Выделяют внутренние этапы прохождения проекта документа в организации:

• 
  сбор необходимых документов и информации для проекта документа;
  
• 
  подготовка проекта документа;
  
• 
  резолюция руководителя;
  
• 
  подготовка оригинала документа;
  
• 
  визирование и согласование документа со всеми заинтересованными лицами и подразделениями;
  
• 
  подписание руководителем;
  
• 
  передача документа на исполнение;
  
• 
  контроль;
  
• 
  если документ следует отправить за пределы организации, то с него снимается копия и подшивается дело или журнал исходящих документов, а следующий документ регистрируется и отправляется.
  

Проанализировав все выше сказанное, были выделены основные этапы документооборота присущие любой организации, не зависимо от структуры и численности персонала:

• 
  прием и первичная обработка (экспедиционная обработка) поступающих в организацию документов;
  
• 
  регистрация документов;
  
• 
  рациональное движение документов внутри организации, включавший в себя доведение документов до исполнителей, контроль исполнения, а также прохождение согласования и подписания проектов документов;
  
• 
  обработка исполненных и отправляемых документов, передача в дело [19].
  

Каждый из вышеуказанных этапов заслуживает отдельного рассмотрения и, может быть, выполнен как в традиционной, так и автоматизированной технологии.

В учреждение, по различным видам связи (факсимильной, почтовой, электронной) поступает множество различных документов. При получении документов, прежде всего, проверяется правильность их доставки. Ошибочно полученная корреспонденция возвращается отправителю или пересылается адресату. Если документы поступили по почте, вскрываются все конверты, за исключением имеющих надпись «лично». Производится сортировка на регистрируемую и нерегистрируемую документацию. Нерегистрируемые документы сразу сортируются по исполнителям или отделам для доставки. В организации, как правило, должен быть список документов, не подлежащих регистрации, обычно он помещается в виде приложения к инструкции по делопроизводству [20].

Предварительное рассмотрение и распределение документов определяет прямо точность их движения и соответственно скорость доставки документа конкретному исполнителю, то есть фактически время решения вопроса. Для того, чтобы квалифицированно предварительно рассмотреть и распределить документы, надо хорошо знать функции структурных подразделений и распределение обязанностей между исполнителями [21].

---

Обработка, рассмотрение и передача документов исполнителям проводится в день их поступления.

Если документ предназначен к исполнению нескольким структурным подразделениям или лицам, то с него снимается копия или устанавливается очередность исполнения.

Регистрация документа представляет собой запись данных о документе в журнале по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения. При регистрации документ получает свой порядковый номер, под которым он вносится в журнал. Этот номер проставляется на документе.

Существует несколько форм (систем) регистрации документов: централизованная, децентрализованная, смешанная [32].

Централизованная система предполагает проведение всех регистрационных операций в одном месте (экспедиции, службе делопроизводства) или одним работником, например, секретарем-референтом. Такая система позволяет создать единый справочный центр по документам предприятия и устанавливает единый порядок регистрации. Децентрализованная система предполагает проведение регистрационных операций в структурных подразделениях (местах составления исполнения документов). Смешанная система предполагает централизованную регистрацию части документов (как правило, наиболее важных), другая же часть регистрируется в структурных подразделениях.

Регистрируемые документы делятся на несколько групп, каждая из которых регистрируется отдельно: входящие документы; исходящие документы; внутренние документы; контракты коммерческие; документы, имеющие гриф ограничения доступа. Документы могут иметь регистрационные номера, состоящие из порядкового номера документа с начала года; условного обозначения структурного подразделения или должностного лица; номера дела, в которое был подшит документ или его копия [33].

Направление документов на исполнение производится руководителем организации либо структурного подразделения путем проставления на документ резолюции, где указывается лицо, на которое возлагается исполнение, что ему надо сделать и в какой срок должно быть исполнено поручение.

Контроль исполнения порученного задания является одной из функций управления. В контроле можно выделить контроль по существу решения вопроса и контроль за сроками исполнения задания [34]. Контроль по существу выполнения поручения, решения вопроса осуществляет руководитель (учреждения или отдела) или специально уполномоченные лица. Контроль по существу — это оценка, насколько правильно, удачно, полно решен вопрос.

