Файл: Отчет по практике учебная практика (указать вид практики) пм. 01 Организация документационного обеспечения управления и функционирования организации (индекс и наименование профессионального модуля) чпоу финансовоэкономический колледж.docx

На основании этого можно сделать вывод, что сроки ответов на запросы граждан в устной форме следующие:

• 
  на очевидные вопросы — в течение приема в устной форме;
  
• 
  на более сложные вопросы — 30 дней в письменном виде.
  

Если в ходе личного визита сформулировано письменное заявление, оно рассматривается в стандартном порядке.

Письменные запросы

Порядок предоставления ответа на письменное заявление в законе четко регламентирован и включает следующие этапы:

Сначала производится регистрация заявления, на что дается не более 3 дней.

Затем производится рассмотрение в течение месяца, 30 дней, в исключительных случаях этот период продлевается руководителем еще на месяц. Исполнитель в обязательном порядке направляет промежуточный ответ на обращение гражданина с указанием на продление процесса рассмотрения.

Если в ходе подготовки ответа установлено, что вопросы в запросе не входят в компетенцию организации, она перенаправляет его в уполномоченный госорган с обязательным уведомлением заявителя.

Получается, что указанные в законе 30 дней на практике составляют 33 дня или 46 дней (30 дней рассмотрения плюс 6 дней на регистрацию в обеих организациях). С учетом возможных пересылки и продления, а также регистрации ответ на вопрос, каков максимальный срок исполнения обращений граждан, — 73 дня (30 дней на рассмотрение плюс 30 с учетом продления, 7 дней на пересылку, плюс 6 дней на регистрацию). И все эти периоды не включают почтовую пересылку.

---

2. 5. Осуществление телефонного обслуживания.

Массовые коммуникации являются процессом оперирования информацией, в который вовлечено значительное количество людей. Благодаря использованию технических средств передачи информации человеческая коммуникация становится массовой и предоставляет возможность одновременно включать в процесс коммуникации разнообразные социальные, религиозные, этнические группы и общности.

Коммуникация (от лат. communicatio - "сообщение") - сообщение или передача средствами языка содержания высказывания. Современный толковый словарь русского языка. С.-Петербург: Норинт, 2005. С. 282.

В современном мире к массовым коммуникациям относят:

• 
  действия, включающие в себя огромные общности людей (религиозные, политические собрания, художественные выставки, форумы и т.д.);
  
• 
  технические средства и сети, такие как телефон, телефакс, компьютер.
  

Процесс коммуникации - диалог между людьми, при этом многие дискуссии по сути своей являются переговорами, хотя таковыми и не называются. Следовательно, даже не подозревая, каждый из нас становится участником личных или деловых переговоров.

Переговоры по телефону имеют свои преимущества:

• 
  многократно повышается оперативность решения вопросов и проблем;
  
• 
  отпадает необходимость посылать письма, телеграммы или совершать поездки в другие города, учреждения в пределах одного города для выполнения каких-либо обстоятельств дела;
  
• 
  по телефону можно также изложить просьбу, отдать распоряжение (совершить управленческое действие) и т.д.
  

Вместе с тем переговоры по телефону имеют свои недостатки:

• 
  лимит времени (особенно в междугородних и международных звонках);
  
• 
  ограниченные возможности восприятия информации только на слух.
  

В учебниках по секретарскому делу, руководствах по проведению телефонных переговоров есть небольшой раздел "Этика телефонного общения".

Под этикой понимается "совокупность норм поведения, мораль какой-либо общественной или профессиональной группы".

Следовательно, профессиональная этика секретаря при проведении телефонных переговоров предполагает:

• 
  вежливость (употребление вежливых форм общения, доброжелательный тон);
  
• 
  краткость (говорить о самом главном, по существу, без лишних подробностей);
  
• 
  логичность (последовательность в изложении материала);
  
• 
  средний темп речи, четкость произношения, особенно фамилий и чисел (в случае необходимости - по слогам или буквам);
  
• 
  сдержанность (умение вести разговор спокойно, без лишних эмоций, терпеливо).
  

---

Начинающий свою деятельность секретарь может использовать также специальный перечень (см. таблицу 1).

Таблица 1. Краткий перечень того, что следует и чего не следует делать, когда на вашем столе звонит телефон:



В соответствии с Квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и других служащих секретарь руководителя "организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам, а также телефонограммы, своевременно сообщает ему информацию, полученную по каналам связи".

Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих. 3-е изд., дополненное. М., 2001. С. 320.

По подсчетам специалистов, телефонные переговоры занимают значительную часть рабочего времени секретаря, так как около 75% ежедневных вопросов он решает по телефону.

В должностные обязанности секретаря руководителя входят:

• 
  прием всех телефонных вызовов и их систематизация;
  
• 
  ответы абонентам;
  
• 
  фильтрация вызовов;
  
• 
  соединение руководителя с абонентом в случае необходимости.
  

