Файл: Документационное обеспечение деятельности Пенсионного фонда Российской Федерации районного пункта уполномоченных.docx
Добавлен: 09.12.2023
Просмотров: 181
Скачиваний: 3
ВНИМАНИЕ! Если данный файл нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам.
объеме документооборота в УПФР занижены, так как методика учета документов не совершенна.
Рассмотрим объём документооборота за последние четыре года, то есть с 2007 по 2010 год.
Проанализировав входящую документацию за 2007 год, было выявлено 4506 документов. Из них 1445 от вышестоящей организации, а именно от Отделения Пенсионного фонда РФ г.Перми. В основном это письма, справки. Остальные входящие документы (3061) от ФССП, ИФНС. Большую часть из них составляют отзывы.
В 2008 году в Управлении Пенсионного фонда Российской Федерации в г. Добрянке Пермского края был зарегистрировано 4734 документа. Как мы видим, это на 228 документов больше, чем в прошлом году. В основном, это связано с прохождением государственной аттестации УПФР.
За 2009 год в Управлении ПФР во входящей документации зарегистрировано 2883 документа. Из них 852 поступило от Мировых судей г. Добрянки. Наибольшее число составляют решения, определения, исполнительные листы.
А за прошедший 2010 год было заметное увеличение объёма документов, причём большую часть документов поступившие от отдела федеральной службы судебных приставов в г. Добрянке. И объём за этот год составил 5605 документов. И большинство документов составили решения, исполнительные листы, определения.
На рисунке 10. представлена динамика объёма входящей документации в Управлении Пенсионного фонда Российской Федерации в г.Добрянке Пермского края за период 2007-2010 г.г.
Рис. 10. Динамика объёма входящей документации Управления Пенсионного фонда Российской Федерации в г. Добрянке Пермского края с 2007 года по 2010 года
Проанализировав документопоток входящей документации УПФР за последние четыре года, можно сделать вывод, что основную часть, составляют письма из отделения ПФР в г. Перми, решения, постановления, исполнительные листы от отдела федеральной службы судебных приставов (ОФССП) г. Добрянки.
Что касается исходящей документации, то также рассмотрим объём исходящих документов УПФР с 2007 г. по 2010г.
В 2007 году за пределы Управления ПФР было отправлено 1382 документа. Из них 819 – это запросы о подтверждении обращения застрахованного лица.
За 2008 год исходящая документация УПФР составила – 1812 документов. За этот год большинство составляют дополнительные аттестаты о сумме, о недополучении пенсии , в такие организации, как ИФНС, ОФССП.
Изучив исходящий документопоток Управления ПФР за 2009 год, мы выявили 3154 документа. Основные документы это справки о зарплате, обучении, о стаже; письма; дополнительные аттестаты о сумме, недополучении пенсии.
Проанализировав документопоток исходящий за 2010 год. Заметим повышение объёма документов, отправленных из Управления за этот год. Который составил 4050 документов, в это число вошли справки о зарплате, обучении, о стаже, письма, дополнительные аттестаты о сумме, недополучении пенсии. Можем заметим, что исходящий документопоток по наименованию отправленных документов во всех представленных годах однообразен.
На рисунке 11. представлена динамика объёма исходящей документации в Управлении Пенсионного фонда Российской Федерации в г. Добрянке Пермского края за период 2007-2010 г.г.
Рис. 11. Динамика объёма исходящей документации Управлении Пенсионного фонда Российской Федерации
в г. Добрянке Пермского края
При рассмотрении всех входящих и исходящих документопотоков УПФР, можно сделать вывод, что практически каждый исходящий документ порождает соответствующий ему входящий документ. В Управлении ПФР это в основном ответы на запросы из компетентных органов по недополучении, сумме, стаже.
Следовательно, совокупность стадий каждого документопотока - основополагающий элемент, связывающий управленческий процесс и информационно-документационное обеспечение этого процесса в единый технологический комплекс. Составляющие документооборот документопотоки носят стандартный характер и не подвержены изменениям при активной смене систем обработки документов в условиях информатизации управленческой деятельности [38, c. 15].
Динамика всего объема документооборота в Управлении Пенсионного фонда Российской Федерации в г. Добрянке Пермского края за период 2007-2010 г.г. представлена на рисунке 12.
Рис. 12. Динамика объёма документооборота в Управлении Пенсионного фонда Российской Федерации в г. Добрянке Пермского края
за последние четыре года.
Для полного представления числового показателя документооборота в Управлении ПФР в г. Добрянке с 2007-2010 года, учитывая исходящий и входящий документопотоки, представим на рисунке 13.
