Файл: Приложение 2 Организационная структура мбоу новоизборская сош.pdf

42 автоматизации традиционных систем ведения документации и обретения первых выводов проведенного эксперимента;
3)
На заключительной стадии потребуется оформление необходимых документов: приказ о внедрении системы электронного документооборота; положение о переходе на электронный документооборот; базу знаний с инструкциями и сценариями работы для обучения. Все перечисленное нужно, чтобы система ЭДО начала функционировать в организации на законных основаниях.
Чтобы организация начала использовать ЭДО официально, понадобится выпустить приказ о переходе на электронный документооборот.
Его оформляют от непосредственного руководителя и доводят до сведения всех подчиненных. Четкого образца приказа о переходе на электронный документооборот нет, документ составляют произвольно, но он должен содержать следующую информацию:
1) дата перехода на ЭДО;
2) нормативные документы, помогающие сотрудникам ориентироваться в новых процессах: регламенты работы, инструкции и т.д.;
3) список людей, которые будут использовать систему электронного документооборота и отвечать за нее;
4) способ и длительность обучения представителей организации.
Мы предлагаем образец данного приказа на бланке Новоизборской СОШ в приложении к дипломной работе (приложение 3).
Положение о переходе на ЭДО потребуется, чтобы собрать вместе акты, регламентирующие переход организации на новый формат работы. Документ создается на непосредственного руководителя организации. В него должна входить следующая информация:
1) дата начала действия положения;
2) информация об операторе и функциональных возможностях системы
ЭДО, на которую переходит организация;

43 3) регламент ввода документов, правила работы, ответственные лица, конфиденциальность;
4) ссылки на нормативные акты: № 63-ФЗ, № 149-ФЗ, № 402-ФЗ и т.д.
Мы не разрабатывали данный пакет документов, т.к. фирма ЭОС, разработчик СЭД «Дело» при покупке лицензии предоставляет весь необходимый пакет документов для организации-клиента.
Изучив функции системы, предложили поэтапное внедрение будем надеяться, что система «Дело» будет хорошо выполнять свои функции в общеобразовательной организации.

44
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Результатом данного дипломного проекта является внедрение системы электронного документооборота в организацию.
В первой главе дипломной работы были подробно разобраны преимущества внедрения системы электронного документооборота в организации, анализ рынка СЭД, а также рассмотрели какие есть критерии при выборе СЭД в зависимости от масштаба и сферы деятельности организации.
Во второй главе рассмотрели общеобразовательную организацию на примере «Новоизборской СОШ» и ООО «Программ-Сервис», компаньон ЭОС предложил внедрение систему электронного документооборота «ДЕЛО» в школу. Выявили основные трудности, которые могут возникнуть при внедрении СЭД в «Новоизборской СОШ», решили, как с этими трудностями справиться, подсчитали сколько будет стоить процесс.
Так же были выделили этапы внедрения.
При использовании СЭД «ДЕЛО» получаем:
1)
Ожидания документов не требуется – документы одновременно доступны всем сотрудникам, имеющим к ним право доступа;
2)
Процесс согласования и утверждения документов становится прозрачен и происходит в онлайновом режиме;
3)
Время на передачу документов между подразделениями не тратится вообще – карточки и файлы документов в режиме реального времени доступны всем имеющим к ним право доступа;
4)
Подготовка стандартных отчетов о движении документов делается одним нажатием кнопки.
Электронный документооборот – это инструмент, который позволяет сэкономить большое количество ресурсов. Важно просто уметь грамотно взаимодействовать с этим инструментом.

