На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел.

Выдача дел другим подразделениям производится с разрешения ру­ководителя структурного подразделения: исполнителя или руководства Управ­ления ПФР.

Сторонним организациям дела выдаются по письменному запросу после разрешения руководства Управления ПФР, оформляются актом о выдаче дел во временное пользование.

Выдача дел сотрудникам подразделений для работы осуществляется под расписку. На выданное дело заводится карта-заместитель дела.

Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных под­разделений на срок не более одного месяца.

Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключи­тельных случаях и производится с разрешения руководителя с обязательным ос­тавлением в деле заверенной копии выданного документа и документа о причи­нах выдачи подлинника.

Подготовка документов к передаче на архивное хранение осуществляется в соответствии с Основными правилами работы архивов организаций. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в Управлении создаётся постоянно действующая экспертная комиссия (далее – ЭК) из числа наиболее квалифицированных специалистов под председательством управляющего делами организации района с обязательным включением в состав ЭК лиц, ответственных за делопроизводство и архив. Функции и права ЭК, организация ее работы определяются «Положением об экспертной комиссии» Управления ПФР.

По результатам экспертизы ценности документов, в структурных подразделениях Управления ежегодно составляются по установленным формам описи дел и акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению [44, c. 257].

В архив Управления передаются дела с исполненными документами постоянного хранения и по личному составу. За хранение данных документов в Управлении Пенсионного фонда Российской Федерации в г. Добрянке Пермского края отвечает специалист-эксперт (по кадрам и делопроизводству).

Дела временного (до 10 лет) хранения передаче в архив не подлежат, хранятся в подразделениях (по месту их формирования) и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

Подводя итог, отметим, что организация работы с документами в УПФР построена в соответствии с требованиями инструкции по делопроизводству. Каждый этап подробно рассмотрен и проанализирован.

---

Установлено, что в Управлении Пенсионного фонда Российской Федерации в г. Добрянке Пермского края действует журнальная форма регистрации документов, которая позволяет работать со всеми документами организации: исходящими и входящими. Было предложено УПФР ввести в действие журнал регистрации для внутренних документов, что позволит вести учёт внутренних документов, исключая их утрату или потерю.

Предлагаем основные заголовки для журнала регистрации внутренних документов:

№ п/п	Дата	Краткое содержание	Примечание

Рис.4. Заголовки для журнала регистрации

Таким образом организация технологии работы с документами в Управлении Пенсионного фонда РФ в г. Добрянке Пермского края рациональна, хотя не идеальна. Рациональна в том, что документооборот составляет менее 10 тысяч документов в год, поэтому всю работу по документационному обеспечению и управлению осуществляет один специалист-специалист-эксперт (по кадрам и делопроизводству) и ведётся журнальная форма регистрации, не идеальна тем, что внутренние документы не регистрируются.

Заключение

Каждый государственный орган, предприятие, учреждение, другая организации, каждый государственный служащий в процессе своей деятельности, каких бы участков она ни касалась, в той или иной степени связаны с документами и делопроизводством.

Рациональная постановка делопроизводства охватывает громадный круг общественных отношений как внутри государственного органа, так и всего государственного аппарата. Участниками этих отношений являются не только работники так называемого «делопроизводственного» персонала, но и специалисты, руководители предприятий, учреждений и организаций.

Делопроизводство обслуживает и обеспечивает основные функции государственных органов, следовательно, его состояние оказывает непосредственное влияние на качество их работы и стиль деятельности. Именно поэтому правильная постановка работы с документами, соблюдение норм и правил, настойчивое совершенствование имеет особое значение не только в пределах государственного органа, но и в масштабах всей страны.

Проведенное исследование Управления Пенсионного фонда Российской Федерации в г. Добрянке Пермского края, его структуры и функционального назначения, законодательной базы, состава и порядка оформления документации, показало, что Управление является сложной по структуре организацией, осуществляющей свою деятельность на основания законодательных актов РФ, регулирующих организацию и функционирование Пенсионного обеспечения РФ. Видовой состав документов включает все системы документации, порядок создания и оформления которых приведены в соответствии с нормативными требованиями.

---

Правовое обеспечение деятельности Управления ПФР в г. Добрянке Пермского края реализуется посредством организационно-правовых документов:

1. Положение об Управлении Пенсионного фонда РФ в г. Добрянке Пермского края; Положение об Управлении Пенсионного фонда Российской Федерации в г. Добрянке Пермского края;

2. Должностные инструкции;

3. Правила внутреннего трудового распорядка Управления Пенсионного фонда РФ в г. Добрянке Пермского края;

При анализе организационно-распорядительных документов были выявлены несоответствия, что мешает эффективной и рациональной работе не только специалиста-эксперта (по кадрам и делопроизводству), но и всего Управления ПФР. Поэтому необходимо заново разработать должностную инструкцию для специалиста-эксперта (по кадрам и делопроизводству), и направить предложенные рекомендации по разработке инструкции по делопроизводству в Центральный аппарат Пенсионного фонда РФ. Эти документы определяют порядок создания, реорганизации и ликвидации, а также структуру.

В составе распорядительной документации Управления ПФР функционируют приказы по основной деятельности и приказы по личному составу. Распорядительные документы УПФР создаются в основном на принципах единоначалия – приказы, указания Управления Пенсионного фонда Российской Федерации Пермского края.

При анализе данного вида документов замечаний по их оформлению и содержанию не было выявлено, всё согласно нормативным требованиям.

Подавляющее большинство документов, отправляемых из УПФР и направляемых ему, отражающих деятельность его коллегиальных органов и внутренние вопросы, представлено информационно-справочными документами:

1. Протокол;

2. Служебная (докладная) записка;

3. Объяснительная записка;

4. Служебные письма.

