Файл: Методические указания для студентов по практическим занятиям по учебной дисциплине.doc

Тема 3.3. Базы данных
Практическое занятие №20

Тема: Создание таблиц и пользовательских форм для ввода данных Microsoft Access

Цели работы:

• 
  познакомиться с основными понятиями базы данных;
  
• 
  научиться создавать таблицу базы данных в режиме Конструктор;
  
• 
  освоить переход из режима Конструктор в режим таблицы;
  
• 
  освоить основные приемы заполнения и редактирования таблиц базы данных;
  
• 
  познакомиться с простой сортировкой значений таблицы;
  
• 
  познакомиться с поиском записей по образцу;
  
• 
  научиться сохранять и загружать базу данных;
  
• 
  научиться распечатывать таблицы.
  

Оборудование и раздаточный материал: персональный компьютер с выходом в интернет, Microsoft Access.

Краткие теоретические сведения и учебно-методические материалы по теме практического занятия:
Объекты Базы данных:
Таблица - это объект, предназначенный для хранения данных в виде записей (строк) и полей (столбцов). Это базовый объект Microsoft Access

Формы – это структурированное окно. Форма является средством разработки пользовательского интерфейса. Внешний вид формы выбирается в зависимости о того, с какой целью она создается. Источником данных для формы являются записи таблицы или запроса.

По структуре форма похожа на окно диалога. Форма создается для конкретной таблицы или конкретного запроса.

Форма предоставляет возможности для:

- ввода и просмотра информации базы данных;

- изменения данных;

- печати;

- создания сообщений.

Создавая формы автоматическими средствами, можно не задумываться над их структурой, но при разработке формы вручную со структурой приходиться иметь дело. Структуру формы составляют ее разделы, содержащие элементы управления.

Режимы создания формы и таблицы:

• 
  Создание формы и таблицы в режиме «Конструктор».
  
• 
  Создание формы и таблицы в режиме «Автоформа»
  
• 
  Создание формы и таблицы с помощью «Мастера форм».
  

Ход работы:

Задание №1. Создайте новую базу данных и изготовьте структуру таблицы с информацией о студентах "Компьютерной школы".

---

Порядок работы:

• 
  Вызовите программу Access. Для этого дважды щелкните по пик-тограмме Microsoft Access. Перед вами откроется окно системы управления базами данных, в котором появится меню, представленное на рис.2.
  

Включите мышкой переключатель Новая база данных и щелкните по кнопке ОК. Появится диалоговое окно, представленное на рис. 3. В поле Имя файла в качестве имени базы данных введите свою фамилию. Это будет название вашей личной базы данных.

Замечание. Можете оставить базу данных в текущей папке (на рис. 3 - это папка Мои документы), а можете сменить папку на вашу личную. В этом окне есть возможность создать новую папку с помощью кнопки Создать папку. Введя имя новой папки и нажав кнопку ОК, вы получите новую папку. Откройте ее перед сохранением базы данных.

• 
  Щелкните по кнопке Создать или нажмите на клавишу [Enter]. В следующем окне выберите тип создаваемого документа (выберите соответствующую закладку). Вы создаете таблицу, поэтому выберите закладку Таблица (скорее всего, вы в ней и находитесь).
  
• 
  Щелкните по кнопке Создать.
  
• 
  Переходим к работе со следующим диалоговым окном: Новая таблица. Здесь несколько вариантов, но вы выберите Конструктор и щелкните по кнопке ОК. Появится окно Конструктора.
  

В верхней левой клетке введите имя поля (набирайте слово "Фамилия", а не свою фамилию) и нажмите на клавишу [Enter]. В соседней клетке появится тип данных, по умолчанию он задается Текстовый (рис. 4). Любой другой выбирается с помощью ниспадающего меню.

Напоминание. Переход от клетки к клетке осуществляется одним из способов: мышкой; нажатием на клавишу [Enter]; стрелками; клавишей [Tab].

---

• 
  Заполните поля в Конструкторе данными из табл. 1. Общие свойства поля оставляем по умолчанию (какие задает сама программа).
  

  Таблица 1 Имя поля Тип данных Фамилия Текстовый Имя Текстовый Отчество Текстовый Год рождения Числовой Школа Числовой Класс Числовой

• 
  Сохраните таблицу, щелкнув по кнопке пиктографического меню.
  
• 
  В появившемся окне наберите имя таблицы Список и щелкните по кнопке ОК. Появится запрос на создание ключевого поля - уникального поля записи, по которому удобно связывать таблицы. В данном варианте будут самостоятельно появляться числа - номера записей.
  
• 
  Ответьте ДА.
  

  Замечание. Выбор режима работы: таблица или конструктор - осуществляется кнопкой

• 
  Перейдите в режим таблицы, щелкнув по кнопке . Ввод данных вы будете производить в этом режиме, заполняя клетки таблицы. Значение поля Код будет меняться автоматически. Если закончить ввод в ячейку нажатием на клавишу [Enter], то маркер перейдет в следующую ячейку.
  Заполните базу данных значениями из табл. 2.
  