Рис. 13. Динамика документооборота за текущие года
Из всего сказанного, можно сделать вывод, что документооборот Управления Пенсионного фонда Российской Федерации в г. Добрянке Пермского края представляет собой два документопотока: входящий и исходящий. При анализе каждого из них, мы сделали вывод о том, что в процессе своей деятельности Управлении ПФР создаёт и использует документы различного вида и назначения. Что касается входящих и исходящих документов, то в основном это документы, которые присуще только пенсионной сфере (запросы, справки, дополнительные аттестаты и др.).
Число динамик документопотоков насчитывается три: от вышестоящих организаций, от других организаций и от физических и юридических лиц.
Документооборот Управления при анализе с 2007-2010 года возрастает, это связано с большим количеством запросом от организаций. Также можно заметить, что в Управлении ПФР только два документопотока: исходящий и входящий, так как в Управлении не регистрируются внутренние документы, что не является правильным.
В дальнейшем будут рассмотрены основные технологические этапы работы со всеми данными документами.
Анализ технологических этапов работы с документами
в УПФР в г. Добрянке Пермского края
Все документы в УПФР, как исходящие, так и входящие проходят процедуру регистрации. Согласно ГОСТ Р 51141 – 98 «Делопроизводство и архивное дело» [25], регистрация – это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения. Прием и первичная обработка документов в УПФР осуществляется централизовано специалистом-экспертом (по кадрам и делопроизводству).
При поступлении документов в Управление, прежде всего, проверяется правильность их доставки, целостность упаковки:
- ошибочно полученная корреспонденция возвращается на почту или пересылается адресату;
- полученная в поврежденной упаковке корреспонденция особенно тщательно проверяется на полноту присланных материалов и наличие механических повреждений.
После вскрытия конвертов проверяется правильность вложения и его целостность, т.е. наличие всех страниц документа и всех приложений. При необходимости к полученным документам следует приложить перечень выявленных дефектов. В особо серьезных случаях повреждения или получения неполных комплектов документов, специалист-эксперт (по кадрам и делопроизводству) составляет акт, который присоединяется к документам, и вместе с ними передает его для утверждения и принятия решения по данному факту.
Документы регистрируются в день поступления, создаваемые - в день подписания.
На всех входящих документах проставляется отметка о поступлении документа в УПФР, в виде штампа, в котором отображается наименование организации, входящий номер и от кого поступил документ. Входящему документу присваивается самостоятельный регистрационный номер, который состоит из следующих элементов: делопроизводственный индекс структурного подразделения Управления ПФР, номер дела по номенклатуре дел структурного подразделения, порядковый номер документа.
В УПФР не подлежат регистрации следующие виды документов:
- печатные издания (книги, журналы, бюллетени);
- информационные материалы, присланные в копии для сведения;
- поздравительные письма и телеграммы;
- прейскуранты;
- пригласительные билеты;
- программы конференций, совещаний;
- рекламные материалы (листовки, программы, проспекты, извещения).
Но, несмотря на это, специалист-эксперт (по кадрам и делопроизводству) знакомится с содержанием и определяет, кому из работников может потребоваться полученная информация, после чего, передаёт документ данному работнику.
Документ-ответ на входящий документ регистрируется под номером входящего документа, информация о документе вносится в регистрационный журнал входящего документа. Аналогично осуществляется регистрация «промежуточных» документов, необходимых для подготовки ответа. Не подлежат регистрации документы, содержащиеся в приложении.
Что касается обработки исходящих документов в Управлении ПФР, то основные этапы состоят из следующих операций:
Проект исходящего документа составляется исполнителем и согласовывается с заинтересованными должностными лицами или структурными подразделениями. Специалист-эксперт (по кадрам и делопроизводству) Управление ПФР проверяет правильность оформления, наличие необходимых реквизитов. Неправильно оформленные документы он возвращает исполнителям на доработку. Документы в УПФР обрабатываются и отсылаются в тот же день.
В Управлении ПФР регистрация документов производиться в журнальной форме, отдельно для входящих и исходящих документов.
Как уже было отмечено выше, в управлении Пенсионного фонда Российской Федерации в г. Добрянке Пермского края не ведётся регистрация внутренних документов, что усложняет учёт внутренних документов.
Если исходит из того, что в организации менее десяти тысяч документов в год и всю работу с документами осуществляет один специалист-эксперт (по кадрам и делопроизводству), то необходимо ввести в действие журнал регистрации внутренних документов. Это обеспечить сохранность внутренних документов (приказы о приеме работника на работу, об увольнение работника, о переводе работника на другую работу, о продлении отпуска и т.п.).
Основным нормативным документом, регламентирующим организацию контроля исполнения документов в Управлении ПФР, является инструкция по документационному обеспечению управления. Основная задача организации контроля в УПФР– обеспечение своевременного, качественного и в полном объеме исполнения документов и поручений.
