Файл: Приложение 2 Организационная структура мбоу новоизборская сош.pdf

СОДЕРЖАНИЕ
ВВЕДЕНИЕ .............................................................................................................. 4 1 ПРОЦЕСС ВНЕДРЕНИЯ СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО
ДОКУМЕНТООБОРОТА В ОРГАНИЗАЦИИ .................................................... 8 1.1 Преимущества внедрения системы электронного документооборота в организации .......................................................................................................... 8 1.2 Обзор отечественного рынка систем электронного документооборота 11 1.3 Критерии выбора СЭД в зависимости от масштаба и сферы деятельности организации ................................................................................ 16 1.4 Организационно-правовой аспект внедрения СЭД в организации ........ 19 2 ВЫБОР СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА ДЛЯ
МБОУ «НОВОИЗБОРСКАЯ СОШ» ................................................................... 27 2.1 Сведения об организации МБОУ «Новоизборская СОШ»...................... 27 2.2 Анализ документооборота организации МБОУ «Новоизборская СОШ»
.............................................................................................................................. 32 2.3 Выбор СЭД для организации и расчет затрат ........................................... 35
ПРИЛОЖЕНИЕ 1 Сравнение СЭД...................................................................... 49
ПРИЛОЖЕНИЕ 2 Организационная структура МБОУ «Новоизборская СОШ
................................................................................................................................. 57
ПРИЛОЖЕНИЕ 3 Приказ о переходе на электронный документооборот...... 58

4
ВВЕДЕНИЕ
По мнению специалистов, в настоящее время система электронного документооборота является одним из наиболее эффективных способов оптимизации работы сотрудников. Однако в некоторых компаниях подобная система документооборота отсутствует.
На начальном этапе внедрение системы электронного делопроизводства проводится анализ движения всех документов компании, а также ее взаимодействия с контрагентами. Это позволит определить систему управления, которая наиболее подходит для всех сотрудников. Затем разрабатываются внутренние документы в компании, которые регламентируют работу системы электронного документооборота.
Необходимо определить, какие документы будут использоваться в электронном документообороте, а какие так же останутся на бумаге. Кроме этого, нужно будет решить вопрос о порядке и условиях хранения документов в электронном виде. В законодательстве нет ограничений по сроку хранения электронных документов. Сроки хранения электронных документов аналогичны тем же срокам, которые установлены в отношении документов на бумажных носителях.
Но если организация решит применять электронный документ не просто как средство передачи информации от одного лица ко второму или для общения с партнерами, но и при общении с государственными органами
(например, в налоговые органы), то необходимо также направить уведомление своим коллегам о переходе на СЭД.
Выбор программного продукта является одним из ключевых моментов в работе любой компании. По типу и виду деятельности компании, можно выбрать соответствующую СЭД, то есть некоторым предприятиям нужен функционал и наполнение СЭД, другим – скорость работы ПО, третьим – цена. Не стоит забывать, что на сегодняшний день на российском рынке

5 существует множество компаний разработчиков баз СЭД, поэтому каждый сможет найти наиболее приемлемый для себя вариант.
После того как компания разработчик ПО определится с производителем ПО, между сторонами заключается договор на покупку программного продукта. Руководитель организации после утверждения всех деталей работы в бумажном и электронном виде подписывает приказ, согласно которому организация переходит на СЭД. Необходимо указать ссылку на документ компании, который регулирует ведение документации в электронном виде (например, инструкцией по делопроизводству).
Еще одним важным пунктом (или пунктами) приказа станет назначение ответственных лиц за ведение СЭД. После оформления всех документов для работников необходимо провести обучение новой для них программе [9].
Данная дипломная работа в целом рассматривает переход на ЭДО, но в частности изучает данный процесс, не для коммерческой, а для бюджетной организации.
К 2024 году русские школы на девяносто процентов перейдут на электронные документы, передается в паспорте стратегии цифровой трансформации образования, опубликованном на вебсайте Министерства просвещения. Согласно этой стратегии, к 2024 году на 100 процентов будут сформированы реестры данных для обзора, прогноза и производства управленческих решений в русских школах, образовательные организации абсолютно перейдут на безбумажные спецтехнологии в организации процесса обучения, а ученики и педагоги будут применять сервисы федеральной информационно-сервисной платформы цифровой образовательной среды. Про это информирует Парламентская газета.
Помимо того, доля электронного документооборота в школах уже через 3 года должна составлять не менее 90 процентов, а доля управленческих решений, принятых с поддержкой обзора «Крупных данных» интеллектуальными алгоритмами, обязана быть не менее 70 процентов.

