Файл: Учебное пособие для среднего профессионального образования А. с. Мамыкин н. А. латышева Коллектив.pdf

Глава1.СущностьизадачиархивногоделавсудахРоссии

16
Отнесение документа к категории архивного в судах судебной систе- мы Российской Федерации осуществляется путем комплексного приме- нения критериев происхождения, содержания и внешних особенностей документов:
критерии происхождения
критерии содержания
критерии внешних
особенностей
Ȗ компетенция суда, применение процессу- альных правил подсудно- сти судебных дел, а также место образования доку- мента в структуре суда
(судебной коллегии, от- деле)
Ȗ совокупность имею- щейся в деле информации по конкретным судебным спорам либо по комплек- су отношений, имевших место в ходе обеспечения судебной деятельности
(например, статистиче- ские отчёты, обобщения по судебным делам раз- личных категорий, акты проверок и т. д.)
Ȗ форма архивного до- кумента: судебное дело, наряд, том учетно-стати- стических карточек и т. п.
Документы, принятые на архивное хранение в архив суда, образуют
документальный фонд. Документальный фонд можно назвать архивной коллекцией суда. Создание документального фонда суда осуществляет- ся путем составления номенклатуры дел, формирования и оформления дел на основе нормативных правовых актов Российской Федерации
1
Классификационной единицей в пределах созданного фонда является единица хранения (дело).
Единица архивного хранения — совокупность документов или отдельный фи- зически обособленный документ, принятый на учётное архивное хранение в судах судебной системы Российской Федерации.
В организации современного архивного дела в судах использу- ется отечественный и зарубежный опыт обеспечения хранения но- сителей информации, источниковедения и иных вспомогательных исторических дисциплин, документоведения, информатики и про- граммирования.
1
См. подробнее: Глава 5.

17
1.2.Задачи,функцииипринципыведенияархивногоделавсудах

В целях обеспечения оптимальной сохранности документов, реста- врации, перевода формы их хранения с бумажных на электронные но- сители применяются знания из точных и естественных наук (биологии, химии, математики и т. д.).
Историческая справка. Начало теорети- ческой разработки архивного дела в Рос- сии (вопросов классификации, экспертизы, научно-справочного аппарата) относится к первой половине XIX в., когда широкую известность приобрели научные труды ар- хивистов П. М. Строева и А. Х. Востокова, а спустя несколько десятилетий — Н. В. Ка- лачова, И. Е. Андреевского, Д. Я. Самоква- сова, А. П. Воронова. Несмотря на открытия и прогрессивные взгляды этих учёных в до- революционной России так и не произошла централизация архивного дела и выработка единых принципов его ведения.
В первой половине ХХ в. архивному делу в судах России уделялось незначи- тельное внимание. Интерес к исследо- ваниям в данной социальной сфере воз- ник только после 1941 г. В марте этого года Совнарком СССР утвердил Положе- ние о Государственном архивном фон- де СССР. С учетом этого Положения были созданы единые государственные архивы краёв и областей. В 1966 г. при Главар- хиве СССР был открыт Всесоюзный науч- но-исследовательский институт докумен- товедения и архивного дела (ВНИИДАД), до настоящего времени являющийся ини- циатором новейших разработок в сфере архивного дела в России.
Труды учёных документоведов-архивистов второй половины ХХ — начала XXI вв. созда- ли основу нынешнего понимания архивно- го дела и формирования теории и практики архивного дела как научной дисциплины.
Это такие исследователи, как А. П. Курантов,
И. В. Волкова, М. С. Вишневский, К. Г. Митя- ев, Г. А. Князев, А. А. Шилова, А. И. Чугунов,
Т. В. Кузнецова, С. Л. Кузнецов, Е. А. Плешке- вич, М. В. Ларин и др. Общетеоретические выводы и практические рекомендации этих ученых являются основой для выработки основных начал организации и ведения ар- хивного дела в судах и органах Судебного департамента при Верховном Суде Россий- ской Федерации.
1.2. Задачи, функции и принципы ведения архивного дела в судах
В соответствии с ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» суды судебной системы РФ обязаны создавать архивы в целях хране- ния, комплектования, учета и использования образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов.
Задачи и функции архива суда определяются положением, утверждае- мым председателем суда
1 1
См.: п. 1.5 Приказ Министерства культуры РФ от 31.03.2015 № 526 «Правила ор- ганизации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивно- го фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государ- ственной власти, органах местного самоуправления и организациях».

Глава1.СущностьизадачиархивногоделавсудахРоссии

18
Основные задачи архива суда:
• комплектование архива документами, переданными на хранение структурными подразделениями суда, согласно номенклатуре дел суда;
• учёт и обеспечение сохранности и качества обработки документов;
• создание учётно-справочного аппарата к документам архива;
• использования документов, хранящихся в архиве;
• подготовка и передача документов на постоянное хранение в госу- дарственный (муниципальный) архив субъекта РФ.
В целях выполнения своих основных задач архив суда осуществляет
функции — направления и виды деятельности в сфере ведения архивного дела:
• принимает на хранение документы структурных подразделений суда;
• составляет планы взаимодействия со структурными подразделе- ниями суда, являющимися источниками комплектования архива, по приёму-сдаче дел на архивное хранение, осуществляет их реа- лизацию;
• учитывает и обеспечивает сохранность принятых в архив доку- ментов;
• создаёт и поддерживает в актуальном состоянии справочно-поис- ковый аппарат к документам архива;
• участвует в электронном документообороте суда в рамках действия
Государственной автоматизированной системы «Правосудие»;
• обеспечивает консультативное и информационное обеспечение деятельности судей и работников аппарата суда;
• обеспечивает использование архивных документов по запросам судей и работников аппарата суда, граждан, государственных ор- ганов и организаций, — ведёт учёт и анализ использования единиц архивного хранения;
• осуществляет необходимую подготовку в решении вопросов, предла- гаемых для рассмотрения на заседаниях экспертной комиссии суда;
• проводит комплекс организационных и методических мероприя- тий по передаче документов на постоянное хранение;
• обеспечивает своевременное уничтожение архивных документов суда, сроки хранения которых истекли;
• осуществляет проверку правильности формирования и оформ- ления дел в структурных подразделениях суда при их подготовке к сдаче в архив;
• организует работу по составлению номенклатуры дел суда, а также внесению в её текст изменений в текущем порядке;