Рассмотрим объём документооборота за последние четыре года, то есть с 2007 по 2010 год.
Проанализировав входящую документацию за 2007 год, было выявлено 4506 документов. Из них 1445 от вышестоящей организации, а именно от Отделения Пенсионного фонда РФ г.Перми. В основном это письма, справки. Остальные входящие документы (3061) от ФССП, ИФНС. Большую часть из них составляют отзывы.
В 2008 году в Управлении Пенсионного фонда Российской Федерации в г. Добрянке Пермского края был зарегистрировано 4734 документа. Как мы видим, это на 228 документов больше, чем в прошлом году. В основном, это связано с прохождением государственной аттестации УПФР.
За 2009 год в Управлении ПФР во входящей документации зарегистрировано 2883 документа. Из них 852 поступило от Мировых судей г. Добрянки. Наибольшее число составляют решения, определения, исполнительные листы.
А за прошедший 2010 год было заметное увеличение объёма документов, причём большую часть документов поступившие от отдела федеральной службы судебных приставов в г. Добрянке. И объём за этот год составил 5605 документов. И большинство документов составили решения, исполнительные листы, определения.
На рисунке 10. представлена динамика объёма входящей документации в Управлении Пенсионного фонда Российской Федерации в г.Добрянке Пермского края за период 2007-2010 г.г.
Рис. 10. Динамика объёма входящей документации Управления Пенсионного фонда Российской Федерации в г. Добрянке Пермского края с 2007 года по 2010 года
Проанализировав документопоток входящей документации УПФР за последние четыре года, можно сделать вывод, что основную часть, составляют письма из отделения ПФР в г. Перми, решения, постановления, исполнительные листы от отдела федеральной службы судебных приставов (ОФССП) г. Добрянки.
Что касается исходящей документации, то также рассмотрим объём исходящих документов УПФР с 2007 г. по 2010г.
В 2007 году за пределы Управления ПФР было отправлено 1382 документа. Из них 819 – это запросы о подтверждении обращения застрахованного лица.
За 2008 год исходящая документация УПФР составила – 1812 документов. За этот год большинство составляют дополнительные аттестаты о сумме, о недополучении пенсии , в такие организации, как ИФНС, ОФССП.
Изучив исходящий документопоток Управления ПФР за 2009 год, мы выявили 3154 документа. Основные документы это справки о зарплате, обучении, о стаже; письма; дополнительные аттестаты о сумме, недополучении пенсии.
Проанализировав документопоток исходящий за 2010 год. Заметим повышение объёма документов, отправленных из Управления за этот год. Который составил 4050 документов, в это число вошли справки о зарплате, обучении, о стаже, письма, дополнительные аттестаты о сумме, недополучении пенсии. Можем заметим, что исходящий документопоток по наименованию отправленных документов во всех представленных годах однообразен.
На рисунке 11. представлена динамика объёма исходящей документации в Управлении Пенсионного фонда Российской Федерации в г. Добрянке Пермского края за период 2007-2010 г.г.
Рис. 11. Динамика объёма исходящей документации Управлении Пенсионного фонда Российской Федерации
в г. Добрянке Пермского края
При рассмотрении всех входящих и исходящих документопотоков УПФР, можно сделать вывод, что практически каждый исходящий документ порождает соответствующий ему входящий документ. В Управлении ПФР это в основном ответы на запросы из компетентных органов по недополучении, сумме, стаже.
Следовательно, совокупность стадий каждого документопотока - основополагающий элемент, связывающий управленческий процесс и информационно-документационное обеспечение этого процесса в единый технологический комплекс. Составляющие документооборот документопотоки носят стандартный характер и не подвержены изменениям при активной смене систем обработки документов в условиях информатизации управленческой деятельности [38, c. 15].
Динамика всего объема документооборота в Управлении Пенсионного фонда Российской Федерации в г. Добрянке Пермского края за период 2007-2010 г.г. представлена на рисунке 12.
Рис. 12. Динамика объёма документооборота в Управлении Пенсионного фонда Российской Федерации в г. Добрянке Пермского края
за последние четыре года.
Для полного представления числового показателя документооборота в Управлении ПФР в г. Добрянке с 2007-2010 года, учитывая исходящий и входящий документопотоки, представим на рисунке 13.
Рис. 13. Динамика документооборота за текущие года
Из всего сказанного, можно сделать вывод, что документооборот Управления Пенсионного фонда Российской Федерации в г. Добрянке Пермского края представляет собой два документопотока: входящий и исходящий. При анализе каждого из них, мы сделали вывод о том, что в процессе своей деятельности Управлении ПФР создаёт и использует документы различного вида и назначения. Что касается входящих и исходящих документов, то в основном это документы, которые присуще только пенсионной сфере (запросы, справки, дополнительные аттестаты и др.).
