Файл: Приложение 2 Организационная структура мбоу новоизборская сош.pdf

13 3)
СЭДы, главной задачей которых является автоматизация работы с огромными хранилищами корпоративной информации;
4)
Системы, руководящие электронными архивами с документацией;
5)
СЭДы,
функционал которых специализируется на извлечении необходимой информации из архивов и других электронных источников;
6)
Системы, руководящие корпоративными процессами, обработкой документов и деятельностью работников организации, которые привлекаются к работе с деловой документацией;
7)
Информационные СЭДы, руководящие устройствами для хранения данных [16].
Существует также короткая систематизация СЭДов по стране происхождения, применяемая только в Российской федерации.
Согласно ей, системы электронного документооборота в нашей стране подразделяются на отечественные, привозные и русские, разработанные на зарубежной платформе Lotus/Domino. В нашем обзоре фигурируют примеры только 2-х зарубежных СЭД – EMC Documentum и Lotus Domino.Doc. Все остальные СЭД имеют отечественное производство.
ДЕЛО –
эта система электронного документооборота является признанным лидером в своем сегменте на территории всего постсоветского пространства. В
ней благополучно осуществляют документооборот и делопроизводство как крупнейшие холдинги и организации, так и предприятия малого бизнеса.
Стоимость лицензии на применение системы «ДЕЛО» в рамках одного рабочего места (СУБД – Oracle) зависит от планируемого универсального числа этих мест и варьируется в пределах от 14 000 рублей до 13 400 рублей.
Если в организации используется СУБД Microsoft SQL Server, то лицензия за одно рабочеё место обойдется от 7200 до 9500 рублей соответственно.

14
Логика - программа «Логика СЭД» до 2012 года называлась «Босс-
Референт» и была одной из популярнейших русских систем электронного документооборота, серьезным соперником СЭД «Дело».
Цена одной лицензии на применение предоставленной программы зависит от числа работников, подключенных к ней. Если их число не превышает 49 человек, то стоимость будет 5 900 за всякое рабочее место; а если рабочих мест больше 200, то стоимость одной лицензии будет минимальной – 4900 рублей.

ЕВФРАТ
– данная система электронного документооборота разработана в полном соответствии с требованиями эталона качества ISO
9000 и русских ГОСТов в области делопроизводства. От своих «коллег по цеху» «ЕВФРАТ» отличается наличием множества собственных уникальных программных разработок, которые невозможно встретить в конкурирующих
СЭДах.
Стандартная лицензия с установкой системы на личный сервер организации стоит от 5200 до 7300 рублей на одно рабочее место, больше пользователей – ниже Стоимость. В данном случае используется система абонентской платы – четыре тарифа, ценой от 10 000 до 95 000 рублей в месяц.
1С:Архив - это одна из наилучших и самая универсальная программа для управления документооборотом предприятия. «1С:Архив» обеспечивает верное и, что самое основное, централизованное хранение деловой документации разного формата, с обеспечением доступа к ней уполномоченного персонала, который может изготавливать редактирование файлов. Цена «сборки» этой программы варьируется от 12 000 до 57 000 рублей, причем 1-ю сумму придется отдать только за апгрейд предыдущей версии «1С:Архив».
DIRECTUM – простая и функциональная СЭД. DIRECTUM будет хорошим решением для предприятий малого и среднего бизнеса. Благодаря предоставленной системе электронный документооборот можно удачно

15 совмещать с традиционным бумажным, а позднее абсолютно перевести организацию на работу в DIRECTUM.
Лицензии на применение предоставленной СЭД приобретаются как по отдельности, так и в рамках пакетных предложений. Самая дешевая базовая клиентская лицензия стоит 7 800 рублей. Стоимость же пакетов лицензий начинается от 148 200 рублей (базовый на 20 работников) и доходит до 2 010 000 рублей (на 200 работников).
EMC Documentum - данная платформа для автоматизации процессов документооборота разработана мировым лидером IT-индустрии, компанией
EMC. Сильный функционал вкупе с эластичной настройкой отдельных инструментов делают EMC Documentum лучшей иностранной СЭД из доступных на русском рынке. Фиксированных цен на применение предоставленной платформы нет.
LanDocs – разработанная в 1997 году отечественной компанией
«ЛАНИТ» эта платформа для автоматизации ведения документооборота по сей день остается актуальной многими предприятиями и учреждениями.
LanDocs разрешает выстроить удобную среду делопроизводства и документооборота, предоставляя всем категориям пользователей нужный комплект инструментов для управления ею.
Цена серверной лицензии варьируется от 30 000 до 216 000 рублей, пользовательские же лицензии можно купить по цене от 5 600 до 8 400 рублей [17].
Астрал - Группа компаний «Астрал» ведет свою активность с 1993 года, поставляя на рынок ИТ инновационное, высокотехнологичное программное обеспечение. Астрал.Онлайн - web-система для организации юридически важного электронного документооборота между организациями- контрагентами. Своя разработка АО «Калуга Астрал».Цена лицензии от 7 500 руб до 50 000руб [4].

