Файл: Литература по теме Тема Оформление управленческой документации.pdf

42
Может быть составлен общий отчет, содержащий информацию о количестве зарегистрированных видов документов по всем потокам организации и характере их исполнения (исполнены в срок или просрочены).
Для анализа исполнительской дисциплины создаются отчеты по исполнителям, которые включают информацию об адресованных каждому исполнителю поручениях, сроках их выполнения и состоянии работы по поручениям (выполнено или в работе). В этом отчете также приводится статистика об общем количестве поручений, о количестве выполненных в срок, просроченных и отмененных поручениях (рис. 13).
Рис. 13. Отчет о выполнении поручений
При создании (настройке) системы регистрации рекомендуется сразу заложить определенный перечень типовых справок, создаваемых в автоматическом режиме. Заранее разработанные формы позволяют легко и быстро получить всю необходимую информацию.
Вопрос 5. Систематизация и текущее хранение документов.
После исполнения документы определенное время хранятся в организации. Для того, чтобы их можно было быстро находить и использовать, необходима систематизация исполненных документов, т.е. группировка их в дела.
Государственный стандарт определяет дело как «совокупность
документов или документ, относящихся к одному вопросу или
участку деятельности, помещенных в отдельную обложку».
Специальным классификационным справочником, позволяющим определить порядок распределения документов в дела, является номенклатура дел.

43
Номенклатура
дел
– систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
Общие требования к номенклатуре:
 Охват всех документов, получаемых и создаваемых в процессе деятельности организации.
 Раздельная группировка в дела документов постоянного и временного сроков хранения, конкретная и четкая формулировка заголовка дела, которая полностью отражает состав и содержание документов в нем и исключает возможность включения в дело документов, не соответствующих его содержанию и сроку хранения.
 Систематизация дел внутри разделов номенклатуры в соответствии со степенью важности и сроком хранения документации.
Различают типовые, примерные и конкретные номенклатуры дел.
Типовая номенклатура дел составляется для организаций, однородных по характеру деятельности и структуре, устанавливает для них типовой состав дел, единую индексацию этих дел и является нормативным документом.
Примерная – устанавливает примерный состав дел для организаций, однородных по характеру деятельности, но разных по структуре, и носит рекомендательный характер.
Независимо от существования типовой и примерной номенклатуры дел организация должна составлять свою конкретную
(индивидуальную) номенклатуру дел.
Номенклатура должна охватывать все документы, образующиеся в процессе деятельности организации.
Номенклатура дел составляется по унифицированной форме, которая разрабатывается архивными органами и закреплена в
Государственной системе документационного обеспечения управления и
Основных правилах работы ведомственных архивов. Форма
номенклатуры представляет собой таблицу из пяти граф: индексы дел, заголовки дел, количество томов, сроки хранения и примечания (табл.
4).
Таблица 4.
Номенклатура дел
Название раздела
Индекс дела
Заголовок дела
Количество томов
Срок хранения дела и № статьи по перечню примечание
01-03
Устав фирмы
Пост., ст.37

44
Формированием дела называется группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.
Бумажные документы формируются в дела в структурных подразделениях и хранятся в них до передачи в архив организации.
Электронные документы хранятся в электронных архивах.
Поскольку в организациях наличие электронного архива не исключает привычный бумажный архив, то при списании документа в архив в регистрационную карточку заносится информация о нахождении бумажного подлинника документа (рис. 14).
Рис. 14. Списание документа в архив
Вопросы для самопроверки:
1. Какие процедуры входят в технологию работы с документами?
2. Что такое регистрация документов?
3. Какие цели преследует регистрация документов?
4. Назовите основные принципы регистрации.
5. Какие существуют виды срокового контроля?
6. Что такое номенклатура дел?
7. Из каких разделов состоит номенклатура дел?
8. Какие бывают формы регистрации?
9. Назовите формы контроля.
10. Кто проводит контроль по существу?
Литература по теме:
1. Алексеева Т.В. Документационное обеспечение управления: учеб. пособие. – М.: Московская финансово-промышленная академия,
2014. – 220 с. – (серия «Непрерывное образование»).
2. Гринберг А.С. Документационное обеспечение управления: учебник / А.С. Гринберг, Н.Н. Горбачёв, О.А. Мухаметшина. – М.:
Юнити-Дана, 2015. – 391 с. – режим доступа http://biblioclub.ru
3. Рогожин М. Ю. Делопроизводство : курс лекций: учебное пособие. – М.: Директ-Медиа, 2014 – режим доступа http://biblioclub.ru