19
1.2.Задачи,функцииипринципыведенияархивногоделавсудах

• участвует в подготовке локальных нормативных актов по ведению архивного делопроизводства в суде, утверждаемых приказами (рас- поряжениями) председателя суда;
• во взаимодействии с отделом информатизации суда, специалиста- ми ФГБУ «ИАЦ ГАС «Правосудие» в ХХХ области, участвует в со- здании электронного архива суда, обеспечивает сохранность и ис- пользование электронных дел.
В настоящее время общие принципы организации и осуществления ведения архивного делопроизводства в судах Российской Федерации не конкретизированы
1
. Однако в судебной деятельности находят своё применение общефедеральные принципы учёта и обработки архивных фондов, что относится исключительно к сфере работы с единицами ар- хивного хранения в процессе фондирования и фондообразования.
При обработке архивного фонда судов учитываются следующие прин- ципы (см. схема 2).
1
См. подробно: Латышева Н. А. Принципы ведения архивного дела в судах: не- обходимость разработки и варианты возможных нормативных правовых формулиро- вок // Администратор суда. 2019. № 3. С. 3–6.
Схема 2. Организационные принципы, действующие в архивном деле
в судах судебной системы Российской Федерации

Глава1.СущностьизадачиархивногоделавсудахРоссии

20
Учет документов в архиве суда осуществляется на основе соблюде‑
ния принципов — централизации; унификации; динамичности; полноты и достоверности учета; применение единых единиц учета; соблюдение преемственности учета архивных документов на всех стадиях работы с ними; своевременное и оперативное внесение изменений в учетные документы или составление новых учетных документов; полноты и до- стоверности учета.
Содержание принципов учета документов в архиве суда заключается
в следующем:
централизация
Ȗ применение единых единиц учета
унификация
Ȗ соблюдение преемственности учета архивных документов на всех стадиях работы с ними
динамичность
Ȗ своевременное и оперативное внесение изменений в учет- ные документы или составление новых учетных документов
полнота и досто-
верность учета
Ȗ обеспечение соответствия первичных учетных документов в архиве суда реальному количеству единиц учета.
Особенность ведения архивного дела в судах судебной системы Россий‑
ской Федерации — наличие двух источников для формирования архива:
(1) номенклатуры дел суда, вследствие применения которой формируют- ся наряды и журналы общего делопроизводства; (2) судебных дел (мате- риалов), на основании данных регистрационного учёта в суде и норма- тивно установленных для каждой обобщённой группы сроков хранения, а также разрешения соответствующего судьи на передачу судебного дела
(материала) на архивное хранение (схема 3).
Номенклатура дел суда — систематизированный перечень наименований дел, заводимых в структурных подразделениях судов судебной системы Россий- ской Федерации, с указанием сроков их хранения, по установленной форме.
Схема 3. Источники формирования архивов в судах Российской Федерации
Номенклатура дел суда
Судебные дела и материалы

21
1.3.Управлениеархивнымделомвсуде

Номенклатура дел в судах судебной системы Российской Федерации утверждается председателями судов ежегодно и согласовывается с соот- ветствующими государственными и муниципальными архивами в субъ- ектах Российской Федерации не реже, чем один раз в 5 лет
1 1.3. Управление архивным делом в суде
Управление архивным делом — осуществление уполномоченными субъек- тами организационно-управленческих мероприятий и решений, направ- ленных на упорядочение и координацию функционирования архива суда в целях своевременного, полного и правильного комплектования, хране- ния, учета и использования документов, образующихся в ходе осуществле- ния судопроизводства и судебного делопроизводства.
Управление архивным делом в суде характеризуется непрерывностью, динамической повторяемостью его отдельных элементов, состоящих из сбора, обработки, анализа, хранения, контроля информации, а так- же выработки и принятия решений, с последующей организацией кон- троля их выполнения.
На федеральном уровне органами, осуществляющими управление ар- хивным делом в Российской Федерации, являются Министерство культу- ры Российской Федерации, Федеральное архивное агентство (Росархив).
Министерство культуры Российской Федерации на основании Поло- жения о Министерстве культуры Российской Федерации, утвержденного
Постановлением Правительства РФ от 20 июля 2011 г. № 590, является федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функ- ции по выработке и реализации государственной политики и норматив- но-правовому регулированию в сфере архивного дела.
Министерство культуры РФ осуществляет координацию и контроль деятельности подведомственного ему Федерального архивного агент- ства, осуществляет государственный контроль и надзор за соблюдением законодательства об архивном деле в Российской Федерации, обеспечи- вает проведение мониторинга состояния и использования документов
1
См.: п. 4.18 Правил организации, хранения, комплектования, учета и использова- ния документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных докумен- тов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утв. приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31 марта 2015 г. № 526.