Файл: Анализ документирования основной деятельности организации и направления ее совершенствования на примере Управляющей компании Три кита.docx
Добавлен: 29.11.2023
Просмотров: 554
Скачиваний: 17
ВНИМАНИЕ! Если данный файл нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам.
-
Общие положения; -
II. Основные правила ведения бухгалтерского учета; -
III. Основные правила составления и представления; -
IV. Порядок представления бухгалтерской отчетности; -
V. Основные правила сводной бухгалтерской отчетности; -
VI. Хранение документов бухгалтерского учета.
В организации разработаны на каждого сотрудника должностные инструкции. Форма должностной инструкции унифицирована и включает следующие разделы: общие положения, задачи, права и обязанности, ответственность. Было установлено, что в организации отсутствуют инструкции уборщика служебных помещений, парковщика.
Распорядительные документы УК «Три кита».
Распорядительные документы регулируют деятельность организации. Деятельность по регулированию необходима для уточнения задач и сроков. Главная задача регулирования – обеспечение согласованности в деятельности подразделений и должностных лиц организации. Решения, принимаемые в процессе регулирования, фиксируются в документах, составляющих систему распорядительной документации. Проекты распорядительных документов готовятся на плановой основе (в соответствии с ранее разработанным планом или программой), по поручению руководства организации, по инициативе начальника отдела, а также отдельных сотрудников.
В компании были выявлены распорядительные документы следующих видов: приказы, распоряжения.
Приказы по личному составу имеют унифицированную форму и относятся к кадровым документам [48]. В данной организации используются такие приказы, как:
-
приказ (распоряжение) о приеме работника на работу (форма Т-1, Т-1а); -
приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу (форма Т-5, Т-5а); -
приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (форма Т-6, Т-6а); -
приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора с работником (форма Т-8, Т-8а); -
приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (форма Т-9 ,Т-9а); -
приказ (распоряжение) о поощрении работника (форма Т-11,11а).
Для сбора информации о сотрудниках секретарь заполняет личные карточки, они подшиваются в отдельно заведенную папку. Существует папка «кадры» в ней хранятся заявления и приказы о приеме на работу. Ведение трудовые книжки на сотрудников возложено на секретаря. Ответственным за хранения трудовых книжек является бухгалтер. Он ведет журнал учета и все вместе хранит в сейфе.
Информационно – справочные документы УК «Три кита».
В компании наиболее часто используются информационно – справочные документы: письма, акты, протоколы, служебные и докладные записки.
Протокол – документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, заседаниях, совещаниях и т. п. При изучении документов выявлены следующие виды протоколов: протокол учредительного собрания, протокол совещания.
Акт это информационно – справочный документ, составляющийся группой лиц для подтверждения установленных фактов, событий. Акт может содержать выводы, рекомендации, предложения его составителей. Акты подлежат утверждению, если имеют контрольно - ревизионный характер, содержат рекомендации и предложения, если они не оформлены распорядительным документом. Акт утверждается распорядительным документом или руководителем, по указанию которого составлен документ. Текст акта состоит из двух частей: вводной и констатирующей. Подписывается членами комиссии. При изучении документов выявлены следующие виды актов: акт приема передачи, акты сверок, акт проведения ревизии, акт инвентаризации.
Докладная записка – документ, адресованный руководителю своей организации или в вышестоящую организацию и содержащий изложение какого-либо вопроса или факта.
По содержанию докладные записки бывают: информационные; отчетные (по результатам командировки и т. д.). В зависимости от адресата докладные записки бывают: внутренние; внешние. Внутренние докладные записки оформляются на бланке формата А4, подписывает их автор-составитель. Внешние докладные записки оформляются на общем бланке формата А4, подписываются руководителем организации. Датой записки является дата её подписания. Докладные или служебные записки в компании применяются гораздо реже, чем письма.
Письмо – обобщенное название различных по содержанию документов, служащих для связи и передачи информации между адресатами. Функции письма следующие: средство коммуникации, ретрансляция информации, уведомление о чем-либо.
В УК «Три кита» применяются следующие виды служебных писем:
Письмо-извещение – это документ, являющийся ответом на запрос. Письмо- извещение составляется для конкретного адресата, начинается словами: «Ставим Вас в известность...».
Письмо-подтверждение это документ, уведомляющий отправителя о получении документов, ценностей, подтверждающий факты, действия. Направление письма – подтверждения относится к обязательной части деловых отношений. Письмо – подтверждение начинается словами: подтверждаем условия поставки.
Письмо-напоминание это документ, сообщающий о приближении, ускорении, истечении срока исполнения какого-либо действия. Письмо - напоминание направляется адресату тогда, когда не удается получить ответ с помощью личного контакта или телефонных переговоров. Например: напоминаем, что истек срок ожидания оплаты по договору № 15 от 16.02.2020.
Гарантийное письмо – документ, в котором гарантируется оплата выполненной работы или предоставление чего-либо (работы, помещения и т. д.). В гарантийном письме организация – адресат берет на себя определенные обязательства, поэтому такое письмо имеет правовую нагрузку. Например: просим изготовить и выслать комплект мебели. Оплату гарантируем. Такие письма подписывает директор и главный бухгалтер предприятия.