16
А2Б – система управления бизнесом, включающая возможности управления продажами (CRM), проектами и документами (хранение файлов и СЭД).
Битрикс 24 – это российский облачный сервис для совместной работы, предоставляющий комплекс из 12 интернет-инструментов для работы компании [3].
Verdox –это система автоматизации документооборота и контроля исполнения поручений, предназначенная для предприятий и организаций
России.
Docsvision - российская компания-разработчик системы управления документами и бизнес-процессами Docsvision (г. Санкт-Петербург).
Компания на российском рынке с 2005 года. Первый прототип продукта разработан в 1998 году. Владельцами 100% акций компании
«Доксвижн» являются резиденты РФ. Внедрением Docsvision занимаются около 100 сертифицированных компаний-интеграторов в различных регионах России [2]
Сравнительная таблица систем электронного документооборота на основе основных критериев выбора представлена в приложении 1 к диплому.
1.3 Критерии выбора СЭД в зависимости от масштаба и сферы деятельности организации
Есть определённые критерии выбора СЭД, но всё зависит от организации. Выбор системы электронного документооборота зависит от уровня зрелости документооборота в компании и, соответственно, ее готовности к организации электронного документооборота [18].
При выборе СЭД потребителям необходимо найти компромиссное решение, которое бы максимально соответствовало следующим критериям:
1) Наличие поэтапной поддержки полного жизненного цикла документа (включая поддержку всех необходимых для этого операций).

17
Системы электронного документа должны быть способны поддерживать весь жизненный цикл документов – от разработки до согласования и утверждения проектов и публикации электронных документов, организацию архивного хранения бумажных документов с доступом к электронным архивам. По одному и тому же документу в разные периоды своего жизненного цикла может быть в электронном и бумажном виде. СЭД призвана обеспечить управление как теми, так и другими;
2) Распространение на территориально-распределенные предприятия корпоративного документооборота. Оптимальная система корпоративного документооборота сочетает сквозной контроль за документационной деятельностью в корпоративной структуре с автономностью управленческих процессов в самостоятельных подразделениях. Благодаря этому повышается скорость принятия решений и их исполнения, руководители получают возможность реально управлять работой с документами в компьютерной сети предприятия;
3) Удобство настройки – объекты, наборы метаданных и процессы, представление результатов;
4) Обеспечение функциональности [19].
Для сравнения разных СЭД в интернете есть множество обзоров.
Большинство таких обзоров составлены по заказу тех или иных разработчиков и содержат в себе информацию о том, что данная система по своим возможностям превосходит все остальные. Однако, в настоящее время уже существует устоявшаяся терминология для обозначения функциональности системы СЭД. Поэтому некоторые функции, которые были заявлены разными производителями, могут сильно отличаться.
Выбор конкретной СЭД зависит от требуемого функционала, возможности масштабирования, количества документов и пользователей.
Следует заранее убедиться, что СЭД не будет конфликтовать с другим программным обеспечением.

18
Только крупные компании могут заинтересоваться полной функциональностью современных СЭД. Поэтому предпочтение следует отдать поставщикам, которые предлагают модульный принцип лицензирования системы.
Необходимо лишь выбрать модули, предназначенные для решения только ваших задач. Например, системы на основе LotusNotes/Domingo в силу особенностей архитектуры платформы
Lottus обеспечивают модульность "по умолчанию" Среди отечественных разработок есть СЭД, которые имеют модульную структуру и лиценруются по модульному принципу. Например, в системе FossDoc представлены наборы модулей для решения определенных задач документообороту и управления бизнес-процессами. По аналогичному принципу лицензируются системы DIRECTUM, LanDocs и другие. Кроме того, стоит отметить возможность дополнительного наращивания функций системы при последующей эксплуатации.
Общая стоимость владения будет играть немаловажную роль для большинства организаций.
В большинстве случаев, в общую стоимость владения системой входят:
1) Стоимость серверной части, которая реализует бизнес-логику системы;
2) Стоимость рабочих мест;
3) Стоимость хранилища для данных;
4) Сколько стоит внедрение и техническая поддержка во время эксплуатации.
Общая стоимость хранилища информации является весомым фактором общего удорожения системы. Поэтому, например, решения на платформе
Lotus отличаются достаточно высокой стоимостью. Цена за хранение данных на Oracle будет довольно высокой, так как эта система используется в крупных организациях с высокими требованиями к надёжности и безопасности.

