Файл: Литература по теме Тема Оформление управленческой документации.pdf

52
Вопрос 5. Организация рассылки документов с использованием
информационных технологий.
Объем электронного документооборота постоянно увеличивается, особенно в связи с развитием всемирной сети Интернет и возможностью обмена документами по электронной почте, а также с растущей популярностью Интернет-торговли.
При рассылке по электронной почте адресат получает документ практически мгновенно после его отправки. А затем электронный документ может быть воспроизведен в любом необходимом виде и форме: открыт на экране компьютера, перенесен на бумажный, электронный или оптических носитель.
Использование электронной почты предоставляет пользователям возможности:
 Оперативной доставки документов адресатам.
 Одновременной рассылки любому количеству адресатов.
 Редактирования полученных документов, их хранения и рассылки.
 Вывода на печать полученных документов.
Функционирование электронной почты основано на коллективном использовании памяти главного компьютера и маршрутизации электронных писем.
Абонент электронной почты является пользователем персонального компьютера, подключенного к главному компьютеру посредством обычной телефонной сети, либо специальной компьютерной сети. Маршрутизация обеспечивается специальным программным обеспечением сети электронной почты.
Подготовка деловых сообщений, предназначенных для отправки нескольким адресатам одновременно, начинается с создания списка адресатов. Для хранения адресов можно использовать личную адресную книгу, адресную книгу на сервере или список контактов.
Если часто приходиться отправлять сообщения одним и тем же группам адресатов, то имеет смысл определить списки рассылки. Можно создать столько списков, сколько требуется, включив при этом некоторых адресатов одновременно в несколько различных списков. В дальнейшем имя созданной группы рассылки, как и имя адресата, можно вводить с клавиатуры или выбирать из адресной книги.

53
Вопросы для самопроверки:
1. Назовите основные задачи автоматизации документооборота.
2. Какие операции включает в себя подготовка документа к сканированию?
3. Что является основной структурной единицей форматированного документа?
4. Какие операции включает в себя процедура получения изображения документа?
5. Какие операции включает в себя процедура распознавания и ввода данных?
6. Какие преимущества обеспечивает система автоматизированного ввода стандартных форм документов по сравнению с ручным вводом?
7. С помощью каких средств можно организовать массовый ввод документов в информационную систему?
8. С помощью каких средств можно организовать массовую рассылку документов?
9. Дайте определение шаблона документа.
10. Дайте определение формы документа.
Литература по теме:
1. Алексеева Т.В. Документационное обеспечение управления: учеб. пособие. – М.: Московская финансово-промышленная академия,
2014. – 220 с. – (серия «Непрерывное образование»).
2. Гринберг А.С. Документационное обеспечение управления: учебник / А.С. Гринберг, Н.Н. Горбачёв, О.А. Мухаметшина. – М.:
Юнити-Дана, 2015. – 391 с. – режим доступа http://biblioclub.ru
3. Рогожин М. Ю. Делопроизводство: курс лекций: учебное пособие. – М.: Директ-Медиа, 2014 – режим доступа http://biblioclub.ru

54
Тема 6. Подходы к внедрению систем электронного
документооборота
Вопросы темы:
1. Структурирование документационного обеспечения.
2. Очередность внедрения системы электронного документооборота.
3. Выбор системы электронного документооборота.
4. Бизнес требования.
5. Требования к программному обеспечению. Требования к ресурсам системы.
Цели:
1. Сформировать представление о технологии внедрения автоматизированных систем электронного документооборота.
Задачи:
1. Изучить последовательность внедрения СЭД.
2. Рассмотреть критерии выбора систем электронного документооборота.
Основные понятия:
 Процесс.
 Процесс ДОУ.
 Структурирование процессов.
 Бизнес-требования.
 Идентификация.
 Аутентификация.
 Авторизация.
 Группы доступа.
 Делегирование прав.
 Версия документа.
 Бизнес – логика.
К числу наиболее важных методологических аспектов формирования системы электронного документооборота следует отнести такие как: а) Структурирование документационного обеспечения
(процессный подход). б) Очередность внедрения системы электронного документооборота (доведение системы до рядовых исполнителей). в) Охват круга задач документационного обеспечения и организации хранения документов (комплексная автоматизация). г) Выбор средств реализации (промышленные программные комплексы).