Письмо-претензия это документ, в котором указываются требования, предъявляемые автором претензии, основания требований. Письмо – претензия подписывается руководителем организации и визируется главным бухгалтером.
Письмо-ответ это документ, являющийся реакцией и обусловленный содержанием инициативного документа. Ответа требуют письма – запросы, просьбы, обращения, требования, предложения, претензии. Письмо – ответ должно содержать ссылку на индекс и дату инициативного письма. В тексте излагается решение, принятое по инициативному документу: принятие предложения; отказ от предложения; выполнение просьбы; ответ на запрос.
Факс – документ, полученный с помощью специального аппарата (телефакса) по телефонным каналам связи. Факс являться копией переданного документа. Оформление факса осуществляется аналогично оформлению делового письма. Дополнительными данными, которые проставляет сам аппарат, являются: указание (код) отправителя; дата и время передачи; длительность передачи; номер телефакса, с которого передана информация; количество страниц. Если полученные факсы имеют важную информацию и предназначены для длительного пользования, их копируют, так как факсовая бумага недолговечна. В компании существует адресная книга клиентов с которыми поддерживается связь, по средству передачи писем, заявок, рекомендаций и прейскуранта.
Большая часть составляемых писем можно отнести к исходящему потоку, так как организация взаимодействует с разными компаниями, и письма являются предпочтительным средством связи. Ежемесячно в компании создаются около 10 - 20 писем, отправляется 4-12.
Система договорной документации в УК «Три кита».
В процессе осуществления своей деятельности организация вступает во взаимоотношения с другими организациями и лицами. Эти взаимоотношения необходимы, прежде всего, для реализации целей и задач организации. Ее взаимоотношения с внешними контрагентами (организациями, лицами) осуществляется с помощью договоров. Договоры могут заключаться по любому направлению деятельности организации. Решение о заключении договора принимает руководитель (подписывает договор тоже руководитель или уполномоченное им должностное лицо). Документы договорного типа называют договорами, контрактами, соглашениями. Использование того или иного названия в конкретной ситуации закреплено нормативными документами или сложившимися в управленческой деятельности традициями.
В компании выявлены следующие виды договоров: трудовой договор, контракт на поставку оборудования, договор купли – продажи, договор перевозки, договор на оказания услуг связи и т. д.
В соответствии со спецификой деятельности компании, необходимо отдельно выделить группу финансовых документов: бухгалтерская отчетность, счета, счета – фактуры, акты.
Система отчетной документации является весьма сложной по составу – включает, по меньшей мере, три самостоятельных класса систем: систему государственной статистической отчетности, системы ведомственной отчетности и внутриучрежденческую отчетность. Отчетную документацию составляют документы, содержащие сведения о результатах деятельности организации за определенный период времени — год, полугодие, квартал, месяц, декада. Отчетная документация в деятельности организации в целом выполняет функцию обратной связи, позволяя сопоставлять полученные результаты с показателями, намеченными планом или программой. Анализ отчетных документов дает возможность руководству корректировать деятельность, как самой организации, так и подведомственной системы, совершенствовать организационную структуру характер и содержание выполняемых работ, кадровый состав организации, обеспечение ее финансовыми, материальными и иными ресурсами.
УК «Три кита» предоставляет следующие отчетные документы в налоговый орган: налоговая декларация ЕНВД; бухгалтерский баланс; отчет о прибылях и убытках; налоговая декларация по налогу, уплачиваемому в связи с применением упрощенной системы налогообложения (уточненный номер корректировки 1); налоговая декларация по земельному налогу (уточненный, номер корректировки 1). Также составляется внутренняя отчетность о выполнении планов, заданий, разовых поручений руководства или поручений вышестоящей организаций.
Счёт – часть учётной системы, а система - набор элементов и информационных связей между ними. Счет служит основой для получения сведений о состоянии движения средств компании.
Счет – фактура является документом, на основании которого организация вправе принять предъявленные продавцом суммы НДС к вычету. Документы, составленные с нарушением установленных требований, не могут являться основанием для принятия НДС к вычету или возмещению (п. 2 ст. 169 НК РФ). Счет-фактуру подписывают руководитель и главный бухгалтер организации так же другие лица, уполномоченные на то приказом (иным распорядительным документом) или доверенностью от имени организации. Форма счета-фактуры и правила ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость утверждены постановлением [49].
Акт оказания услуг (выполнения, приёма-сдачи работ) – двусторонний документ, отражающий факт оказания услуги (выполнения работы), ее стоимость и сроки данных отношений. Он составляется с целью зафиксировать выполнение услуги или работы, согласно договору. В месяц заключаются около трех договоров.
Движение данного вида документов отражено на рисунке 4.
В УК «Три кита» интенсивно используется программное обеспечение 1С Предприятие, которое помогает для формирования кассовых и авансовых книг; приходных и расходных накладных; начисления заработной платы; создание актов и иных документов.