати своє положення (або взагалі знищуватись) в міру віддалення слова з переносом від правого поля аркуша, яке викликане редагуванням документу. Щоб встановити м’який перенос в ручному режимі, потрібно натиснути комбінацію клавіш Ctrl+”-“. Нерозривний або жорсткий перенос встановлюється в тому випадку, коли небажано розбивати слово в кінці рядка у місці дефісу. Для його встановлення слід натиснути комбінацію клавіш Ctrl+Shift+”-“.

Автоматичне коригування помилок у тексті

Для автоматичного коригування механічних помилок при наборі тексту (наприклад, коли на початку речення користувач забув ввести велику літеру, або випадково ввів дві великі літери на початку слова тощо) слугує засіб Автозамена.

Для встановлення параметрів цього засобу слід виконати команду Сервис/Параметры автозамены…. Діалогове вікно Автозамена містить такі опції:

Исправлять ДВе ПРописные буквы в начале слова - виправляти другу велику літеру слова на малу у випадку, якщо далі йдуть малі літери. Для того, щоб встановити слова, в яких не потрібно робити виправлення даної помилки, необхідно натиснути кнопку Исключения… та у вікні Исключения при автозамене перейти на вкладнику ДВе ПРописные. Тоді у верхньому полі вказати потрібне слово і натиснути кнопку Добавить.
Делать первые буквы предложений прописными - виправляти першу літеру речення на велику. При цьому крапка після деяких стандартних скорочень ігнорується. Щоб встановити слова, які підлягають даній категорії, потрібно у вікні Исключения при автозамене на вкладниці Первая буква у верхньому полі вказати потрібне слово і натиснути кнопку Добавить.
Писать названия дней с прописной буквы – перетворює першу літеру англійської назви дня тижня на велику. Дана опція не працює для російської та української мов.
Устранять последствия случайного нажатия cAPS LOCK – виправляє помилку випадково натиснутої клавіші Caps Lock. Тобто, якщо при ввімкнутій клавіші Caps Lock користувач ввів першу літеру слова малу, а решту великі, то відбувається автоматичне вимкнення клавіші Caps Lock, після чого великі літери стають малими, а перша літера слова великою.
Заменять при вводе – встановлює автоматичне перетворення деяких послідовностей введених символів на фрагменти тексту або інші спеціальні символи. Так, наприклад, при введенні трьох підряд символів крапки відбувається їх перетворення в спец символ «трикрапка». Деякі основні послідовності символів, що вводять певні спеціальні символи, наведено в нижній частині вікна Автозамена.