45
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ
1
Большаков Н., «10 лучших программ для электронного документооборота» [Электронный ресурс] - URL: https://blog.calltouch.ru/10- luchshih-programm-dlya-elektronnogo-dokumentooborota/
(дата обращения
07.06.2022).
2
Лучшие СЭД-системы 2020 года [Электронный ресурс] - URL: https://top10-sed.ru/ (дата обращения 07.06.2022).
3
Официальный сайт компании Битрикс24 [Электронный ресурс] -
URL: https://www.bitrix24.ru/ (дата обращения 07.06.2022).
4
Официальный сайт компании ГК «Астрал» [Электронный ресурс] -
URL: https://astral.ru/business/elektronnyy-dokumentooborot/dlya-shkoly/
(дата обращения 07.06.2022).
5
СЭД «ДЕЛО» – автоматизация работы с документами, задачами и процессами [Электронный ресурс] - URL: https://eos.ru/eos_products/eos_delo/
(дата обращения 07.06.2022).
6
МБОУ «Новоизборская СОШ» [Электронный ресурс] - URL: https://org133.pskovedu.ru/page/org133_open_data?ID=133&TYPE=docs
(дата обращения 07.06.2022).
7
Школы перейдут на электронный документооборот к 2024 году
[Электронный ресурс] - URL: https://www.cfo-russia.ru/novosti/?article=66031
(дата обращения 07.06.2022).
8
Этапы внедрения электронного документооборота в организации
[Электронный ресурс]
-
URL:
https://astral.ru/info/elektronnyy- dokumentooborot/etapy-vnedreniya-elektronnogo-dokumentooborota-v-organizatsii/
(дата обращения 07.06.2022).
9
Алгоритм внедрения электронного документооборота
[Электронный ресурс] - URL: https://www.4dk.ru/news/d/algoritm-vnedreniya- elektronnogo-dokumentooborota (дата обращения 07.06.2022).

46 10
Преимущества электронного документооборота [Электронный ресурс]
-
URL: https://www.sekretariat.ru/article/210903-preimushchestva- elektronnogo-dokumentooborota (дата обращения 07.06.2022).
11
Тенденции, преимущества и недостатки систем электронного документооборота СЭД [Электронный ресурс] - URL: https://market.cnews
.ru/research/sed_2021/2021-06-28_tendentsiipreimushchestva_i?p=review
(дата обращения 07.06.2022).
12
Преимущества электронного архива. Стоит ли переходить на электронное хранение документов [Электронный ресурс] - URL: https://www. archiv.ru/useful/preimushchestva-elektronnogo-arkhiva-stoit-li-perekhodit-na-elektr onnoe-khranenie-dokumentov/ (дата обращения 07.06.2022).
13
Преимущества электронного документооборота. Плюсы и минусы
[Электронный ресурс]
–
URL: https://kontur.ru/diadoc/spravka/20324- preimuschestva_edo (дата обращения 07.06.2022).
14
Российский систем электронного документооборота [Электронный ресурс] - URL: https://eduherald.ru/ru/article/view?id=18962 (дата обращения
07.06.2022).
15
Рынок СЭД/ECM в России по версии TAdviser. Обсуждаем итоги с экспертами [Электронный ресурс] - URL: https://ict-online.ru/analytics/a208502/
(дата обращения 07.06.2022).
16
Обзор: системы электронного документооборота [Электронный ресурс]
-
URL: https://zhazhda.biz/lifestyle/obzor-sistemy-elektronnogo- dokumentooborota (дата обращения 07.06.2022).
17
Обзор современных систем управления контентом (По дисциплине: управление контентом) [Электронный ресурс] - URL: https://www. evkova.org/referaty/obzor-sovremennyih-sistem-upravleniya-kontentom-po-distsip line-upravlenie-kontentom (дата обращения 07.06.2022).

47 18
Как выбрать систему электронного документооборота
[Электронный ресурс] - URL: https://www.sekretariat.ru/article/91384-kak-vybrat- sistemu-elektronnogo-dokumentooborota (дата обращения 07.06.2022).
19
Системы электронного документооборота: критерии выбора
[Электронный ресурс]
-
URL: https://www.aladdin- rd.ru/company/pressroom/articles/sistemy_elektronnogo_dokumentooborota_kriterii_
vybora (дата обращения 07.06.2022).
20
Критерии выбора поставщика СЭД [Электронный ресурс] - URL: https://studopedia.ru/2_128835_kriterii-vibora-postavshchika-sed.html
(дата обращения 07.06.2022).
21
Юридические аспекты перехода на
ЭДО: нормативное регулирование и
подготовка
[Электронный ресурс]
-
URL: https://iitrust.ru/articles/expert/uridicheskie-aspekty- perehoda-na-edo-normativnoe-regulirovanie-i-podgotovka/
(дата обращения
07.06.2022).
22 5 этапов автоматизации электронного документооборота
[Электронный ресурс] - URL: http://lelina.tilda.ws/document_system (дата обращения 07.06.2022).
23
Успешное внедрение СЭД: очевидные принципы и неочевидные подходы [Электронный ресурс] - URL: https://www.directum.ru/blog-post/917
(дата обращения 07.06.2022).
24
Документооборот в образовательном учреждении [Электронный ресурс]
-
URL: https://nsportal.ru/shkola/administrirovanie- shkoly/library/2014/09/25/dokumentooborot-v-obrazovatelnom-uchrezhdenii
(дата обращения 07.06.2022).
25
Федеральный закон от 29.12.2012 № 273-ФЗ «Об образовании в
Российской
Федерации
[Электронный ресурс]
-
URL:
https://duma.consultant.ru/documents/1646176?items=100
(дата обращения
07.06.2022).