Число динамик документопотоков насчитывается три: от вышестоящих организаций, от других организаций и от физических и юридических лиц.
Документооборот Управления при анализе с 2007-2010 года возрастает, это связано с большим количеством запросом от организаций. Также можно заметить, что в Управлении ПФР только два документопотока: исходящий и входящий, так как в Управлении не регистрируются внутренние документы, что не является правильным.
В дальнейшем будут рассмотрены основные технологические этапы работы со всеми данными документами.
- 1 2 3 4 5 6 7 8
Анализ технологических этапов работы с документами
в УПФР в г. Добрянке Пермского края
Все документы в УПФР, как исходящие, так и входящие проходят процедуру регистрации. Согласно ГОСТ Р 51141 – 98 «Делопроизводство и архивное дело» [25], регистрация – это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения. Прием и первичная обработка документов в УПФР осуществляется централизовано специалистом-экспертом (по кадрам и делопроизводству).
При поступлении документов в Управление, прежде всего, проверяется правильность их доставки, целостность упаковки:
- ошибочно полученная корреспонденция возвращается на почту или пересылается адресату;
- полученная в поврежденной упаковке корреспонденция особенно тщательно проверяется на полноту присланных материалов и наличие механических повреждений.
После вскрытия конвертов проверяется правильность вложения и его целостность, т.е. наличие всех страниц документа и всех приложений. При необходимости к полученным документам следует приложить перечень выявленных дефектов. В особо серьезных случаях повреждения или получения неполных комплектов документов, специалист-эксперт (по кадрам и делопроизводству) составляет акт, который присоединяется к документам, и вместе с ними передает его для утверждения и принятия решения по данному факту.
Документы регистрируются в день поступления, создаваемые - в день подписания.
На всех входящих документах проставляется отметка о поступлении документа в УПФР, в виде штампа, в котором отображается наименование организации, входящий номер и от кого поступил документ. Входящему документу присваивается самостоятельный регистрационный номер, который состоит из следующих элементов: делопроизводственный индекс структурного подразделения Управления ПФР, номер дела по номенклатуре дел структурного подразделения, порядковый номер документа.
В УПФР не подлежат регистрации следующие виды документов:
- печатные издания (книги, журналы, бюллетени);
- информационные материалы, присланные в копии для сведения;
- поздравительные письма и телеграммы;
- прейскуранты;
- пригласительные билеты;
- программы конференций, совещаний;
- рекламные материалы (листовки, программы, проспекты, извещения).
Но, несмотря на это, специалист-эксперт (по кадрам и делопроизводству) знакомится с содержанием и определяет, кому из работников может потребоваться полученная информация, после чего, передаёт документ данному работнику.
Документ-ответ на входящий документ регистрируется под номером входящего документа, информация о документе вносится в регистрационный журнал входящего документа. Аналогично осуществляется регистрация «промежуточных» документов, необходимых для подготовки ответа. Не подлежат регистрации документы, содержащиеся в приложении.
Что касается обработки исходящих документов в Управлении ПФР, то основные этапы состоят из следующих операций:
-
составление проекта документа исполнителем; -
согласование проекта документа; -
оформление или проверка правильности оформления документа; -
подписание и утверждение (если необходимо); -
регистрация документа; -
отправка документа адресату; -
подшивка второго экземпляра в дело.
Проект исходящего документа составляется исполнителем и согласовывается с заинтересованными должностными лицами или структурными подразделениями. Специалист-эксперт (по кадрам и делопроизводству) Управление ПФР проверяет правильность оформления, наличие необходимых реквизитов. Неправильно оформленные документы он возвращает исполнителям на доработку. Документы в УПФР обрабатываются и отсылаются в тот же день.
В Управлении ПФР регистрация документов производиться в журнальной форме, отдельно для входящих и исходящих документов.
Как уже было отмечено выше, в управлении Пенсионного фонда Российской Федерации в г. Добрянке Пермского края не ведётся регистрация внутренних документов, что усложняет учёт внутренних документов.
Если исходит из того, что в организации менее десяти тысяч документов в год и всю работу с документами осуществляет один специалист-эксперт (по кадрам и делопроизводству), то необходимо ввести в действие журнал регистрации внутренних документов. Это обеспечить сохранность внутренних документов (приказы о приеме работника на работу, об увольнение работника, о переводе работника на другую работу, о продлении отпуска и т.п.).
Основным нормативным документом, регламентирующим организацию контроля исполнения документов в Управлении ПФР, является инструкция по документационному обеспечению управления. Основная задача организации контроля в УПФР– обеспечение своевременного, качественного и в полном объеме исполнения документов и поручений.