Файл: Курсовая работа по дисциплине Теория организации Тема.rtf
Добавлен: 03.12.2023
Просмотров: 97
Скачиваний: 5
ВНИМАНИЕ! Если данный файл нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам.
Рисунок 1.5 - Основные типы коммуникационных сетей
Различные сети неравноценны по своим качественным характеристикам и, следовательно, их эффективность для организации неодинакова. Эти характеристики и их оценки приведены в таблице 1.3.
Таблица 1.3 – Качественные характеристики различных видов коммуникационных систем
| Характеристика | Виды сетей | ||
| Последовательная | Веерная | Круговая | |
| Скорость передачи информации | Быстрая | Быстрая | Медленная |
| Точность передачи информации | Хорошая | Хорошая | Плохая |
| Устойчивость организации | Медленно возникающая, но устойчивая организация | Быстро возникающая, устойчивая организация | Неустойчивая организация |
| Потребность в руководстве | Умеренная | Высокая | Отсутствует |
| Мораль членов организации | Невысокая | Низкая | Высокая |
Другие классификации сетей выделяют сети типа «круг», «колесо», «Y», «цепочка» и т.д. (приложение В).
В сетях типа «круг» члены группы могут осуществлять коммуникации только с теми, кто расположен рядом с ними. В сетях типа «колесо» представлена формальная, централизованная иерархия власти, при которой подчиненные обмениваются информацией друг с другом через своего начальника. Объективной основой такой ситуации является то, что лицо, находящееся в центре «колеса», имеет больше коммуникационных связей, чем другие члены группы. Он получает больше посланий, чаще признается другими членами группы как лицо, выполняющее лидерские функции, больше оказывает социального влияния на других членов группы, обычно несет большую ответственность за передачу информации, от него больше, чем от других, ожидается окончательное решение проблемы.
То же наблюдается в сетях типа «Y». Такие сети называются централизованными и могут быть эффективны, если решаются простые проблемы. То же относится и к сетям типа «шпора», «цепочка». «Всеканальные» сети представляют децентрализованные группы, в которых формальное лидерство разделено или полностью отсутствует. Обычно это требуется, когда необходимо участие всех в решении сложных проблем. Такой подход называют еще открытыми коммуникациями. В таких сетях как «колесо», «шпора», «Y» трудно организовать неформальный канал общения.
Знание типов коммуникационных сетей особенно важно для понимания отношений власти и контроля в организации. Характер взаимозависимости работ и людей в группе или организации будет определять тип более эффективной коммуникационной сети. Простая взаимозависимость допускает использование централизованных сетей. Сложная взаимозависимость требует «командного» подхода к построению коммуникационных сетей. Следует помнить, что нет единой лучшей коммуникационной сети, лучшей будет та, которая наиболее подходит для сложившейся ситуации.
1.3 Коммуникации как средство информационного обеспечения менеджмента организации
Под информацией обычно понимают «процесс передачи сообщений между передающей и принимающей системами, что ведет к изменению разнообразия состояния последней».
«Выход в свет в конце 40-х годов XX столетия работ К. Шеннона и Н. Винера послужил началом развития математической теории информации, которая определяет понятие «информация» через меру уменьшения неопределенности знания при совершении какого-либо события». Математическая теория информации стала важнейшим стимулом развития кибернетики – науки об общих законах получения, хранения, передачи и переработки информации в целях ее использования в процессах управления различными системами, в том числе и социальными. Кибернетика разрабатывает общие принципы создания систем управления. Использование категориального аппарата кибернетики применительно к обществу заключается в том, что последнее рассматривается как самоорганизующаяся динамическая система, в которой происходят материально-
энергетические информационно-управленческие процессы. В контексте ее использования в управленческой деятельности информация истолковывается как совокупность сведений, необходимых для активного воздействия на управляемую систему с целью ее оптимизации. Полезность и эффективность информации в таком случае оценивается по степени ее влияния на изменение представляющего звена о состоянии управляемого социального объекта.
Эффективность деятельности организации определяется правильность принимаемых управленческих решений. Отсутствие либо недостаток необходимой информации оказывается главной причиной ошибок менеджеров. Информация - это один из ресурсов организационной системы. Отличие от других видов ресурсов в том, что информация не исчезает в процессе переработки, но изменяет свою полезность. Характеризуется информация формой представления, объемом, периодичностью поступления, частотой корректировки, затратами на получение и хранение.
Понятие «информация» имеет смысл лишь при наличии источника (информатора) и получателя. При рассмотрении информации используют показатели: объем, достоверность, ценность, насыщенность, открытость. Объем информации определяется символами числом знаков, букв и т.д. Объем воспринимаемой информации о каком-либо объекте характеризуется символьным объемом, количеством текста, графиков, рисунков, временем получения и анализом информации.
При оценке подобной информации используют качественные показатели: информация избыточна; требуемого объема; информация недостаточна.
Ценность информации может рассматриваться с двух позиций: ценность для получателя по отношению к будущей прибыльности (потребительская ценность) и ценность с точки зрения понесенных затрат.
Потребность в информации разных субъектов и звеньев управления неодинакова и определяется, прежде всего, теми задачами, которые решает в процессе управления тот или иной субъект, тот или иной руководитель, работник управленческого аппарата. Она зависит также от масштаба и важности принимаемых решений (чем масштабнее и важнее решение, тем большая по объему и разнообразная по содержанию информация необходима для его подготовки и принятия), от количества и характера управляемых, регулируемых параметров, от количества вариантов возможного состояния и поведения управляемого объекта, от величины и разнообразия возмущающих управляемую систему внутренних и внешних воздействий, от количества и качества показателей, характеризующих результаты функционирования данной системы.
