Файл: Приложение 2 Организационная структура мбоу новоизборская сош.pdf

32
Список сотрудников школы 30 человек.
Организационная структура МБОУ «Новоизборская СОШ» представлена в приложении 2.
2.2 Анализ документооборота организации МБОУ «Новоизборская
СОШ»
Важную роль при работе со своими документами в учебном заведении играет организация документооборота. Бухгалтерия также важна, потому что документооборот влияет на все стадии движения документов и скорости их перемещения.
В качестве функций коммуникации выступают документы. Для их реализации необходимы общие цели делового процесса: информационное обеспечение деятельности аппарата управления, документирование и хранение ранее созданных документов; использование уже имеющейся информации для хранения данных. Причин для многих недостатков в организации документационного обеспечения деятельности аппарата управления является отсутствие четкой организации движения документов.
Как правило, для выполнения управляющих решений используются следующие компоненты: информация о решении; документы принятия решения. Оформление распорядительного документа (организация работы с определенными условиями или сроками). Это последовательный процесс, который включает сбор информации и подготовку проекта документа для согласования и изготовления удостоверения.
Процесс каждой операции состоит из перемещения документа в управленческом аппарате из одного структурного подразделения во второе и передачи от технических исполнителей к специалистам, а потом непосредственно руководителям. Как следствие, скорость перемещения документов и качество выполнения каждой операции влияют на процесс управления в целом.

33
На сегодняшний день большинство средних общеобразовательных учреждений не имеют службы документационного обеспечения управления.
В МБОУ «Новоизборская СОШ» основная организация делопроизводства возложена на сотрудника-секретаря, отвечающего за учет и прохождение документов в установленные сроки. Он также информирует руководство о состоянии выполнения требований нормативных и методических документов по делопроизводству.
Секретарь должен разрабатывать проекты документов и организационное обеспечение деятельности школы и ее руководства.
Секретарь МБОУ «Новоизборская средняя общеобразовательная школа» является исполнителем функций:
1) приемка, обработка и проверка входящих документов;
2) отправка документов руководству с указаниями о порядке исполнения этих документов;
3) подача и обработка исходящих документов (копии исходящих документов после подшивки в дела проходят те же стадии обработки, что и исходные документы;
4) передача работникам «Новоизборская СОШ» документов, полученных от руководства с резолюцией о получении документов;
5) контроль выполнение поручений;
6) оформление и хранение документов;
7) работа с печатями и штампами;
8) своевременная утилизация документов с истекшим сроком хранения.
Структура организационных документов общеобразовательного учреждения включает в себя: Устав МБОУ «Новоизборская СОШ»; график проведения оценочных процедур; правила внутреннего трудового распорядка и другие документы.

34
В состав документов данного общеобразовательного учреждения входят:
– организационные документы (устав общеобразовательного учреждения; договор с учредителем; положения о подразделениях; должностные инструкции работников; структура и штатное количество; штатное расписание; правила внутреннего трудового распорядка);
– распорядительные документы (приказы руководителя, распоряжения муниципального управления образования и нормативные документы Комитета по образованию Псковской области);
– информационно-справочные документы (протоколы, планы, отчеты, справки, акты, докладные и объяснительные записки, письма, телеграммы и телефонограммы, договоры, трудовые соглашения, контракты и др.).
Документы, оформляются на бланках общеобразовательного учреждения, соответствующих эталону. Они должны иметь установленный комплекс непременных реквизитов и стабильный порядок их расположения.
В школе ведутся электронные дневники и журналы по сути, это один и тот же электронный сервис, но имеющий различные возможности.
Электронный журнал – инструмент учета, разрешающий осуществлять контроль за успеваемостью и посещаемостью учеников, а еще выполнением учебной и педагогической нагрузки, повышать ИКТ-компетентность работников школы, накапливать и классифицировать учебно-методические наработки, предоставлять прозрачность учебного процесса, сообщать все заинтересованные стороны о ходе обучения.
Электронный дневник – индивидуализированная выборка данных из электронного журнала о ходе и итогах обучения определенного ученика.
Доступ к персональной «странице» ученика имеют как сам ученик, так и его родители.
Анализ организационной структуры МБОУ «Новоизборская СОШ» показал, что порядок прохождения документов и организация всех операций по их использованию не регламентированы инструкциями о делопроизводстве.

35
Его содержание и контроль за выполнением возлагаются на секретаря школы. В основном все документы отправляются через электронную почту, так как это способ передачи информации значительно сокращает время на передачу документов [24].
2.3 Выбор СЭД для организации и расчет затрат
Всякой организации нужен грамотно выстроенный документооборот.
Передовые информспецтехнологии предоставляют образовательным учреждениям широкие возможности. Объем информации, которую школа использует в своей деятельности непрерывно возрастает. Документооборот школы изобилует специализированными формами документов. В их числе не только организационные и распорядительные документы, но и учебно- педагогическая документация — собственные дела учащихся, изумительные журналы, протоколы педагогических советов и многие иные.
Автоматизация документооборота помогает разгрузить работников школы и учителей, освободить их от рутинной работы с бумагами и документами, направить их внимание на основное — работу с детьми. За счет внедрения средств автоматизации учебного процесса работа налаживается максимально стремительно, сводятся к минимуму ошибки.
ЭДО в школе разрешает решить особенно насущные трудности:
1) накапливание непомерного числа документации;
2) риск попадания данных в чужие руки;
3) создание множества дубликатов документов;
4) расходы на печать документации;
5) значительные затраты времени на подготовку и согласование бумаг.
За счет внедрения ЭДО в школе результативно решаются все указанные выше трудности. Из правильных моментов можно подметить и обеспечение согласованного функционирования всех подразделений области образования.

