Файл: В конце книги помещены словарь психологических терминов и предметный указатель.docx
ВУЗ: Не указан
Категория: Не указан
Дисциплина: Не указана
Добавлен: 23.11.2023
Просмотров: 2102
Скачиваний: 5
ВНИМАНИЕ! Если данный файл нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам.
, которую они представляют.
Во время переговоров важно проявлять внимание к собеседникам. Очень важно умение слушать партнера. Говорить нужно больше о том, что интересует собеседника, о том, что он хорошо знает. Если партнер не прав, можно дать ему это понять с помощью невербальных средств общения. В данном случае лучше не использовать фразы типа: «Я вам докажу, что это не так... » Правильнее сказать: «Я считаю иначе. Возможно, я ошибаюсь. Давайте вместе просмотрим данные» или «Я, конечно, могу ошибаться, со мной это бывает. Надеюсь, вы меня исправите, если я буду не прав». Допуская возможность неточностей со своей стороны, можно избежать неловкого или затруднительного положения.
Рекомендуется не использовать слова и выражения, передающие окончательное мнение: «всегда», «никогда», «только так». Вместо них эффективнее употреблять: «я полагаю», «мне кажется», «возможно» и т.д.
20.5. ДЕЛОВЫЕ СОВЕЩАНИЯ
Деловые совещания помогают руководителям решать триединую задачу управления: собрать информацию, осмыслить ее, принять управленческое решение. Можно выделить следующие виды деловых совещаний: диктаторские, автократические, дискуссионные, проблемные, инструктивные, оперативные.
Диктаторские совещания проводит руководитель, и правом голоса пользуется только он. На подобных совещаниях нет места дискуссиям, обмену мнениями, и поэтому они малоэффективны.
Во время автократических заседаний руководитель задает поочередно каждому участнику заседания вопросы и выслушивает их ответы. Подобное совещание также не позволяет принять оптимального решения, поскольку на нем не происходит обсуждения проблемы.
Дискуссионные деловые совещания - это свободный обмен мнениями между участниками совещания после краткого доклада руководителя, в котором сформулирована проблема, требующая решения.
Наиболее сложно подготовить и провести так называемые проблемные деловые совещания, на которых идет поиск стратегических и тактических путей решения самых сложных проблем подразделения или организации. Подготовку проблемных совещаний следует поручать рабочей группе из числа квалифицированных специалистов.
Инструктивные деловые совещания руководитель подразделения проводит, когда необходимо максимально точно и в сжатые сроки выполнить приказ вышестоящего руководства, довести до работников новые методические указания, распоряжения и т.д. или срочно представить очень важную информацию. Участникам делового совещания целесообразно предоставить письменную информацию о нововведении.
Оперативное деловое совещание позволяет получить необходимую информацию о текущем положении дел в подразделениях и решить проблемы их деятельности.
Таким образом, первым и очень важным шагом в деятельности администратора по подготовке деловых совещаний является определение задач, которые необходимо решить на совещании, и повестки дня. В повестку дня следует включать не менее двух-трех вопросов, поскольку на обсуждение одного или двух-трех вопросов затрачивается примерно одно и то же время. Целесообразно выработать перспективный (на полугодие, год) перечень важнейших вопросов для обсуждения на деловых совещаниях.
Важное значение имеет определение состава участников делового совещания с учетом таких критериев отбора, как степень деловой заинтересованности, компетентность в вопросах, включенных в повестку дня. Определяя дату, время и место проведения деловых совещаний, необходимо учитывать другие общеучрежденческие мероприятия.
Большое значение имеет подготовка доклада, ибо от его качества, содержательности, конкретности во многом зависит успех совещания. В докладе должна быть аргументирована актуальность обсуждаемого вопроса, квалифицированно и коротко изложены его суть и предложения по решению проблемы.
Доклад целесообразно написать полностью. Особое внимание следует уделить формулировке предложений. Общая продолжительность доклада не должна превышать 15-20 мин. Специалисты
рекомендуют записать текст доклада на магнитофон и, прослушивая запись, попытаться понять, что необходимо переработать, как следует изменить интонации голоса, ритм изложения и т.д.
