Файл: 1. Введение в системный подход управления проектами. Основные понятия управления проектами.docx
ВУЗ: Не указан
Категория: Не указан
Дисциплина: Не указана
Добавлен: 09.11.2023
Просмотров: 9107
Скачиваний: 142
ВНИМАНИЕ! Если данный файл нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам.
Основное внимание в данном разделе акцентировано на системном подходе к управлению проектами. Рассмотрим более подробно все составляющие названия этой темы. Начнем с понимания системного подхода.
Допустим, ваша бизнес-модель ориентирована на оказание услуг. Тогда управление проектами становится ключевым направлением, чтобы ваши клиенты были довольны. Иногда эти проекты могут выйти из-под контроля, особенно если в них задействовано множество компонентов.
Если проект масштабный и требует огромного количества материалов, координации и людей, как убедиться, что всё будет сделано в срок и с исключительным качеством?
Здесь как раз уместен системный подход. Напомним, что он рассматривает проект как систему, созданную с определенной целью. Лучший способ
концептуализировать и понять этот подход - через сравнение системы с автомобилем.
Мы все понимаем, что автомобиль предназначен для перемещения из точки А в точку Б. При этом необходимо использовать сложную сеть деталей и механизмов: включить зажигание, перевести машину в режим движения, нажать на педаль газа и так далее.
В системном подходе всё то же. Все части системы работают вместе, в унисон для достижения одного и того же результата. Каждая часть системы, каждый ее элемент выполняют определенную работу, которая вносит свой вклад в общий план, в достижение общей цели системы.
На начальном этапе при рассмотрении проекта в целом, необходимо целостное понимание проекта. Нужно понимать, какие части куда движутся и почему. А также всегда нужно пытаться улучшить эти части и элементы, чтобы вся «машина» работала более эффективно.
Ключом к пониманию является сбор информации. Ключ к сбору информации - постановка вопросов и развитие взаимосвязей между частями информации.
Здесь имеет смысл обратить внимание на человеческий аспект. У людей есть потребности. Если эти потребности не удовлетворены, люди не смогут работать так эффективно, как это необходимо.
Может быть полезно рассматривать данный аспект как систему, которая работает внутри системы. Здесь действуют те же принципы, особенно в том случае, когда требуется командная работа для выполнения работы.
Гибкость также является ключевым элементом хорошего системного управления проектом.
Осознание того, что не всегда всё идет по плану, принесет большую пользу. Иногда возникают неожиданности, и необходимо на них адекватно реагировать. Негибкость в принятии решений не даст ловкости, необходимой для того, чтобы выдержать возможные штормы и возникающие риски в управленческой деятельности.
Как только система создана, остается только поддерживать ее в рабочем состоянии. Ведь, возвращаясь к аналогии с автомобилем, владелец авто должен регулярно менять масло, продолжать заправлять машину топливом, менять шины и аккумуляторы каждые несколько лет и так далее.
Теперь вернемся к понятию проекта.
Под проектом понимается:
а) ограниченная во времени, сложно организованная совокупность действий, направленная на создание новаторской продукции в виде конечного результата;
б) определенная совокупность взаимосвязанных работ. Причем работы разного вида деятельности и направления. Они ограничены во времени и совокупной стоимости. Это обусловлено потреблением трудовых, материальных и финансовых ресурсов, подчиненных решению единой проблемы и достижению поставленных целей.
Отметим, что под работой в проекте понимается элементарное действие, приносящее материальный результат и совершаемое исполнителем для достижения целей проекта.
Таким образом, явно выделяется потребность определения целей проекта, его ресурсов, временных ограничений. Естественно, нужны исполнители проекта, а также различные инструменты управления им.
Можно констатировать, что проект - это система мероприятий, направленная на эффективное решение выявленной проблемы.
Под системным подходом понимается в первую очередь изучение проекта как системы.
Система - это взаимосвязанная совокупность отдельных элементов, причинно-следственные связи которой определяют единственность рассматриваемой совокупности и формируют ее единое целое. Если рассматривать проект как систему, то в эту совокупность следует включить изучение всех компонентов проекта и его составляющих.
В дальнейшем мы будем смотреть на проект именно как на систему, представляющую собой сложную структуру. Она состоит из комплекта объединенных базовой целью взаимосвязанных элементов
, рассматриваемых как единое целое.
Структура обособлена от других объектов набором ограничений по срокам, стоимости и качеству формируемого результата - продукта проектной деятельности.
Отмечая, что в системном подходе часто рассматривается модель «черный ящик», рассмотрим возможность ее применения к управлению проектом.
«Черным ящиком» называется модель управления с обратной связью. Здесь имеется вход, выход, учитывается воздействие внешней среды, причем как со стороны управляющих воздействий, так и со стороны шумов, и обеспечивающая составляющая проектной деятельности.
Для организации проектной деятельности существуют нормативные документы, в которых описаны требующиеся ресурсы и внесены необходимые пояснения.
К таким нормативным документам можно отнести, например, стандарт ГОСТ Р 54869-2011 «Проектный менеджмент. Требования к управлению проектом».
