Файл: Конспект лекций раздел Введение. Компьютерные информационные технологии в управлении Тема Информационные аспекты управления.pdf

21
На российской рынке СЭД/ECM-систем присутствует множество и западных разработчиков.
Белорусский рынок представлен такими компаниями как ООО
Электронное дело, СП ЗАО «Международный деловой альянс», ООО
«Новаком Проект», ООО «СофтМикс», СП «Бевалекс», ООО Унитарное предприятие «Топ Софт», ООО «Гросс-домен», ООО «Исида-Информатика»,
ООО «Морэйн», ЗАО «МиСофт НВП».
Главными тенденциями рынка являются проблемы импортозамещения, потребности в масштабировании и перевнедрении систем, требования заказчиков к гибкости и мобильности решений, потребность в аналитических возможностях систем и понятных интерфейсах, использование облачных систем и решений на базе свободного ПО.
Вопрос 4. Зарубежные стандарты и спецификации в области
электронного документооборота. В США разработки в области электронного документооборота активно поддерживаются правительством, американские компании доминируют на рынке систем электронной торговли.
В ноябре 1997 года в США был принят государственный стандарт DoD
5015.25 «Design Criteria Standard For Electronic Records Management Software
Applications» (Требования к программным приложениям для управления электронными документами). Аналогичные стандарты приняты в
Великобритании (Public Records Office. Requirements for Electronic Records
Management Systems), Австралии (Functional Specifications for Electronic
Records Management Systems Software), Норвегии (NOARK), Германии
(DOMEA). Они предъявляют менее широкие, но более реальные на сегодняшний день требования к системам электронного документооборота;
Европейский Союз принял стандарт в области управления документами в 2001 году в рамках реализации программы «Обмен данными между органами управления» – MoReq «Model requirements for the management of electronic records», Типовые требования по управлению электронными документами. В феврале 2008 года вышла усовершенствованная версия спецификации – MoReq2, представляющая расширение функциональных требований MoReq.
Спецификация MoReq описывает типовые требования к управлению электронными документами по средствам автоматизированных систем, разработана для применения государственными и коммерческими организациями, которые намереваются внедрить АСУД или хотят оценить возможности уже используемых систем. Требования делятся на обязательные и рекомендательные.
MoReq содержит основные требования к: самой системе; классификационной схеме (электронной номенклатуре дел); средствам обеспечения безопасности документов; хранению документов в течение установленного срока, их передаче и уничтожению; вводу документов в

22 систему; идентификаторам объектов; поиску, извлечению и выводу документов; метаданным и эталонной модели.
В требованиях MoReq рассматриваются вопросы автоматической защиты аутентичности документов, экспертизы ценности, сроков хранения документов, уничтожения документов, организации долговременного хранения электронных документов, восстановления деятельности после катастроф.
MoReq2 дополнен следующими требованиями: разработка программы сертификации программных продуктов на соответствие требованиям стандарта; переработка уже существующих базовых требований, включая оценку соответствия стандарту ISO 15489; управление тематическими делами, организация workflow; эффективное управление гибридными досье и внеэлектронной (физической) документацией;интеграция с системами управления контентом (управление информационными материалами на веб- сайтах).
MoReq будет полезен и при определении требований к внедряемой
АСДОУ, и оценке эффективности уже используемой системы управления документами, и разработке системы такого вида. Стандарт содержит типовые требования к системам управления документами и может быть легко адаптирован для применения в Беларуси.
В Российской Федерации в сентябре 2011 года Приказом Минкомсвязи утверждены «Требования к информационным системам электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти». Документ устанавливает правила организации и функционирования систем автоматизации делопроизводства и документооборота федеральных органов исполнительной власти. Определяет минимальный набор функций, который должна иметь система, а также условия управления документами в рамках системы, в том числе служебной информацией ограниченного распространения. Указанные Требования распространяются на федеральные органы исполнительной власти, внедряющие систему электронного документооборота либо оценивающие возможности уже имеющейся системы.

23 документами, определить требования к процессам управления документами, к самой АСДОУ. На основе полученных данных осуществляется вся последующая деятельность.
Перед проведением обследования необходимо издать приказ о создании рабочей группы и проведении обследования с утверждением календарного плана, определить бюджет проекта. Календарный план включает: наименование этапа, перечень и содержание работ по этапу, сроки выполнения работ, ответственные и исполнители, отчетная документация по каждому этапу.
Обследование проводится в три этапа:
1. Обследование общих закономерностей функционирования организации.
2. Обследование деятельности каждого автоматизируемого подразделения.
3. Детальное обследование процессов работы с документами.
Как по результатам каждого этапа, так и по всему обследованию предоставляются отчеты.
Обследование проводится с помощью следующих методов: анкетирование, интервьюирование, наблюдение, анализ документов, моделирование.
Вопрос 2. Обследование общих закономерностей функционирования
организации. Целью данного этапа является идентификация структуры организации и выявление общих закономерностей ее деятельности.
Содержание работ включает запрос информации, регламентирующей деятельность организации в целом: документы, определяющие функционирование организации; документы, определяющие направления ее деятельности; документы, определяющие правила и принципы осуществления стратегического управления; стратегический план (план развития) организации; состав и описание программного и аппаратного обеспечения организации. Результаты работы представляются в виде отчета, отражающего: общие принципы функционирования организации; структуру организации и подразделений; направления деятельности; правила взаимодействия компании с внешними организациями; основные бизнес- процессы; схему документопотоков.
Вопрос 3. Обследование деятельности каждого автоматизируемого
подразделения. Цель этапа заключается в выявлении общей картины структуры бизнес- процессов организации, фиксации функций каждого автоматизируемого подразделения. Содержание работ включает подготовку сотрудников организации к процессу обследования, получение информации о функционировании подразделений.
Выявляется следующая информация: структура подразделения; документы, определяющие условия общей работы подразделения и