48 26
Постановление Правительства РФ от 10 июля 2013 г. N 582 "Об утверждении Правил размещения на официальном сайте образовательной организации в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет" и обновления информации об образовательной организации"
(с изменениями и дополнениями) (документ утратил силу) [Электронный ресурс] - URL: https://base.garant.ru/70413268/ (дата обращения 07.06.2022).
27
ГОСТ
Р
52872-2012
[Электронный ресурс]
-
URL:
https://docs.cntd.ru/document/1200103663 (дата обращения 07.06.2022).
28
ФЕДЕРАЛЬНЫЙ
ЗАКОН от
27.07.2006
N
152-ФЗ
"О
ПЕРСОНАЛЬНЫХ
ДАННЫХ"
[Электронный ресурс]
-
URL:
https://duma.consultant.ru/page.aspx?878610 (дата обращения 07.06.2022).
29
Приказ Рособрнадзора от 29.05.2014 № 785 «Об утверждении требований к структуре официального сайта образовательной организации в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет" и формату представления на нём информации» (с изм. от 14.05.2019) [Электронный ресурс] - URL:
https://mosmetod.ru/metodicheskoe-prostranstvo/documenti/prikaz- rosobrnadzor-29-05-2014-n785.html (дата обращения 07.06.2022).

49
ПРИЛОЖЕНИЕ 1
Сравнение СЭД
Таблица 1 - Сравнение СЭД
Критерий и система
ДЕЛО
Логика
ЕВФРАТ
1С:
Дооокументооборот
Directum
EMC Dokumentum
Минимальная стоимость подключения от 11 000 рублей 4900 рублей от 5200рублей от 12 000 рублей
7 800 рублей
Фиксированных цен на использование данной платформы нет.
Макс. кол-во юр лиц на 1 аккаунте неограниченно неограниченно неограниченно неограниченно неограниченно неограниченно
Демоверсия
Есть
Есть
Есть
Есть
Нет
Нет
СУБД используемая платформа
MS SQL Server,
Oracle
Платформа
IBM
Notes/Domino
MS SQL Server,
Oracle
MS Access (MDB) или MS SQ
MS SQL Server Microsoft SQL, Oracle,
DB2, Sybase
Политика лицензирования
(конкурентность лицензии)
Неконкурентные Конкурентные Конкурентные
Неконкурентные
Конкурентные Неконкурентные

50
Продолжение таблицы 1
Критерий и система
ДЕЛО
Логика
ЕВФРАТ
1С:
Дооокументооборот
Directum
EMC Dokumentum
Техническая поддержка
Основной целью деятельности отдела технической поддержки является осуществление первичной консультации и приём обращений пользователей по вопросам
- работы в системе электронного документооборота
«Дело»,
«Архивное дело»
- заведения учётных.
-
Техническая поддержка предусматривает три уровня обслуживания. В соответствии с потребностями вашей организации, каждый из вариантов полноценно обеспечивает реализацию самых сложных задач на своем уровне.
Поддержка осуществляется в рамках договора
«1С:ИТС», в состав которого входят обновления программы, профессиональные информационные системы ИТС, сервисные.
Максимальный доступ к сайту поддержки;
Инцидентная поддержка;
Диагностика общего состояния системы;
-
Мобильное приложение
Реализовано мобильное приложение
Бесплатное мобильное приложение
Реализовано мобильное приложение
Реализовано мобильное приложение
Реализовано мобильное приложение
Реализовано мобильное приложение

51
Продолжение таблицы 1
Критерий и система
ДЕЛО
Логика
ЕВФРАТ
1С:
Дооокументооборо т
Directum
EMC
Dokumentum
Организация совещаний
Автоматизирует проведение совещаний на всех этапах – от формирования повестки и приглашения участников до формирования протокола и контроля исполнения решений.
Помогает осуществлять и контролировать весь бизнес- процесс подготовки и проведения совещания, формирование протоколов совещаний и контроль исполнения решений по протоколам. нет
Для организации процесса проведения совещаний в системе реализован бизнес-процесс "Проведение совещания".
Решение
«Управление совещаниями и заседаниями» позволяет оптимизировать работу с совещаниями.
Организация подготовки и проведения совещаний
(согласование места и времени, состава участников, повестки);
Формировани е и рассылка протокола;
Контроль исполнения решений совещания.