6
В 2021 году Минпросвещения и Минцифры согласовали протокол архитектуры информационной системы
«Система управления в образовательной организации» и определили возможности её интеграции с действующими базами данных и реестрами. Также в 2021 году подписан протокол о том, что оперативное управление в школах происходит по видео- конференц-связи с помощью сервисов отечественной информационно- коммуникационной платформы «Сферум» и мессенджеров [7].
Актуальность выбранной темы состоит в том, что внедрение систем электронного документооборота является распространенным явлением на текущий момент времени.
Многие организации, и не только коммерческие, переходят на электронный документооборот, следственно нужно разобрать вопрос о том, как внедряют системы электронного документооборота, в чем превосходства этих систем над бумажным документооборотом, а также сравнить сами системы электронного документооборота.
Цель работы – рассмотреть организационно-правовой аспект внедрения системы электронного документооборота.
Для достижения цели нужно решить следующие задачи:
1)
Раскрыть преимущества внедрения системы электронного документооборота в организации;
2)
Рассмотреть российский рынок систем электронного документооборота;
3)
Описать критерии выбора СЭД в зависимости от масштаба и сферы деятельности организации;
4)
Описать организационно-правовой аспект внедрения СЭД в организации;
5)
Проанализировать документооборот в образовательной организации;
6)
Выбрать систему электронного документооборота для школы с расчётами систем и обоснованием.

7
Объектом исследования является электронный документооборот.
Предметом исследования будет выбор и организационно-правовой аспект внедрения системы электронного документооборота в школе.
Структура работы содержит: введение и теоретическую главу «Процесс внедрения системы электронного документооборота в организации», состоящая из четырёх параграфов, в рамках которых рассмотрены, организационно-правовой аспект внедрения, критерии выбора СЭД, обзор отечественного рынка СЭД, а также преимущества электронного документооборота. В практической главе «Выбор системы электронного документооборота для МБОУ «Новоизборская СОШ» приведён анализ документооборота в школе, описаны сведенья об организации и разобран процесс внедрения СЭД в школу. Также диплом содержит заключение, список используемых источников и приложение.

8 1
ПРОЦЕСС
ВНЕДРЕНИЯ
СИСТЕМЫ
ЭЛЕКТРОННОГО
ДОКУМЕНТООБОРОТА В ОРГАНИЗАЦИИ
1.1 Преимущества внедрения системы электронного документооборота в организации
Современные системы электронного документооборота или СЭД существенно упрощают труд любого предприятия, в том числе и бухгалтерии. При помощи автоматизации можно значительно сократить материальные и временные затраты, связанные с созданием, циркуляций и хранением документации. Постепенное отходит в прошлое рутинный процесс составления документации. На сегодняшний день спрос на программное обеспечение, которое позволяет автоматизировать работу с бумажными документами, остается неизменным.
По этому поводу стоит отметить, что работа с документами всегда была и остается самой важной составляющей в современном делопроизводстве. Поэтому автоматизация этой работы является одним их основных приоритетов в работе современных компаний.
Это преимущество оценили все современные организации: начиная с государственных структур и заканчивая небольшими частными компаниями.
Благодаря этому они позволяют значительно облегчить работу по выполнению рутинной офисной работы: уменьшить временные и материальные затраты на выполнение работы, а также повысить уровень безопасности данных; обеспечить сохранностью информации; поддерживать прозрачность бизнес-процесса [10].
Преимущества ЭДО.
Несмотря на достаточно высокую стоимость внедрения СЭД, подобные решения помогают компании существенно сэкономить. Если учесть затраты на бумагу, почтовое отправление и обслуживание офисной техники

9
(принтеров, факсов), то становится очевидной выгодой в использовании цифровых документов.
Электронные системы оборота улучшают сохранность данных.
Распечатанная на бумаге информация может попросту потеряться. В электронном виде она будет храниться практически до бесконечности. Ее не уничтожит время и не повредит неосторожный сотрудник. Вся регистрация документации происходит автоматически, поэтому можно легко отыскать нужные документы благодаря индивидуальным присвоенным номерам.
Помимо высокой надежности хранения, таким образом, обеспечивается простота доступа. В результате снижается время на обработку требуемых данных.
Улучшенный мониторинг — еще один плюс от перехода на ЭДО. В любой момент можно узнать, кто с документом работал или работает. От этого растет дисциплина и ответственность каждого из специалистов.
Электронный документ имеет ряд преимуществ перед бумажным:
1) Уменьшение времени на обработку документа в сотни раз, уменьшение затрат на канцелярию и доставку/доставку документов, а также на оплату труда сотрудников канцелярии и архивистов;
2) Нет потерь документов;
3) Быстрое оформление всех необходимых документов для налоговой проверки или любых других мероприятий;
4) Хорошая работа, своевременная доставка и получение документов.
Не будет необходимости в длительном обмене документами;
5) С помощью ускоренных расчетов и платежей можно ускорить расчеты и платежи;
6) С помощью системы фиксируются все действия, которые были сделаны с документом. Удобный доступ к любому документу;
7) Наличие бумаг, которые необходимо получить, своевременное их получение, а также соблюдение сроков выполнения работ [11].