19
Качественная техническая поддержка подразумевает, что поставщик
СЭД обеспечивает все возможные средства для всестороннего изучения функционирования системы и оказания услуг по консультированию клиентов и оперативному устранению выявленных недостатков. Компонентами эффективной техподдержки является:
1) Бесплатная демо-версия системы;
2) Различные демонстрационные и/или обучающие видеоролики по работе пользователей с системой;
3) Подробная инструкция на продукт с локализацией на родном языке пользователей;
4) Техническая поддержка на форуме технической поддержки;
5) Телефонная поддержка клиентов.
Проблема соответствия системы законодательной и нормативной базе стоит очень остро. К примеру, провайдеры электронной цифровой подписи, применяемые в СЭД обязаны пройти сертификацию соответствующими госорганами.
Что же касается личных предпочтений заказчика, то они могут быть самыми разными.
В большинстве случаев выбор системы документооборота зависит от субъективных предпочтений клиента [20].
1.4 Организационно-правовой аспект внедрения СЭД в организации
Переход на электронный документооборот — это не только решение программно-технических вопросов. Юридические аспекты важны на всех стадиях его внедрения — от подготовки регламента, оформления ЭП и подключения к оператору до согласования электронного взаимодействия с контрагентами, органами власти и другими участниками документооборота.
В какой-то степени все организации и ИП используют электронный документооборот, но внедрение ЭДО — это не просто замена бумажных

20 документов на электронные для удобства и сокращения затрат. Это система бизнес-процессов и коммуникаций, которая рассчитана прежде всего на внешний юридически значимый документооборот. Конечно, она включает и внутренние коммуникации между сотрудниками и подразделениями компании. Но разница существенна: локальные процессы, связанные с обменом документами, можно подчинить своим корпоративным правилам, а вот построить внешний ЭДО без учёта действующей нормативной базы нельзя.
Юридически значимые документы, в том числе электронные, должны отвечать требованиям, установленным законами и подзаконными актами.
Это касается содержания, оформления и подписания документов, процессов их отправки, получения, использования и хранения.
Основная нормативно-правовая база ЭДО:
1)
Федеральные законы «Об электронной подписи» от 06.04.2011 № 63-ФЗ и «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006 №149-ФЗ;
2)
Гражданский кодекс РФ, Налоговый кодекс РФ, Федеральный закон «О бухгалтерском учёте» от 06.12.2011 № 402-ФЗ и другие законы, регламентирующие среди прочего использование электронных документов и
ЭДО в определённых направлениях: сделки, учёт, отчётность, участие в госзакупках и т. д;
3)
Нормативно-правовые акты Правительства РФ, министерств и ведомств, регулирующие отдельные направления ЭДО — по аналогии с федеральным законодательством, но в целях его исполнения и более конкретизировано. Например, к компетенции ФНС РФ отнесено утверждение форм и требований к документам, предоставляемым для совершения регистрационных действий, для сдачи отчётности, для получения госуслуг по линии налоговой службы;

21 4)
Региональное законодательство.
Оно ограничено территориальным действием и, как правило, касается вопросов электронного взаимодействия с региональными и местными органами власти.
На локальном корпоративном уровне ЭДО регулируется регламентом
(положением, правилами и т.д.). Принятие такого документа необязательно, но он серьёзно упрощает жизнь. Это упорядочивание бизнес-процессов, инструкция для сотрудников и юридическая база для внутреннего контроля и управления. Чем больше компания, количество вовлечённых в ЭДО сотрудников и подразделений, больше и разнообразнее документооборот, тем больше потребность в разработке и утверждении такого документа.
В России полностью сформирована нормативно-правовая база для перехода компаний и ИП на ЭДО. Возможно, как полное, так и частичное внедрение электронного документооборота — это вопрос исключительно потребностей и возможностей конкретного бизнеса [21].
Также работодатель должен разработать собственные локальные документы, которые будут регулировать переход на ЭДО и порядок ведения электронно-цифрового обмена на конкретном предприятии.
Введение электронного документооборота в организациях происходит поэтапно – сначала переводят на электронный документооборот или разные отделы, либо разные категории бумаг. Проект внедрения СЭД отдельной компании может быть разным. Тем не менее, есть и общие моменты, которые характерны для всех компаний, внедряющих электронный документооборот.
Обычно он включает в себя следующие этапы.
Первым этапом является определение целей и задач.
Построение более эффективной системы документооборота, сокращение расходов, разгрузка отделов и так далее. Это позволит сократить расходы, а также освободить сотрудников от лишних обязанностей.
На втором этапе происходит аудит системы делопроизводства.