45

46
 формирование алгоритмов прохождения документов в соответствии с технологическим циклом (разработка, согласование, утверждение документов);
 планирование и управление ресурсами;
 автоматизация административно-управленческих функций
(оперативное формирование указаний, распоряжений, контроль за их выполнением);
 организация и контроль деятельности персонала, учет и планирование рабочего времени;
 обеспечение оперативного обмена официальными документами
(служебными записками, письмами, заявками, нормативными материалами и т.п.) для организации взаимодействия персонала, отдельных подразделений предприятия;
 обеспечение рассылки и приема документов через внешние системы (Internet, Telex, Fax, почтовые системы);
 формирование и накопление базы данных электронных документов любых типов с возможностями многокритериального поиска как по содержимому документов (включая графические), так и по сложным логическим условиям.
Применение компьютерных технологий значительно облегчает создание различных документов. Как правило, в организации создается множество повторяющихся документов: приказы о принятии на работу, об увольнении, о поощрении работников, документы, связанные с профессиональной направленностью организации и т.п.
Для оформления таких типовых документов создаются специальные формы или шаблоны.
Вопрос 2. Формы и шаблоны документов.
Шаблон – это документ, который содержит разнообразную информацию о стилях и стандартных текстах, макросах и многое другое.
Будучи один раз подготовленным и сохраненным в памяти компьютера шаблон позволяет быстро изготовить новые аналогичные по форме (но не по содержанию) документы без затрат времени на форматирование.
В программе Microsoft Word имеются специальные шаблоны для создания типовых документов, например писем или факсов (рис. 15).
Кроме того, и это очень важно, шаблон может содержать средства автоматизации подготовки документов. Пакет Microsoft Office позволяет создавать шаблоны часто используемых частей текста и документов.
Создание документа на основе шаблона заключается в заполнении определенной формы, создаваемой шаблоном.

47
Рис. 15. Шаблон факса
Форма – это заготовка документа, содержащая постоянную
информацию (текст) и пропуски или поля для ввода переменной
информации.
Эти поля содержат подсказку для составителя документа, куда и какой текст следует вводить. При заполнении поля подсказка стирается и вместо нее вводиться нужный текст. Такие формы часто называют трафаретными письмами.
Формы могут быть экранными и заполняться в интерактивном режиме, а могут сначала распечатываться, а затем заполняться на бумаге.
Некоторые формы документов являются общими для всех организаций.
Такие формы разработаны и включены в специализированные офисные программы.
Многие организации разрабатывают свои формы документов и успешно используют их в делопроизводстве, значительно уменьшая затраты времени на оформление каждого конкретного документа (рис.
16).

48
Рис. 16. Форма докладной записки
Вопрос 3. Автоматизация ввода и рассылки документов.
В настоящее время подготовка документов в организациях ведется исключительно на компьютерах.
Документы формируются непосредственно на рабочих местах пользователей (файл документа) с использованием стандартных офисных приложениях (например, MS
Word или Excel). Для хранения документов создаются электронные архивы. Системы электронного документооборота работают с документами в электронной форме.
Поступать в организацию документы могут по электронной почте, в этом случае они также представлены в электронной форме и могут быть загружены в информационную систему.
Документы могут быть доставлены курьером, получены по почте или с помощью факсимильной связи. В этом случае они являются обычным бумажным документом. Введение таких документов в информационную систему производится сканированием с последующим распознаванием текста. При этом может быть получен образ документа
(картинка) или электронный документ (после распознавания). При большом потоке бумажных документов в организации приходиться решать задачу массового ввода документов в систему.

