Файл: Проектирование организации.pdf

ВВЕДЕНИЕ

В настоящее время создается большое количество предприятий и организаций. Однако правильно организовать работу предприятия не возможно без четко проработанной и продуманной функциональной и организационной структуры управления проектируемой организации.

В условиях кардинальных изменений макроокружения и конкурентной среды, необходимости оптимизации издержек организационная структура управления любой компании, независимо от масштабов ее деятельности и отраслевой специфики, претерпевает существенные изменения. При этом топ-менеджменту необходимо, с одной стороны, сохранить достаточно стабильную организационную форму для реализации рутинных процессов с низкими издержками, а с другой – обеспечить гибкость, адаптивность, восприимчивость организации к новым возможностям, которые появляются даже в условиях кризиса.

Основу методологии проектирования структуры организации составляет стратегическое видение – определение системы целей организации и механизмов их достижения. При этом организация рассматривается как многоцелевая система, поскольку ориентация на одну цель не отражает ее многообразную роль в развитии экономики.

Главным условием разработки адекватных организационных форм является диагностика и рационализация структуры организации. По отдельным областям деятельности или проблемам организационной системы используются разные методы проектирования: планировка отдельных подразделений может проектироваться с применением метода аналогии, поскольку основана на апробированных проектах; нормы и нормативы расхода ресурсов и нормативные документы регламентируют бизнес-процессы и подпроцессы; экономико-математические и статистических методы актуальны для формирования систем взаимосвязей между организационными элементами и т.д.

Цель данной курсовой работы – проектирование предприятия по производству одежды.

Задачи:

1. Исследование внешней среды организации: конкурентов, поставщиков, потребителей;
2. Разработка миссии и целей организации;
3. Описание технологии работы;
4. Проведение функционального проектирования организации;
5. Проектирование организационной структуры управления (ОСУ) организацией;
6. Представление проекта организационной культуры;
7. Разработка проекта штатного расписания;
8. Исследование документооборота организации;
9. Предложение рекомендаций по разработке положений об отделах и службах.

Объект – предприятие по пошиву одежды.

Предмет исследования – теория проектирования организации.

ГЛАВА 1: ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ПРОЕКТИРОВАНИЯ ОРГАНИЗАЦИИ

1.1. Система управления организации

Прежде всего, рассмотрим само понятие «управление». Один из известных ученых в области управления Питер Ф. Друкер приводит следующее объяснение данного термина:

«Управление – это особый вид деятельности, превращающий неорганизованную толпу в эффективную целенаправленную и производительную группу. Управление как таковое является и стимулирующим элементом социальных изменений, и примером значительных социальных перемен».^[1] В современном учебнике В.М. Серова предлагается следующее определение управления организацией: во-первых, «это функция организованных систем различной природы, обеспечивающая сохранение их определенной структуры, поддержание режима деятельности, реализацию их целей и программ», во-вторых, – «процесс воздействия субъекта на все то, что он пытается подчинить своей воле, изменить, преобразовать, направить на достижение поставленных цели».^[2] «В общем случае управление производством – наука о формах и методах преобразования материальных и технических ресурсов, труда людей и информационной технологии в конечную продукцию в соответствии с поставленной целью при условии учета воздействия внешней среды на элементы производства».^[3]

Данное определение приводится В.М. Васильевым в книге «Управление в строительстве». Т.А. Макареня делает акцент на представлении управления как системы, состоящей из субъекта, объекта, целей, прямых и обратных связей: «Управление – это непрерывный процесс воздействия субъекта управления на объект управления для достижения целей при наименьших затратах времени и ресурсов».^[4]

Таким образом, можно сделать вывод о том, что все авторы подчеркивают, что при управлении происходит воздействие одних объектов на другие, а также их взаимодействие, что направлено на реализацию поставленных целей. Процесс управления осуществляется посредством принятия и реализации управленческих решений менеджерами и их реализацией другими сотрудниками. В результате взаимодействия субъекта и объекта управления происходит получение, передача, переработка и анализ информации по каналам прямой и обратной связи.

Для решения задач управления предприятием была поставлена цель разработки классификации управления по выбранным критериям. Так как управление реализуется посредством выполняемых функций, то первый критерий – функции управления. Второй критерий – технологии управления, которые представляют собой процессы и способы для реализации функций. Из определения «управления» следует, что в системе субъект оказывает воздействие на объект, а способ воздействия – метод, который является третьим критерием. Содержание технологии управления зависит от вида и сложности объекта управления, квалификации работников и видов используемых технических средств. Технология управления включает обзор обстановки, подготовку информации, разработку и принятие решений, доведение их до исполнителей и контроль в ходе выполнения целевых программ или строительных проектов. В рамках одного предприятия могут применяться несколько технологий управления.

