Файл: Руководство для выполнения практических работ по дисциплине Документационное обеспечение управления.doc

РЕГИСТРАЦИОННО-КОНТРОЛЬНАЯ КАРТОЧКА

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 1718 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31
Корреспондент
Дата поступления и индекс документа	Дата и индекс документа
Краткое содержание
Резолюция или кому направлен документ
Отметка об исполнении документа

Контрольное итоговое задание:

1.Из приведенных ниже утверждений выберите правильные. Ответы запишите в тетрадь:

1.1. Все поступающие в организацию документы регистрируются службой ДОУ.

2. 
   Поступившие в организацию документы регистрируются служ­бой ДОУ выборочно по указанию ее руководителя.
   
3. 
   Служба ДОУ не регистрирует бухгалтерские документы.
   
4. 
   Из поступивших в организацию документов служба ДОУ регист­рирует только те, которые передаются на рассмотрение руководителю.
   
5. 
   В службе ДОУ регистрируются все поступающие в организацию документы, за исключением перечисленных в "Перечне документов, не подлежащих регистрации в службе ДОУ".
   

Ответ: ________________________________________________________________________________

2. Ниже указаны реквизиты, которые вносятся одной из органи­заций в регистрационную форму при регистрации поступающих писем. Определите, какие обязательные для регистрации документов реквизиты пропущены в приведенном перечне. Ответ запишите в тетрадь:

1. 
   Дата поступления документа в организацию.
   
2. 
   Краткое содержание документа.
   
3. 
   Резолюция.
   
4. 
   Наименование документа.
   
5. 
   Номер документа.
   
6. 
   Расписка исполнителя в получении документа.
   
7. 
   Количество листов и экземпляров документа.
   

Ответ: ________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

3. Определите, для регистрации каких документов предназначен следующий журнал. Ответ запишите в тетрадь:

Дата документа	Регистрационный номер	Краткое содержание	Кем подписан документ	Отметка об исполнении
1	2	3	4	5

---

Ответ: ________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________
4. Определите, правильно ли разработан следующий журнал, предназначенный для регистрации исходящих документов. Ответ запишите в тетрадь:

Дата документа	Регистрационный номер	Адресат	Кем подписан документ	Исполнитель
1	2	3	4	5

Ответ: ________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________

________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________

________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________

Дата __________________

Оценка _________________ Подпись преподавателя ________________

ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА № 9
ТЕМА: Организация оперативного хранения документов.

НАИМЕНОВАНИЕ РАБОТЫ: Составление и оформление номенклатуры дел.

ЦЕЛЬ РАБОТЫ: Отработать приемы составления сводной номенклатуры дел предприятия.

ФОРМРУЕМЫЕ КОМПЕТЕНЦИИ: ОК 1-3, 6-7; ПК 1.1-1.4, 2.1-2.4, 3.1-3.4, 4.1-4.4.

ПРИОБРЕТАЕМЫЕ УМЕНИЯ: Студенты смогут составлять и оформлять сводную номенклатуру дел предприятия.

ОСНАЩЕНИЕ РАБОЧЕГО МЕСТА: рабочая тетрадь, образец оформления сводной номенклатуры дел организации, Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения.

МЕСТО ПРОВЕДЕНИЯ: кабинет «Документационное обеспечение управления»

НОРМА ВРЕМЕНИ: 90 минут.

ЛИТЕРАТУРА:

1. 
   Гладий Е.В. Документационное обеспечение управления: Учеб. пособие. – М.: РИОР: ИНФРА-М, 2013. – С. 202-206.
   
2. 
   Румынина Л.А. Документационное обеспечение управления / Л.А. Румынина. – М.: Издательский центр «Академия», 2012. – С. 142-150.
   

Вопросы при допуске к занятию:

1. 
   С какой целью разрабатывается номенклатура дел?
   
2. 
   С кем согласовывается номенклатура дел?
   
3. 
   Как подводятся итоги формирования дел за год?
   
4. 
   Что значит «переходящее» дело?
   
5. 
   Что такое схемы документооборота, зачем они нужны?
   
6. 
   Каков срок использования конкретной номенклатуры в организации?
   
7. 
   Для чего используется графа «Примечание» в номенклатуре дел?
   

---

Методические указания

Для документационного обеспечения управления работы любой организации, предприятия, фирмы в рамках организационной структуры управления предусматривается служба (подразделение) документационного обеспечения управления (ДОУ).

