Файл: Методические указания для студентов по практическим занятиям по учебной дисциплине.doc

Access

2. 
   Для чего предназначен запрос-выборка?
   
3. 
   Где используется запрос изменение?
   
4. 
   Что позволяет определить запрос с параметром?
   
5. 
   Какие запросы можно построить с помощью мастера?
   

Практическое занятие №22

Тема: Работа с данными и создание отчетов в MS Access.

Цель: Научить создавать отчеты в программе Microsoft Access.

Оборудование и раздаточный материал: персональный компьютер с выходом в интернет, MS Access.
Краткие теоретические сведения и учебно-методические материалы по теме практического занятия:

Отчеты.

По своим свойствам и структуре отчеты во многом похожи на формы, но предназначены только для вывода данных, причем для вывода не на экран, а на печатающее устройство (принтер). В связи с этим отчеты отличаются тем, что в них приняты специальные меры для группировки выводимых данных и для вывода специальных элементов оформления, характерных для печатных документов (верхний и нижний колонтитулы, номера страниц, служебная информация о времени создания отчета). Отчеты могут содержать данные из нескольких таблиц или запросов. Можно создать отчеты следующих видов:

1. 
   простая распечатка из режима Таблицы или Формы, используемая как черновой вариант отчета;
   
2. 
   детальный отчет-хорошо подготовленный отчет в наглядном удобном
   

виде, включающий ряд дополнительных элементов;

3. 
   специальный отчет, позволяющий подготавливать, к примеру, почтовые наклейки и формы писем
   

Ход работы:
Задание №1. Способы создания отчета

В программе MS Access можно создавать отчеты с помощью нескольких способов: 

1. 
   Конструктор
   
2. 
   Мастер отчетов 
   
3. 
   Автоотчет: в столбец
   
4. 
   Автоотчет: ленточный
   
5. 
   Мастер диаграмм
   
6. 
   Почтовые наклейки
   

Мастер представляет собой простейший способ создания отчетов. Он позволяет создавать отчеты с группировкой записей. 

Мастер помещает выбранные поля в отчет и предлагает несколько стилей его оформления.

После завершения работы Мастера полученный отчет можно доработать в режиме Конструктора. 

При помощи функции 

---

Автоотчет, можно быстро и легко создать отчет, а затем внести в него определенные изменения.

Создания Автоотчета

Для создания Автоотчета необходимо выполнить такие действия: 

• В окне базы данных щелкнуть на вкладке Отчеты и затем щелкнуть на кнопке Создать. Появится диалоговое окно Новый отчет. 

• Выделить в списке пункт Автоотчет: в столбец или Автоотчет: ленточный. 

• В поле источника данных щелкнуть на стрелке и выбрать в качестве источника данных таблицу или запрос. 

• Щелкнуть на кнопке ОК. 

• Мастер автоотчета создает автоотчет в столбец или ленточный (по выбору пользователя), и открывает его в режиме Предварительного просмотра, который позволяет увидеть, как будет выглядеть отчет в распечатанном виде.

• В меню Файл щелкнуть на команде Сохранить. В окне Сохранение в поле Имя отчета указать название отчета и щелкнуть на кнопке ОК.

Создание отчета с помощью Мастера отчетов

1. На панели объектов окна базы данных щелкните по ярлыку Отчеты (Reports) и нажмите кнопку Создать (New). Появится диалоговое окно Новый отчет (New Report)
 
2. В списке диалогового окна Новый отчет (New Report) выделите элемент Мастер отчетов (Report Wizard). В поле со списком, находящемся в нижней части диалогового окна Новый отчет (New Report), содержатся имена всех таблиц и запросов базы данных, которые могут быть использованы в качестве источника данных для отчета. Раскройте этот список и выделите в нем таблицу "Товары". Нажмите кнопку ОК. Появится первое диалоговое окно Мастера отчетов.

3. Прежде всего нужно определить, какие поля включить в отчет. Из таблицы "Товары" в отчете будут использоваться следующие поля: "КодТовара" (ProductID), "Марка" (ProductName), "Цена" (UnitPrice), "НаСкладе" (UnitsInStock). С помощью кнопки ">" (или дважды щелкнув по элементу списка) поочередно переместите эти поля из списка Доступные поля (Available Fields) в список Выбранные поля (Selected Fields). В отчете поля появляются слева направо, в соответствии с последовательностью их расположения в списке Выбранные поля.

 4. Кроме того, чтобы видеть поставщиков товара и категории, в создаваемый отчет необходимо добавить поле "Название" (CompanyName) из таблицы "Поставщики" (Suppliers) и "Категория" (CategoryName) из таблицы "Типы" (Categories). Для добавления первого недостающего поля раскройте список 

---

Таблицы и запросы (Tables/Queries) и выберите элемент Таблица: Поставщики (Table: Suppliers). Имя поставщика не должно отображаться в конце отчета. 