49
Вопрос 4. Организация массового ввода бумажных
документов.
Рассмотрим содержание основных операций автоматизированного ввода бумажных документов. Автоматизированное чтение и ввод документов включает в себя следующие операции:
1. Подготовка документа к сканированию.
2. Получение изображения документа.
3. Распознавание и ввод данных, содержащихся в документе в информационную базу.
Подготовка документа к сканированию включает в себя две операции: непосредственную подготовку документа к сканированию и выполнение описания настройки системы на конкретную форму документа.
В основе выполнения этого состава операций лежит понятие форматированного
(структурированного) документа.
Основной структурной единицей форматированного документа является поле документа.
Поле – это место в документе, в котором размещаются
сведения определенной категории, например адресное поле для
хранения почтового адреса.
Каждое поле описывается в двух аспектах: визуально, в частности геометрически, и содержательно.
Получение изображения документа включает в себя выполнение таких операций как сканирование, контроль качества отсканированных изображений и возможное повторное сканирование (рис. 17).
Рис. 17. Схема получения изображения документов
Распознавание и ввод данных, содержащихся в документе в информационную базу предполагает выполнение следующих основных операций: предварительная обработка изображений, нахождение полей, проверка распознанной информации, ввод данных в информационную базу.

50
Распознавание документа в настоящее время осуществляется с помощью следующих систем распознавания текстов:
 OCR (Optical Character Recognition) – технология оптического распознавания печатных символов.
 ICR (Intelligent Character Recognition) – технология распознавания раздельных печатных символов, написанных от руки.
 OMR (Optical Mark Recognition) – распознавания отметок.
В отличие от обычной системы распознавания система ввода стандартных форм использует формальное описание исходной формы документа или бланка. Это позволяет автоматически помещать распознанную информацию в поля базы данных без участия оператора.
Строгое соблюдение стандарта внешнего вида формы существенно повышает точность распознавания полей документа.
Контроль распознанных данных является следующей операцией, реализуемой системой ввода.
Системы автоматического распознавания обычно вместе с результатом возвращают так называемую «степень уверенности». Для повышения надежности данных после распознавания применяются определенные пользователем автоматизированные методы проверки данных (например, можно проверить, имеется ли распознанная информация в базе данных, и если нет, то пометить поле как некорректное). Для повышения надежности данных используются дополнительные механизмы, такие как применение словарей и таблиц, определяемых пользователем. Помимо этого, системы включают специальные встроенные средства для определения специальных процедур проверки для каждого поля документа.
В качестве системы обработки форм можно использовать систему
Cognitive Forms компании Cognitive Technologies. Cognitive Forms –
Российская система промышленного ввода стандартных форм документов. Она предназначена для автоматизированного ввода в информационные системы и базы данных произвольных, одно- и многостраничных форм документов. При этом документы должны удовлетворять определенным требованиям к оформлению и заполнению и быть подготовленными на лазерных, струйных, и матричных принтерах или стандартных бланках с использованием пишущих машинок.
Использование такой системы позволяет обеспечить ускорение ввода стандартных форм документов в 5-10 раз по сравнению с ручным вводом, уменьшение количества ошибок.

51
Если данные после распознавания помечены как не корректные, то они автоматически направляются на ручное редактирование. Во время редактирования оператор видит реальное изображение нераспознанного поля и имеет возможность откорректировать его. После ввода оператором новых данных снова применяются правила проверки данных, т.е. на всех этапах ввода, как автоматического, так и ручного, осуществляется проверка данных в соответствии с правилами, определенными пользователем.
Индексирование и загрузка данных. Заключительная операция процесса – это экспорт изображений документов и сопутствующих данных в конкретную систему документооборота или базу данных и индексирование. Основными требованиями к экспорту являются поддержка различных форматов данных и его скорость.
После того, как документ распознан, он поступает в базу данных или в систему управления документами, где проводится его индексирование.
В отличие от обычной системы распознавания система ввода стандартных форм использует формальное описание исходной формы документа, описание модели ввода и модели соответствия полей ввода и индексирования.
Это позволяет автоматически производить индексирование документов и загружать информацию в поля базы данных или архив без участия оператора.
В зависимости от конкретной задачи и типа документа, он может быть загружен в полнотекстовый модуль или информация, извлеченная из него, должна будет попасть в систему атрибутивной индексации.
Например, значения из полей формы попадают в карточку документа, при этом может быть сохранено изображение документа (рис. 18).
Рис. 18. Автоматический разбор содержания документа с помощью
подсистемы «Понимание документов» Евфрат