---

Сроки исполнения документов делятся на типовые и индивидуальные. Типовые сроки устанавливаются нормативными актами высших органов государственной власти и управления, муниципальными органами, отраслевыми ведомствами. Индивидуальные сроки устанавливаются руководителем организации.

Сроки исполнения считаются:

• 
  для входящих документов – со времени поступления;
  
• 
  для внутренних и исходящих - со времени подписания или утверждения.
  

Прошедший регистрацию документ, правильно исполненный в заданный срок после контроля, подшивается в дело либо специальную папку или журнал.

Внутренний документооборот организации состоит из документов, непосредственно созданных внутри компании (учреждения) и входящих документов, предназначенных для данной организации [35].

Внутренними называются документы, которые составляются, исполняются, хранятся в рамках самого предприятия и не выходят за его пределы. К внутренним документам относятся: приказы, положения, правила, инструкции, служебные и докладные записки, функционирующие в рамках предприятия [36].

Можно выделить несколько порядков работы с внутренними документами [37].

Этап подготовки и оформления документа включает: составление проекта документа исполнителем; проверку правильности оформления проекта документа; согласование проекта документа; подписание документа руководителем; регистрацию документа; отправку документа адресату; подшивку документа в дело.

На этапе исполнения и завершения работ с внутренними документами порядок операций такой же, как и с входящими документами: передача документа исполнителю; контроль исполнения документа; исполнение документа; проставление отметки об исполнении; подшивка исполненного документа в дело. При внешнем взаимодействии, организации обмениваются документами [38]. Так же, как и иные этапы документооборота, работа с исходящими документами имеет важное значение.

Исходящие документы – это официальные документы, отправляемые из учреждения, организации, предприятия. Исходящие документы могут быть отправлены по почте, курьером, по факсу, электронной почтой.

Основные этапы обработки исходящих документов [39]:

• 
  составление проекта документа исполнителем;
  
• 
  проверка правильности оформления проекта документа;
  
• 
  согласование проекта документа;
  
• 
  подписание документа руководителем;
  
• 
  регистрация документа;
  
• 
  отправка документа адресату;
  
• 
  подшивка второго экземпляра документа в дело.
  

---

Исходящий документ должен содержать [40]:

• 
  наличие подписи;
  
• 
  наличие даты (если ее нет на отправляемом документе, ее проставляют);
  
• 
  наличие заголовка;
  
• 
  наличие отметки об исполнителе;
  
• 
  правильный адрес (от кого и кому) отправления;
  
• 
  если документ предназначен разовому корреспонденту, наличие адреса;
  
• 
  наличие всех страниц в документе и всех указанных приложений [41].
  

Таким образом, этапы документооборота определяют структуру и порядок движения документопотоков. Каждый из потоков документов имеет свою особенность в составе, количестве, обработке и движении. Независимо от численности сотрудников в организации, документооборот проходит все этапы.
1.3 Возможности совершенствования делопроизводства
Современная жизнь, насыщенная информационными технологиями, предъявляет новые требования к документам и службам, ответственным за их создание, обращение и хранение. Компьютер позволяет не только быстро и качественно оформить документ, но и предоставляет невиданные ранее возможности по учету, контролю за исполнением документов, оперативному хранению и поиску нужной информации [42]. Современному руководителю не нужно ждать, пока секретарь-делопроизводитель отыщет отметку нужного документа по журналу входящей документации, затем перелистает соответствующую папку, чтобы найти сам документ. Все эти функции могут быть полностью автоматизированы, что позволяет весьма повысить скорость принятия решения и, соответственно, эффективность управления [43].