Существуют и другие нормативные документы, которые мы рассмотрим далее, но указанный стандарт является обязательным к изучению по следующим причинам.
Во-первых, он позволяет уточнить все дефиниции понятия «проектная деятельность». К ней относятся такие понятия, как процесс проекта, управление проектом, заказчик проекта, исполнители и прочее.
Также представлены базовые термины и определения, которые помогают узнать их однозначное толкование. Например, архив проекта, расписание проекта, корректирующее действие, риск и прочее.
Во-вторых, этот стандарт устанавливает требования к проекту и описывает функциональные обязанности каждого из его участников. Причем под участниками понимается не только команда исполнителей, но и руководящий состав. Роли и обязанности этих участников описаны и зафиксированы.
В данном стандарте расписаны также заказчик, руководитель, куратор проекта. Немаловажно то, что требования устанавливаются от старта проекта вплоть до его завершения.
В-третьих, согласно требованиям этого стандарта, проект рассматривается не только как совокупность взаимосвязанных мероприятий, для каждого из которых определены его стоимость и сроки реализации. Оценивается также процессная деятельность. Причем под процессом понимается совокупность заранее определенных и взаимосвязанных действий, направленных на достижение целевых результатов.
Таким образом, констатируем, что проект - это всегда нечто новое, что до этого в организации не выполнялось. Проект имеет результаты, обладающие новизной и требующие определенных изменений.
Проект всегда инициируется желанием решить какую-либо проблему, и для управления им всегда требуется системный подход. Именно такой подход позволяет связать все структурные элементы проекта в единую целостность. А также установить между ними причинно-следственные связи, определить условия их взаимодействия с минимальным риском срыва сроков проекта.
Отметим, что в проектной деятельности системный подход интегрирован с процессным подходом. Это объясняется тем, что проектные работы протекают во времени, имеют свою длительность, сроки выполнения. А также имеют свою стоимость и охватывают определенные ресурсы для обеспечения всех стадий проекта.
Кроме того, проектная деятельность невозможна без стандартизации. Она регулируется нормативными документами, которые формируют обусловленные требования к группе лиц, определенных для реализации проекта.
Подчеркнем, что весьма важным является компетентностный подход, который на современном этапе управления инновационными проектами должен определять выбор уровня владения компетенциями менеджмента.
К компетенциям менеджмента относят грамотное целеполагание. планирование, анализ, контроль, регулирование, прогнозирование. Также важными компетенциями являются компетенции риск- менеджмента, цифровой трансформации, хотя бы на уровне цифровой грамотности.
Не менее важно обладать и навыками работы в команде, навыками самоорганизации и самообразования и другими - в зависимости от ролевой принадлежности.
Подводя итоги краткого описания системного подхода к управлению проектами, остановимся на тех основных свойствах, которые определяют проект как систему.
1. Сложность иерархической структуры проекта, обусловленная требуемыми причинно- следственными связями для решения целевой задачи.
Поскольку инициируемые проекты всегда являются инновационными по сути, они могут быть и разными по масштабу. Выделяют моно-, мульти- и мегапроекты, реализация любого из них требует согласованного участия команды исполнителей проекта на разных уровнях иерархии.
Монопроект представляет собой отдельно взятый небольшой проект, быстро реализуемый. Обычно он реализуется в рамках одной организации.
Мультипроект представляет собой сложную бизнес-структуру, в состав которой входят несколько монопроектов. Обычно это региональный уровень.
Мегапроект включает совокупность моно- и мультипроектов. Как правило, это уже национальный уровень.
Управление системой всегда рассматривается в триаде «надсистема - система - подсистема». Поэтому и проект как система учитывает влияние объективных и субъективных внешних и внутренних факторов, находящихся во взаимодействии.
2. Динамичность процессов, имеющих стохастический характер. Этот блок выделен ввиду важности внесения изменений в процесс проектного управления. Рассматриваются случайные процессы и особенности их выполнения в условиях неопределенности.
3. Целостность системы. Она формируется при создании организационной структуры проектной деятельности каждый раз заново для очередного новаторского проекта, реализуемого в организации.
То есть целостность, или эмерджёнтность, характеризует наличие у проекта как системы определенных свойств. Эти свойства не присущи элементам системы, взаимоподчиненным компонентам проекта, рассмотренным отдельно, вне системы.
В проекте формируются и выполняются сложные информационные процессы. Они обусловлены многочисленными взаимосвязями между элементами системы, которые в условиях цифровизации несут в себе трансформационные механизмы передачи знаний, а не только информации.
4. Множественность целей проекта и множество составляющих его задач, которые могут не совпадать между собой. Также выделяют многофункциональность компонентов проекта как системы, где каждая функция направлена на решение главной целевой задачи по решению проблемы проекта.
Именно свойства проекта как системы определяют необходимость в применении системного подхода к управлению проектами. Это связано в первую очередь из-за потребности в анализе и выявлении имеющейся взаимосвязи и взаимозависимости всех компонентов проекта.
Рассмотрим некоторые из них более подробно.
Реализация первого свойства очень важна. Рассматривая проект как сложную структурную составляющую, назовем ее бизнес- структурой