Обязательными элементами любого делового совещания являются подробный протокол (вести который лучше одному и тому же человеку) и решение. В ряде случаев окончательную доработку решения необходимо поручать рабочей группе, установив срок завершения этой работы и порядок утверждения решения.
20.6. ВЫСТУПЛЕНИЯ
Опыт показывает, что на каждую минуту выступления требуется в среднем 20-25 подготовительных минут, которые тратятся на определение темы, сбор, анализ и обобщение информации, составление плана и тезисов выступления.
Какова должна быть длительность речи? Наиболее эффективными, как отмечалось выше, являются двадцатиминутные выступления - средний промежуток времени, когда человек сохраняет внимание - плюс 10 мин для ответа на вопросы.
В эти 20 мин входят:
• общее вступление (2-3 мин). Эта часть должна привлечь внимание аудитории, создать атмосферу доверия и расположения, а также предварять основную часть речи;
• основная часть сообщения (14-16 мин);
• заключение (2-3 мин). Эта часть должна содержать повторение основных положений речи и акцентировать внимание на отклике, который желательно получить от аудитории.
Готовя любое сообщение, рекомендуется начинать со следующих вопросов, которые нужно задавать самому себе.
• Какую цель я ставлю перед собой, передавая это сообщение, чего я хочу достичь?
• Что слушатели должны узнать, чтобы эта цель была достигнута?
• Сколько времени мне потребуется для изложения своих идей?
Выступая перед аудиторией, целесообразно придерживаться следующих правил:
• Входите в комнату, где вы будете выступать, или подходите к трибуне (месту своего выступления) спокойной, неторопливой, уверенной походкой. С одной стороны, поспешность свидетельствует о нервозности, с другой - быстрые движения еще более усиливают возбуждение.
• Перед небольшой аудиторией лучше выступать стоя. Слушатели гораздо внимательнее слушают стоящего оратора.
• Перед началом выступления сделайте паузу, и, улыбаясь, окиньте взглядом аудиторию. Посмотрите в глаза нескольким слушателям. Выступая перед большой аудиторией, обязательно посмотрите не только на тех, кто сидит прямо перед вами, но и на слушателей в задних рядах. Если вы волнуетесь, попытайтесь найти слушателя, который кажется вам наиболее внимательным и дружелюбным, и произнести первые фразы, обращаясь непосредственно к нему. Только не смотрите на этого человека слишком долго.
• Займите устойчивое положение, равномерно распределив вес на обе ноги. Спина должна быть прямой, но не напряженной, чтобы воздух свободно поступал в легкие. Чуть приподнимите подбородок, чтобы звук голоса уходил в сторону слушателей, а не в пол.
• Во время выступления постарайтесь посмотреть в глаза каждому из слушателей. Обращаясь к большой аудитории, задержите взгляд либо на одном человеке, либо на группе слушателей в течение пяти секунд, а затем переместите его дальше.
• Следите за своими руками. Это одна из самых больших проблем. Самое безопасное положение рук - за спиной или вдоль туловища. Не засовывайте руки в карманы. Избегайте суетливых движений - это отвлекает аудиторию и выдает ваше волнение. Если вы по природе склонны к жестикуляции, используйте жесты, но не слишком увлекайтесь ими.
• Всегда начинайте выступление бодро и оптимистично.
• Рисуйте словесные картины, чтобы аудитория не только слышала, но и «видела» то, о чем вы говорите. Используйте фразы: «представьте себе...», «что бы вы делали, если... » и т.д.
• Никогда не читайте по бумажке - только если нет другого выхода. Ваше внимание должно быть приковано к аудитории, а не к лежащему перед вами тексту. Если вы вынуждены читать по бумажке, отпечатайте свою речь крупным шрифтом с тройным интервалом. Не переворачивайте страницы. Аккуратно сдвигайте их в сторону.
• Не торопитесь. Быстрая речь способствует поверхностному дыханию и усиливает волнение. Избегайте слишком высокого тона. Чем ниже голос, тем убедительнее он звучит. Заботьтесь о своем голосе (см. Приложение 20.1).