10
Электронный архив представляет собой систему для создания и хранения электронных документов в электронном виде. Информационные технологии для хранения документов появились совсем недавно, и сами технологии электронных архивов успели зарекомендовать себя как быстрые способы сохранения данных в удобном формате.
А в задачи электронного архива входит:
1)
Защита информации от повреждений и потерь;
2)
Удобный и быстрый поиск необходимых документов;
3)
Коллективный доступ к управлению документами;
4)
Защита документов от злоумышленников;
5)
Надёжное хранение информации на протяжении долгого времени;
6)
После чего, освобождают офисные помещения от бумаг.
Некоторые компании продолжают использовать бумажные носители для документов и хранят их на складах, занимающих целые этажи. В то же время, в процессе эксплуатации бумаги со временем теряются ее свойства, а чернила постепенно исчезают. В этом случае на помощь приходят электронные носители, которые имеют множество неоспоримых плюсов.
Одним из основных преимуществ хранения документов в электронном виде является удобный и простой доступ к информации. Вторым по важности преимуществом является быстрый поиск необходимых документов. В этом случае вы сможете решить проблему оптимизации документооборота и сократить время на поиск рабочей документации.
Контроль безопасности является следующим преимуществом. Поэтому для крупных компаний важно защитить свою информацию от посторонних лиц. Электронный архив с этим справится легко, а вот бумажный – нет.
Увеличивается уровень защиты информации с помощью механизмов ограничения прав доступа, введения протоколов на действия пользователей и автоматического резервного копирования данных [12].

11
В настоящее время потеря документов по неосторожности или при транспортировке больше не является проблемой электронного хранилища.
Электронная документация будет защищена от несчастных случаев, если ее резервное копирование будет произведено.
Систематизация данных в электронном архиве позволяет структурировать документы, чтобы они были удобны для себя. Сортировать документы можно по виду и сроку хранения, в том числе по любым другим критериям.
В ЭДО есть функция увеличение масштаба. Создать единую базу документов компании можно благодаря разработке стандартов классификации документов и введению регламентации.
Плюсы перехода на электронный документооборот очевидны и во взаимодействии с контрагентами. Все вопросы решаются быстро — минимум времени занимает даже двустороннее подписание документов. Все это позволяет развивать бизнес, не тратя ресурсы на рутинные задачи [13].
Таким образом, электронный документооборот несет в себе массу преимуществ, которые, безусловно, смогут улучшить не только качество документооборота, но и управления в целом, а, как следствие, это способно привести и к увеличению эффективности работы всей организации.
1.2
Обзор отечественного рынка систем электронного документооборота
Российский рынок систем электронного документооборота (СЭД/ECM) активно развивается. В некоторых компаниях, занимающихся разработкой и внедрением подобных решений, наблюдается довольно серьезный рост. Как следствие, на рост рынка влияет общее восстановление экономической ситуации, а также отдельные драйверы. Это происходит в сфере СЭД/ECM - это набирает обороты процесс импортозамещения, курс на цифровую

12 экономику, повышение мобильности и стремительное развития новых технологий [14].
Рынок СЭД, ECM и CSP-систем в 2020 и 2021 годах продолжал уверенно расти. К основным драйверам этого роста относится длящуюся цифровую трансформацию компаний, процессы импортозамещения, новые законодательные инициативы и, безусловно, массовую удаленную работу, которая помогала становлению средств бесконтактной работы и безбумажного цикла документов.
Что касается динамики, то множество опрошенных русских специалистов оценивают её на уровне десяти процентов по выводам 2020 года, подмечая последующее усиление интереса и еще больший рост по результатам 2021 года – до 15-20% [15].
Существуют разные виды систематизации систем электронного документооборота, впрочем, самая показательная систематизация представляет собой распределение СЭДов по титульному функционалу.
Любая СЭД позиционируется своим разработчиком как предуготовленная предпочтительно для реализации определенного типа задач.
Это не значит, что в ней не предусмотрены какие-либо добавочные спецтехнологии,
присущие большинству систем. Попросту комплект инструментов всякой системы электронного документооборота имеет свои мощные и слабые стороны.
В систематизации по титульному функционалу как раз и учитываются крепкие стороны СЭДов.
Выглядит она следующим образом:
1)
СЭДы для производства и работы с электронной документацией, а еще цифровыми аналогами бумажных документов;
2)
Системы для учета, автоматизирующие регистрацию происшествий и документов на протяжении всего их жизненного цикла
(электронные картотеки);