Рынок систем электронного документооборота (СЭД) в России был ориентирован исключительно на крупных клиентов, у малых и средних компаний не было выбора: существовал очень малый круг «коробочных» СЭД, пригодных для внедрения в компаниях такого размера. Причем в большинстве случаев эти СЭД были лишь урезанными версиями «больших» систем, а значит, стоимость покупки и сопровождения, сложность использования были не вполне адекватны ожиданиям небольших и средних компаний [44]. Тем не менее, в настоящее время большинство организаций стараются автоматизировать документооборот или хотя бы отдельные его этапы, ведь автоматизированная технология движения документов имеет ряд преимуществ по сравнению с традиционной системой документооборота:

• 
  более быстрое движение документов в организации и сокращение трудоемкости обработки документов, позволяющие повысить оперативность и эффективность выполнения должностных обязанностей, а также качество принимаемых решений;
  
• 
  автоматическое составление сводок, отчетов, справок и реестров;
  
• 
  быстрый и результативный поиск документов как по одному атрибуту, так и по совокупности атрибутов;
  
• 
  автоматизированное ведение контроля исполнения документов и как результат – повышение исполнительской дисциплины;
  
• 
  автоматическая рассылка необходимого числа электронных версий документов и т. д.
  

---

Развитие систем документооборота направленно на повышение эффективности поиска информации, интеграцию со средствами публикации информации в сетях, автоматическую сортировку и рубрикацию документов [45].

При данном подходе и требованиях электронная система документооборота сможет обеспечивать:

• 
  эффективное взаимодействие сотрудников в рамках работ по документам;
  
• 
  мгновенный поиск информации (по любому из полей регистрационной карточки, по тексту файла и т. д.);
  
• 
  контроль выполнения работ, инициируемых документами и заданиями;
  
• 
  удобство настройки системы уведомлений и напоминаний, которая поможет руководителям оперативно отслеживать состояние работ, сотрудникам правильно организовывать свою работу, и, таким образом, улучшить исполнительскую дисциплину в организации;
  
• 
  проводить мониторинг состояния выполняемых процессов и анализ загрузки персонала за счет формирования различных электронных отчетов;
  
• 
  долговременное хранение документов организации;
  
• 
  разграничение прав доступа сотрудников к информации;
  
• 
  поддержку работы в организациях с территориально-распределенной структурой управления, что позволяет организовывать сквозную работу над документами и заданиями между главным офисом и территориально удаленными филиалами;
  
• 
  конфиденциальность работы с документами всех сотрудников, распределение прав доступа в соответствии с их должностными обязанностями и статусом в организации или возможность формирования в системе пользовательских ролей, что позволяет организовать работу в режиме временного или постоянного замещения одного сотрудника другим;
  
• 
  гибкий, доступный предметному специалисту механизм проектирования маршрутов документов, поручений, заданий, т.е. настройки бизнес-процессов.
  

Причин для внедрения электронного документооборота много. Во-первых, информацию необходимо обрабатывать как можно быстрее и качественнее, подчас информационные потоки не менее важны, чем материальные. Во-вторых, утеря информации или ее попадание в чужие руки может обойтись весьма дорого.

Можно выделить ряд проблем, общих для тех, организаций, где работа с документами ведется традиционным способом: документы теряются; накапливается множество документов, назначение и источник которых не ясны; документы и информация, содержащаяся в них, попадают в чужие руки; тратится масса рабочего времени на поиск нужного документа и формирование тематической подборки документов; вместо того, чтобы использовать уже имеющиеся документы, затрачивается время на их повторное создание; много времени тратится на согласование, утверждение документов и их рассылку. Отсутствует контроль исполнительской дисциплины и мониторинг местонахождения документов.

---

Смотрите также файлы

• Предел функции.docx

• аза тілі пнінен 3тосан бойынша жиынты баалау тапсырмалары.docx

• Художественное своеобразие поэзии Виктора Цоя Атаманская Елизавета Дмитриевна.pptx

• Удк 5 Формирование навыков функциональной грамотности на уроках математики в основной школе. Харьковская Валентина Григорьевна, Кудинова Валентина Ивановна, учителя математики огбоу Новоуколовская сош.docx

• Художественное своеобразие поэзии Виктора Цоя Выбрала я эту тему потому что хотела узнать и раскрыть творчество виктора цоя разобраться о чем и ком он поет, в этом деле мне помог мой руководитель проекта. Цель моей работы это.docx