Файл: Отчет по практике учебная практика (указать вид практики) пм. 01 Организация документационного обеспечения управления и функционирования организации (индекс и наименование профессионального модуля) чпоу финансовоэкономический колледж.docx

Во второй половине дня.

1. 
   Продолжение работы с телефоном и посетите­лями.
   
2. 
   Повторно получить и обработать корреспон­денцию из экспедиции. Собрать и подготовить для подписи исполненные документы. Подготовить все к докладу.
   
3. 
   Наметить мероприятия на следующий день.
   
4. 
   Доложить руководителю о поступившей кор­респонденции и исполненных документах, взять у ру­ководителя отработанные им документы.
   
5. 
   Обработать и отправить исходящую коррес­понденцию через экспедицию.
   

В конце рабочего дня.

1. 
   Просмотреть свой дневник и проинформировать соответствующие службы о необходимости под­готовки к проведению определенных мероприятий (прием делегации, подготовка к совещанию, заказ гостиницы и т. п.).
   
2. 
   Если руководитель остается работать после окончания рабочего дня, обеспечить его всей необхо­димой информацией.
   
3. 
   Привести в порядок свое рабочее место, убрать документы, закрыть на ключ все шкафы с докумен­тами, выключить из сети технические средства.
   

От того, насколько рационально будет спланиро­вано рабочее время, зависит эффективность и производительность труда как секретаря, так и руководи­теля.

Хороший секретарь считает непреложной обязан­ностью проявлять тактичное внимание к руководите­лю и ненавязчивую заботу о нем. Когда взаимопони­мание достигнуто, руководитель может передать сек­ретарю право решения некоторых вопросов.

Секретарь обязан максимально разгрузить руководителя от подготовительных, технических и отдельных видов текущей организационной работы, высвободить его время для творческой деятельности, существенно облегчить его управленческую работу. Для этого секретарь должен хорошо знать распорядок дня руководителя и иметь четкое представление о его планах на ближайшую неделю, месяц, квартал. Так как основная обязанность секретаря – следить за исполнением планов, организовать или напомнить о предстоящем совещании, встрече, переговорах, отчете и т.д., то и план рабочего дня секретаря во многом зависит от рабочих планов руководителя. При организации своего рабочего времени секретарь исходит, прежде всего, из иерархии по важности и времени задач, стоящих перед руководителем.
Часть рабочего плана секретаря совершенно от него не зависит, так как связана с режимом работы руководителя – обслуживание совещания, прием посетителей, оформление 

---

документов для руководителя, их подписание и т.д.
Но в обязанности секретаря входит и его повседневная работа, которую он должен выполнить: ежедневный утренний прием корреспонденции, ее обработка, ведение контрольной картотеки, раскладка документов в дела и т.д. Вот эти регулярно повторяющиеся ежедневно, еженедельно и ежемесячно виды работ и войдут в основу плана личной работы секретаря.
Составляя план конкретного рабочего дня, сначала записывают повторяющиеся мероприятия, например:
-  приведение в порядок рабочего места руководителя;
-  подготовка к работе своего рабочего места;
-  обработка поступивших факсов, электронной почты и другой корреспонденции;
-   просмотр контрольной картотеки;
-   доклад руководителю о текущих делах, уточнение его рабочего плана.
Далее план рабочего дня секретаря зависит от плана рабочего дня руководителя. Например, руководитель проводит совещание в 12.30, следовательно, у секретаря в плане будет стоять подготовка совещания (напоминания, размножение материалов, подготовка помещения), ведение протокола. Если руководитель должен уехать на совещание в 13.00., то у секретаря в плане будет стоять на 12.50 – напоминание руководителю, вызов машины, подготовка необходимых документов и т.д. В перечне работ на день надо указать, с кем и во сколько надо соединить руководителя по телефону, какие документы предстоит перепечатать и т.д.
Лучше, если будет согласовано с руководителем ежедневное определенное время для подписания документов, приема им сотрудников учреждения и т.д. Это не только упорядочит работу руководителя, но и облегчит планирование рабочего дня секретаря. Планируя текущий день, необходимо учесть время и на подготовку предстоящих в другие дни мероприятий.
В работе секретаря много непредвиденных ситуаций – внезапных заданий руководителя, телефонных звонков, случайных посетителей. Эти факторы трудно поддаются регулированию

---

, поэтому в плане рабочего дня всегда должно быть резервное время.
В конце дня секретарь обрабатывает и отправляет исходящую корреспонденцию и, заканчивая рабочий день, намечает мероприятия на завтра.
В том случае, если руководитель остается работать после окончания рабочего дня, секретарь по договоренности с ним может уйти только после того, как обеспечит руководителя всей необходимой информацией.
Перед уходом секретарь обязан убрать все документы, закрыть на ключ сейф и шкафы и привести в порядок свое рабочее место. Необходимо выключить из сети технические средства, за исключением, осуществляющих прием и передачу информации в дежурном режиме (автоответчик, факс, модем и т.п.).

---

2. 4. Организация работы с обращениями граждан.

Обращения граждан могут быть в устной, письменной форме, а также в форме электронного документа. В последних двух формах различают такие виды обращений, как предложение, заявление и жалоба (п. 1 ст. 4 Федерального закона от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» в ред. 27.11.2017).

Предложение — рекомендация по совершенствованию законов и иных нормативных правовых актов, деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, развитию общественных отношений, улучшению социально-экономической и иных сфер деятельности государства и общества.

Заявление — просьба гражданина о содействии в реализации его конституционных прав и свобод или конституционных прав и свобод других лиц, либо сообщение о нарушении законов и иных нормативных правовых актов, недостатках в работе государственных органов, органов местного самоуправления и должностных лиц, либо критика деятельности указанных органов и должностных лиц.

Жалоба — просьба о восстановлении или защите нарушенных прав, свобод или законных интересов гражданина (или других лиц).

В письменном обращении или обращении в форме электронного документа гражданин указывает (ст. 7 Закона № 59-ФЗ):

1. 
   наименование органа, в который направляется обращение, либо Ф. И. О. или должность лица, к которому он обращается;
   
2. 
   свои фамилию, имя и отчество (последнее — при наличии);
   
3. 
   почтовый адрес, по которому должны быть направлены ответ или уведомление о переадресации обращения (в обращении в форме электронного документа указывается адрес электронной почты);
   
4. 
   суть предложения, заявления или жалобы.
   

Также необходимо в письменном обращении проставить личную подпись и дату.

В случае необходимости в подтверждение своих доводов к письменному обращению прикладываются документы и материалы либо их копии. К обращению в форме электронного документа необходимые документы и материалы прилагаются в электронной форме.

На официальных сайтах государственных органов и органов местного самоуправления содержится информация в отношении организации работы с обращениями граждан. В частности, указывается порядок направления гражданами обращений, получения информации по вопросам их рассмотрения, а также порядок организации и проведения личного приема граждан. Кроме того, обращение возможно направить путем заполнения специальной формы на официальном сайте указанных органов.

---

1. 
   Прием граждан проводится их руководителями и уполномоченными на то лицами. Информация о месте приема, а также об установленных для приема днях и часах доводится до сведения граждан.
   
2. 
   При приеме гражданин предъявляет документ, удостоверяющий его личность.
   
3. 
   Содержание устного обращения заносится в карточку личного приема гражданина. В случае, если изложенные в устном обращении факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение с согласия гражданина может быть дан устно в ходе личного приема, о чем делается запись в карточке личного приема гражданина. В остальных случаях дается письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов.
   
4. 
   Письменное обращение, принятое в ходе личного приема, подлежит регистрации и рассмотрению в порядке, установленном настоящим Федеральным законом.
   
5. 
   В случае, если в обращении содержатся вопросы, решение которых не входит в компетенцию данных государственного органа, органа местного самоуправления или должностного лица, гражданину дается разъяснение, куда и в каком порядке ему следует обратиться.
   
6. 
   В ходе личного приема гражданину может быть отказано в дальнейшем рассмотрении обращения, если ему ранее был дан ответ по существу поставленных в обращении вопросов.
   
7. 
   Отдельные категории граждан в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации, пользуются правом на личный прием в первоочередном порядке.
   

Срок предоставления ответа на обращение граждан — 30 дней. Федеральным законом № 59-ФЗ от 02.05.2006 или иным законодательным актом может быть установлено иное.

Общие сроки ответа на письменное обращение граждан установлены в ФЗ 59 от 02.05.2006. В ч. 4 ст. 1 указано, что этот закон обязателен для всех организаций, исполняющих публично значимые функции, и их должностных лиц. В ч. 2 сказано, что если другими законами установлены другие периоды рассмотрения, они имеют преимущество, по сравнению с нормами ФЗ 59. Правила предоставления ответа могут быть конкретизированы в Административных регламентах.

Устные заявления

Ст. 13 ФЗ 59 регламентирует порядок личного приема заявителей, но в ней конкретно срок ответа на заявления граждан, сделанное в устной форме, не установлен. В ч. 3 указано, что непосредственно во время приема даются ответы на вопросы, которые не требуют дополнительной подготовки специалиста. В остальных случаях составляется письменный ответ в стандартном порядке.

---