  Таблица 2 Код Фамилия Имя Отчество Год рождения Школа Класс 1 Иванникова Анна Ивановна 1984 1 9 2 Баранова Ирина Алексеевна 1983 3 10 3 Корнилова Ольга Владимировна 1984 5 9 4 Воробьев Алексей Петрович 1983 1 10 5 Воробьев Алексей Иванович 84 3 9 6 Воробьев Олег Григорьевич 1985 5 8 7 Скоркин Александр Евгеньевич 1982 1 11 8 Володина Анна Алексеевна 1984 3 9 9 Новоселов Алексей Антонович 1983 5 10 10 Александрова Елена Алексеевна 1984 1 9

• 
  Сохраните введенные данные, щелкнув по кнопке . В результате вы получили таблицу, с которой можно будет работать.
  

---

Замечание. Передвижение по таблице можно производить с помощью к авиш со стрелками на клавиатуре, клавишей табуляции, а также щелчком мыши. Можно пользоваться стандартными для Windows комбинациями клавиш для быстрого продвижения по таблице

Задание №2. Выполните редактирование ячеек.

Порядок работы:

• 
  Замените фамилию Иванникова на Иванова. Для этого выде-лите редактируемую ячейку и наберите новую фамилию.
  
• 
  Замените год рождения на 1983. Для этого следует щелкнуть мышкой по нужной ячейке, и она откроется для редактирования. Удалите цифру 4 и введите вместо нее цифру 3.
  

Самостоятельное задание. Внимательно просмотрите таблицу и исправьте свои ошибки.

Задание №3. Отсортируйте значения таблицы.

Порядок работы:

Замечание Чтобы произвести сортировку значений, нужно поставить курсор в любую ячейку сортируемого столбца и щелкнуть по кнопке; - если нужно отсортировать по возрастанию; - если нужно отсортировать по убыванию.

Отсортируйте:

1. 
   фамилии - по алфавиту (поставьте маркер на любую фамилию в столбце с названием Фамилия и щелкните мышкой по кнопке
   
2. 
   имя - по алфавиту (поставьте маркер на любое имя в столбце с названием Имя и щелкните мышкой по кнопке ;
   
3. 
   номер школы - по убыванию (поставьте маркер на любой номер школы в столбце с названием Школа и щелкните мышкой по кнопке );
   
4. 
   год рождения - по убыванию (поставьте маркер на любой год рождения в столбце с названием Год рождения и щелкните мышкой по кнопке );
   
5. 
   класс - по возрастанию (поставьте маркер на любой класс в столбце с названием Класс и щелкните мышкой по кнопке )
   

---

Задание №4. Познакомьтесь с функциями: сохранить, закрыть, открыть.

Порядок работы:

• 
  Щелкнув по кнопке , сохраните текущую таблицу.
  
• 
  Закройте таблицу.
  
• 
  Повторите аналогичную операцию еще раз, в результате чего вы закроете текущую базу данных, получив пустое окно для новой работы. В этом положении можно создать новую базу данных, а можно открыть существующую для продолжения работы.
  
• 
  Откройте снова свою базу данных с помощью команд Файл -Открыть - Имя своей базы данных - Открыть;
  
• 
  Откройте таблицу Список.
  

Задание №5. Выполните поиск записей по образцу.

Порядок работы:

• 
  Установите текстовый курсор в поле Фамилия;
  
• 
  Щелкните по кнопке , которая позволяет найти запись по введенному значению. В результате появится диалоговое окно, представленное на рис. 5.
  

Рис. 5

• 
  Наберите в поле Образец фамилию Баранова и щелкните по кнопке Найти.
  

Замечание Если требуется найти следующую подобную запись, то щёлкните мышкой по кнопке Найти далее. Поиск осуществляется в текущем поле, если установлен соответствующий флажок. В противном случае поиск идет по всем полям. При этом можно учи ывать регистр. По окончании работы щелкните по кнопке Закрыть.

Задание №6. Распечатайте таблицу Список.

Порядок работы:

• 
  Подготовьте принтер для печати.
  
• 
  Подготовьте таблицу для печати. Для этого щелкните по кнопке Предварительный просмотр. Если таблица не уместилась на листе или видны не все данные, то закройте окно предварительного просмотра и поменяйте размер столбцов. Можно поменять поля листа или развернуть лист поперек. (Это можно сделать по команде Параметры страницы -Страница - Альбомная - ОК.)
  
• 
  Выполните команду Файл - Печать.... В появившемся окне возможен выбор варианта печати. Вы можете выбрать печать: всей таблицы, только выделенных записей, только определенных страниц. Можно задать печать нескольких копий данного документа одной командой. Если к вашему компьютеру подключены несколько разных принтеров, то в поле имя можно выбрать нужный принтер.
  
• 
  Оставьте включенным переключатель Все.
  
• 
  Щелкните по кнопке ОК.
  
• 
  Предъявите преподавателю: таблицу Список на экране и на бумаге.
  

---