52
Продолжение таблицы 1
Обращения граждан
Эта система обеспечивает, в числе прочих функций, автоматическую маршрутизацию заявлений, выявление дубликатов, поиск аналогичных обращений.
Предназначен для обеспечения полного цикла обработки обращений граждан и ответов на обращения на основе сформированных и настраиваемых типовых маршрутов обработки документов.
Нет таких функций как регистрация обращений граждан.
Предназначена для учета и контроля обращений граждан и организаций.
Направлено на решение следующих бизнес-задач:
Построение работы с номенклатурой дел обращений граждан.
Создание и ведение реестра обратившихся граждан.
Фиксация устного общения с обратившимися гражданами.
-
Электронный архив есть есть есть есть есть есть
Создание сайта на платформе Есть сайт
Есть сайт
Есть сайт
Есть сайт
Есть сайт
Есть сайт
Возможность использования коммерческими/бюджетными организациями
Есть возможность
Есть возможность
Есть возможность
Есть возможность
Есть возможность
Есть возможность

53
Таблица 2 - Сравнение СЭД
Критерий и система
LanDocs
АСТРАЛ
А2Б
Битрикс 24
Verdox
Docsvision
Минимальная стоимость подключения от 5 600 рублей
От 7 500 руб.
От 5700руб.
19 990 р.
6000 рублей
9 200 руб.
Макс. кол-во юр лиц на 1 аккаунте неограниченн о неограниченно неограниченно неограниченно неограниченн о неограниченно
Демоверсия
Есть
Есть
Есть
Есть
Есть
Есть
СУБД используемая платформа
Microsoft
SQL, Oracle,
DB2, Sybase
Microsoft SQL,
Oracle, DB2,
Sybase
Postgres Pro. MS
SQL Server
MySQL, Oracle,
MS SQL
-
Microsoft
Windows Server и Microsoft SQL
Server.
Политика лицензирования
(конкурентность лицензии)
Конкурентны е
Неконкурентны е
Конкурентные
Конкурентные
Конкурентны е
Конкурентные

54
Продолжение таблицы 2
Критерий и система
LanDocs
АСТРАЛ
А2Б
Битрикс 24
Verdox
Docsvision
Техническая поддержка
Расширенная техническая поддержка ,
Техническая поддержка облачных версий
LanDocs
-
Техническая поддержка предусматриваетс я при настройке браузеров пользователей и администраторов
- настройке локальной сети и файерволов
- настройке серверов и компьютеров
- установке и настройке сторонних приложений
Служба технической поддержки компании
«Битрикс» оказывает поддержку действующим партнёрам компании «1С-
Битрикс»
Техническая поддержка
Verdox сопровождает и помогает в решении всех возникающих вопросов.
В настоящее время организована многоуровневая система технической поддержки системы
DocsVision, обеспечивающа я условия для надежной эксплуатации продукта
Мобильное приложение
Реализовано мобильное приложение
Реализовано мобильное приложение
Реализовано мобильное приложение
Реализовано мобильное приложение
Реализовано мобильное приложение
Реализовано мобильное приложение

55
Продолжение таблицы 2
Критерий и система
LanDocs
АСТРАЛ
А2Б
Битрикс 24
Verdox
Docsvision
Организация совещаний нет нет
Есть, но функционал ограничен
Функционал создания совещаний в
Битрикс24 помогает планировать события. Вы можете определить список присутствующи х на совещании, в какое время его организовать, увидеть будут ли люди, приглашенные на совещание, заняты в это время, определить место проведения.
Позволяет организовать совещание в кратчайшие сроки, и вынести из них как можно больше пользы
Система управления совещаниями на
Docsvision помогает компаниям организовать совещание согласно внутренним регламентам и регулировать исполнение решений, принятых в ходе совещания.