36
Становится гораздо проще сама работа с бумагами, растет её уровень производительности, а еще результативность труда работников. Оперативность доступа к данным – также неоспоримый плюс перехода на цифровую форму ведения документации. За счет ЭДО в школе решается вопрос разграничения прав доступа всякого из работников либо их групп к определенной информации.
Само представление ЭДО подразумевает определенный способ работы с документацией. Его особенность заключается в том, что цифровые материалы подписываются ЭЦП. Школа использует электронную цифровую подпись в
(ЭДО) для первичных документов бухучета расчетная и платежная ведомости, уведомление о лимитах бюджетных обязательств. При этом они становятся по значению аналогичными документу на бумаге. Основным плюсом внедрения электронного документооборота в школе становится понижение бюрократизации. Совместно с тем сокращается нагрузка на учителей, которым теперь доводится тратить много времени на оформление бесчисленных бумаг.
Практика внедрения электронного документооборота в школе охватывает внедрение цифровых журналов и дневников. Это информпространство, а еще инструмент, призванный объединить педагогов, родителей и учеников, предоставить контроль, обзор, подготовку решений касательно улучшения особенностей обучения и воспитания детей.
В Новоизборской СОШ уже работает данная платформа.
Начинается процесс формирования образовательных соцсетей, среди которых Дневник.ру. В планах Министерства просвещения организовать предоставление широкого спектра служб в электронном формате для образовательных учреждений: прием заявлений, зачисление детей, предоставление данных о порядке выполнения госаттестации обучающихся и пр.
С целью роста результативности системы образования осуществляется внедрение цифровых форм отчетности в практически всех школах государства.

37
Для этого используется более десяти программных пакетов и сервисов. Таким образом, школе необходима система электронного документооборота, которая будет включать не только результаты образовательного процесса в виде дневника и журнала, но и весь документопоток образовательной организации.
Основные трудности, которые могут возникнуть при внедрении СЭД в
Новоизборской СОШ следующие:
1) недостаточная скорости работы сети Интернет, а еще отсутствие организованной локальной сети внутри учреждения образования;
2) низкая техоснащенность школы, не соответствующая требованиям внедрения ЭДО;
3) недостаточный уровень компетентности работников в области интернет-технологий.
Эффективно решить эти проблемы можно путем:
1) создания виртуального образовательного пространства, обязана быть реализована опция выполнения массовых видеоконференций;
2) достижения необходимого уровня оснащенности образовательной организации современным оборудованием за счет грантовой поддержки;
3) повышения квалификационного уровня школьного персонала путем прохождения курсов повышения квалификации на базе ПОИПКРО;
4) доплаты учителям за работу в системе электронного документооборота;
5) выработки цельной формы бумажной и цифровой отчетности.
Реализация указанных мер разрешит ускорить процесс перехода на цифровой документооборот.
Немалое внимание необходимо уделить и вопросу технического обеспечения.
Для реализации рабочих мест необходимо наличие универсальных компьютеров с комплектом периферийных устройств, включая принтеры, сканеры и мультимедийные проекторы.

38
На сегодняшний день школа имеет следующее техническое обеспечение:
1) подключение по выделенной оптико-волоконной линии к сети
Интернет со скоростью до 5 Mb;
2) один компьютерный класса с организованной локальной сетью, медиапроектором, интерактивной доской, МФУ;
3) компьютеры у административных работников;
4) компьютер у каждого учителя;
5) компьютер у секретаря;
6) достаточное количество оргтехники;
7) общешкольная локальная сеть.
Все компьютера подключены к локальной сети, одна половина при помощи WIF, другая половина по проводной линии. Даже средние, по современным меркам, технические возможности школы позволили успешно начать и продолжать работу по внедрению компьютерных технологий в управленческий процесс.
Надлежит также позаботиться о разработке нормативно-правовых бумаг, локальных актов.
Навык других субъектов показывает, что школа может пользоваться такими системами, как Электронный документооборот ДЕЛО, Астрал.ЭДО и
1С-ЭДО. Сравним эти системы применительно к МБОУ «Новоизборская
СОШ».
Астрал.ЭДО и 1С-ЭДО – результативный метод внедрения систем автоматизации документооборота в образовательных учреждениях. Любой из вариантов показывает свои превосходства. 1С-ЭДО имеет простой интерфейс, в каком не составит труда быстро разобраться. Минимизируется число ошибок и время, затрачиваемое на подготовку отчетности. Плюсом Астрал.ЭДО становится доступность со всякого устройства – нет географической привязки.
Не понадобится инсталлировать продукт на ПК, что дает возможность сэкономить свободное место на жестком диске.