Главная задача секретаря в работе с телефоном - освободить руководителя от вызовов, не адресованных ему. В лице секретаря руководитель обретает своеобразную защиту от ненужных звонков, так как они нарушают нормальный режим работы и разбивают рабочий день руководителя на короткие обрезки времени. Такая дробность рабочего времени мешает руководителю сосредоточиться. Не согласованные заранее звонки и непредсказуемые темы для обсуждения вынуждают руководителя резко переключать внимание на решение возникающих задач.

Следовательно, помощь секретаря в организации служебных разговоров (переговоров) по телефону способствует рациональной организации работы руководителя.

---

Список использованных источников.

Нормативные акты

1. 
   Конституция РФ, принятая всенародным голосованием от 12.12.1993 // Российская газета. – 1993. – № 237. – С. 3-21.
   
2. 
   Гражданский кодекс РФ (часть первая): федер. закон № 51-ФЗ от 30.11.1994 // Собрание законодательства РФ. – 1994. – № 32. – ст. 3301. – С. 13-285.
   
3. 
   Кодекс РФ об административных правонарушениях: федер. закон № 195-ФЗ от 30.12.2001 // Собрание законодательства РФ. – 2002. – № 1 (ч. 1). – ст. 1.
   
4. 
   Трудовой кодекс РФ: федер. закон №197-ФЗ от 30.12.2001 // Собрание законодательства РФ. – 2002. – № 1 (ч. 1). – Ст. 3.
   
5. 
   Уголовный кодекс РФ: федер. закон № 63-ФЗ от 13.06.1996 // Собрание законодательства РФ. – 1996. – № 25. – Ст. 2954
   
6. 
   О некоммерческих организациях: федер. закон № 7-ФЗ от 12.01.1996 // Российская газета. – 1996. – № 14. – С. 12-38.
   
7. 
   Об архивном деле в Российской Федерации: федер. закон № 125-ФЗ от 22.10.2004 // Российская газета. – 2004. – № 237. – С. 12-40.
   
8. 
   О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации: федер. закон № 59-ФЗ от 02.05.2006 // Российская газета. – 2006. – № 95. – С. 9-21.
   
9. 
   Об информации, информационных технологиях и о защите информации: федер. закон № 149-ФЗ от 27.07.2006 // Российская газета. – 2006. – № 165. – С. 14-39.
   
10. 
    О персональных данных: федер. закон № 152 от 27.07.2006 // Российская газета. – 2006. – № 165. – С. 6-37.
    
11. 
    Об электронной подписи: федер. закон № 63-ФЗ от 06.04.2011 // Российская газета. – 2011 № 124. –С. 3-5
    
12. 
    Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти: постановление правительства № 477 от 15.06.2009 // Российская газета. – 2009. – № 113. – С. 11-23.
    
13. 
    Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения: Приказ Министерства культуры РФ № 558 от 25.08.2010 // Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти. – 2011. – № 38. – С. 6-18.
    
14. 
    Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: Государственный стандарт ГОСТ Р 7.0.97-2016 / Официальные документы в образовании. – 2017. – № 18. – С. 25-27.
    

---

Основные источники

1. 
   Козлов, В. П.  Архивоведение : учебник и практикум для вузов / В. П. Козлов. — Москва : Издательство Юрайт, 2021. — 329 с.
   
2. 
   Раскин, Д. И.  Архивоведение : учебник для вузов / Д. И. Раскин, А. Р. Соколов. — Москва : Издательство Юрайт, 2020. — 383 с.
   
3. 
   Раскин, Д. И.  Методика и практика архивоведения : учебник для среднего профессионального образования / Д. И. Раскин, А. Р. Соколов. — Москва : Издательство Юрайт, 2021. — 339 с. 
   

Дополнительные источники

4. 
   Тельчаров, А.Д. Архивоведение : учебное пособие : [16+] / А.Д. Тельчаров. – 2-е изд. – Москва : Дашков и К°, 2018. – 184 с. 
   
5. 
   Басаков М.И. Документационное обеспечение управления ( с основами архивоведения): учеб. пос. для ссузов. - Москва: Кнорус, 2013. - 216 с.
   
6. 
   Шульгина, М.В. Архивоведение : учебное пособие / М.В. Шульгина ; Северный (Арктический) федеральный университет им. М. В. Ломоносова. – Архангельск : Северный (Арктический) федеральный университет (САФУ), 2014. – 233 с.
   

Интернет-ресурсы

1. 
   КонсультантПлюс [Электронный ресурс]: – Режим доступа: http://www.consultant.ru/online/
   
2. 
   Федеральное архивное агентство : официальный сайт [Электронный ресурс]: – Режим доступа: http://archives.ru/
   
3. 
   Архивы России. Информационный портал Официальный сайт. Режим доступа: https://rusarchives.ru/
   

Приложение 1.

1. Продольный бланк письма:

Публичное Акционерное Общество «ПОЗИТИВ»
(ПАО «ПОЗИТИВ»)


Тверская ул., д. 12, г. Новосибирск, Новосибирская область, 630045
Тел./факс (322) 234-55-66, e-mail: pozitiv@mail.ru
ОКПО 123456789, ОГРН 654789231, ИНН/КПП 3216549871

__________________ №____________________

На № ____________ от ____________________

---