Важной функцией делопроизводственной службы является систематизация и хранение документов. Массив исполненной документации – это своеобразная память организации, обращение к которой дает возможность анализировать работу коллектива, решать спорные вопросы, принимать новые решения. Для текущего и длительного хранения документы комплектуются в дела.

Систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, составляет номенклатуру дел (прил. 7).

Задание № 1.

В организационной структуре ОАО «Кворум» выделены структурные подразделения: секретариат, бухгалтерия, отдел кадров. За 2016 год в структурных подразделениях фирмы были сформированы 16 дел. Из них 4 – временного до 10 лет включительно, 4 – временного свыше 10 лет, 8 – постоянного. Вы работаете секретарем-референтом директора ОАО «Кворум», занимаетесь систематизацией документов и формирование дел.

Пользуясь Примерным перечнем управленческих документов с указанием сроков хранения (прил. 6), разработайте содержательную часть номенклатуры дел ОАО «Кворум».

Порядок выполнения задания № 1:

1. 
   В номенклатуру дел включаются все дела предприятия и журналы регистрации.
   
2. 
   Не включаются в номенклатуру научно-технические документы и печатные издания.
   
3. 
   В качестве разделов номенклатуры используются наименование структурных подразделений предприятия.
   
4. 
   В начале каждого раздела указывают наиболее важные для деятельности предприятия документы: приказы, протоколы, затем – переписка и другие справочно-информационные документы, в конце – журналы регистрации.
   
5. 
   Содержательная часть номенклатуры дел оформляется таблицей. Для ее заполнения используйте приложением 6 «Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения».
   
6. 
   Номенклатура утверждается директором, подписывается составителем (секретарем-референтом) и архивистом.
   
7. 
   В конце номенклатуры дел составляется итоговая запись о количестве дел, заведенных в текущем году, которая заверяется подписями составителя и архивиста.
   

---

Решение:

________________________________________________________________________________

Публичное акционерное общество «КВОРУМ» УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ ПАО «КВОРУМ»

Аронов И.В. Аронов

25.12.2015 № 7 25.12.2015
На 2016 год

Индекс дела	Заголовок дела (тома)	Количество дел (томов)	Срок хранения дела (тома) и № статьи по перечню	Примечания
1	2	3	4	5
	1. Секретариат
1-1	Устав
1-2	Протоколы
1-3
1-4
1-5
	2. Бухгалтерия
2-1	Годовой баланс
2-2	Лицевые счета по заработной плате сотрудников
2-3
2-4
2-5
2-6

	3. Отдел кадров
3-1	Приказы по личному составу на сотрудников
3-2	Личные карточки ф. Т-2 на сотрудников
3-3
3-4
3-5
3-6

---

Секретарь-референт _____________________

Зав. архивом _____________________
ОДОБРЕНО

Протокол заседания

Экспертной комиссии ПАО «Кворум»

от ______________ № ______
Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в ПАО «КВОРУМ» 2014 г.

По срокам хранения	Всего	В том числе
		переходящих	с отметкой ЭПК
Постоянного
Временного свыше 10 лет
Временного до 10 лет включительно
Итого

Секретарь-референт _____________________

Зав. архивом _____________________

________________________________________________________________________________

Контрольное итоговое задание:

1.Определите, какие из приведенных ниже утверждений являются правильными. Укажите номера правильных ответов:

1.1. Номенклатура дел организации является необходимым докумен­том для правильного формирования в дела других документов.

1.2. Поиск документов организации невозможен при отсутствии номенклатуры дел.

1.3. Можно систематизировать документы в делопроизводстве без номенклатуры дел организации.

1.4. Номенклатура дел организации на очередной календарный год составляется в четвертом квартале текущего года.

1.5. В организациях достаточно разрабатывать номенклатуры дел структурных подразделений.

1.6. Все дела, образующиеся в организации, нумеруются сплошной порядковой нумерацией.

1.7. Индекс дела должен включать номер структурного подразделе­ния и порядковый номер дела в пределах данного структурного подраз­деления.

2. Ниже перечислена информация, включаемая в номенклатуру дел организации. Определите, какие виды информации здесь отсутствуют. Ответ запишите в тетрадь:

2.1. Дата документа.

2.2. Подпись руководителя службы ДОУ организации.

2.3. Номер документа.

---