24 выполнение конкретных функций; функции подразделения с указанием ответственных; бизнес-процессы, в которых участвует подразделение, и их обеспечение; входящие, исходящие и внутренние документы, их виды, типы количество в месяц, способы документирования.
Результатом работы является отчет, который должен содержать: название и структуру подразделения; перечень бизнес-процессов подразделения; характеристика кадрового состава; документы, регламентирующие деятельность; выполняемые функции; объем документооборота; правила работы с документами; аппаратное и программное обеспечение; результаты деятельности подразделения.
Вопрос 4. Детальное обследование процессов работы с документами.
Цель этапа – зафиксировать необходимые детали выполнения бизнес- процессов. Содержание работ включает: запрос данных о выполнении процессов; последовательность действий выполнения процессов; подготовка положения о выполнении каждого процесса; документирование процессов
(схема организационной структуры с учетом иерархических и функциональных связей подразделений; схематическое изображение основных элементов процесса; перечень того, что выполняется сотрудниками и по каким правилам; наличие форм документов; ИТ, используемые для выполнения процесса и т.п.); моделирование процессов. Существующие бизнес-процессы исследуются и описываются (as is, как есть). В результате анализа собранных данных предлагаются оптимизированные схемы процессов (to bе, как должно быть).
При обследовании процессов работы с документами рекомендуется составить список существующих видов документов; описать технологию документирования; показать условия и схему движения документов; описать способ регистрации, составить списки сотрудников, ответственных, визирующих, подписывающих, утверждающих, регистрирующих документы; составить список документов с указанием условий предоставления доступа к ним и т.д.
Моделирование процессов и составление схем прохождения документов выполняется одной из существующих нотаций. Иерархическая схема процессов может быть построена с помощью IDEF0 (Integrated Definition) – семейство методологий моделирования бизнес-процессов. Представляет собой совокупность методов для построения моделей компании на основе выработанного формализованного языка моделирования. Схему движения документа с указанием должности сотрудников можно построить с помощью
Cross Functional Flowchart. Алгоритм выполнения процесса разрабатывается с помощью Basic Flowchart.
Инструменты такого рода полезно применять в крупных проектах, предусматривающих разработку или настройку сложных программных систем, например, ЕСМ, ERP.

25
Тема 3.3. Выбор АСДОУ в организации
1. Порядок, документационное обеспечение выбора АСДОУ.
2. Факторы, определяющие выбор АСДОУ.
3. Критерии выбора АСДОУ и их характеристика
4. Предварительная оценка эффективности АСДОУ
Вопрос 1. Порядок, документационное обеспечение выбора АСДОУ.
Порядок реализации проекта по выбору системы включает следующие действия:
− определение основных задач проекта
(какие процессы автоматизируются, решению каких задач будет способствовать система);
− формулировка критериев выбора (требований к программному продукту) и определение вида системы;
− согласование требований со специалистами компании и экспертами;
− составление списка программных продуктов на основе выработанных требований;
− проведение оценки функциональных, программно-технических и других характеристик предложенных продуктов;
− отбор программных продуктов, соответствующих выработанным требованиям;
− сравнение стоимостных характеристик и оценка преимуществ от внедрения;
− выбор программного продукта
Критерии согласовываются и утверждаются в организации отдельным документом. Для составления списка автоматизированных систем (как правило, это 5-7 систем), соответствующих выработанным требованиям, анализируется рынок АСДОУ.
Документ, содержащий характеристики АСДОУ, лучше всего готовить в табличной форме, где вертикально будут располагаться критерии выбора, а горизонтально – названия систем. На пересечении графов выставляются набранные системой по данному критерию баллы и подсчитываются итоговые значения по каждой группе.
На последнем шаге сравнивается стоимость отобранных систем (как правило, 3 системы), оцениваются преимущества от внедрения, выбирается система.
Вопрос 2. Факторы, определяющие выбор АСДОУ.
Выбор той или иной АСДОУ определяется многими факторами, среди которых:
− управленческая структура, масштаба и сфера деятельности организации;
− задачи, которые решаются или будут решаться в организации;
− организация процессов работы с документами;
− технические, финансовые, человеческие и иные ресурсы, какими