Контроль исполнения в Управлении ПФР включает в себя: постановку на контроль, предварительную проверку и регулирование хода исполнения, снятие с контроля, направление исполненного документа в дело, учёт, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование руководителей в целях своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах. Контроль за исполнение поручений в Управлении осуществляет специалист-эксперт (по кадрам и делопроизводству).

Документ в Управлении Пенсионного фонда Российской Федерации в г. Добрянке Пермского края считается исполненным, когда решены окончательно все поставленные в нём вопросы и соблюдены сроки исполнения:

• 
  если в документе поставлен срок;
  
• 
  если в документе имеется отметка «срочно», – то в трёхдневный срок;
  
• 
  поручения без указания конкретной даты исполнения – в месячный срок.
  

Результаты исполнения документа в УПФР отмечаются в письменном виде на исходящий документ или на самом документе (отметка об исполнении) и в журнале регистрации.

Система контроля исполнения документов в Управлении ПФР позволяет обеспечить своевременное и качественное выполнение поручений, содержащихся в документах, получить аналитическую информацию, необходимую для оценки деятельности подразделений и отдельных исполнителей.

Для четкой организации документационного обеспечения управления документы в период их подготовки и в процессе исполнения должны быть систематизированы, а для повторного использования, подготовки управленческих решений, выдачи справок социального и служебного характера – сохранены. Систематизация и система хранения должны обеспечить в случае необходимости быстрый и точный доступ к необходимым документам. Для правильной и оперативной работы с документами необходим такой многоцелевой документ, как номенклатура дел.

Номенклатура дел – это систематизированный перечень заголовков дел в организации. Её назначение – группировать исполненные документы в дела, проводить учёт дел, оперативно их использовать и определять сроки хранения [25].

Номенклатура дел в УПФР предназначена для организации группировки исполненных документов в дела, систематизации, учета и поиска дел, определения сроков их хранения. Данный документ является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения. Составляется номенклатура дел по унифицированной форме, в которой каждая графа имеет своё значение и требует правильного заполнения. Занимается составлением номенклатуры дел в Управлении ПФР специалист эксперт (по кадрам и делопроизводству), в дальнейшем она одобряется экспертной комиссией УПФР, визируется заведующим архива и утверждается начальником Управления.

---

Исполненные документы в 15-дневный срок сдаются Специалисту-эксперту (по кадрам и делопроизводству) для формирования их в дела.

Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела [25]. Для правильного формирования документов в дела в УПФР соблюдаться следующие требования, представленные на рисунке. 14.


Основные требования при формировании дел

Раздельно группировать в дела документы постоянного, временного срока хранения и по личному составу




Помещать в дело только исполненные документы в соответствии с заголов­ками дел по номенклатуре







Группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;



Помещать в дела машиночитаемые документы на общих основаниях в со­ответствии с номенклатурой дел




По объему дело не должно превышать 250 листов




Рис. 14. Требования при формировании дел

Работа по формированию дел в Управлении включает в себя раскладку и подшивку документов по папкам (делам) в определенной последовательности внутри дела, осуществляемую ежедневно. В дело должны помещаться документы, которые по содержанию соответствуют заголовку дела по номенклатуре.

---

При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением «т. 1», «т. 2»

Раскладка документов в дела в Управлении ПФР проводится специалистом-экспертом (по кадрам и делопроизводству) систематически, ежедневно в течении всего года. Распределение документов в дела проводится в соответствии с номенклатурой дел [44, c. 102].

Внутри дела документы располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.

Распорядительные документы Управления ПФР группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями. К распорядительным документам (приказы и распоряжения Управления, Отделения, Правления ПФР) составляется внутренняя опись документов.

Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с ними. Если же они ут­верждены в качестве самостоятельных документов, то их группируют в само­стоятельные дела.

Приказы и распоряжения Управления по основной деятельности группируются отдельно от приказов и распоряжений по личному составу.

Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу и приказов по оперативным вопросам.

В УПФР формируются и хранятся дела в структурных подразделениях, по месту образования документов. Важные внутренние документы хранятся у специалиста-эксперта (по кадрам и делопроизводству) Управления ПФР.

Систематизация отдельных категорий документов имеет свои особенности. Например, распорядительные документы в УПФР формируются по видам документов и хронологии. При этом приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу [44, с.115].

Переписка в Управлении систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ подшивается за документом-запросом.