39
В последние годы учебные заведения разного уровня активно интересуются системами электронного документооборота организации ЭОС.
Программные продукты для автоматизации управления документами знамениты не только как инструменты организации учебного процесса,
но и как средства для автоматизации внутренних деловых манипуляций. Следом за высшими учебными заведениями системы электронного документооборота приобретают и общеобразовательные школы. ООО «Программ-Сервис», компаньон ЭОС предлагает внедрение систему электронного документооборота в школу.
Автоматизирована регистрация входящей и
исходящей корреспонденции, резолюций начальства, реализованы механизмы обеспечения контроля выполнения.
На дальнейшем этапе СЭД «ДЕЛО» будет применяться в качестве канала обмена служебными документами между работниками, задействованными в процессах подготовки и выполнения служебных документов.
При выборе СЭД для Новоизборской СОШ нам приходиться учитывать следующие особенности: стоимость продукта; функциональные возможности для небольшой организации; простота использования при невысоком среднем уровне информационной грамотности персонала. Также школа является бюджетной, а не коммерческой организацией, поэтому не стоит переплачивать за дополнительный функционал, необходимый для работы с клиентами.
Опираясь на данные критерии выбора, мы предлагаем школе внедрить
СЭД «ДЕЛО» производства ЭОС.
Данная система реализует следующие функции:
1) разрешает автоматизировать целый «жизненный цикл» документов
(от производства проектного плана до списания в дело и передачи на архивное хранение) и уже содержит нужный для этого функционал;
2)
Удобная и стремительная регистрация всяких документов
(Входящие/исходящие документы, служебная переписка, обращения людей, договоры и др.);

40 3)
Удобные инструменты для перевода всяких документов в электронный вид;
4)
Контроль выполнения указаний, в том числе в трудных иерархических структурах;
5)
Дает возможность организовать юридически важный электронный документооборот с применением ЭП и средств криптозащиты;
6) поддерживает работу с почтовыми программами: прием и отправка документов по электронной почте доступны из интерфейса системы.
Кроме того, для более эффективного управления школой в ней должна быть создана информационная среда, которая бы отвечала следующим требованиям:
1) База данных системы должна содержать как можно более полную информацию обо всех элементах учебного процесса;
2) В системе должна быть предусмотрена возможность обмена сообщениями между пользователями;
3) Должна быть предусмотрена возможность взаимного обмена информацией с органами управления образованием;
4) Снижение затрат на организацию телекоммуникационных узлов в каждой школе за счет снижения требований к аппаратным и программным компонентам.
Всем этим почти в полной мере обладает СЭД ДЕЛО.
Данная система позволяет проводить педагогические советы - от формирования повестки и приглашения участников до формирования протокола и контроля исполнения решений.
Также школе может понадобиться такая функция, как интеграция с
«Единым порталом государственных и муниципальных услуг» (ФГИС ЕПГУ) и
Системой межведомственного электронного взаимодействия (СМЭВ).
Поскольку школа находиться в постоянном контакте с родителями и имеет структурное подразделение дошкольную группу, немаловажным

41 моментом является возможность СЭД ДЕЛО – СУО. Система управления электронной очередью) – готовое решение для организации предварительной записи граждан на прием в ведомства. СУО позволяет автоматизировать процесс предварительной записи на прием заявителей в ведомства на точную дату и время через Единый портал государственных и муниципальных услуг.
Всё в СЭД «ДЕЛО» продумано. Для реализации одной операции требуется всего некоторое количество кликов.
Неоспоримое превосходство программы и в том, что её один раз настроил и она стабильно работает без какой-либо помощи со стороны. Кроме того, ООО
«Программ-Сервис» обещает в короткий срок выполнить весь комплекс работ по установке, настройке СЭД и обучению работе с системой.
Подсчитаем стоимость внедрения СЭД ДЕЛО [5].
Цена за одно рабочее место 14000 руб, стоимость одной лицензии ПО, в нашем случае, количество рабочих мест в школе равняется 30. Таким образом, стоимость лицензии на
30 рабочих мест составляет:
(14000*5+13550*10+13150*10) = 337 000 рублей.
Внедрение этого продукта в школе должно осуществляется ступенчато.
Можно выделить такие этапы работы:
1)
Подготовительный, также именуемый прогностическим.
Необходимо сделать нормативно-правовую базу, проинформировать всех участников образовательного процесса о задачах грядущих мероприятий.
Дальше проводится инвентаризация имеющихся материально-технических и кадровых источников. Потребуется организовать покупку техсредств, необходимых для воплощения проектного плана в жизнь. Подготовка педагогов и работников школы по теме использования ПО также относится к указанному этапу;
2)
На второй стадии необходимо сделать действительно действующую модель внедрения ЭДО в образовательной организации. Делается это путем поиска и апробации на практике необходимого ПО. Затем идет череда