5. Также можно настроить вид отчета.


6. Мастер отчетов позволяет задать интервалы значений, по которым группируются данные. Чтобы изменить их в этом же (третьем) диалоговом окне Мастера отчетов, нажмите кнопку Группировка (Grouping Options). На экране появится диалоговое окно Интервалы группировки (Grouping Intervals).

7. Для создаваемого отчета выберите из списка Интервалы группировки (Grouping Intervals) вариант Обычный (Normal) и нажмите кнопку ОК. Для перехода к четвертому диалоговому окну Мастера отчетов нажмите кнопку Далее (Next).

8. Access 2002 позволяет сортировать записи в пределах группы по значению произвольного поля, при этом сортировка проводится не более чем по четырем полям. Выберите в первом раскрывающемся списке поле "КодТовара" (ProductID). По умолчанию принят порядок сортировки по возрастанию; если вы хотите выбрать порядок сортировки по убыванию, то нажмите на кнопку справа от раскрывающегося списка. Для возврата к сортировке по возрастанию снова нажмите на эту кнопку.

9. В следующем диалоговом окне Мастера отчетов выберите один из предложенных стилей оформления отчета. В левой части диалогового окна Мастера отображается эскиз отчета выбранного стиля. Для создаваемого отчета выберите стиль Сжатый (Compact), а затем нажмите кнопку Далее (Next) для перехода к последнему диалоговому окну Мастера отчетов. 

10. В последнем диалоговом окне Мастера отчетов в качестве заголовка отчета введите: Товары на складе. Мастер отчетов сохранит созданный отчет под этим же именем. Выберите переключатель Просмотреть отчет (Preview the Report) и нажмите кнопку Готово (Finish) для завершения создания отчета. Мастер отчетов создаст отчет и отобразит его в режиме Предварительного просмотра. Если при этом необходимо получить справку по работе с отчетом, предварительно установите флажок Вывести справку по работе с отчетом? (Display Help on Working with the Report?).
Содержание отчета:
Отчет должен содержать:

1. 
   Название работы.
   
2. 
   Цель работы.
   
3. 
   Задание и его решение.
   
4. 
   Вывод по работе.
   

Вопросы для закрепления теоретического материала к практическому занятию:

1. 
   Дайте определение отчета
   
2. 
   Опишите алгоритм создания запроса на выборку с помощью мастера.
   
3. 
   Опишите алгоритм создания запроса на выборку в режиме конструктора.
   
4. 
   Какие виды отчетов вы знаете?
   
5. 
   Опишите алгоритм создания автоотчета?
   

---

Практическое занятие №23

---

Тема: Создание базы данных

Цель: Создание базы данных (таблицы и связи между ними) средствами СУБД Microsoft Access

Оборудование и раздаточный материал: персональный компьютер, MS Access.
Краткие теоретические сведения и учебно-методические материалы по теме практического занятия:
1.Запросы предназначены для поиска в базе данных информации,

отвечающей определенным критериям. Найденные записи, называемые

результатами запроса, можно просматривать, редактировать и анализировать

различными способами. Кроме того, результаты запроса могут и

с пользоваться в качестве основы для создания других объектов Access.

2.Все запросы делятся на запросы выборки и запросы действия

3.После выполнения запроса выборк и СУБД создает виртуальную

таблицу, в которую заносит выбранную информацию и хранит ее до тех пор,

пока сгенерированная таблица не будет закрыта. Когда этот запрос

закрывается, полученная таблица уничтожается, освобождая занимаемую

память.
Ход работы:
Задание №1. Характеристики таблицы-объекта: Группы студентов. Таблица 1

Описание	Имя поля	Тип данных	Свойства поля:
			Размер поля		Индексированное
Код группы (ключевое поле)	КодГруппы	счетчик	длинное целое	Установится автоматически
Название группы	Название	текстовый	6	Нет
Курс	Курс	числовой	длинное целое	Нет
Семестр	Семестр	числовой	длинное целое	Нет

Характеристики таблицы-объекта Студенты: Таблица 2

Описание	Имя поля	Тип данных	Свойства поля:
			Размер поля	Индексированное
Код студента (ключевое поле)	КодСтудента	счетчик	длинное целое	Установится автоматически
Код группы (внешний ключ)	КодГруппы	числовой	длинное целое	Да. Совпадения допускаются
Фамилия	Фамилия	текстовый	20	Нет
Имя	Имя	текстовый	15	Нет
Отчество	Отчество	текстовый	15	Нет
Пол	Пол	текстовый	1	Нет
Дата рождения	Дата рожд	дата/время	-	Нет
Место рождения	Место рожд	МЕМО	-	Нет

---