Полное оформление дела в Управлении ПФР предусматривает:

1. 
   Подшивку или переплет документов в твердые обложки из картона на четыре прокола с учетом возможности свободного чтения текста с резолюциями к ним;
   
2. 
   Оформление реквизитов обложки дела по установленной форме;
   

нумерацию листов в деле;

3. 
   Составление заверительной надписи дела;
   
4. 
   Составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела;
   
5. 
   Внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия структурного подразделения, делопроизводственного индекса, заголовка дела, даты дела и т.д.).
   

---

При частичном оформлении дел в Управлении ПФРдопускается хранение документов в скоросшивателях без проведения систематизации документов в деле, без нумерации листов и составления заверительной надписи.

На обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения помещаются следующие реквизиты:

• 
  наименование организации (полное и сокращенное);
  
• 
  наименование структурного подразделения в именительном падеже;
  
• 
  индекс дела по номенклатуре дел;
  
• 
  номер тома (если дело состоит из не­скольких томов);
  
• 
  заголовок дела (переносится из номенклатуры дел и уточняется в конце года);
  
• 
  дата дела — указывается год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве.
  

Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты до­кументов дела, т.е. даты (число, месяц, год регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело, при этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами [44, c. 218].

Реквизит «Срок хранения дела» переносится на обложку дела из соответст­вующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в

перечнях типовых документов. На делах постоянного хранения пишется: «Хранить постоянно».

Надписи на обложках дел производятся светостойкими чернилами, все ме­таллические предметы (скобы, скрепки, булавки) подлежат обязательному изъя­тию.

Листы в деле (кроме листов заверительной надписи и внутренней описи) нумеруются арабскими цифрами в правом верхнем углу листа, не задевая текста документа, простым карандашом сверху вниз или нумератором. Нумерация цветными карандашами и чернилами не допускается.

При перенумерации листов старые номера зачеркиваются одной наклонной чертой простым карандашом и рядом проставляются новые номера листов.

В исключительных случаях, при наличии отдельных ошибок в нумерации листов, допускается употребление литерных номеров листов.

При нумерации лист большого формата, подшитый за один край, нумеру­ется как один лист в правом верхнем углу. Подшитые в дело документы с соб­

---

ственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в об­щем порядке или сохраняют собственную нумерацию, если она соответствует порядковому расположению листов в деле.

В делах, состоящих из нескольких томов или частей, листы нумеруются по каждому тому или части отдельно.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются. При этом вначале нумеруется конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте. Фотографии и другие иллюстративные материалы нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу. Переплетенные приложения к делу оформляют­ся как самостоятельные тома и нумеруются отдельно [44, c. 135].

По окончании года специалист-эксперт (по кадрам и делопроизводству) в надписи на обложках дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовков дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.

В конце дела на отдельном листе-заверителе дела цифрами и прописью указывается количество пронумерованных листов дела, в том числе литерных и пропущенных номеров, и отдельно - количество листов внутренней описи (при ее наличии), дата и подпись работника, ответственного за формирование дела, с указанием его должности и фамилии. При необходимости, указываются особенности физического состояния отдельных документов дела.

Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указани­ем расшифровки подписи, должности и даты составления описи.

На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются,
если дела не передаются в архив.

Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения; дела времен­ного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу.

Руководители структурных подразделений и сотрудники, отвечающие за делопроизводство, несут ответственность за сохранность документов и дел.

Дела, находящиеся в рабочих комнатах и специально отведенных для этой цели помещениях, располагаются в вертикальном положении корешками наружу в запираемых шкафах, предохраняющих документы от пыли, воздуха, солнечного света.

В целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее по­мещается на внутренней стороне шкафа.

---

Смотрите также файлы

• Литература История создания предприятия, организации или учреждения. Специфика работы предприятия. История ооо Тепловые сети.docx

• Сколько этажей в зданиях повышенной этажности.docx

• Загрузите результат Индивидуального практического задания. Максимальный балл 45, слушатель Сафиюллина Динара Наилевна Преподаватель Чернова Дарья Сергеевна.rtf

• Отчет о выполнении лабораторной работы 1 разработка интеллектуальных карт с использованием информационных технологий.doc

• Курсовая работа по дисциплине мдк 01. 01. Право социального обеспечения тема работы государственная социальная помощь источники финансирования, субъекты, виды и размеры выплат, органы управления.docx