Опыт многих компаний показывает, что эффективность коммуникаций зависит, прежде всего, от психологического настроя коллектива. Там где руководитель использует метод «кнута и палки» наблюдается нервозность и разрозненность коллектива, а следствием этого - плохая производительность труда, высокая текучесть кадров, отсутствие инициативности, постоянные сплетни, зависть и т.п. Все эти факты не могут привести ни к чему другому кроме затухания организации и, в конечном итоге, даже банкротству.
Однако если руководитель проводит собрания в коллективе, где обсуждаются те или иные проблемы развития, применяет методы поощрения за инициативу, труд и т.п., создает условия для свободного выражения своего мнения, пусть даже не совпадающего с мнением руководства, то в этом случае персоналу легко работать в данной организации. Люди осознают в этом случае свою значимость и стараются использовать весь свой потенциал и интеллект для достижения процветания организации. В такой организации сотрудники уверены в своем будущем, в том, что их проблемы можно открыто обсудить на собрании, внести какие-то идеи, за которые они будут морально и материально вознаграждены. Таким компаниям легче вынести экономические и политические кризисы в стране, т.к. в сплоченном коллективе сотрудники помогают друг другу переживать трудности.
В России коммуникации претерпели коренное изменение. От административно-командной системы страна резко перешла к рыночным отношениям. Если раньше управление организацией в основном заключалось в том, что от руководства к подчиненным поступали приказы, которые нельзя было не уточнить, не обсудить, инициативность наказывалась, а сообразительные работники не могли продвинуться по службе, то сегодня руководители предпочитают другой подход к организации работы с подчиненными. Инициативность теперь приветствуется, проводятся общие коллективные собрания, на которых обсуждаются проблемы развития компании, выслушиваются просьбы, предложения подчиненных, применяются не только моральные, но и материальные поощрения.
Руководителю приходится осмысливать большие объемы информации, среди которой есть информация, не влияющая на процесс управления. Обмен информацией, которая оказывает влияние на процесс управления, носит название эффективных коммуникаций. Эффективный менеджер - это тот, кто из общего потока коммуникаций умеет быстро отобрать эффективные, т.е. полезные для процесса управления.
Информационный процесс охватывает все подразделения и все стороны деятельности организации, поэтому естественно, что его деятельность в значительной степени зависит от эффективности коммуникационного процесса. Но в процессе коммуникаций информация может быть искажена, неправильно понята или воспринята. Эффективность обмена информацией достигается только в том случае, когда одна сторона передает информацию, а другая - правильно её воспринимает. Поэтому главной задачей коммуникационного процесса является обеспечение понимания и правильного восприятия передаваемой информации.
Коммуникации пронизывают все элементы организации. Их основная цель - обеспечить взаимопонимание людей, участвующих в информационном обмене. Однако сам факт обмена информацией еще не гарантирует эффективности общения. Довольно часто передаваемое сообщение оказывается неправильно понятым и, следовательно, коммуникации - неэффективными. Для того чтобы лучше понять сущность процесса обмена информацией и условия его эффективности, необходимо знать основные элементы и стадии коммуникационного процесса.
Вовремя доставленная исполнителю релевантная информация является одним из главных условий успешного выполнения функций и эффективного достижения поставленных целей. Важнейшим условием эффективности и конкурентоспособности становится скорость нахождения, использования и преобразования исходной информации в решения и действия, направленные на изменения качества или количества продуктов на рынке. Тенденции роста организаций – это сигнал к преобразованию функций информационного обеспечения в специализированную отрасль деятельности, интегрированную с процессами управления.
Таким образом, коммуникации имеют огромное значение для успеха деятельности организаций и представляют одну из сложных проблем менеджмента. Если в организации нет четко выстроенной системы коммуникаций, то большая часть информации учитывается и обрабатывается фрагментарно. По-существу – это, своего рода, «кровеносная система» единого организма компании. Эффективно работающие руководители это те, кто эффективен в коммуникациях. Важнейшим средством информационного обеспечения является организация эффективного коммуникационного процесса, внедрение технологического процесса переработки информации с помощью новых информационных технологий. Развитие информационных технологий - переход от технологии обработки данных к технологиям обработки знаний.
Глава 2. Исследование коммуникационного процесса в ООО «MAC»
-
Характеристика деятельности ООО «MAC»
Общество с ограниченной ответственностью «MAC» является компанией оптово-розничной торговли. Форма собственности – индивидуальная, частная. ООО «MAC» образовано и стабильно работает на рынке канцелярских товаров с 2000 года. Работая 10 лет, компания завоевала доверие партнеров и заслужила банковскую, налоговую репутацию.
Рынок канцелярских изделий в России в настоящее время имеет следующие тенденции: рост рынка; расширение ассортимента; изменение структуры потребления - переход к более дорогой и качественной продукции; развитие отечественного производства; перенасыщение рынка продукцией из стран Юго-Восточной Азии; продвижение марок; размещение дистрибуторами заказов под собственными марками; сглаживание фактора сезонности; хотя большая часть рынка сосредоточена в Москве, в регионах темпы развития увеличиваются; укрупнение ключевых дистрибуторов; изменение структуры рынка - отход от четкого разделения функций между импортерами, производителями и продавцами..
В связи с ростом потребления и покупательной способности населения, а также увеличением количества офисов на российском рынке происходит явно выраженная тенденция роста. Считается, что средний процент роста всего российского канцелярского рыка составляет 15%.
В то же время, в каждой категории канцелярского рынка есть определенные товары, которым присущ максимальный рост (около 30% в год).
Среди них выделяются следующие: