Файл: Отчет по практике учебная практика (указать вид практики) пм. 01 Организация документационного обеспечения управления и функционирования организации (индекс и наименование профессионального модуля) чпоу финансовоэкономический колледж.docx

1.2. Регистрация документов.

Успех управленческой деятельности в значительной степени зависит от того, насколько быстро и качественно происходит обработка всей необходимой документации, движение которой осуществляется по определенным маршрутам от места составления или поступления в организацию до отправки заинтересованным организациям или сдачи на хранение в архив. Это движение документов называется документооборотом.
Он должен быть организован таким образом, чтобы не было задержек и скоплений документов на рабочих местах. С этой целью в организациях необходимо разрабатывать маршруты прохождения документов и устанавливать конкретные сроки их нахождения у каждого исполнителя, осуществлять контроль за их прохождением по всем рабочим местам.

Правильная организация работы с документами зависит от того, насколько четко разделены функции и обязанности между работниками предприятия. Точное знание своих обязанностей повышает ответственность каждого работника и исключает дублирование операций при работе с документами.

В обязанности секретаря в плане работы с документами входит:

-  учет, регистрация, рассмотрение и подготовка поступающей корреспонденции для доклада руководству;

-  оформление (в том числе печатание) и рассылка распределительных документов, писем, телеграмм, телефонограмм, факсов, и т.п.;

-  подготовка по указанию руководителя и согласование со структурными подразделениями проектов отдельных приказов, справок, писем, командировочных удостоверений и других документов;

-  оформление протоколов рассылок выписок из них;

-  анализ справок и докладов структурных подразделений с заключениями и предложениями по ним;

-  подготовка и своевременная рассылка материалов к заседаниям, совещаниям, конференциям, семинарам;

-  прием и регистрация заявлений, предложений и жалоб от граждан;

-   прием, регистрация, хранение, учет, доставка по подразделениям и рассылка поступающей

---

, исходящей и внутренней корреспонденции, подготовка дел к сдаче на государственное хранение и во внутренний архив организации и т.п.

-   формирование и оформление дел и упорядочение документов для передачи их на архивное хранение.

В документационном обеспечении управления (ДОУ) можно выделить три группы документов:

1)  внутренние (созданные в организации и не выходящие за ее пределы)

2)  входящие (поступающие в организацию постановления, решения, приказы, указания, инструктивно-методические письма), документы других организаций (письма, решения, акты), обращения граждан и т.д.;

3)  исходящие (отправляемые в другие организации – письма, планово-отчетная документация).

В технологической цепочке обработки и движения документов выделяются этапы:
- прием и первичная обработка поступающих в организацию документов;
-предварительное рассмотрение и распределение документов;
-регистрация;
-исполнение документов, их составление, согласование, оформление;
-контроль за исполнением;
-информационно-справочная работа;
-отправка.
Каждый из этапов может быть выполнен как в традиционной, так и автоматизированной технологии.
Секретарь как работник, занимающийся документационным обеспечением управленческого аппарата, должна принимать к обработке только правильно оформленные документы, имеющие юридическую силу и присланные в полном комплекте (при наличии приложения). В противном случае присланные документы возвращаются автору с соответствующей сопроводительной запиской, где объясняется причина возврата.
Конверты от поступающих документов оставляют в том случае, когда по конверту можно определить адрес отправителя, время отправки и дату получения документов. Не вскрываются и передаются по назначению документы с пометкой «лично» и в адрес общественных организаций.
Предварительное рассмотрение документов проводится секретарем с целью распределения поступивших документов на:
- направляемые на рассмотрение руководителю предприятия;
- направляемые непосредственно в структурные подразделения или конкретным исполнителям.

---

Без рассмотрения руководителем передаются по назначению документы, содержащие текущую оперативную информацию или адресованные в конкретные подразделения. Это позволяет освободить руководителя предприятия от рассмотрения мелких текущих вопросов, решение по которым могут принимать ответственные исполнители.

На рассмотрение руководства передаются документы, адресованные руководителю предприятия и документы, содержащие информацию по наиболее важным вопросам деятельности предприятия.

Обработка и передача документов исполнителям осуществляется в день их поступления в службу документооборота. Если документ должен исполняться несколькими подразделениями или должностными лицами, его размножают в нужном количестве экземпляров.

На данном этапе документы проходят первую экспертизу ценности. Предварительное рассмотрение документов занимает большую часть рабочего времени секретаря, но автоматизировать эту работу нельзя, т.к. только человек может определить степень важности документа, наметить возможного исполнителя. Можно рационализировать эту работу, повышая уровень профессионализма секретаря.
Таким образом, информационно-документационное обеспечение – главная составляющая секретарской деятельности.

---

1.3. Работа с документами конфиденциального характера, в том числе с документами по личному составу

Перечень нормативных актов, регламентирующих работу с конфиденциальной информацией:

1. 
   Федеральный закон от 29.07.2004 N 98-ФЗ (ред. от 11.07.2011) "О коммерческой тайне".
   
2. 
   «Гражданский кодекс Российской Федерации (часть четвертая)» от 18.12.2006 N 230-ФЗ (ред. от 23.07.2013) (с изм. и доп., вступающими в силу с 01.09.2013) Статья 1465. Секрет производства (ноу-хау).
   
3. 
   Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 N 197-ФЗ (принят ГД ФС РФ 21.12.2001) (ред. от 02.04.2014) (с изм. и доп., вступающими в силу с 13.04.2014).
   
4. 
   Постановление Правительства РСФСР от 05.12.1991 N 35 (ред. от03.10.2002) «О перечне сведений, которые не могут составлять коммерческую тайну».
   
5. 
   Федеральный закон от 29.11.2001 N 156-ФЗ (ред. от 22.04.2010) «Об инвестиционных фондах» (принят ГД ФС РФ 11.10.2001).
   
6. 
   Статья 56. Ответственность федерального органа исполнительной власти по рынку ценных бумаг за соблюдение коммерческой тайны.
   
7. 
   Федеральный закон от 11.11.2003 N 152-ФЗ (ред. от 09.03.2010) «Об ипотечных ценных бумагах» (принят ГД ФС РФ 14.10.2003).
   
8. 
   Статья 44. Ответственность федерального органа исполнительной власти по рынку ценных бумаг за соблюдение коммерческой тайны.
   
9. 
   Федеральный закон "Об инвестиционных фондах".
   
10. 
    Статья 56. Ответственность федерального органа исполнительной власти по рынку ценных бумаг за соблюдение коммерческой тайны.
    
11. 
    Уголовный кодекс Российской Федерации.
    
12. 
    Статья 17.2. Обязанность органов, уполномоченных на осуществление контроля в сфере размещения заказов, по соблюдению государственной, коммерческой, служебной, иной охраняемой законом тайны.
    
13. 
    Статья 183. Незаконные получение и разглашение сведений, составляющих коммерческую, налоговую или банковскую тайну (п.3. до пяти лет лишения свободы).
    

Перечень документов, содержащих конфиденциальную информацию, в том числе персональные данные:

Персональные данные граждан:

1. 
   Фамилия, имя, отчество (в том числе прежние фамилия, имя или отчество в случае их изменения, когда, где и по какой причине изменяли).
   
2. 
   Фотография.
   
3. 
   Число, месяц, год рождения.
   
4. 
   Место рождения.
   
5. 
   Информация о гражданстве (в том числе прежние гражданства, иные гражданства).
   
6. 
   Сведения об образовании, в том числе о послевузовском профессиональном образовании (наименование и год окончания образовательного учреждения, наименование и реквизиты документа об образовании, квалификация, специальность по документу об образовании).
   
7. 
   Сведения о зачислении, переводе и отчислении обучающихся.
   
8. 
   Сведения о профессиональной переподготовке и (или) повышении квалификации.
   
9. 
   Сведения об ученой степени, ученом звании.
   
10. 
    Информация о владении иностранными языками, степень владения.
    
11. 
    Сведения из заключения медицинского учреждения о наличии (отсутствии) заболевания.
    
12. 
    Сведения о прохождении службы (работы), в том числе: личный номер (при наличии), дата, основания поступления на службу (работу) и назначения на должность, дата, основания назначения, перевода, перемещения на иную должность, наименование замещаемых должностей с указанием структурных подразделений, размера денежного содержания, денежного довольствия, заработной платы, результатов аттестации на соответствие замещаемой должности, а также сведения о прежних местах службы (работы).
    
13. 
    Информация, содержащаяся в трудовом договоре, дополнительных соглашениях к трудовому договору.
    
14. 
    Сведения об участии в конференциях, фестивалях, конкурсах, соревнованиях и т.п., о достигнутых в их ходе результатах.
    
15. 
    Информация о государственных наградах, иных наградах и знаках отличия (кем и когда награжден).
    
16. 
    Информация об отпусках.
    
17. 
    Сведения о доходах, расходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера.
    
18. 
    Сведения о социальных льготах, о назначении и получении стипендий, премий и других выплат.
    
19. 
    Серия, номер документа, удостоверяющего личность, наименование органа, выдавшего его, дата выдачи.
    
20. 
    Место жительства (адрес регистрации, фактического проживания) и адреса прежних мест жительства.
    
21. 
    Номер телефона (либо иной вид связи).
    
22. 
    Реквизиты страхового свидетельства обязательного пенсионного
    

---

страхования.

23. 
    Идентификационный номер налогоплательщика.
    
24. 
    Реквизиты полиса обязательного медицинского страхования.
    
25. 
    Семейное положение, состав семьи и сведения о близких родственниках (в том числе бывших).
    
26. 
    Информация, содержащаяся в свидетельствах о государственной регистрации актов гражданского состояния.
    
27. 
    Сведения о воинском учете и информация, содержащаяся в документах воинского учета.
    
28. 
    Персональные данные, содержащиеся в выписке из домовой книги, копиях финансового лицевого счета.
    
29. 
    Сведения о пребывании за границей.
    
30. 
    Информация о наличии (отсутствии) судимости.
    
31. 
    Номер расчетного счета.
    
32. 
    Номер банковской карты.
    
33. 
    Иные персональные данные, необходимые для достижения целей их обработки.
    
34. 
    Номер визы, миграционной карты, КПП, дата пересечения границы РФ (для иностранных граждан).
    
35. 
    Сроки пребывания на территории РФ и в СФУ (для иностранных граждан).
    

Служебная информация ограниченного распространения:

1. 
   Сведения о перспективных методах управления университетом.
   
2. 
   Сведения о ведении и содержании переговоров, целях и содержании совещаний органов управления.
   
3. 
   Сведения, содержащиеся в документах по организации воинского учета и мобилизационной работы.
   
4. 
   План гражданской обороны университета.
   
5. 
   Схемы размещения инфраструктуры жизнеобеспечения (энергоснабжения, водоснабжения, канализации, теплоснабжения, телефонной связи и др.).
   
6. 
   Содержание переписки, телефонных переговоров, почтовых отправлений, телеграфных, электронных и иных сообщений.
   
7. 
   Организация и состояние системы безопасности жизнедеятельности, в том числе системы защиты информации.
   
8. 
   Организация и состояние охраны и пропускного режима.
   
9. 
   Размещение защищаемых помещений (в которых хранится, циркулирует и обрабатывается конфиденциальная и другая ценная информация со средствами ее хранения, обработки и передачи), организация доступа в них.
   
10. 
    Организация, схемы размещения, возможности и состояние системы охраны техническими средствами, в том числе системы видеонаблюдения, номера электронных ключей.
    
11. 
    Организация, возможности и состояние оперативной связи обеспечения и безопасности жизнедеятельности.
    
12. 
    Организация взаимодействия с правоохранительными и другими государственными органами при проведении совместных мероприятий.
    
13. 
    Сведения, составляющие материалы служебных расследований, проверок, дознания, следствия, судопроизводства.
    
14. 
    Проектная, техническая, эксплуатационная документация на автоматизированные системы (АС), вычислительные сети (ВС), средств связи, в которых обрабатывается и циркулирует конфиденциальная информация.
    
15. 
    Схемы размещения технических средств обработки конфиденциальной информации, коммуникационных линий.
    
16. 
    Сведения о специфических и уникальных программных продуктах.
    
17. 
    Ключи шифрования и электронно-цифровые подписи средств криптографической защиты информации, места и порядок их хранения и выдачи.
    
18. 
    Порядок использования, возможности и состояние систем (средств) криптографической и технической защиты информации, документация на них.
    
19. 
    Организация и состояние систем администрирования, управления
    

---