Информационно-справочная документация является формой передачи информации с одного уровня управления на другой, а также основанием для принятия управленческого решения.

Было осуществлено выявление и анализ специфической документации Управления ПФР в г. Добрянке Пермского края, можно сделать вывод, что она является основной в деятельности Управления. Раскрыта сущность специфических документов Управления ПФР г. Добрянки, все формы специфической документации унифицированные и представлены в приложении.

Своевременную обработку и передачу на разные уровни управленческой информации, необходимой для выполнения своих функций в Управлении Пенсионного фонда Российской Федерации в г. Добрянке Пермского края осуществляет, специалистом – экспертом (по кадрам и делопроизводству) в обязанности которого входит:

---

1. 
   Обработка поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставка по назначению;
   
2. 
   Систематический контроль за сроками исполнения документов и их правильным оформлением;
   
3. 
   Организация работы по приему документальных материалов, их регистрация, учет и передача в соответствующие подразделения, хранение материалов текущего делопроизводства, формирование дел и их сдача в архив.
   

Чтобы правильно организовать деятельность Управления ПФР необходима государственная нормативно-правовая база, которая сегодня нуждается в доработке и дополнении. Но кроме нормативных ресурсов Управлению ПФР необходима проработанная документальная база, а также эффективная система организации делопроизводства и технологии работы с документами.

Организация технологии работы с документами в Управлении Пенсионного фонда РФ в г. Добрянке Пермского края рациональна, хотя не идеальна. Рациональна в том, что документооборот составляет менее 10 тысяч документов в год, поэтому всю работу по документационному обеспечению и управлению осуществляет один специалист-специалист-эксперт (по кадрам и делопроизводству) и ведётся журнальная форма регистрации, не идеальна тем, что внутренние документы не регистрируются.

Документооборот Управления при анализе с 2007-2010 года возрастает, это связано с большим количеством запросом от организаций. Также можно заметить, что в Управлении ПФР только два документопотока: исходящий и входящий, так как в Управлении не регистрируются внутренние документы, что не является правильным.

На основании данных, полученных при проведении исследования, можно сформулировать ряд рекомендаций по оформлению документации:

1. 
   В целях повышения качества и оперативности выполнения обязанностей специалиста - эксперта (по кадрам и делопроизводству) Управления ПФР необходимо возложить на начальников структурных подразделений, некоторые из них, осуществление контроля за состоянием трудовой дисциплины и соблюдением работниками « Правил внутреннего трудового распорядка»; изучение движения и причины текучести кадров, участие в разработке мероприятий по их устранению;
   
2. 
   Для начальников структурных подразделений в их должностные инструкции необходимо включить передаваемые им обязанности;
   
3. 
   Для эффективной и рациональной работы специалиста-эксперта (по кадрам и делопроизводству) необходимо утвердить разработанную должностную инструкцию (Приложение 18), отвечающую необходимым нормативным требованиям и отражающую деятельность специалиста;
   

---

4. Необходимо пересмотреть инструкцию по делопроизводству в Управлении ПФР, так как она разработана на основе документов, устаревших и не используемых в настоящее время, в связи с этим рекомендуем пересмотреть данный документ и даём следующие рекомендации на основе чего должна быть разработана, отвечающая современным нормативно-правовым требованиям ДОУ:

• 
  Правила по делопроизводству в Федеральных органах исполнительной власти от 2 июля 2009 г. [21];
  
• 
  ГОСТа Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению» [26];
  
• 
  ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» [27];
  
• Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения от 25 августа 2010 г. № 558 [24];
• 
  Основные правила работы архивов организаций от 6 февраля 2002г.
  
• 
  ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования» от 12.03.2007 г.[27].
  

5. При работе с внутренней документацией необходимо решить вопросы её регистрации, необходимо разработать заголовки для журнала регистрации, что позволить избежать утерю внутренних документопотоков.

Пенсионное обеспечение остается в числе главных социальных гарантий граждан России, а пенсионная система РФ представляет собой многозвенный комплекс государственных органов социальной защиты, ответственных за назначение и выплату пенсий и органов Пенсионного фонда России.

Чтобы правильно организовать деятельность Управления ПФР необходима государственная нормативно-правовая база, которая сегодня нуждается в доработке и дополнении. Но кроме нормативных ресурсов Управлению ПФР необходима проработанная документальная база, а также эффективная система организации делопроизводства и технологии работы с документами.

Делопроизводство УПФР в г. Добрянке Пермского края, в целом организовано правильно. В общей структуре деятельности УПФР документационное обеспечение и управление занимает ключевое место, так как все основные процессы, протекающие в деятельности Управления, сосредоточены именно в обязанностях специалиста – эксперта (по кадрам и делопроизводству), которое, безусловно, способствует эффективной работе всех структурных подразделений Управления и его деятельности в целом.

---

Смотрите также файлы

• Литература История создания предприятия, организации или учреждения. Специфика работы предприятия. История ооо Тепловые сети.docx

• Сколько этажей в зданиях повышенной этажности.docx

• Загрузите результат Индивидуального практического задания. Максимальный балл 45, слушатель Сафиюллина Динара Наилевна Преподаватель Чернова Дарья Сергеевна.rtf

• Отчет о выполнении лабораторной работы 1 разработка интеллектуальных карт с использованием информационных технологий.doc

• Курсовая работа по дисциплине мдк 01. 01. Право социального обеспечения тема работы государственная социальная помощь источники финансирования, субъекты, виды и размеры выплат, органы управления.docx