55
Вопрос 1. Структурирование документационного обеспечения
(процессный подход).
В 90-е годы сформировался подход к исследованию систем, получивший название процессного. Новый подход заключается в сквозном рассмотрении деловых процессов как совокупности материальных, информационных, финансовых потоков по подразделениям организации.
Процесс – это совокупность взаимосвязанных действий,
обеспечивающих
достижение
поставленных
целей
путем
преобразования ресурсов на входе в продукцию или услуги на выходе
системы.
Процессный подход эффективно используется в различных областях деятельности. В том числе данный подход применим и к такой деятельности как документационное обеспечение. При этом возникает понятие процесса документационного обеспечения (процесс ДОУ).
Процесс ДОУ – это процесс обработки документа в
организации с момента его создания или получения до момента
отправки корреспонденту или завершения исполнения и списания в
дело.
Процессный подход применительно к документационному обеспечению заключается в выделении совокупности процессов ДОУ и их структуры, формализованного описания данных процессов и их дальнейшего совершенствования, в том числе с применением современных информационных технологий.
Структурирование процессов ДОУ подразумевает выделение
этапов обработки документов для каждого процесса и последующую
декомпозицию каждого этапа до необходимого уровня детализации.
Формализованное описание процессов может производиться как вербально (словесно), так и с использованием получивших в последние годы широкое распространение CASE-технологий (графических технологий). Результатом формализованного описания процессов управления документацией может стать графическая функциональная модель документационного обеспечения.
Рекомендуется строить как существующую модель, описывающую документационное обеспечение на момент начала работ по созданию системы электронного документооборота, так и нормативную модель, описывающую проект документационного обеспечения в условиях использования системы электронного документооборота. Дальнейшая работа по созданию системы электронного документооборота должна проводиться на основе полученной структуры процессов ДОУ.

56
В частности, данная структура может использоваться для выделения подсистем электронного документооборота. В качестве примера можно привести подсистему обработки внутренней организационно-распорядительной документации и подсистему обработки входящей и исходящей корреспонденции.
Вопрос 2. Очередность внедрения системы электронного
документооборота.
Внедрение корпоративной системы электронного документооборота – комплексный процесс, требующих значительных ресурсов. В связи с этим часто возникает задача организации внедрения системы электронного документооборота в несколько очередей (рис.
19):
Рис. 19. Очередность внедрения системы электронного
документооборота

57
Автоматизация централизованной службы ДОУ. В крупных и средних организациях обычно создается централизованное подразделение, которое получает название
«Общий отдел»,
«Управление делами», «Канцелярия» и т.п., и выделяются службы делопроизводства структурных подразделений
(управлений и департаментов).
На первом уровне система электронного документооборота устанавливается только в централизованной службе
ДОУ. При этом автоматизации подвергается выполнение следующих функций этой службы:
 регистрация входящих в организацию документов, исходящих из организации документов и внутренних документов;
 учет резолюций, выданных по документам руководством организации и постановка документов на контроль;
 централизованный контроль исполнения документов;
 списание документов в дело;
 ведение информационно-справочной работы;
 формирование делопроизводственных отчетов по организации в целом.
Автоматизация служб ДОУ структурных подразделений. На втором уровне система электронного документооборота в службах ДОУ структурных подразделений. При этом помимо описанных в предыдущем разделе функций централизованной службы ДОУ автоматизации подвергается выполнение следующих функций службы
ДОУ структурного подразделения:
 учет входящих в подразделение документов;
 регистрация документов, исходящих за подписью руководителя подразделения;
 учет резолюций, выданных по документам, и постановка документов на контроль на уровне подразделения;
 контроль исполнения документов на уровне подразделения;
 оформление проектов документов;
 ведение информационно-справочной работы;
 формирование делопроизводственных отчетов по подразделению.
Использование системы электронного документооборота в
службах ДОУ структурных подразделений позволяет организовать
передачу данных о ходе исполнения документов в электронном виде,
что качественно меняет организацию контроля исполнения
документов.

58
Автоматизация работы исполнителей в структурных
подразделениях.
На третьем уровне автоматизации система электронного документооборота распространяется на работу исполнителей. В этом случае исполнители сами могут вносить данные о ходе исполнения документов, что значительно повышает оперативность работы. Также значительно видоизменяется процесс согласования проектов документов, в рамках которого сотрудники, участвующие в процессе согласования, получают возможность обмениваться электронными версиями согласуемых проектов.
Такая технология позволяет сократить время, затрачиваемое на передачу проектов в бумажном виде. Если число структурных подразделений и сотрудников в них достаточно велико, то расширение круга пользователей системы реализуется в несколько этапов. При этом на очередном этапе к системе должны подключаться все сотрудники одного или нескольких автоматизируемых подразделений.
В целом внедрение трехуровневой системы электронного
документооборота позволяет создать единое информационное
пространство организации, в котором сотрудники по мере
необходимости в соответствии с предоставленными им правами
доступа могут получать оперативную и актуальную информацию.
Вопрос 3. Выбор системы электронного документооборота.
Руководитель предприятия при принятии решения об автоматизации делопроизводства сталкивается с проблемой выбора системы электронного документооборота (СЭД), которая смогла бы с наибольшим успехом решать поставленные задачи и оправдала бы инвестиции на свое внедрение.
На рынке программного обеспечения представлено множество продуктов данного класса, как зарубежных, так и отечественных производителей. Также существует достаточное количество материалов по сравнению таких систем между собой и с описанием преимуществ какого-либо конкретного продукта перед остальными. Определиться с тем, сможет ли программный продукт решать задачи документооборота для данной организации необходимо до покупки системы.
Необходимо сначала проанализировать предметную область и определить требования к системе документооборота, которые складываются из:
 Бизнес-требований.
 Требований к программному обеспечению.