Выделяют следующие технологии управления:

1. линейная технология представляет собой строгую последовательность отдельных работ и операций, которые производятся в соответствии с заранее намеченным планом;
2. разветвленная технология управления применяется в ситуации, когда невозможно однозначно определить одну конечную цель и оценить ситуацию. Запланированный результат достигается путем решений, разрабатываемых по нескольким направлениям;
3. технология управления по отклонениям основана на том, что их устранение возможно либо силами исполнителей, либо при их значительном размере при непосредственном участии руководителя. Данный подход предполагает осуществление тщательного наблюдения и анализа отклонений;
4. управление по ситуации используется при высокой степени неопределенности, когда фазы управленческого процесса проходят независимо друг от друга, а менеджер принимает оперативные решения в постоянно меняющихся условиях, основываясь на сложившейся ситуации;
5. технология управления по результатам связана с усилением функции координации и взаимодействия всех подразделений предприятия. Наиболее эффективна данная технология в организациях, где небольшое время между принятием решения и результатом;
6. технология управления по целям требует наличия на предприятии сильного аналитического подразделения. Управление можно разделить на следующие виды: простое целевое, программно-целевое и регламентное. При простом целевом управлении руководителем определяются только конечную цель и сроки, без путей ее достижения.

Программно-целевое управление предполагает назначение целей, механизмов и сроков для каждого этапа достижения целей.

1.2. Понятие проектирования организационных систем

Набор моделей и работ в организации еще не представляет из себя организации. Для того чтобы произошел переход от проектирования работ и деятельности людей в организации к проектированию или созданию организации, необходимо определенным образом соединить работы (виды деятельности) и работников между собой. Это соединение должно обеспечить взаимодействие между работами и между людьми, выполняющими эти работы. Данное взаимодействие имеет как статическое проявление, находящее выражение в структуре организации, так и динамическое, выражающееся в процессах, происходящих в организации и делающих ее "живым организмом", способным реагировать на изменения внешней среды. К таким процессам в организации относятся коммуникации, принятие решений, управление конфликтами, власть и влияние, руководство и т.п. ^[5]

Существуют различные точки зрения относительно понятия "проектирование организационных систем". Организационное проектирование - это комплекс работ по созданию предприятия (организации), формированию структуры менеджмента, обеспечению его деятельности всем необходимым. Целью организационного проектирования является обеспечение высокого уровня организованности деятельности организации. Для обеспечения высокого уровня организованности любой деятельности необходимо, чтобы она была спроектирована, нацелена, регламентирована, нормирована, снабжена необходимыми инструкциями, информацией и ресурсами, осуществлялась по рациональной для данных условий технологии.

Организационное проектирование применяется на стадии создания новых организаций и разработки инвестиционных проектов, особенно связанных с реструктуризацией предприятий, внедрением новой техники и технологии, выпуском новой продукции. В том и другом случае может быть составлен реальный документ: раздел бизнес-плана, организационный проект как составная часть технического проекта реконструкции и т.п. Как функция менеджмента организационное проектирование чаще всего применяется в действующей организации с целью ее совершенствования. В этом случае проектированию организационных связей, как правило, предшествует анализ функционирования существующей системы.^[6]

Мильнер Б.З. считает, что научно обоснованное формирование организационных структур управления - это актуальная задача современного этапа адаптации хозяйствующих субъектов к рыночной экономике. В этих условиях необходимо широко использовать принципы и методы проектирования организации управления на основе системного подхода. Без развития методов проектирования структур управления затруднено дальнейшее совершенствование управления и повышение эффективности производства, так как:

1. во-первых, в новых условиях в целом ряде случаев нельзя оперировать старыми организационными формами, которые не удовлетворяют требованиям рыночных отношений, создают опасность деформации самих задач управления;
2. во-вторых, в сферу хозяйственного управления невозможно переносить закономерности управления техническими системами (например, использование автоматизированных систем управления). Сама же работа по созданию этих систем нередко ведется в отрыве от улучшения структуры управления, недостаточно связана с организационными факторами;
3. в-третьих, создание структуры должно опираться не только на опыт, аналогию, привычные схемы и, наконец, интуицию, но и на научные методы организационного проектирования;
4. в-четвертых, проектирование сложнейшего механизма - механизма управления - должно возлагаться на специалистов, владеющих методологией формирования организационных систем. ^[7]

1.3. Методология проектирования системы управления

Проектирование организационных связей следует из функций менеджмента: планирование, организация, координация, мотивация и контроль.

Эффективный менеджмент – это, прежде всего, комплексность в исполнении функций управления, которые являются его содержанием и лежат в основе структуры системы управления.

Рассмотрим область организационной деятельности в организации, которая представляет собой сложную социально-экономическую систему. Когда организация рассматривается как система, то под этим следует понимать структуру связей между ее элементами. Когда же она выступает как процесс или одна из функций управления, то под этим следует понимать деятельность, направленную на установление и обеспечение целесообразных связей между элементами системы, обусловливающих ее нормальное функционирование. Человек является активным элементом производственной системы, осуществляющим рациональную связь между ее элементами, которая устанавливается посредством определенных приемов и методов труда, обеспечивается соответствующим взаиморасположением и соединением в пространстве и во времени всех элементов. Если любую подсистему рассматривать как систему, то можно однозначно говорить о том, что она не может существовать вне связи с окружающей средой, из которой должны поступать исходные элементы и в которую должна направляться готовая продукция.