Приложение 20.1
Шесть способов защитить свой голос
1. Дышите правильно, чтобы иметь возможность управлять своим голосом, не напрягаясь.
2. Управляйте темпом речи, чтобы дать себе отдохнуть.
3. Замедлите скорость речи. Это не только убережет ваше горло, но и заставит голос звучать глубже и увереннее.
4. Пейте много жидкости. Идеальный напиток - теплая вода с медом или чай без молока. Никогда не пейте холодную жидкость или - еще хуже - напиток со льдом.
5. Не пейте чай или кофе с молоком перед выступлением или во время него, потому что молоко сгущает слюну, отчего голос может прерываться. По той же причине откажитесь от мороженого, сыра и других молочных продуктов. Зубная паста тоже может стать причиной проблем, и поэтому не стоит чистить зубы непосредственно перед выступлением. Мой любимый напиток при проведении длительных семинаров - это горячая вода, в которой я растворяю чайную ложку меда и лимонный сок. Этот напиток не только прекрасно увлажняет горло, но и содержит сахар, который служит источником энергии.
6. В холодные дни, выходя на улицу, заматывайте шею шарфом, чтобы держать горло в тепле и сохранить гортань расслабленной. В холодные дни связки сокращаются и становятся менее эластичными.
Льюис Д. Тренинг эффективного общения
• Не вступайте в дискуссии во время выступления, даже если вас провоцируют. Объясните, что готовы ответить на любые вопросы после доклада.
• В конце выступления обведите взглядом аудиторию, чтобы у всех осталось впечатление, что сообщение предназначалось персонально для каждого.
• Закончив выступление, не забудьте поблагодарить присутствующих за внимание. Сделайте им подходящий комплимент.
• Покидая трибуну, двигайтесь так же спокойно, неторопливо и уверенно, как и вначале.
Выводы
• Деловое общение - это процесс взаимосвязи и взаимодействия, в котором происходит обмен деятельностью, информацией и опытом, предполагающими достижение определенного результата, решение конкретной проблемы или реализацию определенной цели.
• Деловое общение может быть прямым и косвенным и реа-лизовываться в форме деловой беседы, деловых переговоров, деловых совещаний, выступлений.
• Основные этапы деловой беседы: начало беседы, информирование партнеров
Во время переговоров важно проявлять внимание к собеседникам. Очень важно умение слушать партнера. Говорить нужно больше о том, что интересует собеседника, о том, что он хорошо знает. Если партнер не прав, можно дать ему это понять с помощью невербальных средств общения. В данном случае лучше не использовать фразы типа: «Я вам докажу, что это не так... » Правильнее сказать: «Я считаю иначе. Возможно, я ошибаюсь. Давайте вместе просмотрим данные» или «Я, конечно, могу ошибаться, со мной это бывает. Надеюсь, вы меня исправите, если я буду не прав». Допуская возможность неточностей со своей стороны, можно избежать неловкого или затруднительного положения.
Рекомендуется не использовать слова и выражения, передающие окончательное мнение: «всегда», «никогда», «только так». Вместо них эффективнее употреблять: «я полагаю», «мне кажется», «возможно» и т.д.
20.5. ДЕЛОВЫЕ СОВЕЩАНИЯ
Деловые совещания помогают руководителям решать триединую задачу управления: собрать информацию, осмыслить ее, принять управленческое решение. Можно выделить следующие виды деловых совещаний: диктаторские, автократические, дискуссионные, проблемные, инструктивные, оперативные.
Диктаторские совещания проводит руководитель, и правом голоса пользуется только он. На подобных совещаниях нет места дискуссиям, обмену мнениями, и поэтому они малоэффективны.
Во время автократических заседаний руководитель задает поочередно каждому участнику заседания вопросы и выслушивает их ответы. Подобное совещание также не позволяет принять оптимального решения, поскольку на нем не происходит обсуждения проблемы.
Дискуссионные деловые совещания - это свободный обмен мнениями между участниками совещания после краткого доклада руководителя, в котором сформулирована проблема, требующая решения.
Наиболее сложно подготовить и провести так называемые проблемные деловые совещания, на которых идет поиск стратегических и тактических путей решения самых сложных проблем подразделения или организации. Подготовку проблемных совещаний следует поручать рабочей группе из числа квалифицированных специалистов.
Инструктивные деловые совещания руководитель подразделения проводит, когда необходимо максимально точно и в сжатые сроки выполнить приказ вышестоящего руководства, довести до работников новые методические указания, распоряжения и т.д. или срочно представить очень важную информацию. Участникам делового совещания целесообразно предоставить письменную информацию о нововведении.
Оперативное деловое совещание позволяет получить необходимую информацию о текущем положении дел в подразделениях и решить проблемы их деятельности.
Таким образом, первым и очень важным шагом в деятельности администратора по подготовке деловых совещаний является определение задач, которые необходимо решить на совещании, и повестки дня. В повестку дня следует включать не менее двух-трех вопросов, поскольку на обсуждение одного или двух-трех вопросов затрачивается примерно одно и то же время. Целесообразно выработать перспективный (на полугодие, год) перечень важнейших вопросов для обсуждения на деловых совещаниях.
Важное значение имеет определение состава участников делового совещания с учетом таких критериев отбора, как степень деловой заинтересованности, компетентность в вопросах, включенных в повестку дня. Определяя дату, время и место проведения деловых совещаний, необходимо учитывать другие общеучрежденческие мероприятия.
Большое значение имеет подготовка доклада, ибо от его качества, содержательности, конкретности во многом зависит успех совещания. В докладе должна быть аргументирована актуальность обсуждаемого вопроса, квалифицированно и коротко изложены его суть и предложения по решению проблемы.
Доклад целесообразно написать полностью. Особое внимание следует уделить формулировке предложений. Общая продолжительность доклада не должна превышать 15-20 мин. Специалисты
рекомендуют записать текст доклада на магнитофон и, прослушивая запись, попытаться понять, что необходимо переработать, как следует изменить интонации голоса, ритм изложения и т.д.
Обязательными элементами любого делового совещания являются подробный протокол (вести который лучше одному и тому же человеку) и решение. В ряде случаев окончательную доработку решения необходимо поручать рабочей группе, установив срок завершения этой работы и порядок утверждения решения.
20.6. ВЫСТУПЛЕНИЯ
Опыт показывает, что на каждую минуту выступления требуется в среднем 20-25 подготовительных минут, которые тратятся на определение темы, сбор, анализ и обобщение информации, составление плана и тезисов выступления.
Какова должна быть длительность речи? Наиболее эффективными, как отмечалось выше, являются двадцатиминутные выступления - средний промежуток времени, когда человек сохраняет внимание - плюс 10 мин для ответа на вопросы.
В эти 20 мин входят:
• общее вступление (2-3 мин). Эта часть должна привлечь внимание аудитории, создать атмосферу доверия и расположения, а также предварять основную часть речи;
• основная часть сообщения (14-16 мин);
• заключение (2-3 мин). Эта часть должна содержать повторение основных положений речи и акцентировать внимание на отклике, который желательно получить от аудитории.
Готовя любое сообщение, рекомендуется начинать со следующих вопросов, которые нужно задавать самому себе.
• Какую цель я ставлю перед собой, передавая это сообщение, чего я хочу достичь?
• Что слушатели должны узнать, чтобы эта цель была достигнута?
• Сколько времени мне потребуется для изложения своих идей?
Выступая перед аудиторией, целесообразно придерживаться следующих правил:
• Входите в комнату, где вы будете выступать, или подходите к трибуне (месту своего выступления) спокойной, неторопливой, уверенной походкой. С одной стороны, поспешность свидетельствует о нервозности, с другой - быстрые движения еще более усиливают возбуждение.
• Перед небольшой аудиторией лучше выступать стоя. Слушатели гораздо внимательнее слушают стоящего оратора.
• Перед началом выступления сделайте паузу, и, улыбаясь, окиньте взглядом аудиторию. Посмотрите в глаза нескольким слушателям. Выступая перед большой аудиторией, обязательно посмотрите не только на тех, кто сидит прямо перед вами, но и на слушателей в задних рядах. Если вы волнуетесь, попытайтесь найти слушателя, который кажется вам наиболее внимательным и дружелюбным, и произнести первые фразы, обращаясь непосредственно к нему. Только не смотрите на этого человека слишком долго.