59
Первая группа содержит описание процессов, участвующих в документопотоке организации, которые предполагается автоматизировать.
Бизнес-требования включают:
 Требования пользователей системы.
 Требования к хранилищам данных.
 Работу с бизнес логикой.
 Работу с документами.
Вторая группа содержит ограничения и пожелания к программному обеспечению системы документооборота и сопутствующим вопросам.
Требования к программному обеспечению состоят из требований к ресурсам, удобства сопровождения и удобства использования.
Рассмотрим каждый из разделов более подробно.
Вопрос 4. Бизнес-требования.
Идентификация пользователей и работа в системе.
Идентификация пользователей включает в себя две основные концепции – аутентификацию и авторизацию.
Аутентификация – это способность подтвердить личность
пользователя.
Авторизация занимается предоставлением доступа к
определенным данным или операциям, при условии, что
пользователь тот, за кого он себя выдает.
К вопросам авторизации в системе документооборота относятся механизмы разграничения доступа к данным и функциям системы. Это, например, наличие возможности у руководителя отдела просматривать все документы, над которыми работают сотрудники отдела, в то время как каждый сотрудник видит лишь свою часть работы и не видит документы, над которыми работают другие.
Данный подход позволяет соблюдать разграничение доступа к документам, каждый работник видит лишь нужные ему по служебной деятельности группы документов. Каждый из документов может иметь установленные для него права доступа на чтение, изменение, удаление.
Весьма полезными оказываются группы пользователей и делегирование прав доступа к документам.
С помощью групп доступа можно организовывать доступ к документам для отделов организации, коллектива сотрудников, работающих над отдельным проектом. Делегирование необходимо в случае отсутствия сотрудника ответственного за работу над документом и необходимостью ее продолжение в его отсутствие. Например, начальник отдела, уехав в командировку, может делегировать права для работы над документом своему заместителю.

60
Организация хранилища документов.
Организация хранилища документов является одним из самых важных факторов производительности системы документооборота. При неудачной структуре хранилища скорость работы с документами может значительно снижаться в зависимости от наполненности базы данных.
Поэтому, рассматривая данный вид требований, необходимо четко представлять количественный объем документов
(данных), циркулирующих в организации.
Чтобы представить объем документопотока необходимо для всех выявленных подразделений и сотрудников организации определить среднее количество документов, циркулирующих при их нормальной деятельности. Также следует рассмотреть периоды пиковой нагрузки, если таковые существуют. Это могут быть периоды квартальных, годовых отчетов, сезонные повышения деловой активности партнеров по бизнесу и т.д.
Также стоит обратить внимание на возможность одновременной работы с сервером документооборота нескольких пользователей. В идеале производительность системы не должна падать при одновременной работе всех пользователей системы.
Другой важный фактор, без наличия которого электронный документооборот не имеет смысла – это поиск документов в хранилище.
Необходимо определить какие виды поиска требуются, по каким критериям должен идти поиск.
Работа с документами.
Гибкость системы электронного документооборота во многом определяется теми возможностями, которые она предоставляет для работы с документами.
При работе с большим количеством входящей и исходящей корреспонденции будет представлять интерес конвертация
(преобразование) документов из других типов файлов, возможность хранения документов других форматов в хранилище.
Наличие функции истории документа или журналирования операций позволит проследить действия, проводившиеся над документом в течение его жизни. Это даст возможность выяснить, от какого пользователя проводилась та или иная операция.
Еще одним полезным механизмом работы с документами является отслеживание версий документов. Это может оказаться полезным при наличии большого количества исполнителей, работающих с документом, каждый из которых может редактировать документ.

61
Работа с бизнес-логикой.
Делопроизводство подразумевает не только запись и извлечение документов из хранилища, но и различного рода действия над документами – рецензирование, работу над документами, различные процессы, порождающие и использующие в своей деятельности эти документы.
Невозможно создать программный комплекс, автоматизирующий делопроизводство и подходящий под процессы делопроизводства всех предприятий.
Следовательно, система электронного документооборота должна обладать механизмом, позволяющим реализовать бизнес-процессы предприятия и гибко под них подстраиваться.
Одной из наиболее распространенных функций систем электронного документооборота является работа с маршрутом документа. Это необходимо для организаций, имеющих положение о делопроизводстве, в котором регламентируется работа с различными видами документов.
Например, заявка от клиента поступает в канцелярию, затем начальнику отдела по работе с клиентами, он в свою очередь назначает сотрудника для выполнения данного задания. После выполнения работы сотрудник составляет отчет и направляет документ обратно в канцелярию (рис 20).
Рис. 20. Маршрут документа
Если предлагаемый продукт содержит возможность создания собственных маршрутов и редактирование (создание) пользовательских задач и действий, то это предоставляет широкие возможности по расширению функциональности системы в будущем.