• Займите устойчивое положение, равномерно распределив вес на обе ноги. Спина должна быть прямой, но не напряженной, чтобы воздух свободно поступал в легкие. Чуть приподнимите подбородок, чтобы звук голоса уходил в сторону слушателей, а не в пол.
• Во время выступления постарайтесь посмотреть в глаза каждому из слушателей. Обращаясь к большой аудитории, задержите взгляд либо на одном человеке, либо на группе слушателей в течение пяти секунд, а затем переместите его дальше.
• Следите за своими руками. Это одна из самых больших проблем. Самое безопасное положение рук - за спиной или вдоль туловища. Не засовывайте руки в карманы. Избегайте суетливых движений - это отвлекает аудиторию и выдает ваше волнение. Если вы по природе склонны к жестикуляции, используйте жесты, но не слишком увлекайтесь ими.
• Всегда начинайте выступление бодро и оптимистично.
• Рисуйте словесные картины, чтобы аудитория не только слышала, но и «видела» то, о чем вы говорите. Используйте фразы: «представьте себе...», «что бы вы делали, если... » и т.д.
• Никогда не читайте по бумажке - только если нет другого выхода. Ваше внимание должно быть приковано к аудитории, а не к лежащему перед вами тексту. Если вы вынуждены читать по бумажке, отпечатайте свою речь крупным шрифтом с тройным интервалом. Не переворачивайте страницы. Аккуратно сдвигайте их в сторону.
• Не торопитесь. Быстрая речь способствует поверхностному дыханию и усиливает волнение. Избегайте слишком высокого тона. Чем ниже голос, тем убедительнее он звучит. Заботьтесь о своем голосе (см. Приложение 20.1).
Приложение 20.1
Шесть способов защитить свой голос
1. Дышите правильно, чтобы иметь возможность управлять своим голосом, не напрягаясь.
2. Управляйте темпом речи, чтобы дать себе отдохнуть.
3. Замедлите скорость речи. Это не только убережет ваше горло, но и заставит голос звучать глубже и увереннее.
4. Пейте много жидкости. Идеальный напиток - теплая вода с медом или чай без молока. Никогда не пейте холодную жидкость или - еще хуже - напиток со льдом.
5. Не пейте чай или кофе с молоком перед выступлением или во время него, потому что молоко сгущает слюну, отчего голос может прерываться. По той же причине откажитесь от мороженого, сыра и других молочных продуктов. Зубная паста тоже может стать причиной проблем, и поэтому не стоит чистить зубы непосредственно перед выступлением. Мой любимый напиток при проведении длительных семинаров - это горячая вода, в которой я растворяю чайную ложку меда и лимонный сок. Этот напиток не только прекрасно увлажняет горло, но и содержит сахар, который служит источником энергии.
6. В холодные дни, выходя на улицу, заматывайте шею шарфом, чтобы держать горло в тепле и сохранить гортань расслабленной. В холодные дни связки сокращаются и становятся менее эластичными.
Льюис Д. Тренинг эффективного общения
• Не вступайте в дискуссии во время выступления, даже если вас провоцируют. Объясните, что готовы ответить на любые вопросы после доклада.
• В конце выступления обведите взглядом аудиторию, чтобы у всех осталось впечатление, что сообщение предназначалось персонально для каждого.
• Закончив выступление, не забудьте поблагодарить присутствующих за внимание. Сделайте им подходящий комплимент.
• Покидая трибуну, двигайтесь так же спокойно, неторопливо и уверенно, как и вначале.
Выводы
• Деловое общение - это процесс взаимосвязи и взаимодействия, в котором происходит обмен деятельностью, информацией и опытом, предполагающими достижение определенного результата, решение конкретной проблемы или реализацию определенной цели.
• Деловое общение может быть прямым и косвенным и реа-лизовываться в форме деловой беседы, деловых переговоров, деловых совещаний, выступлений.
• Основные этапы деловой беседы: начало беседы, информирование партнеров